Hoe om te Werk Met Take in Gmail Word Meer Produktief

Soos baie klein sake-eienaars, kom baie van u werk waarskynlik deur u inkassie. Opvolg van jou e-pos take in Gmail beteken dat jy bo-op jou werklading bly. Nog belangriker, dit kan die verskil beteken tussen besigheid of besigheid verloor.

Op 'n gegewe werksdag kan 'n sake-eienaar e-posboodskappe ontvang van:

• potensiële nuwe kliënte
• bestaande kliënte met vrae
• verskaffers of kollegas met vrae

As 'n sake-eienaar moet jou op die een of ander manier vasgehou word met al die take wat gegenereer word deur jou Gmail-boodskappe. Sou dit nie lekker wees as jou net jou lyslys in jou inkassie kan dump nie?

Met Gmail, kan jou boodskappe met 'n taaklys integreer en jou Gmail-produktiwiteit verbeter. In hierdie handleiding, sal ek verduidelik waarom 'n taaklys belangrik is. Ek sal jou wys hoe om take te skep en te wysig deur Gmail se taaklys te gebruik. Ek sal jou ook wys hoe om Gmail Taak Lys in Google Kalender te gebruik.

Waarom 'n Taak Lys belangrik is

Om 'n taaklys te hou kan 'n groot verskil in u produktiwiteit maak. Die taaklys help om jou op die regte spoor te hou. Hier is 'n paar konkrete voordele vir die gebruik van 'n taaklys:

• Hou jou daarvan om te vergeet om iets te doen
• Help jou om jou werkdag te organiseer
• Laat jou toe om die oorblywende werk in 'n oogopslag te sien
• Kom ons kyk wat jou alreeds bereik het

Mense wat taaklyste gebruik, is geneig om meer tyd te spandeer om hul doelwitte te bereik en minder tyd te mors. Oor die algemeen is hulle meer produktief. Kom meer te wete oor hoe dit werk productivity techniques— om jou te help om op die taaklys te bly:

• produktiwiteit
  Hoe om te bly in beheer van jou to-do list
  David Masters

Gmail het die ideale hulpmiddel om u te help om 'n lys te maak en in stand te hou. Dit is die Gereedskap Gmail Taaklyste.

As jy Gmail wil gebruik om jou take te bestuur, is die Gmail-taaklys-hulpmiddel vir jou. Hier is 'n stap-vir-stap gids oor hoe om die meeste van take in Gmail uit te voer (begin met 'n vinnige video-oorsig voordat jy in die geskrewe handleiding spring).

1. Skep en redigeer take met behulp van Gmail se taaklys

Om die Gmail-taaklys te kan gebruik, moet u take kan skep en wysig.

Stap 1 Hoe om 'n nuwe Gmail taak te skep

Begin vanaf die hoof Gmail-skerm.

Klik die rooi pyltjie langs die woord Gmail. 'N Afrolkieslys word vertoon.

Kliek op Take om jou Gmail-taaklys oop te maak. Jou taaklys verskyn in die onderste regterkantste hoek van die Gmail-skerm.

Om jou taak te skep, tik die naam van die taak langs die eerste boks. Jy het pas jou eerste taak geskep.

Tik die naam van die taak langs die boks.

Om nog 'n taak by te voeg, klik hieronder op die eerste taak. Nog 'n boks verskyn. U kan 'n taak by die tweede boks byvoeg deur die naam van die taak te tik. (Jy kan ook die plus-simbool aan die onderkant van die Gmail-taaklys gebruik.)

Herhaal die proses so dikwels as wat jy nodig het om jou e-pos taaklys te voltooi.

Stap 2. Hoe om besonderhede by 'n taak by te voeg

Noudat jy 'n taak geskep het, wil jy dalk notas of ander besonderhede byvoeg. Om die dialoogbesonderhede te vertoon, klik die pyltjie regs van die taak. Die dialoogbesonderhede verskyn.

In die dialoogkassie Details kan jy:

• Gee 'n vervaldatum aan jou taak
• Invoeraantekeninge oor jou taak
• Skuif take na verskillende taaklyste

Ek sal verduidelik hoe om die eerste twee take in hierdie stap uit te voer. Ons sal bespreek hoe om 'n taak in 'n latere stap te skuif.

1. Dien 'n vervaldatum toe

Kom ons begin met die toewysing van 'n vervaldatum. Klik in die Verskiedatum veld. 'N kalender vertoon.

