دليل العامل الحر لإعداد الميزانية بشكلٍ فعال

وظائف العمل الحر يمكن أن تكون مثل حافلات لندن: تنتظر لساعات، ومن ثم تأتي ثلاثة حافلات بنففس الوقت. على العملاء أيضاً أن يدفعوا وفقاً لجداول زمنية متفاوتة، من نفس اليوم إلى نفس السنة إذا كنت محظوظاً.

اجمع هذين العاملين مع بعضهما، وستحصل على عدم استقرار كبير في مصدر الدخيل. في شهرٍ واحد قد تحصل على مرتب مصرفي المؤسسات، وفي الشهر التالي كنت لتكسب مالاً أكثر لو عملت في مطاعم ماك دونالدز (McDonald's).

لذا في هذا الدرس، سأظهر لك كيف تبني وتشكل ميزانية متينة تأخذ في حسابها هذه التقلبات، مع التأكد من توفيرك لما يكفي في الأوقات الجيدة لكي تغطي الشهور التي لا تعمل فيها أو يتم إنهاء المشاريع الكبيرة فيها.

سأستفيد من خبرتي الخاصة ككاتبٍ يعمل بشكلٍ حر، بالإضافة إلى بعض مبادئ إعداد الميزانية التي تعلمتها من الكتابة عن إدارة الأموال الشخصية في The Wall Street Journal. لكن التقنيات يمكن تطبيقها مهما كان مجال العمل الذي تعمل فيه. لذا أيها المصورون، المصممون، المطورون وأي أحدٍ آخر يعمل بشكلٍ حر -- تابعوا القراءة، وتعلموا كيفية إعادة كلمة "حر" إلى العامل الحر!

1. ابني دخلاً منتظم

أول شيء سنقوم به هو تحويلك إلى موظِف براتب. بهذه الطريقة يمكنك أن تمتلك أفضل العمول من كلا العالمين: مرتب منتظم ويمكن توقعه، مع القدرة على العمل وأنت ترتدي ملابس النوم الخاصة بك.

هل يبدو ذلك جيداً جداً لدرجة أنه لا يصدف؟ حسناً، ربما هو كذلك، إلى درجة ما. كما ذكرت سابقاً، الدخل غير المنتظم هو خاصية أساسية في حياة العمل الحر. لكن يمكننا معالجة الدخل غير المنتظم بطريقة تجعله منتظماً لأغراض الميزانية خاصتك.

إليك مثالاً لكي أظهر لك كيف يعمل ذلك.

الق نظرةً على متوسط دخلك

لنقل أن دخلي خلال السنة الماضية بدا بهذا الشكل:

يالها من فوضى! لا يوجد نمط، لا يوجد تقدم. في شهرٍ واحد حصلت على أكثر من 7000 دولار، وفي الشهر التالي كسبت 1256 دولار.

لذا كي أجعله أكثر انتظاماً، سآخذ المتوسط. اجمع كل هذه الأرقام مع بعضها وسيكون الناتج هو 48 ألفاً في هذه السنة. بتقسيمه على 12 فإنني حصلت على دخلٍ شهري وسطي قيمته 4000 دولار.

أحب أن أكون متحفظاً عند إعدادي للميزانية، لأن حياتي لا تجري بالشكل الذي أرغبه دوماً. لذا بناءً على هذه الأرقام، سأخطط على الأغلب لدخل شهري وسطي قدره 3500 دولار في السنة القادمة. اسعى دوماً لزيادة دخلي، لكنني أفهم أن بعض الأمور تقع خارج نطاق سيطرتي، لذا أشعل براحةٍ أكبر مع رقمٍ أقل بقليلي لأغراض ميزانيتي.

لكن لسوء الحظ، 3500 دولار لن يكون مرتبي. لا تنسى أن الموظفين الذين يتقاضون مرتباً تتم اقتطاع الضرائب منه أوتوماتيكياً. كعاملٍ حر، يجب عليك الدفع في فترة لاحقة بشكلٍ عام، لكنني قلت أننا سنعمل على تحويلك إلى موظفٍ براتب، لذا نحتاج إلى تقبل الأمور الجيدة والسيئة في الحياة.

