() translation by (you can also view the original English article)
تسمح العديد من أنظمة البريد الإلكتروني مثل Gmail و yahoo! و Outlook للبريد الإلكتروني على المواضيع. ما إذا كانت تقوم بتشغيل الأعمال التجارية الخاصة بك أو العمل في شركة، رسائل مترابطة أداة عظيمة للتأكد من أن كل فرد في الفريق الخاص بك حتى الآن مع معلومات المشروع.
في هذا البرنامج التعليمي، توفر لك مع تسعة من أفضل الممارسات لإعداد واستخدام مؤشرات ترابط البريد الإلكتروني بشكل صحيح، حتى تتمكن من الحفاظ على المحادثات تتحرك، وتأكد من كنت ترسل رسائل هامة لأعضاء الفريق فقط تحتاج إلى الوصول إلى.
ملاحظة: في حين يتم استخدام إصدار سطح المكتب من جوجل هنا لتوضيح هذه المبادئ مجموعة البريد الإلكتروني، كثير منهم أيضا تنطبق على أنظمة البريد الإلكتروني شعبية أخرى.
ما هو مؤشر ترابط البريد إلكتروني؟
يعامل مؤشر ترابط البريد إلكتروني رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة مثل نقاش بحفظ رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة معا في علبة الوارد الخاصة بك. في Gmail، كل ما عليك القيام به لخلق مناقشة مترابطة هي الضغط رد على الكل عند الرد على رسالة بريد إلكتروني.
كن حذراً عند استخدام مؤشر ترابط محادثة بريد إلكتروني، على الرغم. في Gmail إذا كنت تستطيع تغيير سطر الموضوع عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، يصبح عنوان البريد الإلكتروني مع سطر الموضوع تغير مؤشر ترابط جديد. الرسالة لم يعد جزءا من مؤشر الترابط الأصلي، حتى ولو أنها تتصل بهذا الموضوع.
الحب البريد الإلكتروني خيوط العديد من رجال الأعمال وتشجيع استخدامها للأسباب التالية:
- يقلل من فوضى علبة البريد الإلكتروني. دون مؤشرات ترابط بريد إلكتروني، إذا كان لديك بريد إلكتروني الأصلي مع الردود عشرة كنت انظر 11 رسائل مختلفة في علبة البريد الإلكتروني الخاصة بك. عند استخدام مؤشر ترابط البريد إلكتروني مجموعة تشاهد فقط رسالة البريد الإلكتروني الأصلية في علبة البريد الخاصة بك مع عدد الردود في أقواس المجاور له.
- يحتفظ برسائل البريد الإلكتروني معا. معظمنا تلقي العديد من رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يكون من السهل أن تفوت بريد إلكتروني هامة أو تفقد المسار من ما هو الحديث مرسل عن.
- يحتفظ كل شخص أبلغ. استخدام العديد من مشاريع الفرق. مع الخيوط رسائل البريد الإلكتروني، قائد الفريق يمكن الإجابة على سؤال ويرى الجميع على الفريق السؤال والإجابة.
عنوان البريد الإلكتروني المذكور أعلاه محادثة خيوط حول مشروع XYZ كما يظهر في علبة الوارد Gmail. وهناك أربعة مشاركين في المحادثة حتى ولو عرض ثلاثة فقط. هناك ست رسائل في الموضوع كما يتضح من الأرقام 6 في أقواس بعد قائمة بأسماء المشاركين.
على الرغم من المزايا، يمكن أن يكون هناك بعض العيوب الخيوط رسائل البريد الإلكتروني. وفيما يلي عدد قليل:
- من قائمة التوزيع كبيرة جداً. إذا تم إضافة أشخاص إلى مؤشر ترابط دون داع، ويمكن يضايق هؤلاء الناس وتسبب مؤشر الترابط ملء مع الأسئلة.
- الموضوع طويل جداً. مؤشر ترابط يصبح أحياناً وقتاً طويلاً فإنه يأخذ إلى الأبد للتمرير إلى البداية واتبع المحادثة بأكملها.
