كيف توفر الوقت لإدارة مشروعك الجانبي بنجاح

() translation by (you can also view the original English article)

يمكن لعملية البدء بمشروع جديد أن تستحوذ على حياتك.

في الواقع، يستثمر 89 بالمئة من مالكي المشاريع الصغيرة قدرا كبيرا من وقتهم الشخصي في مشروعهم، تبعا لمسح أجرته American Express OPEN.

إذا كنت تدير مشروعا جانبيا، فأنت مضغوط أكثر من ناحية الوقت مقارنة بمالكي الأعمال الذين يعملون بدوام كامل. قد تكون تنقلاتك ما بين مهماتك الشخصية والعملية والمهمات الخاصة مشروعك مثبطة للهمة.

نتيجة ذلك، من المهم تعلم كيفية إدارة الوقت. بهذه الطريقة، يتم إنجاز الأعمال الأساسية ولا يعود هناك داع للقلق حول ضياع العمليات المهمة منك.

Make the time you need to manage your side business — كيف تحصل على الوقت الذي تحتاجه لإدارة مشروعك الجانبي؟ (مصدر فوتوغرافي)

لن يكون الموضوع سهلا، ولكن باتخاذ الخطوات التالية، سيصبح بمقدورك تحرير كفاية من وقتك للحفاظ على عمل مشروعك الجانبي بنجاح وفق جدول محدد.

الخطوة 1. دقق في جدولك الحالي

تتمثل الخطوة الأولى بإلقاء نظرة على جدولك الحالي، منذ استيقاظك حتى نومك.

بعد أن سجلت الأنشطة التي تقوم بها في يوم نموذجي، فكر بمستوى طاقتك على مدار اليوم. هذا يعني البحث عن فرص لإنجاز بعض الأعمال، وكذلك بعض جوانب المشاكل.

على سبيل المثال، إذا كنت تشعر بالتعب عادة بعد العمل، فمن غير المنطقي التفكير بالعمل في مشروعك الجانبي مباشرة لدى وصولك للمنزل. بدلا من ذلك، ضع فرصة لاستراحة. أو إذا كان هناك أيام عمل ذات حمل أخف، يمكنك جدولة بعض الوقت لمشروعك الجانبي فيها.

من الممكن أيضا أن يكون الوقت الأفضل للعمل على مشروعك الجانبي في الصباح الباكر. إذا كانت هذه هي الحالة، انظر في جدولك لترى إذا ما كان يمكنك النوم باكرا والاستيقاظ قبل عدة ساعات من ذهابك للمكتب.

من المساعد أيضا إعداد قائمة بعدد الساعات المتوافرة كل يوم والتي يمكنك استغلالها للعمل على مشروعك الجانبي. من الضروري أن اكون واقعيا قدر الإمكان لدى تقييم وقت فراغك. اعمل على فرض أن ما هو متوافر لديك من وقت وطاقة أقل مما تتخيله. تأكد من وجود المساحة الكافية لك لإنجاز كل المهمات الضرورية دون التعجل بها على مدار اليوم.

على الرغم من أن إعداد جدولك الخاص بداية جيدة، إلا أنه يمكنك التراجع عدة خطوات باتباع هذه الإرشادات حول جدولة المهام بناء على مستوى طاقتك والتزامك:

الخطوة 2. جدول أهدافك الصغيرة

بعد تدقيقك في جدولك للبحث عن فترات يمكنك العمل فيها على مشروعك الجانبي، حان الوقت الآن لجدولة أهدافك الرئيسية.

بدلا من وضعك لأهداف أو مواعيد نهائية تعنى بالصورة الأكبر – مثل "إنهاء مهمات التسويق كافة" أو "بيع كل الوحدات في مرحلة الإقلاع" – بدلا من ذلك ضع قائمة بأهداف أصغر يمكنك تحقيقها في بضعة ساعات فقط.

ستكون هذه "الأهداف الصغيرة" أسهل لتحقيقها وإزالتها من قائمتك، مما يعطيك حسا بالتقدم خلال فترة إقلاعك. مثلا، بدلا من "إنهاء مهمات التسويق كافة"، ضع أهدافا مثل "اكتب منشورا من 50 كلمة على فيسبوك تعلن فيها عن المنتج" أو "خذ صورتين بجودة ممتازة للمنتج".