المقدار الذي سيتم اقتطاعه يعتمد على دخلك وعلى المكان الذي تعيش فيه، بالإضافة إلى حزمة كاملة من المتغيرات مثل الذي تطلبه نفقات العمل الخاصة بك. هنالك حاسبات لمساعدتك، مثل هذه الخاصة بالولايات المتحدة وهذه الخاصة بالمملكة المتحدة. ولأنني أحب الأرقام التامة، فإنني سأحتفظ بـ 1000 دولار شهرياً للضرائب، مما يترك لي راتباً شهرياً قدره 2500 دولار.

قم بإعداد نظام

هنالك عددٌ من الطرق المختلفة التي يمكنك أن تدفع عن طريقها هذا المرتب لك، لذا استعمل فقط أي طريقة ترتاح معها بأكبر قدر.

الطريقة التي تحاكي بأكبر شكل التوظيف براتب هي عن طريق إعداد حسابين مصرفيين. قم بتوجيه كامل دخل عملك الحر إلى حساب مصرفي واحد (يفضل أن يكون حساب توفير، إذا أمكنك إيجاد حساب يوفر معدل جيد لائق هذه الأيام). ومن ثم قم بتحويل مرتباتك إلى حساب الشخصي، الذي ستأخذ منه المال، تدفع منه الضرائب، وتقوم بكلِ شيءٍ آخر من خلاله.

إذا لم ترغب بأن تربك نفسك بحسابين منفصلين، فإن بإمكانك ببساطة استعمال حساب واحد، وأن تتعقب مرتباتك في جدول بيانات أو في برنامج المحاسبة الذي تفضله.

بعض الناس يجدون أن المال النقدي هو أفضل طريقة للإلتزام بميزانية معينة -- لديك مقدارٌ معين من المال لهذا الشهر، وعندما ينتهي، فإنه انتهى. لذا قد يكون لديك خيارٌ آخر وهو سحب مرتبك من ماكينة الصراف الآلي (على الأغلب ستسحبه على دفعاتٍ أصغر، لكي تقلل من إحتمالية أن تتم سرقتك).

مهما كانت الطريقة التي تستعملها، فإن النقطة هي امتلاك نظام يجعلك تشعر أن لديك دخلاً منتظماً. بهذه الطريقة لن تفرط في الإنفاق في الأشهر الجيدة، ولن يكون عليك تجوع في الأشهر السيئة. وعن طريق اقتطاع الضرائب من مرتبك، فإنك أوتوماتيكياً تدخر المال للحظات المرعبة التي يحين فيها موعد دفع ضرائبك أو مدفوعاتك الأخرى.

طبعاً، هنالك مشكلة واضحة في هذه الخطوة. ماذا لو كان الراتب الذي تدفع لنفسك لا يغطي كل التكاليف؟ سنتعامل مع هذا في القسم التالي.

2. احسب نفقاتك

لقد اطلعنا على الدخل، لذا الخطوة التالية هي التعامل مع نفقاتك.

هذه الخطوة بسيطة جداً، لكنها مملة. تتضمن فقط ذكر كل نفقاتك -- المنتظمة منها والتي تحدث لمرة واحدة. لأنها مضجرة، يتجنبها الكثير من الناس، أو لا يقومون بها بشكلٍ شامل. لكن المهم جداً أن تعرف وبشكلٍ دقيق كل مصاريفك الشهرية. حتى المقادير الصغيرة يمكن أن تتراكم، لذا ضمن كل شيء.

لحسن الحظ، أصبحت هذه الخطوة أسهل بكثير مما كانت عليه. النصيحة التقليدية هي أن تحمل قلماً ودفتر ملاحظات، وأن تكتب كل نفقاتك. في هذه الأيام، هنالك العديد من التطبيقات والحزم البرمجية التي يمكن أن تساعدك، مما يجعل من السهل أكثر أن تسجل نفقاتك وأن ترتبها في فئات. شخصياً استعمل Toshl Finance، لكن هنالك الكثير من البرامج الأخرى التي ستقوم بهذه المهمة. أو خذ راحتك واستعمل القلم ودفتر الملاحظات إذا كنت تفضل ذلك!

