Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing
Business

Hoe om duidelike en professionele e-pos te skryf

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Afrikaans (Afrikaans) translation by Aeni Amalia (you can also view the original English article)

E-pos is die kommunikasie-instrument van keuse vir die meeste van ons. E-pos is goed, want jy hoef nie terselfdertyd beskikbaar te wees as jou gespreksvennoot om te kommunikeer nie. Dit laat ons toe om projekte te beweeg wanneer ons medewerkers nie beskikbaar is nie of aan die ander kant van die wêreld nie.

Daar is een probleem: die meeste van ons verdrink in e-posse. Die gemiddelde persoon wat e-pos gebruik vir besigheid, ontvang en stuur meer as 100 e-posse per dag, volgens 'n verslag wat deur die Radicati-groep gepubliseer is.

Daarbenewens is e-posse te maklik verkeerd verstaan. 'N Onlangse studie deur Sendmail het bevind dat 64% van mense 'n e-pos gestuur of ontvang het wat onbedoelde woede of verwarring veroorsaak het.

As gevolg van die hoeveelheid e-posse wat ons stuur en ontvang, en omdat e-posse dikwels verkeerd vertolk word, is dit belangrik om e-posse duidelik en bondig te skryf.

As jy e-posse skryf wat kort en op die punt is, sal die tyd wat jy spandeer op e-pos verminder en jou meer produktief maak. Deur jou e-posse kort te hou, sal jy waarskynlik minder tyd spandeer op e-pos en meer tyd op ander werk. Dit gesê, skryf duidelik is 'n vaardigheid. Soos alle vaardighede, moet jy daaraan werk. Om mee te begin kan dit net so lank neem om kort e-posse te skryf, want dit het jou geneem om lang e-posse te skryf. Maar selfs as dit die geval is, sal jy help om jou medewerkers, kliënte of werknemers meer produktief te wees, want jy sal minder rommel by hul inkassies voeg, waardeur hulle makliker kan reageer.

Deur duidelik te skryf, word jy bekend as iemand wat weet wat hy of sy wil hê en wat dinge doen. Albei hiervan is goed vir jou loopbaanvooruitsigte.

So, wat neem dit om duidelike, bondige en professionele e-posse te skryf?

Voordat jy dit beantwoord: As jy bykomend tot die daaglikse besigheids e-pos skryf, werk jy ook op e-pos bemarkingsveldtogte en blaai dan deur ons professionele e-pos nuusbrief templates.

Kom ons gaan nou in die besonderhede van hoe om 'n professionele e-pos te skryf.

Ken jou doel

Duidelike e-posse het altyd 'n duidelike doel.

Wanneer jy gaan sit om 'n e-pos te skryf, neem 'n paar sekondes om jouself te vra: "Hoekom stuur ek dit? Wat benodig ek van die ontvanger? "

As jy nie hierdie vrae kan beantwoord nie, moet jy nie 'n e-pos stuur nie. Om e-pos te skryf sonder om te weet wat jy benodig, mors jou tyd en die ontvanger se tyd en beteken dat jy sukkel om jouself duidelik en bondig uit te druk.

Dit is ook 'n goeie tyd om jouself te vra: "Is hierdie e-pos regtig nodig?" Weereens, slegs die stuur van e-posse wat absoluut noodsaaklik is, toon respek vir die persoon wat jy e-pos stuur.

Gebruik die "Een ding" -reël

E-posse is nie dieselfde as besigheidsvergaderings nie. Met besigheidsvergaderings, hoe meer agenda-items jy werk, hoe meer produktief die vergadering.

Met e-posse is die teenoorgestelde waar. Met e-posse is die teenoorgestelde waar.

Daarom is dit 'n goeie idee om die "one thing" -reël te oefen. Maak elke e-pos wat jy net oor een ding stuur. As jy oor 'n ander projek moet kommunikeer, skryf 'n ander e-pos.