- لا تدعم بعض أنظمة البريد الإلكتروني المواضيع. إذا قمت بإرسال رسالة بريد إلكتروني خيوط إلى عضو فريق نظام البريد الإلكتروني التي لا تستخدم مؤشرات الترابط، سوف تظهر كرسالة بريد إلكتروني جديدة في النظام الخاص بهم.
سوف نتناول بعض من هذه العيوب لاحقاً في هذا البرنامج التعليمي مع لدينا قائمة أفضل الممارسات. الآن، دعونا نلقي نظرة على كيفية إنشاء واستخدام البريد الإلكتروني مؤشر الترابط.
لمزيد من المعلومات حول كافة أنواع البريد الإلكتروني، استعراض اختيارنا للبريد الإلكتروني دروس في Envato Tuts +.
كيف يتم استخدام مؤشر ترابط البريد الإلكتروني
وهناك ثلاث تقنيات أساسية تحتاج إلى فهم لاستخدام مؤشرات ترابط بريد إلكتروني:
- كيفية تشغيل مؤشر ترابط البريد إلكتروني أو إيقاف تشغيله.
- كيفية تغيير المستلمين مؤشر ترابط البريد الإلكتروني ل.
- كيفية كتم صوت محادثة مترابطة.
دعونا بحث كل من هذه التقنيات بشكل منفصل. هنا دليل سريع لبعض أساسيات Gmail مترابطة:
كيفية تشغيل أو إيقاف تشغيل مؤشر ترابط البريد الإلكتروني
إذا كنت تستخدم Gmail، كنت في الحظ. ترابط الرسائل، والمسمى أيضا "عرض المحادثة"، وهو الإعداد الافتراضي. لتشغيل رسائل مترابطة على (أو إيقاف تشغيل)، اتبع هذه الخطوات:
انقر فوق الزر إعدادات في أقصى يسار الشاشة لعرض قائمة الإعدادات.
قم بالتمرير لأسفل إلى الخيار "عرض المحادثة". حدد زر التبديل تشغيل "عرض المحادثة" أو إيقاف تشغيله.
العديد من أنظمة البريد الإلكتروني الأخرى أيضا تسمح لك باستخدام رسائل مترابطة. على سبيل المثال، في بريد ياهو، العملية مشابهة جداً ل Gmail. يمكنك تشغيل الرسائل الخيوط أو إيقاف تشغيله عن طريق اختيار لتمكين (أو تعطيل) المحادثات من خلال قائمة الإعدادات.
كيفية تغيير المستلمين مؤشر ترابط البريد الإلكتروني
كنت قد أدرك أن كنت قد تركت شخص من محادثة خيوط الذين ينبغي أن تدرج. أو، قد ترغب في إزالة شخص من الخيط لأنها لم تعد تعمل في المشروع.
إذا كنت تستخدم Gmail، من السهل إضافة مستلم إلى أو إزالة مستلم من مؤشر ترابط البريد إلكتروني. كل ما تحتاجه لتحرير الحقل نسخة قبل إرسال الرد الخاص بك المقبل لمؤشر الترابط.
1-إضافة جهة اتصال
هنا كيفية إضافة جهة اتصال إلى رسالة خيوط في Gmail:
انقر فوق رد على الكل في الجزء السفلي من الرسالة.
انقر فوق أي مكان في الحقل حيث عناوين البريد الإلكتروني بحيث يمكنك أن ترى الحقل "إلى" والحقل "نسخة". بعد ذلك، انقر على نسخة لعرض قائمة جهات الاتصال. وأخيراً، حدد خانة الاختيار بجوار جهة الاتصال التي تريد إضافتها إلى مؤشر ترابط رسالة.
اكتب الرسالة وإرسالها كالمعتاد.
2-إزالة جهة اتصال
وإليك كيفية إزالة جهة اتصال من رسالة خيوط في Gmail:
انقر فوق رد على الكل في الجزء السفلي من الرسالة. بعد ذلك، انقر فوق أي مكان في الحقل حيث تكون عناوين البريد الإلكتروني حتى يتسنى لك انظر إلى الحقل والحقل Cc. كما سترى قائمة بعناوين البريد الإلكتروني مع علامة "x" بعد كل اسم.