كلما قمت بهذا لمدة أطول، كلما كانت نتائجك أكثر دقة. الشيء الهام هو أن تكتب النفقات الفعلية من حياتك اليومية، وليس تقديراتك لما يمكن أو يجب أن تنفقه. تقديراتنا تميل إلى أن تكون تفاؤلية بشكلٍ مفرط، وتعقب نفقاتك الفعلية سيكشف غالباً عدداً من المفاجئات.

هدفنا هو أن تنتهي بقائمة بسيطة لما أنفقته في فئات مختلفة، مع مجموع كلي. إليك مثالاً مبسطاً:

هيوستن، لدينا مشكلة. نفقاتي الشهرية هي 3000 دولار، لكن مرتبي هو 2500 فقط.

هذا يوضح بشكلٍ مثالي لماذا من المهم أن تمتلك ميزانية. إذا لم أتعقب هذه الأمور، فإنني لن أتمكن من النجاة مع هذا المستوى من الإنفاق إلا لفترة قصيرة، ظناً مني أن كل شيء يسير على ما يرام (تذكر، دخلي الوسطي كان مبلغاً كبيراً قدره 4000 دولار). لكنني لم أكن لأدخر ما يكفي للأيام الماطرة، أو لدفع الضرائب الخاصة بي.

من الواضح أن عليي القيام بخطوة ما. إما علي أن أذهب وأبحث عن المزيد من العمل، أو علي أن اقتطع بعضاً من نفقاتي. يجب القيام بأحد الأمرين.

في هذا الحالة، اطلعت على مصاريفي وقررت أن بإمكاني اقتطاع 500 دولار مما انفقه على العلاقات الإجتماعية والترفيه. لذا سأبقي مرتبي كما هو، وسأخفض من نفقاتي لكي تصبح 2500 دولار.

رغم ذلك، من الواضح أن تغطية التكاليف الشهرية المنتظمة فقط ليس كافياً.  أرغب أيضاً بدفع الدين المتراكم علي، بتوفير بعض المال للتقاعد، بالتخطيط للحالات الطارئة، وبامتلاك مالٍ متوافر للأحداث الكبيرة مثل الإجازات وحفلات زفاف الأصدقاء. سنلقي نظرة على هذا في القسم التالي.

3. توقع أسوء الحالات

لقد اطلعنا على كلٍ من الدخل والنفقات حتى الآن، لكننا اطلعنا على الماضي فقط. الميزانية هي وثيقة تتطلع للأمام، تبني توقعات حول المستقبل وتساعدك على تقدير كم ستجمع الشهر التالي أو في الثلاثة أشهرٍ التالية.

لذا في هذه الخطوة، سأستعمل المعلومات التي جمعناها حتى الآن لوضع توقعاتٍ حول المستقبل.

مجدداً، هنالك الكثير من التطبقيات والحزم البرمجية المختلفة التي يمكنك استعمالها. إليك قائمة قصيرة جداً بالخيارات (هنالك الكثير من الخيارات الأخرى):

• Quicken Home & Business (أو النسخة الموجهة أكثر نحو الأعمال QuickBooks)
• FreeAgent
• FreshBooks
• Pulse
• Xero
• Mint
• WiseCash

شخصياً استعمل جدول بيانات بسيط في Excel صممته بنفسه وقمت بملائمته معي مع مرور الزمن. لقد أرفقته مع هذا الدرس لكي تستعمله كقالبٍ إذا أحببت. إنه النموذج نفسه الذي استعمله، لكنني أزلت بياناتي الشخصية واستبدلها بأرقام تخيلية من مثالنا السابق.

إذا قمت بفتحه، سترى أنه يضع الأرقام شهراً بشهر، مع ذكر الدخل والنفقات في الماضي (ملونة بالرمادي) وتوقعات مستقبلية للعناصر نفسها. هنالك عمود منفصل حيث اتعقب فيه دخل ونفقاتي الفعلية في الشهر الحالية. عندما ينتهي الشهر، انسخ هذه الأرقام إلى "مايو-15"، وابدأ من جديد مع يونيو.

