كيفية قياس ونمو الأعمال التجارية عبر الإنترنت عن طريق التنظيم الممنهج

إذا كنت تدير نشاطك التجاري عبر الإنترنت، فليس هناك يوم يمر تقول فيه "لست مشغولًا اليوم".

نحن دائما مشغولون

لا يوجد أبداً نقص في الأشياء التي يجب القيام بها. مقابل كل مهمة نضع عليها إشارة إكس من قائمة المراجعة لدينا، هناك أربعة أخرى لإضافتها إلى القائمة. نعمل لساعات طويلة، وكثيراً ما نضحي بأشياء مثل "عطلة نهاية أسبوع مريحة" (ما هذا؟) وساعة سعيدة في البار مع الأصدقاء.

لكن عندما ترجع خطوة إلى الوراء وتقيّم عملك - الصورة الكبيرة - ماذا ترى؟

هل ينمو عملك؟ هل أصبح أكثر كفاءة؟ هل تتزايد النتيجة النهائية لديك من شهر إلى شهر أم أنها تبقى منخفضة؟

بالنسبة للعديد من أصحاب الأنشطة التجارية عبر الإنترنت، وخاصةً من يعملون لحسابهم الخاص، يمكن أن تشعر وكأنك تراوح مكانك. إنك تحافظ على نشاطك مكتفياً ذاتياً، ولكنك تفتقر إلى الوقت والجهد للتركيز على نقل الأشياء إلى المستوى التالي.

لقد تركت عملك لإنشاء مشروعك التجاري الخاص، ولكنك تدرك أن كل ما أنشأته هو وظيفة جديدة لك دون الحرية التي كنت أعددت نفسك في البداية للحصول عليها.

هل يبدو مألوفاً؟ من المؤكد أنه كانت هذه الحال بالنسبة لي. وهذا ما دفعني إلى البدء في بناء أنظمة في نشاطي التجاري، وهو ما يتيح لي التركيز على الصورة الأكبر: التسلق، والنمو، ونقل الأمور إلى المستوى التالي.

ستساعدك هذه المقالة على البدء في تنظيم أعمالك وبنائها في آلية يمكنها العمل ذاتياً، وأنت تقود السفينة.

رؤية لمستقبلك

الآن وبينما أن تفكر في اللعبة الطويلة، خذ دقيقة لتصور المكان الذي سترى فيه نشاطك التجاري في الأشهر الستة التالية، وفي سنة، وثلاث سنوات ...

بفضل التنظيم الممنهج، تمكنت من الانتقال من عمل العميل إلى بناء المنتجات.

إذا كنت تدير شركة استشارية، فقد تتضمن رؤيتك أشياء مثل جذب المزيد من العملاء، أو جذب عملاء أكبر بمشاريع ذات ميزانية أعلى. قد يقودك ذلك إلى زيادة عدد موظفيك أكثر، والانتقال من كونك مستقلاً منفردًا إلى وكالة صغيرة.

أو إذا كنت مثلي، فقد تفكر في الانتقال من العمل الاستشاري إلى التركيز بشكل أكبر على بيع المنتجات. بفضل التنظيم الممنهج، تمكنت من الانتقال من عمل العميل إلى بناء المنتجات. في الواقع، واحد من تلك المنتجات، SweetProcess، قد ولد من حاجتي للترتيب الممنهج. المزيد عن هذا لاحقا ...

يتمثل السبب الرئيسي في ذلك في أنه: لا يمكنك البدء في نقل نشاطك التجاري إلى الأمام حتى تحدد الاتجاه الذي تتجه إليه. خذ بعض الوقت - نعم، ضع جدول زمني في التقويم الخاص بك - لإعطاء بعض التفكير الجاد حول مكان وجودك اليوم والمكان الذي تريد أن تكون فيه بحلول العام المقبل.