انقر فوق "x" وراء اسم الشخص الذي تريد إزالته من الخيط. اكتب الرسالة وإرسالها كالمعتاد.
تنبيه: إذا قمت بإزالة شخص من مؤشر ترابط البريد الإلكتروني يتوقف الشخص الذي تلقي رسائل من الخيط. لن يعرفوا أنهم لقد تم حذف أو لديهم فرصة لأطلب أن يتم تضمين. قبل حذف شخص من محادثة خيوط، أنها فكرة جيدة للتحقق وأسأل إذا أنهم العقل يتم إزالتها.
تلميح: يمكنك إرسال رسالة البريد إلكتروني خاصة ضمن مؤشر ترابط بإزالة كافة المستلمين فيما عدا الشخص الذي تريده لتلقي الرسالة. عندما تكون جاهزاً لإرسال رسالة إلى كافة المستلمين مرة أخرى، حدد فقط الرد على كل من الرسالة قبل رسالة خاصة. (إذا قمت بتحديد الرد على كل من رسالة خاصة، مستلم واحد فقط تتلقى رسالة جديدة).
كيفية كتم صوت محادثة الخيوط
ماذا لو كنت مدرجة في محادثة خيوط، ولكن يتم أخذ استراحة من المشروع لبضعة أسابيع؟ قد لا ترغب في تلقي رسائل البريد الإلكتروني المشروع بينما كنت في إجازة.
مع Gmail (والعديد من أنظمة البريد الإلكتروني الأخرى) يمكن كتم صوت محادثة مترابطة. كتم صوت المحادثة يعني أنه لن تشاهد الرسائل المتصلة بالمحادثة.
عند العودة إلى العمل وعلى استعداد للعودة إلى المشروع يمكنك إلغاء كتمه المحادثة.
هنا كيف يمكن لكتم صوت محادثة في Gmail:
فتح علبة البريد الخاصة بك في Gmail وحدد الرسالة التي ترغب في كتم. وبعد ذلك، انقر فوق الزر المزيد نحو الجزء العلوي من علبة الوارد الخاصة بك.
انقر فوق خيار كتم الصوت في الجزء السفلي من القائمة المنبثقة.
تتم إزالة المحادثة من علامة التبويب الأولى من علبة الوارد الخاصة بك.
أنها مجرد من السهل إلغاء كتمه المحادثة:
انقر فوق الخيار أكثر على الجانب الأيمن من علبة الوارد الخاصة بك. وهو يقع أسفل الخيار المسودات. وبعد ذلك، انقر فوق الخيار "كل البريد". عرض كافة الرسائل، بما في ذلك تلك الموجودة في المجلد مسودة وتلك التي يكون تم كتم الصوت.
حدد الرسالة التي تريد إلغاء كتمه وانقر فوق الزر المزيد. وبعد ذلك، حدد الخيار Unmute في الجزء السفلي من القائمة المنبثقة. يعرض هذه المحادثة في علبة الوارد الخاصة بك في المرة القادمة رسالة يضاف إليها.
إذا كنت لا تريد الانتظار لرسالة جديدة لمشاهدة المحادثة في علبة الوارد الخاصة بك، حدد الرسالة، ثم انقر فوق الانتقال إلى خيار علبة الوارد.
9 أفضل الممارسات لمجموعة البريد الإلكتروني المواضيع
دعونا نتفحص بعض أفضل الممارسات لرسائل مترابطة:
1-مجموعة القواعد الأساسية
إذا كنت تنوي استخدام رسائل مترابطة، أفضل طريقة للبدء بوضع القواعد الإجرائية. يدعو إلى عقد اجتماع لأعضاء الفريق ومناقشة كيف يتم استخدام الرسالة الخيوط. معالجة قضايا مثل كيفية إرسال رسالة، غالباً عند إضافة جهة اتصال، وما أنواع الرسائل أن لا يدرج في الموضوع.