أقوم بتوقع دخلي في الشهور القادمة، مع إدخال التواريخ التي أتوقع أن أتلقى المال فيها، مع إفتراضي أن الأسوء سيحصل. على سبيل المثال، أعمل على إنهاء مهمة قيمتها 1000 دولار للعميل 3 في مايو، وأتوقع أن يتم الدفع لي بعد شهر. لكن لكي أكون في وضعٍ آمن، فإنني أضعها في ميزانية يوليو.

بالنظر إلى التوقعات، يمكنني أن أرى بوضوح أنني قمت بتغطية مايو، لكنني علي أن أسرع أكثر لجلب المزيد من الدخل في يونيو ويوليو.

التخطيط للأمور التي تحدث مرةً واحدة

ستلاحظ أيضاً أن فئة "نفقاتي" تتضمن عدداً من السطور الإضافية، للـ "العطل" وللـ "العناصر الهامة التي تحدث مرةً واحدة". هنا أخطط لأمور مثل العطل (بشكلٍ واضح) وللنفقات الكبيرة الأخرى التي لا تناسب الفئات الإعتيادية.

بسبب كون هذه العناصر خارج الميزانية الإعتيادية، فإن عليي الإدخار لها. أقوم بذلك عن طريق صندوق الطوارئ. في الأمور المالية الشخصية، يتكلم الناس عادةً عن صندوق الطوارئ بكونه مخصصاً لأمور مثل انهيار السقف الخاص بك. لكنني أستعمله أيضاً للأمور المرحة مثل دعوة غير متوقعة لحفل زفاف أو للجانب الآخر من العالم.

لكي يعمل هذا، طبعاً، عليي أن أدخر القليل من المال الإضافي كل شهر لكي أضيفه إلى صندوق الطوارئ. بناءً على نفقاتي السابقة، يجب أن أضيف 6000 دولار إلى ميزانيتي لكي أضيفها إلى صندوق الطوارئ، سواءً للنفقات الكبيرة غير المخطط لها ولأمور مثل إنهيار السقف. مما يعني 500 دولار إضافية كل شهر.

كما أرغب بإدخار 500 دولار أخرى كل شهر لدفع الدين الخاص بي ولكي أوفر بعض المال للمستقبل (التقاعد، عندما تكون مريضاً غير قادرٍ على الأعمال، وللأحداث الأخرى غير السارة). لذا أحتاج إلى السعي لزيادة دخلي الشهري الوسطي من 4000 إلى 5000 دولار.

بهذه الطريقة يمكنني الاستمرار في الحصول على مرتب 2500 دولار، ويمكنني تغطية الضرائب، بالإضافة إلى امتلاك ما يكفي لدفع ديوني ولبناء صندوق طوارئ وللمدخرات طويلة الأمد.

4. نوع مصادر الدخل

هذا الشيء لا تسمعه كثيراً في مجال إعداد الميزانيات، لكنه وجدته مفيداً مئة في المئة.

العمل مع عميلٍ واحد بشكلٍ متكرر هو أمر رائع، لكن عليك أن تفهم أن وظيفة العمل الحر غير مستقرة بطبيعتها. عندما تحتاج الشركات إلى التخفيض من النفقات، فإن العمال الأحرار هم غالباً أول من يتم التخلص منهم. على عكس الموظفين الإعتياديين الذين يتقاضون راتب، لا يوجد تأمين وظيفي، لا تعويضات، ولا فترة إشعار مسبق (إلا في حال كانت وظيفة منتظمة بشكلٍ كبير وكان هذا محدداً في عقد العمل الخاص بك).

لذا فكر في إحتمالية أنك ستستيقظ في صباح ما متلقياً رسالة بريد إلكتروني تخبرك، "نحن نحب العمل الذي كنت تقوم به، لكن..."

كيف ستستجيب؟ هنا يأتي دور تنويع مصادر الدخل.

إذا كانت هذه الوظيفة تمثل 90% من دخلك، فإنك على الأغلب ستدخل في وضعٍ من الذعر واسع النطاق. ستواجه حدث دفع كل الفواتير التي حددتها مسبقاً، لكن عن طريقٍ جزءٍ صغير من دخلك.