Oefen empatie

Empatie is die vermoë om die wêreld deur ander mense se oë te sien. Wanneer jy dit doen, verstaan jy hul gedagtes en gevoelens.

As jy e-posse skryf, dink aan jou woorde vanuit die leser se oogpunt. Met alles wat jy skryf, vra jouself af

  • Hoe sal ek hierdie sin interpreteer as iemand dit lees?
  • Hoe sal dit my laat voel as ek dit ontvang?

Dit is 'n eenvoudige tweak aan die manier waarop jy skryf. Tog dink aan ander mense sal die manier waarop hulle op jou reageer, verander.

Hier is 'n empatiese manier om na die wêreld te kyk om jou te help om aan die gang te kom. Meeste mense:

  • Are busy. Hulle het nie tyd om te raai wat jy wil nie, en hulle wil graag vinnig en vinnig op jou e-pos kan reageer.
  • Waardeer 'n kompliment As jy iets positiefs oor hulle of hul werk kan sê, doen dit. Jou woorde sal nie vermors word nie.
  • Dankie. As die ontvanger jou op enige manier gehelp het, onthou om dankie te sê. Dit moet jy doen selfs wanneer dit hul werk is om jou te help.

In 'n oomblik sal ons kyk na hoe jy komplimente kan insluit en 'n dankie in die struktuur van elke e-pos wat jy stuur.

Hou inleidings kort

As jy iemand vir die eerste keer e-pos, moet jy die ontvanger weet wie jy is. U kan dit gewoonlik in een sin doen. Byvoorbeeld: "Dit was lekker om jou te ontmoet by [X gebeurtenis]."

Een manier om inleidings kortliks te hou, is om hulle te skryf asof jy van aangesig tot aangesig ontmoet. Jy sal nie in 'n vyf-minuut-monoloog uitkom wanneer jy iemand persoonlik ontmoet nie. So doen dit nie in e-pos nie.

Nie seker of 'n inleiding nodig is nie? Miskien het u voorheen die ontvanger gekontak, maar u weet nie of sy u sal onthou nie. U kan u geloofsbriewe in u e-pos handtekening laat. Dit is ideaal omdat:

  • Dit hou die hoof e-pos liggaam so kort as moontlik.
  • Dit vermy misverstande. Herinvoering van jouself aan iemand wat jou reeds ken, kom oor as onbeskof. As sy nie seker is of sy jou ken nie, kan jy haar net jou handtekening laat sien.

Praat met handtekeninge, maak seker dat jy een opgestel het Dit is 'n kort manier om inligting wat jy in elke e-pos moet insluit, te deel. Maar om hierdie inligting in jou handtekening te plaas, hou jy die liggaam van jou e-posse kort.

U handtekening moet insluit:

  • Jou naam.
  • ons werk titel.
  • 'N skakel na jou webwerf

Opsioneel kan jy skakels na jou sosiale media-rekeninge insluit, en 'n een-sin hysbak op hoe jy mense help.

Beperk jouself tot vyf sinne

In elke e-pos wat jy skryf, moet jy genoeg sinne gebruik om te sê wat jy nodig het en nie meer nie. 'N nuttige praktyk hier beperk jouself tot vyf sinne

Entrepreneur Guy Kawasaki verduidelik

Minder as vyf sinne is dikwels skielik en onbeskof, meer as vyf sinne mors tyd.

Daar sal tye wees wanneer dit onmoontlik is om 'n e-pos aan vyf sinne te hou. ut in die meeste gevalle is vyf sinne voldoende.

Omhels die vyf sinne-dissipline, en jy sal jou gouer e-posse skryf. Jy sal ook meer antwoorde kry.

Is dit nie moontlik om 'n e-pos in vyf sinne te skryf nie? Lees dan verder ...

Hou by 'n standaard struktuur

Wat is die sleutel om jou e-posse kort te hou? Gebruik 'n standaard struktuur. Dit is 'n sjabloon wat jy volg vir elke e-pos wat jy skryf.