تساعد هذه النظرة المصغرة على أهدافك بتقييم الزمن الذي تحتاجه لتحقيق كل هدف، حيث من الصعب تقدير الفترة اللازمة للهدف الأكبر. يمكن أن يساعدك هذا على التخطيط لإطار زمني أكثر واقعية لعملية إقلاعك من البداية حتى النهاية.

متى ما أدرجت كل أهدافك الصغيرة، راجعها مرة ثانية. بالنسبة لكل هدف، اسأل نفسك هل يمكن تحقيقه في مدة ساعة أو ساعتين على الأكثر. إذا كان الجواب لا، ابحث في إمكانية تجزئة هذا الهدف لأهداف أصغر. ثم، ضعها في جدولك كمهمات للتنفيذ. يمكن للمصدر التالي مساعدتك في طباعة رزنامة لفترة الإقلاع يمكنك تتبعها:

الإنتاجية

كيف تتابع مهماتك اليومية باستخدام مخطط ورقي قابل للطباعة

لورا سبنسر

الخطوة 3. زيادة دفعاتك التحفيزية للحد الأقصى

تنطوي معرفة كيفية إدارة الوقت بفاعلية على استثمار دفعات طاقتك أيضا.

عبر مرحلة إداراتك لمشروعك الجانبي، ستصادفك أيام تشعر فيها بالإثارة للعمل على المشروع. وستكون هناك أيام حيث لا تشعر فيها بمستوى الإلهام أو التحفيز نفسه. عندما تشعر بدفعة تحفيز وكان جدولك يسمح بذلك، استثمر هذه الدفعة للعمل على المشروع بقدر الإمكان.

تبعا لبعض الدراسات، يعتبر التحفيز الذاتي مدلولا قويا للتنبؤ بأداء الفرد. هذا يعني أنه لن ينتابك شعور جيد للعمل فحسب، بل سيكون أداؤك أفضل مقارنة بالأيام التي لا تشعر فيها بالتحفيز.

الخطوة 4. استفد من الوقت خلال تنقلاتك

إذا تطلب عملك والتزاماتك الأخرى تنقلات طويلة، استفد من هذا الوقت الضائع. بالنسبة لرحلات القطارات أو الباصات الطويلة والتي لا تكون مزدحمة، يمكنك غالبا إنجاز بعض الأعمال على جهازك الخليوي، أو حتى على حاسبك المحمول.

في حالات التنقلات التي يصعب فيها العمل على مشروعك مباشرة، عندما تقود مثلا أو عندما تكون وسط ازدحام، يمكنك الاستماع لتسجيلات أو كتب صوتية لتعلم مهارات جديدة متعلقة بعملك.

الخطوة 5. خطط للعطل

هناك العديد من الأسباب التي تدفع مالكي المشاريع للتخطيط لعطلات. ابق منتبها لأي عطلة قادمة قد يكون زبائنك خلالها خارج مطالك، في حالة تأمل، أو مشغولين بالاحتفال بحيث لا يهمهم الشراء منك. في بعض الحالات، قد تقدم المناسبات التي تتطلب تقديم هدايا – مثل عيد الفالنتاين أو الميلاد – دفعة مبيعات مناسبة لعملك الجانبي.

كذلك، في بعض البلدان هناك عطل بدون أيام عمل حيث يكون معظم الناس في إجازة ولكن لا يشاركون بالضرورة في الاحتفالات. إذا كانت هكذا مناسبات قادمة خلال فترة إقلاعك، خطط للمهمات التي تريد إنجازها في هذه الفترة.

مع ذلك، لا ينصح بقضاء كامل فترة العطلة بالعمل على مشروعك الجانبي. فمثلا، لو كان لديك أو لدى عائلتك تقليد بخصوص ليلة رأس السنة، من غير الواقعي أن تتوقع أنك ستعمل في هذا اليوم.

خطط لأيام الالتزامات والتقاليد كما تخطط لأيام العمل. إذا توافرت لديك ساعة أو نحوها وكنت متحفزا لإنجاز بعض الأعمال، قم بذلك مباشرة. إذا كان جدولك ممتلئا، فليس من الضروري وضع مشروعك الجانبي ضمنه إلا في حالات الطوارئ.

أما بالنسبة لأيام العطلة، انتبه لكل إجازة تأخذها. اعلم أن كل إجازة هي إما للراحة والاسترخاء حصريا أو أنك لا تمانع من القيام ببعض الأعمال خلال هذه الأيام. ففي النهاية، تحقيق توازن بين الحياة والعمل أمر أساسي لمالكي المشاريع.