من ناحية أخرى، إذا كانت هذه الوظيفة واحدة من خمس أو ست وظائف منتظمة تقوم بها، فإن رسالة "عزيز جون" ستكون غير سارة، لكنها لن تسبب الدوار لك. ستكون قادراً على دفع الأجرة والمصاريف الأساسية الأخرى أثناء بحثك عن المزيد من العمل لاستبدال العقد الذي فقدته.

لهذا السبب أنصحك بتجربة تنويع مصادر دخلك من العمل الحر عن طريق العمل مع ثلاثة أو أربعة عملاء منتظمين (بالإضافة إلى دخل ثابت من الوظائف التي تقوم بها لمرة واحدة إن أمكن الأمر). حاول أن لا تجعل عميلاً واحداً يعطي أكثر من 50 بالمئة من دخلك.

(علي أن أعترف بأنني أتجاوز القاعدة الخاصة بي في هذه اللحظة. فأنا أقوم بالكثير من العمل لصالح Tuts+، وإذا لم تجري هذه الأمور بالشكل الصحيح، فسيكون لديك فجوة كبيرة في ميزانيتي. لكن التعهد بعمل منتظم إلى درجة كبيرة لدى الشركة التي أحبها كان مغرياً جداً، لذا قمت بهذا الاستثناء. مع ذلك أستمر في نصحك باتباع قاعدة الـ 50% إن أمكن، لكن لا تترد في كسرها إذا حصلت على عرضٍ رائع.)

5. سيطر على الأمور

في درسي حول إدارة سيل المال للأعمال، ذكرت القاعدة العامة التي تقول "كل ما كان وضعك النقدي غير مستقر، كلما وجب أن تكون توقعاتك دقيقة أكثر."

بالنسبة للأفراد الذين يعملون بشكلٍ حر، تنطبق القاعدة نفسها عليهم بدقة. بسبب كون وضعك غير مستقر بطبيعته، فإنك على الأغلب ستقضي وقتاً أكثر على إعداد الميزانية مقارنةً بصديقك المرتبط بمكتبه. إنه جزء من عملية المقايضة.

كم عدد المرات التي تحتاج فيها إلى وضع الميزانية يعتمد على وضعك الشخصي. إذا كان لديك صندوق طوارئ جميل ممتلء بالمال وكنت تحصل على دخل منتظم يسمح لك بتغطية نفقاتك المعتادة مع توفير قسم منه، فمن ثم يمكنك أن تترك الأمور تجري بدون تخطيط إلى حد ما. لكن إذا كنت تعتمد على الحصول على عملٍ جديد كل شهر لتغطية أقساطك ولدفع ديونك، فإنك على الأغلب ستجد نفسك ملتصقاً بالجدول البياني أو التطبيق البرمجي أكثر مما ترغب.

مهما كان الوقت الذي تقضيه، فإن الشيء الأساسي هو تسجيل كل عنصرٍ من دخلك (ستحتاج إلى القيام بهذا لأغراض الضرائب على أي حال)، وامتلك صورة دقيقة عن نفقاتك المتوقعة. ومن ثم راقب بشكلٍ منتظم للتأكد من حصولك على ما يكفي لدفع مرتبك، وأن هذا المرتب يغطي كل المصاريف.

الخطوات التالية

الخطوات التالية

كما ذكرت، التقنيات المحددة التي تستعملها يمكن أن تختلف. هنالك الكثير من التطبيقات والقوالب وحزم البرمجيات التي يمكنها مساعدتك، أكثر بكثير من المساحة المتوافرة لدي هنا. لذا لا تتردد في استعمال أي مصدر مناسبٍ لك، ومن ثم ملائمة طريقتي في إعداد الميزانية مع احتياجاتك الخاصة.

فقط ابق في ذهنك أكثر المبادئ أهمية:

• ادفع لنفسك مرتباً شهرياً.
• امتلك إدراكاً واقعياً لنفقاتك.
• توقع، وافترض الأسوء.
• لا تنسى التخطيط للضرائب، العطل والحالات الطارئة.
• نوع مصادر دخلك قدر الإمكان.
• قم بتحديث كل شيء، بحيث تعرف تماماً على ماذا تقف.

مصادر

الرسومات: أيقونة Finance مصممة من قبل Creative Stall من Noun Project.