Om 'n vervaldatum te gee, klik op die datum in die kalender.

2. Voeg 'n nota by

Om 'n nota by die taak te voeg, klik in die veld Notas en tik jou notas teks.

Jy het pas 'n vervaldatum en 'n nota aan 'n Gmail-taak bygevoeg. Die inligting wat u bygevoeg het, verskyn onder die taak op u kontrolelys.

Kom ons kyk nou na die proses om Gmail-take te wysig.

Stap 3. Hoe om 'n Gmail taak te wysig

Sodra jy 'n paar take geskep het, kan jy die taak en sy besonderhede wysig. Gelukkig is die redigering proses eenvoudig. Open die taaklys met die dialoogkassie Details. Daar is twee metodes om die dialoogbesonderhede te open:

1. Klik op die taak wat u wil wysig. Klik die pyltjie regs van die taak om die dialoogbesonderhede te open.
2. Klik op aksies in die linkerkant van die taaklys om 'n aftreklys oop te maak. Kliek op Redigeer besonderhede om die dialoogbesonderhede te open.

Sodra u in die dialoogkassie Details oopmaak, kan u 'n ander betaaldatum kies uit die kalender of tik oor die taaknaam en notas.

Stap 4. Hoe om 'n Gmail taak te verwyder

Nadat jy jou Gmail-taaklys voltooi het, kan jy besluit om 'n taak te verwyder. Miskien is die taak nie meer nodig nie, of dalk is dit per ongeluk op die taaklys gelikwideer. Wat ook al die geval is, is nie moeilik om 'n taak te verwyder nie.

Om 'n taak te verwyder, verwyder dit net. Of jy kan die taak na 'n ander taaklys skuif. Ek sal jou albei metodes wys. Kom ons begin deur 'n taak te verwyder.

1. 'n Gmail-taak verwyder

Met jou taaklys oop, klik die taak wat jy wil verwyder. Klik op die asblik-ikoon regs onderaan jou taaklys.

The task is deleted.

2. 'n Gmail taak verplaas

Gestel die taak was op die verkeerde lys. U kan 'n taak uit u lys verwyder deur dit aan 'n ander lys toe te ken.

Klik die taak wat jy wil verwyder en klik die pyl na regs van die taak. Die dialoogbesonderhede verskyn.

Klik op die knoppie Skuif na lys na die onderkant van die dialoog om 'n aftrekkieslys met jou huidige Gmail-taaklyste te sien.

Klik die taaklys waar jy die taak wil skuif. In hierdie geval, die Kruidenierslys. As die lys wat jy kies nie tans aktief is nie, kry jy die volgende boodskap: 'Die lys' Kruideniersware 'is nie sigbaar nie, dus hierdie taak sal nie meer gewys word nie.'

2. Hoe om Gmail Taaklyste te organiseer

Daar is verskeie metodes wat u kan gebruik om die organisasie van u Gmail-taaklyste te verbeter. In hierdie afdeling bespreek ek:

• Hoe om 'n taak binne 'n taaklys te skuif
• Hoe om 'n subtaak te skep
• Hoe om jou taaklys te sorteer
• Hoe om 'n taaklys te druk of te e-pos

Step 1. Hoe om 'n taak in Gmail te skuif

U kan die volgorde van die take in u lys verander. Begin met jou oop Gmail-taaklys. Klik op die taak wat jy wil skuif. Klik die opsie aksies links onder in die taaklys. Die keuselys word vertoon.

Om die taak in jou lys op te skuif, kliek op die opsie Skuif op. Om die taak in jou lys te skuif, klik die opsie Skuif af. Die geselekteerde taak beweeg een of ander item op of in u taaklys.

Herhaal die proses om voort te gaan met die taak.

Stap 2. Hoe om 'n subtaak te skep

U kan ook inspringings gebruik om sub-take op u Gmail-taaklys te skep. Begin met 'n oop taaklys. Klik op die taak wat jy in 'n subtaak wil verander.

Klik die opsie aksies links onder in die taaklys. Die keuselys word vertoon.

Om die taak in jou Gmail-taaklys in te sleutel, klik die Indent opsie. Die geselekteerde taak is ingedruk onder die vorige taak in u taaklys. In hierdie geval, die taak vir die speltoets.

Om die taak onverbiddelik te maak, kies die taak en klik op aksies. Klik dan op die opsie Un-indent in die hangkieslys.