إذا كنت لا تستوفي مع فريقك، بحث إرسال تستبعد الأرض كالرسالة الأولى في مؤشر ترابط المحادثة المجموعة. تذكر فقط أنه إذا كانت رسالتك الأولى، فإنه يعرض في الجزء السفلي من الرسالة الخيوط في Gmail. وسيكون أعضاء إلى التمرير لأسفل للإشارة إلى ذلك.
2-البقاء على الموضوع
سبب واحد الحصول على مؤشرات ترابط الرسائل طويلة جداً أن أعضاء الفريق تبتعد عن الموضوع الأصلي للمحادثة. عندما تقوم بتعيين القواعد الأساسية، يجب التأكد من أن أشدد على أهمية التمسك بهذا الموضوع.
يجب إضافة أعضاء فقط الأسئلة عندما تؤثر على أكثر من شخص واحد. سؤال شخصي مثل "يمكن أن لدى بعد ظهر اليوم لتعيين الطبيب؟" ويضيف أي قيمة إلى المحادثة. لا يمكن إدراج هذه الرسائل في مؤشر ترابط البريد الإلكتروني. ينبغي بدلاً من إرسالها كرسائل مباشرة إلى المتلقي.
3-تجنب ردود كثيرة جداً
يمكن فوضى يصل مؤشر الترابط وجعله أطول وأكثر صعوبة لمتابعة الردود كثيرة جداً. عندما تقوم بتعيين القواعد الأساسية، تحديد عدد مرات يجب إرسال الرسائل. على سبيل المثال، تستفيد معظم المشاريع عند حالات أسبوعية إضافة إلى مؤشر ترابط المحادثة.
الردود كلمة واحدة مثل "شكرا"، "حسنا"، أو "أنها حصلت على" إضافة قيمة تذكر للمحادثة. إذا كان كل شخص في فريق مكون من خمسة أعضاء إرسال هذه رسالة التي سوف تضيف خمس رسائل جديدة إلى مؤشر ترابط المحادثة.
4-إضافة جهات اتصال مع الرعاية
كان الناس الذين هم نسخة عن الرسالة الخاصة بك بالمشاركين. هؤلاء الناس يمكن رؤية أسماء بعضهم البعض وعناوين البريد الإلكتروني. هؤلاء هم الناس الذين يشتركون في مؤشر ترابط المحادثة.
قد يكون هناك الأوقات التي تريد شخص لمشاهدة المحادثة، ولكن عدم الانضمام إلى. على سبيل المثال، قد تريد رئيسك لرؤية مؤشر ترابط البريد الإلكتروني على الرغم من أن رئيسك لا يشارك مباشرة في المشروع. إضافة شخص إلى الميدان قبل الميلاد يسمح هذا الشخص لعرض المحادثة دون غيرها تدرك ذلك.
5-استخدام أداة البريد الإلكتروني
أدوات البريد الإلكتروني يمكن أن تساعدك على الحصول على أكثر من نظام البريد الإلكتروني الخاص بك. جعل استخدام هذه الوظائف الإضافية البريد الإلكتروني كلما تجدها مفيدة. فيما يلي مثالين من أدوات البريد الإلكتروني مفيدة:
- Rapportive. هذا التطبيق يسمح لك بعرض معلومات LinkedIn من داخل مربع اتصال البريد الإلكتروني الخاص بك. Rapportive يتكامل مع العديد من أنظمة البريد الإلكتروني، بما في ذلك بريد جوجل.
- يرتد. هذا التطبيق الوظيفة الإضافية Gmail يتيح لك برنامج بريد إلكتروني لإرسالها في وقت لاحق. يرتد من المفيد ليقود الفريق الذي تريد التحكم عندما يتلقى أعضاء إعلانات.
6-التصفية إلى مجلد
المجلدات (تسمى تسميات في Gmail) طريقة سهلة لتعقب رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بالمشروع. يمكنك تصفية لهم بتسمية (مجلد). عرض التسميات الخاصة بك على الجانب الأيمن من علبة الوارد الخاصة بك. يمكنك أيضا إعداد لهم لعرض عبر الجزء العلوي من علبة الوارد الخاصة بك.