الخطوة 6. استفد من نهاية الأسبوع

إذا كان هناك أيام عادية لا تحتاج للعمل فيها بعملك اليومي، مثل نهاية الأسبوع أو الإجازات، استفد من هذه الأيام بشكل بناء.

يمكن لأيام العطل المتكررة أن تكون مفيدة لمالكي المشاريع الجانبية، حيث تعطيك هذه الأيام إمكانية التنبؤ بجدولك. من الممكن أيضا أن تكون قادرا على العمل على مشروعك الجانبي لساعات أطول من العادة خلال أيام العمل.

لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه واجب عليك أن تملأ كل نهايات الأسبوع بمهمات العمل. لا تنسى تضمين بعض النشاطات الترفيهية، قضاء بعض الوقت في علاقاتك الشخصية، وحتى في الراحة.

لا تريد المخاطرة باستنزاف طاقتك قبل إنهائك لفترة إقلاع مشروعك الجانبي. ابتعد عن مشروعك ومهمات العمل بشكل منتظم بحيث يمكنك العودة لهم مع شعور بالنشاط والحيوية.

الخطوة 7. أتمت عملك قدر الإمكان

يمكن أن تصادف مهام متكررة خلال إنجازك للعمل بنفسك. تبعا لنوع منتجاتك وخدماتك، قد ينطوي ذلك على متابعة الزبائن، تنظيم أحداث رئيسية، النشر على وسائل التواصل الاجتماعي، ومتابعة الطلبات.

بالنسبة للعمل الجانبي الذي يتطلب القيام بالعديد من المهام على الانترنت، يمكنك أتمتة العديد من هذه الأعمال باستخدام تطبيقات وأدوات أتمتة. فمثلا، بدلا من نشر صور المنتجات بنفسك على فيسبوك، تويتر، وإنستغرام، يمكن لأداة مشاركة على مواقع التواصل الاجتماعي مثل Buffer وHootSuite أن تنجز ذلك بدلا منك.

قد يلزمك أحيانا الدمج بين تطبيقين مختلفين ليعملا معا – مثل إضافة تذكرة آليا على رزنامتك الالكترونية للإجابة على بريد الدعم للزبائن. في هذه الحالات، يمكن استخدام أدوات اتمتة مثل Zapier وIFTTT.

للمزيد من الأفكار حول ما يمكنك أتمتته وكيف تقوم بذلك، ألق نظرة على الدليل التالي:

الخطوة 8. تعلم التفويض

تتطلب كيفية إدارة لوقتك بشكل أفضل البحث عما يمكنك التفويض به لغيرك.

حتى لو كنت مالك لمشروع، هذا لا يعني إنجازك لكل الأعمال بنفسك. بدءا من مهام عملك لمهامك الشخصية، لا تخف من التفويض بها لغيرك.

إذا كنت تعرف أحدهم أسرع وأفضل منك في إنجاز بعض المهمات، فقد يكون من المنطقي التفويض له لأداء هذه المهمة مقابل أجر صغير. يساعدك الدليل التدريبي التالي في الحصول على بعض النصائح بخصوص كيفية قيامك بذلك:

بالنسبة لبعض الالتزامات الشخصية والعائلية، إذا كان لديك أفراد عائلة أو أصدقاء داعمين لما تحاول إنجازه، تأكد فيما إذا كانوا راغبين بمساعدتك بأخذهم لبعض المهام نيابة عنك خلال فترة إقلاعك للمشروع. تأكد فقط أنهم راغبون بالمساعدة، وأن شروط واتفاق المساعدة واضحة.

من المهم إدارة الوقت بالنسبة لمشروعك الجانبي

على ضوء النصائح أعلاه، من الواضح أن التخطيط أهم جزء من إدارة الوقت كمالك لمشروع جانبي.

أصبح لديك الآن خطوات واضحة لكيفية إدارة وقتك: استفد بشكل أفضل من روتينك، اعمل حيث يلائم جدولك، واستقطع الوقت اللازم لمشروعك الجانبي بنجاح.

منذ البداية، كن واضحا بخصوص ماهية التزاماتك وما هو مقدار الطاقة والوقت الذين تستطيع تخصيصهما لها. إذا أنجزت هذا الجزء بشكل صحيح، ستكون قادرا على العمل بثقة، دون القلق بخصوص التأخير، التشتت، وضياع الفرص.