Stap 3. Hoe om Gmail-take te sorteer

Sorteer take in u Gmail-taaklys is 'n goeie manier om georganiseer te word. Met Gmail kan jy jou take outomaties op drie maniere sorteer:

1. Jou bestelling. Die volgorde waarin u die take geskep het. Of, die bestelling wat jy jou taaklys verander het om die opsies op te skuif of te skuif.
2. Voltooide take. Hierdie bestelling toon slegs take wat u reeds voltooi het. Dit kan veral nuttig wees as u 'n statusverslag moet aanskakel.
3. Sperdatum. Hierdie bestelling sorteer die take volgens hul toegewezen vervaldatum. Take sonder datums verskyn onderaan die lys.

Kom ons begin met die sortering van die take op die betaaldatum.

1. Sorteer volgens vervaldatum

Begin in die hoof Gmail-venster met die taaklys oop.

Kliek op aksies in die onderste linkerkant van die taaklys om die keuselys te vertoon.

Klik Sorteer volgens vervaldatum om die take op die lys te organiseer teen die datum waarop dit verskuldig is. Die sperdatums verskyn vanaf die vroegste datum tot die jongste datum. Take sonder datums verskyn aan die einde van die lys.

Om die sorteerbevel te verander na die jongste vervaldatum tot die vroegste vervaldatum, keer terug na die keuselys Handelinge. Klik op die opsie Reverse Sort Order.

2. Sorteer volgens Volledige Plig

Begin in die hoof Gmail-venster met die taaklys oop. Die eerste ding wat ons moet doen is om sekere take as afgehandel te merk. Om 'n taak as klaar te merk, klik op check box aan die linkerkant van die taak.

'N check mark langs elke voltooide taak verskyn. Die voltooide taak is gekruis, maar steeds sigbaar.

Klik dan op Actions in die linkerkant van die taaklys om die keuselys te vertoon.

Klik View completed tasks. Slegs die voltooide take word getoon.

3. Keer terug na Jou Sorteringsbestelling

Nadat jou Gmail taaklys op verskeie maniere toegepas het, kan jou dalk terugkeer na jou oorspronklike sorteerbevel. Om dit te doen, klik die opsie Actions om die hangkieslys te vertoon. In die hangkieslys, klik View in my order.

Die taaklys word in jou oorspronklike sorteerorde gebruik.

Nota: Enige take wat jou as vroeër gemerk het, verskyn nog steeds as voltooi.

Stap 4. Hoe om 'n Taaklys te Druk of te E-pos

Jou kan jou Gmail-taaklys deel deur dit uit te druk of deur dit aan ander te e-pos.

1. Druk Jou Gmail Taaklys af

Om jou taaklys te druk, begin vanaf die hoof Gmail-skerm met jou taaklys oop. Kliek op die opsie Actions om die vervolg keuselys Actions weer te gee.

Klik die opsie Print task list. Die taaklys verskyn in 'n aparte venster saam met 'n dialoogkassie Print.

Maak seker dat u drukkerinstellings korrek is. Klik OK om jou taaklys te druk.

2. E-pos Jou Gmail Taaklys

Om jou taaklys te e-pos, begin vanaf die hoof Gmail-skerm met jou taaklys oop. Kliek op die opsie Actions om die vervolg keuselys Actions weer te gee.

Klik op Email task list. 'N Nuwe boodskapvenster word langs die taaklys oopgemaak.

Tik die e-posadres van die persoon wat jou e-pos taaklys wil stuur bo aan die nuwe boodskap. Klik op die Send knoppie in die onderste linkerhoek van die nuwe boodskap venster.

3. Hoe om te Werk met Meer as Een Taaklys

Terwyl jou 'n bietjie kan doen met die Gmail-taaklys, is een lys waarskynlik nie genoeg nie. Joukan verskillende redes vir aparte taak lyste skep, byvoorbeeld jou kan 'n afsonderlike taaklys vir elke projek hê. Jou mag dalk 'n persoonlike taaklys hê.

Gelukkig kan jou in Gmail meer as een taaklys skep. Ons het reeds verduidelik hoe om 'n taak na 'n ander taaklys te skuif. In hierdie stap sal ek jou wys hoe om:

• Skep 'n nuwe taaklys
• Skakel tussen taaklyste
• Hoe om 'n taaklys te verwyder

Stap 1. Hoe om 'n nuwe Gmail Taaklys te Skep

Begin in die hoof Gmail venster met die taaklys oop.