تحديد نتيجة معلقة منخفضة

هل انت على استعداد لبدء عملية التنظيم الممنهج لأعمالك؟ ابدأ بتحديد نتيجة معلقة منخفضة، أو المهام التي تنشأ مرة بعد مرة ، وتستهلك الوقت الثمين في روتينك اليومي أو الأسبوعي. هذه هي الأهداف الأولية للترتيب الممنهج.

قد يكون من المغري الاعتقاد بأن كل يوم مختلف، كل مشروع مختلف، كل عميل مختلف. قد تعتقد أنه لا يوجد شيء يمكن "توحيده" في عملك. كل ما تفعله فريد من نوعه.

ولكن بمجرد أن تفكر في بعض الأفكار، ستفاجئ بعدد المهام المتكررة التي تبرز على السطح. لدينا عدد من ملفات PSD المميزة للاختيار من بينها. نقدم لك هنا قوالب فوتوشوب الأكثر شعبية، والتي تم إصدارها مؤخرًا في عام 2016، وهي متاحة للشراء والتنزيل انظر إلى ما فعلته بالأمس. انظر إلى قائمة الأشياء التي عملت بها في الأسبوع الماضي. ربما هناك الكثير من المهام التي يمكن تحويلها إلى أنظمة.

في ما يلي بعض الأمثلة التي تنطبق على أي نشاط تجاري تقريبًا:

• إعداد وإرسال فواتير العميل
• مسك الدفاتر وتنظيم السجلات الخاصة بك
• دعم العملاء والإجابة على الأسئلة الأكثر شيوعًا
• إعداد وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الإخبارية
• اعداد مقترحات المشروع

في ما يلي بعض الأشياء التي قد تنطبق عليك إذا كنت مطور برامج على الويب:

• اختبار موقع الويب عبر المتصفحات
• التحقق من صحة التشفير الخاص بك
• إعداد موقع التدريج للعميل لمراجعته
• وضع تقارير عن الأخطاء وتنظيمها

فيما يلي بعض الأفكار للمصممين أو الرسامين أو المصورين:

• تنظيف الطبقات غير المستخدمة في Photoshop
• تحضير العمل النهائي للتسليم
• ترتيب وإرسال المطبوعات
• إعداد منطقة مراجعة العميل المستند إلى الويب

وبعض الأفكار إذا كنت كاتبًا أو مدونًا:

• التدقيق اللغوي
• تنسيق وجدولة المقالات في وورد
• البحوث الخلفية والربط
• مشاركة المحتوى على وسائل التواصل الاجتماعية

ستستمر القائمة في عملك الخاص وطريقة عمل الأشياء. والفكرة هي البدء في تحديد المهام التي يمكن تنظيمها - وفي النهاية تفويضها - لشخص آخر للتعامل معها مع التركيز على أشياء أكثر أهمية.

ابدأ إجراءات التوثيق

الآن بعد أن حددت بعض المهام التي يمكن تنظيمها، حان الوقت لبدء توثيقها في إجراءات خطوة بخطوة.

سوف تصبح هذه الإجراءات العمود الفقري لعملك. ستعمل كدليل التشغيل للحفاظ على نشاطك التجاري. ستصبح إجراءاتك رصيدًا أساسيًا لنشاطك التجاري، حيث سيعتمد الموظفون المستقبليون عليها في تنفيذ مهامهم. كما أنها ستجعل عملية توظيف وتدريب الموظفين الجدد سلسًة تمامًا، مع تجنب النكسات المعتادة التي تأتي من تبديل الموظفين.

عند توثيق الإجراءات، يكون الأساس هو التفصيل قدر الإمكان. لا توجد تفاصيل واضحة جدا أو تفسر نفسها.

حتى إذا كنت لا تزال تشغل عملية بشخص واحد، فمن لمهم أن تبدأ في توثيق الإجراءات الخاصة بك في وقت مبكر وليس آجلاً. سيساعدك هذا على إرساء الأساس بينما تستعد لتوظيف أول موظف لديك. في الواقع، عندما كنت أعمل كل شيء بنفسي، وجدت أن هذا التمرين لتوثيق الإجراءات جعلني أدرك كم يمكن ويجب أن يتم الاستعانة بمصادر خارجية من أجل مهمتي. لقد جعلني أتقدم إلى المرحلة التالية أسرع بكثير مما كنت أتوقعه.