Behalwe dat u e-posse kort hou, kan u ook 'n standaardstruktuur volg om u vinnig te skryf.

Met verloop van tyd ontwikkel u 'n struktuur wat vir u werk. Hier is 'n eenvoudige struktuur om jou te begin:

  • groet
  • 'n kompliment of aangenaam
  • Die rede vir jou e-pos
  • 'n oproep tot aksie
  • 'n oproep tot aksie
  • handtekening

Kom ons kyk elkeen van hierdie in diepte.

Groet Dit is die eerste reël van die e-pos. "Hi, [Voornaam]" is 'n tipiese groetjie.

Kompliment of Pleasantry. Wanneer jy vir die eerste keer iemand epos, dan maak 'n kompliment 'n uitstekende opener. 'N Goed geskrewe kompliment kan ook as 'n inleiding dien. Byvoorbeeld:

  • "Ek het jou aanbieding oor [onderwerp] geniet op [datum]."
  • "Ek het jou blogberig op [onderwerp] baie nuttig gevind."
  • "Dit was goed om jou te ontmoet by [gebeurtenis]."

As jy skryf aan iemand wat jy ken, gebruik eerder 'n aangename verrassing. 'N Lieflike is gewoonlik 'n variasie op "Ek hoop jy is goed." Alternatiewelik kan jy dankie sê vir iets waarmee hulle jou gehelp het of vir inligting wat hulle in 'n vorige e-pos gestuur het.

Soos Vinay Patankar van die Abstrakte Lewende blog verduidelik:

U moet ALTYD met u begroeting altyd met 'n aangename reis volg. ALTYD sonder mislukking. Ingrain dit in jou vingers sodat jy dit natuurlik spoeg met elke e-pos wat jy skryf. Daar is geen rede waarom jou e-pos nie 'n aangename ... moet hê nie. Jy sal nooit iets verloor nie deur in 'n aangename pas by te voeg, jy sal mense meer geneig maak om die res van jou e-pos te lees, jy sal kritiek versag en die positiewe emosies van 'n paar raak. Die meeste sal dit eenvoudig ignoreer, maar vir twee sekondes is dit beslis die moeite werd.

Die rede vir jou e-pos. In hierdie afdeling sê jy: "Ek e-pos om oor te vra ..." of "Ek het gewonder of jy kan help met ...". Jy benodig soms twee sinne om jou redes vir skryf te verduidelik.

'N oproep tot aksie. Nadat jy jou rede vir e-pos verduidelik het, moet jy nie aanvaar dat die ontvanger weet wat om te doen nie. Gee spesifieke instruksies. Byvoorbeeld:

  • 'Kan jy my daardie lêers teen Donderdag stuur?'
  • "Kan jy dit in die volgende twee weke skryf?"
  • "Skryf asseblief vir James hieroor en laat my weet wanneer jy dit gedoen het."

Om u versoek as 'n vraag te struktureer, moedig die ontvanger aan om te antwoord. Alternatiewelik kan jy die lyn "laat weet wanneer jy dit gedoen het" of "laat my weet of dit goed met jou is."

Sluiting Voordat jy jou e-pos afmeld, moet jy 'n sluitingslyn insluit. Dit het die dubbele doel om jou oproep tot aksie te herhelp, en om die ontvanger goed te laat voel.

Voorbeelde van goeie sluitlyne sluit in:

  • "Dankie vir al jou hulp met hierdie."
  • "Klink dit goed?"
  • "Ek sien uit daarna om te hoor wat jy dink."
  • "Laat my weet as jy enige vrae het."

Teken af. Dit kan "Beste Wense" wees, "Vriendelike groete," "Al die beste," of "Dankie." Jy moet altyd jou afmeld met jou naam volg.

Gebruik kort woorde, sinne en paragrawe

Terug in 1946 het George Orwell skrywers aangeraai om:

Gebruik nooit 'n lang woord waar 'n kort een sal doen nie.