Klik op die ikoon List in die onderste regterkantste hoek van die e-pos taaklys. 'N Opsieslys word vertoon.

Klik op die New List opsie. Die dialoog New List verskyn.

Tik die naam van jou nuwe lys by die Create a new list named veld. Klik die OK knoppie. 'N Nuwe taaklys word geskep. Jou nuwe lys is nou die aktiewe eposlys. Jou ander Gmail lys is nie sigbaar nie.

Stap 2. Hoe om te Skakel Tussen Taaklyste

As jou meer as een Gmail-taaklys opstel, moet jou weet hoe om tussen hulle te skakel.

Begin met jou oop taaklys in die hoof Gmail-venster. Klik die list icon regs onder in die taaklys. 'N Spyskaart word vertoon.

Onderaan die pop-up menu sien jou 'n lys met e-pos taak lyste. In hierdie geval, 'n lys van L Spencer  en Persoonlike Pligte.

Om 'n lys take te sien, klik daarop. Die Gmail-taaklys wat jou kies, word 'n aktiewe lys. Jou sal dit in die taaklys sien. Inaktiewe lys (lys wat jou nie gekies het nie) is nie sigbaar nie.

Stap 3. Hoe om Gmail Taaklys te Verwyder

Soms kan die taaklys sy nut oorskry. As dit gebeur, moet jou dit uitvee.

As jou Gmail-taaklys wil verwyder, begin met 'n lys take wat jou wil oopmaak in die hoof Gmail venster. Klik die list icon regs onder in die taaklys. 'N Spyskaart word vertoon.

Klik op die opsie Delete list in die opspringlys. Stelselprompt verskyn en vra jou om te bevestig dat jou Gmail-taaklys permanent wil verwyder. Klik OK. Aktiewe lys verwyder.

Nota: jou versteklys (die eerste lys wat verskyn wanneer jou die Gmail-taakgereedskap oopmaak) kan nie uitgevee word nie. Maar, jou kan egter alle ander taaklyste uitvee.

4. Hoe om Gmail Take te Gebruik met Almanak

Die Gmail taaklys instrument is ook ingesluit in jou Google kalenderwerktuig.

Stap 1. Gebruik Jou Gmail Taaklys met Almanak

Open Google Agenda met dieselfde Google rekening as die rekening wat jou gebruik om jou Gmail taaklys te skep. Die hoof Google Agenda venster verskyn.

Links van almanak, in die middel vind jou My calendars. Die laaste kalender is hieronder gelys My calendars is Reminders. Hier jou vind jou Gmail-taaklys.

Klik Reminders en klik die regs pyl om 'n opspringvenster oop te maak.

Klik diee Switch to Tasks opsie om die lys met aktiewe Gmail take regs in jou Google Kalender-venster oop te maak. Jou sal ook sien dat die task check boxes boaan jou aktiwiteitlys vir Google Kalender verskyn.

Sodra jou e-pos taaklys sigbaar is op Google-kalender, kan jou op dieselfde manier werk as in Gmail. Jou kan ook die boks bo-aan jou kalender gebruik om die taak as klaar te merk.

Wanneer jou na Gmail terugkeer, sal enige veranderinge wat jou op jou tuislys in almanak maak, in jou taaklys in Gmail verskyn.

Vir meer inligting oor die werk met Gmail funksies, ontdek ons ​​Gmail leergids, die Ultimate Beginner Guide to Using Gmail. Dit sluit 'n handleiding oor hoe om mee te werk Gmail search, passwords, customizing the interface, en meer. Of begin met meer kennis met hierdie Gmail sleutelbordkortpaaie:

• Gmail
  Hoe om Gmail Sleutelbordkortpaaie te Gebruik om Meer Tyd te Spaar
  Laura Spencer

Gevolgtrekking

Gmail take kan jou help om meer produktief met hierdie belangrike e-posse te werk. Skep 'n lys van Gmail take gebaseer op die take wat in jou inkassie gaan.

Jou sal op jou werklading kan bly. Die beste van alles, jou sal vinnig boodskappe van kliënte en potensiële kliënte beantwoord. Die verbetering van jou e-posproduktiwiteit is nie moeilik nie, sodra jou weet hoe om Gmail take doeltreffend te gebruik.

Wil jou meer oor produktiwiteit leer? Hersien ons reeks by Essential Productivity Principles.