عند توثيق الإجراءات، يكون الأساس هو التفصيل قدر الإمكان. لا توجد تفاصيل واضحة جدا أو تفسر نفسها. قم بتضمين كل خطوة، وخطوة فرعية، والشرح بينما تقوم بتوثيق الإجراء الخاص بك.

أود أن أبدأ بتقديم "نظرة عامة" على الإجراء، لإعطاء الشخص بعض السياق حول سبب أهمية هذا الإجراء وما هي النتيجة المرجوة. ثم أبدأ من البداية وأضمن كل خطوة للوصول إلى هناك. ثم أبدأ من البداية وأضمن كل خطوة للوصول إلى هناك.

وكمثال على نوع التفاصيل التي أقوم بتضمينها، إليك إجراء عام قمت به قبل بضعة أسابيع حول كيفية إعداد برنامج بودكاست جديد وإطلاقه.

اجعل الإجراءات الخاصة بك مرئية مع لقطات الشاشة ومقاطع الفيديو

من المهم جدًا أن تكون إجراءاتك ليست مجرد مستند نصي طويل بدون أي مرئيات. من الصعب جدًا تتبع المقاطع الطويلة من النص وجعلها سهلة للغاية بحيث لا يستطيع الشخص تخطي تفاصيل مهمة عن طريق الخطأ.

لهذا السبب أوصي دائمًا بتضمين الصور (لقطات الشاشة) و / أو مقاطع الفيديو لإضافة المزيد من الوضوح إلى كل خطوة. إذا كان فريقك يعمل عن بُعد، ومعظم الأنشطة التجارية عبر الإنترنت تفعل ذلك هذه الأيام، فأنت تعرف مدى أهمية إيصال وجهة نظرك بشكل مرئي، نظرًا لأنك لا تتمتع برفاهية الجلوس بجوار الشخص وتوضيح كيفية عمله.

أحاول تضمين لقطة شاشة واحدة على الأقل في كل خطوة. على نظام التشغيل Mac، ألتقط لقطات سريعة واسحبها إلى SweetProcess، أداتي لإنشاء الإجراءات. أود أيضًا إضافة تدوينات على الصور، مثل الصناديق والسهام.  لهذا، سأستخدم أدوات الإشعارات المضمنة في SweetProcess، أو أحيانًا استخدام أدوات خارجية مثل Clarify.

عندما أحتاج حقًا إلى التأكد إيصال وجهة نظري، فسوف أسجل مقطع فيديو وأدمج ذلك الفيديو في خطوة معينة في الإجراء. هناك العديد من الأدوات التي تسهل تسجيل مقاطع الفيديو لالشاشة. للتسجيلات القصيرة (أقل من 5 دقائق)، أنا أحب Screenr لأنه يستند إلى متصفح وسهل التسجيل بسرعة. للتسجيلات الطويلة، أستخدم ScreenFlow على Mac. Camtasia هو بديل جيد لأولئك على ويندوز.

تفويض المهام

في البداية، من المستحسن دائمًا تنفيذ الإجراءات بنفسك، تمامًا كما كنت تفعل. الآن فقط، اصنع نقطة لمتابعة الإجراءات التي قمت بإنشائها لتأكيد أنك لم تتخطى أي تفاصيل.  في كل مرة أفعل هذا، أجد شيئًا واحدًا على الأقل قد نسيته.

هل استأجرت موظفك الأول أو مساعد افتراضي؟ هل تعاقدت مع مقاول؟ حان الوقت الآن لمنحهم شيئًا للقيام به!

الشيء الجيد الذي وثقته في بعض الإجراءات. أرسل إليهم إجراءًا وأطلب منهم متابعته في كل مرة ينفذون فيها هذه المهمة.