Hierdie advies is vandag nog meer relevant, veral wanneer jy e-posse skryf.

Kort woorde toon respek vir jou leser. Deur kort woorde te gebruik, het jy die harde werk gedoen om jou boodskap maklik te verstaan.

Dieselfde geld vir kort sinne en paragrawe. Vermy die skryf van groot blokke teks as u wil hê u e-pos moet duidelik en maklik verstaan word. Dit lei tot 'n ander van George Orwell se reëls vir skryf, wat u kan help om u sinne so kort moontlik te hou:

As dit moontlik is om 'n woord uit te sny, sny dit altyd uit.

Sodra jy jou standaard e-posstruktuur gevolg het, sny elke sin af om so kort te wees as wat dit kan wees.

Gebruik die aktiewe stem

George Orwell weer

Gebruik nooit die passiewe waar u die aktiewe kan gebruik nie.

Op skrif is daar twee soorte stemme, aktief en passief.

Hier is 'n sin in die aktiewe stem:

Ek gooi die bal.

En hier is dieselfde sin in die passiewe stem:

Die bal word gegooi [deur my].

Die aktiewe stem is makliker om te lees. Dit moedig ook aksie en verantwoordelikheid aan. Dit is omdat in die aktiewe stem fokus sinne op die persoon wat aksie neem. In die passiewe stem fokus sinne op die voorwerp wat opgetree word. In die passiewe stem kan dit voorkom dat dinge deur hulself gebeur. In die aktiewe stem gebeur dinge net wanneer mense optree.

Proeflees jou e-pos

Die Franse filosoof Blaise Pascal het eenkeer gesê:

As ek meer tyd gehad het, sou ek vir jou 'n korter brief geskryf het.

Met ander woorde, skryf kort e-posse kan moeiliker werk as om lang e-posse te skryf.

Deel van die harde werk om kort e-posse te skryf, is versigtig om te lees. Lees jou e-pos hardop vir jouself, kyk na spelling- en grammatikale foute. Vra jouself:

  • Is my request clear?
  • Kan daar misverstande wees?
  • Hoe sal dit klink as ek die ontvanger was?

Verwyder enige onnodige woorde, sinne en paragrawe soos u proeflees.

Onthou, jy is nie vyftien jaar oud nie

As jy jou persoonlikheid in jou e-pos wil wys, laat dit skielik deur jou skryfstyl skyn. Moenie emosieë gebruik nie, kletsafkortings (soos LOL), of kleurvolle lettertipes en agtergronde. Alhoewel dit tydens jou tienerjare integraal by jou e-posse kon wees, is dit selde toepaslik in 'n professionele konteks

Die enigste tyd wat dit nodig is om emosiekone of kletsafkortings te gebruik, is wanneer jy die e-postaal van die persoon wat jy skryf, weerspieël.

Skryf soos jy praat

E-pos is 'n minder formele manier om te kommunikeer as om 'n brief te skryf of selfs 'n oproep te maak Skryf soos jy praat, maak jy so vriendelik en vriendelik. Dit help jou ook om jou e-posse kort te hou Na alles, min van ons praat in uitgebreide paragrawe.

Maak ook seker dat jou e-posse reflekteer wie jy in die regte wêreld is. As jy nie iets van iemand se gesig wil sê nie, moenie dit in 'n e-pos sê nie. En onthou om jou maniere te bedink. "Asseblief" en "Dankie" gaan 'n lang pad.

Oor na jou

Oor na jou Wat is jou beste wenke vir die skryf van duidelike en professionele e-posse? Laat ons weet in die kommentaar hieronder.

En as jy werk op e-pos bemarkingsveldtogte, kyk dan na ons hoë-gehalte e-pos nuusbrief templates, wat beskikbaar is by ons ThemeForest-mark. Een van hierdie professionele templates kan net wees wat jou volgende projek nodig het.

hulpbronne

Grafiese Krediet: Oog ontwerp deur Sergi Delgado uit die Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.