بدلاً من علبة الوارد الخاصة بك، الرسالة المتعلقة بالمشروع الخاص بك ثم انتقل مباشرة إلى مجلد المشروع الخاص بك.
إذا كان لديك الكثير من المحادثات مستمرة، يمكن الاحتفاظ بتسميات الملفات نظمت. وإليك كيفية إعداد بطاقات العنونة في Gmail:
- فتح علبة الوارد وقم بتحديد الرسالة الخيوط التي تريد فرزها إلى مجلد.
- مع الرسالة المفتوحة بواسطة النقر فوق الزر التسمية أعلاه الرسالة المحددة.
حدد الخيار تسميات إدارة من القائمة المنبثقة. عند المطالبة، اكتب اسم تسمية جديدة.
سيتم إرسال كافة رسائل البريد الإلكتروني مستقبلا في هذا الموضوع المحادثة إلى تسمية المشروع (مجلد) قمت بإنشائه.
7-أن تكون من الفئة الفنية
كلما تم استخدام البريد الإلكتروني، وهناك ميل للاستجابة بسرعة ودون تفكير. وقد تركت أيضا العاطفة زحف في المناقشة بدون أن تدرك ذلك، التي يمكن أن تؤثر على الروح المعنوية للفريق.
دائماً استعراض الاستجابات البريد الإلكتروني الخاص بك قبل إضافتها إلى الصفحات. تذكر أن البريد إلكتروني غير مهني يعكس شدة عليك.
لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء رسائل البريد الإلكتروني المهنية استعراض هذه الدروس Envato Tuts +:
الكتابةكيفية كتابة رسائل واضحة والمهنية
الاتصالاتأنت صنع هذه الأخطاء البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكترونيكيفية إتقان الأعمال السليم تنسيق البريد الإلكتروني-وتجنب الكوارث المهنية
8-حذف الرسائل التي لا علاقة لها
وعلى الرغم من أفضل الجهود التي تبذلونها، قد زحف بضع رسائل لا علاقة لها في مؤشر ترابط المحادثة المجموعة. لا تقلق. العديد من أنظمة البريد الإلكتروني مثل Gmail وبريد ياهو تسمح لك بحذف الرسائل غير المرغوب فيها من الخيط دون إزالة المحادثة بأكملها.
هنا كيفية حذف رسالة غير المرغوب فيها باستخدام Gmail:
- فتح البريد الإلكتروني وقم بالتمرير إلى الرسالة التي تريد إزالتها.
- انقر فوق الرسالة لفتحها.
- انقر فوق السهم إلى الأسفل في الركن الأيمن العلوي من الرسالة.
قم بتحديد هذا الخيار رسالة الحذف من القائمة المنبثقة.
ملاحظة: إذا كان بعض أعضاء الفريق استخدام نظام البريد إلكتروني الذي لا يدعم رسائل مترابطة، لا يزال قد توجد الرسالة المحذوفة في نظام البريد الإلكتروني.
9-تعرف متى تتوقف
إذا كنت تستخدم لاستخدام مجموعة البريد الإلكتروني مؤشر الترابط للوصول إلى بعض الزملاء، يمكن أن يكون مغريا للحفاظ على مؤشر الترابط بعد أنه مطلوب. لا تفعلها.
هناك قاعدة جيدة من التجربة أن تنتهي مناقشة المشروع عند انتهاء المشروع. حتى إذا قمت بتشغيل مشروع جديد مع أعضاء الفريق نفسه، لا تستخدم مؤشر ترابط البريد الإلكتروني المجموعة القديمة أو أنها قد تصبح قرصاً طويلة. بدلاً من ذلك، بدء تشغيل مؤشر ترابط جديد.
البريد الإلكتروني المهم. أنها جزء كبير من جميع الاتصالات التجارية. تعلم كيفية استخدام أداة البريد الإلكتروني الخاص بك بشكل جيد، يمكنك إدارة الاتصالات التجارية الخاصة بك أكثر فعالية.