راقب الكفاءة،واحصل على ردود الفعل،وقم بالتحسين وكرر

الآن وبعد أن بدأت تفويض هذه الإجراءات، يجب أن تبدأ في الشعور بالراحة. يتم إنجاز الأمور، لكنك تستهلك وقتًا أقل من وقتك، والذي يحررك من أجل التركيز على الأنشطة الأكثر أهمية.

لكن عملك بعيد عن الاكتمال! يجب عليك مراقبة أنظمتك وعملياتك باستمرار، وأن تقوم بتعديلها وتحسينها لجعلها أكثر كفاءة.

هناك عدة طرق للقيام بذلك:

1. مراقبة الكفاءة، وخاصة في البداية

هل هناك خطوات تعيق فريقك؟ هل تم تنفيذ بعض الجوانب بشكل غير صحيح؟ هذه تكشف عن المجالات المباشرة حيث يمكنك استكشاف أخطاء الإجراءات الخاصة بك. ابحث عن طرق لإضافة المزيد من الوضوح أو معالجة سوء الفهم المشترك.

يجب عليك مراقبة أنظمتك وعملياتك باستمرار، وأن تقوم بتعديلها وتحسينها لجعلها أكثر كفاءة.

2. شجّع فريقك على اقتراح تحسينات في الإجراءات

مع مرور الوقت، سوف يتم إبعادك عن التفاصيل الصغيرة في كيفية عمل الأشياء "على أرض الواقع". حسنا. يعني ذلك أنك ستركز على الأمور ذات الصور الكبيرة، وهو ما يفترض أن تفعله.

لحسن الحظ، لديك شخص لديه معرفة عميقة بالتفاصيل الصغيرة في إجراءاتك: الموظفون لديك الذين ينفذونها! قم بتمكينهم من تقديم اقتراحاتهم حول طرق تحسين الإجراءات عندما يواجهون طريقة أفضل للقيام بذلك.  اطلب منهم ترك التعليقات على الإجراء نفسه، أو ببساطة إرسال اقتراحاتهم إليك مباشرة.

3.كن على اطلاع على التكنولوجيا والتقنيات الجديدة لتنظيم الإجراءات

في عالم الإنترنت، تتحرك الأشياء بسرعة. تتوافر أدوات جديدة باستمرار مما يجعل أعمالنا أسهل من ذي قبل. يمكن للإجراءات الخاصة بك الاستفادة من الأدوات الجديدة لأنها تأتي إلى السوق.

كن دائمًا على اطلاع على هذه الأسئلة واطلب من موظفيك البحث عنها أيضًا. على مدار العام، قد تجد أداة أو تقنية جديدة يمكنها التخلص من عدة خطوات من الإجراءات، مما يجعل عملك بأكمله أكثر كفاءة.

عملك منظم بشكل منهجي. ماذا الآن؟

باستخدام مكتبة إجراءات التشغيل القياسية التي تعمل على تعزيز نشاطك التجاري، أعددت جهازًا يعمل بنفسه! لقد قمت بإعداد المسرح لمرحلة مثيرة من القابلية للتوسع والنمو.

لذلك الي أين ستسير من هنا؟

يمكنك بصفتك مالك النشاط التجاري أن تتوقف عن الارتباط بأن تعمل في نشاطك التجاري.  الآن يمكنك البدء في العمل على نشاطك التجاري.

بفضل حريتك الجديدة، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في التركيز على أشياء مثل:

• الانتقال من عملية رجل واحد لتوظيف فريق
• الانتقال من عمل العميل إلى المنتجات
• تحسين منتجاتك أو إنشاء منتجات جديدة
• جذب و اكتساب عملاء أكثر / أفضل
• استمتع ببعض وقت الفراغ واسترجع توازن عملك / حياتك

لديك أسئلة أو اقتراحات لكيفية تنظيم أعمالنا على الإنترنت؟ دعونا نتحدث عن ذلك في التعليقات!