دليل العامل الحر لأساسيات إمساك الدفاتر

كعاملٍ حر، فإنك على الأغلب لا تتحمس عند تفكيرك بإمساك الدفاتر (بالإنجليزية Bookkeeping) (إلا في حال كنت ممسك دفاتر وتعمل بشكل حر). غالباً ما ترغب فقط بإبقاء سجلات بسيطة وواضحة، وأن لا تفكر فيها إلا لوقت قليلٍ جداً.

الأخبار الجيدة هي أن هذا تماماً هو المنهج الصحيح.

ففي النهاية، فأساس حياة العمل الحر هي أنك تحصل على المال فقط عندما تقوم بإتمام المشاريع للعملاء. لكي تكون ناجحاً، تحتاج إلى زيادة الوقت الذي تقضيه وأنت تعمل مع العمل إلى أقصى حد، وإلى تقليل الوقت الذي تقضيه في الأمور الإدارية.

أنظمة القيود المزدوجة (بالإنجليزية Double-Entry Bookkeeping Systems) الأكثر تعقيداً والتي تسعملها الأعمال الكبيرة ستكون على الأغلب مبالغةً كبيرة لمعظم العمال الأحرار. إذا كنت مهتماً، فإن بإمكانك القراءة عن هذه الأنظمة في درس أساسيات إمساك الدفاتر. لكن ما سأقوم به في هذا الدرس هو إبقاء الأمور أبسط، مع التركيز فقط على السجلات الأساسية التي تحتاجها لإمساكها والاحتفاظ بها كعامل حر، وكيف يمكنك تنظيم الأمور الخاصة بك.

سنبدأ بالإطلاع على ماهية إمساك الدفاتر ولماذا يعد ذلك أمراً مهماً. ومن ثم سنغطي السجلات التي عليك إمساكها وسنتفحص بعض الطرق المختلفة لتعقب السجلات، من الأوراق وحتى الجداول البيانية إلى التطبيقات والبرامج المالية. كما سنعالج السؤال حول المدة التي يجب أن تحتفظ فيها بكل هذه السجلات.

1. ما هو إمساك الدفاتر؟

في الدرس السابق من سلسلة معسكر التدريب على الأمور المالية في العمل الحر، تعلمت كيف تقوم بإعداد ميزانية كعاملٍ حر. في ذلك الدرس، قمنا بإعداد نظام لتعقب دخلك ونفقاتك مع توقع قيمتهم المستقبلية.

إمساك الدفاتر يهتم أيضاً بدخلك وبنفقاتك، لكنه مختلف بطريقتين.

أولاً، يتمحور حول الماضي بدلاً من المستقبل. نحن لا نحاول تقدير المبلغ الذي سنجنيه في الشهر التالي أو السنة التالية. نحن مهتمون فقط بالإحتفاظ بسجلات دقيقة لما حدث.

ثانياً، إمساك الدفاتر يهتم أكثر بالجزئيات والأمور الدقيقة. عندما كنا نعد ميزانية، فإننا ركزنا على المقادير الكلية: الدخل الكلي، النفقات الكلية، وما إذا أنتجوا لنا ربحاً كلياً. في إمساك الدفاتر، من ناحية أخرى، نحتاج إلى تعقب كل عملية تجارية منفردة، بحيث نعرف من دفع لنا، متى دفع لنا، وكم دفع لنا، وعلى ماذا دفع لنا (والأمر نفسه بالنسبة للنفقات).

لذا بالأساس، إمساك الدفاتر هو التسجيل الممنهج للأنشطة المالية الخاصة بعملك الحر. يمكن له أن يأخذ عدة أشكال، وسنطلع على بعضٍ منها لاحقاً، لكن الشيء المهم هو امتلاك نظام يعمل معك ويسمح لك أن تتعقب بسهولة ما جنيته وما أنفقته.

لمذا نحتاج إلى مثل هذه السجلات؟ سبب واحد مهم هو الضرائب. العائدات الضريبية* يمكن أن يكون أكثر تعقيداً للأشخاص الموظفين ذاتياً مقارنة بالموظفين الذين يتقاضون رابتاً من شركة، ويصبح الأمر معقداً لدرجة كبيرة إذا كان عليك الغوص في كومة من الإيصالات والبيانات المصرفية لكي تعرف كم جنيت من المال. إذا كان لديك سجلات مالية مفصلة ومنظمة بشكلٍ جيد، فإن الأمور ستمشي بسلاسة أكثر بكثير. وإذا قامت السلطات الضريبية بطلب المزيد من التوضيح، أو حتى قامت بتدقيقٍ شامل للأنشطة التي تقوم بها، فإن السجلات الجيدة هي أمر لا غنى عنه.    (*المترجم: العائدات الضريبية وبالإنجليزية Tax Returns، هي تقارير يتم أرشفتها في الولايات المتحدة من قبل دائرة الإيرادات المحلية وتحتوي على معلومات تستخدم في حساب الضرائب مثل ضريبة الدخل.)

لكن ليس عليك الاحتفاظ بسجلات جيدة من أجل جامعي الضرائب فقط. إنها أيضاً أساس لكي تكون ناجحاً في عملك الحر. سواءً كنت تضع أهدافك لعملك، ميزانيتك، تخطط لمدخراتك وإستثماراتك، تضع أسعاراً خاصةً بك، أو أي شيءٍ آخر، فإنك تحتاج إلى بيانات جيدة ومتينة لكي تعمل بناءً عليها.

2. ما هي السجلات التي عليي الإحتفاظ بها؟

الآن وبعد أن عرفت ما هو إمساك الدفاتر ولماذا يعد أمراً هاماً، دعنا نلقي نظرة على السجلات التي تحتاج إلى الإحتفاظ بها.

الأساسيات

طريقة بسيطة لكي تنظر إلى هذا هي ما يلي:

في كل مرة تستلم فيها مالاً من عميل، فإنك تحتاج إلى تسجيل ذلك؛ في كل مرة تنفق فيها مالاً نياباً عن عملك، فإنك تحتاج إلى تسجيل ذلك أيضاً.

ما تحتاج إلى تسجيله وكيف تقوم بتسجيله قد يختلف بالإعتماد على نوع الدخل والنفقات، لكن هنالك حدٌ أدنى من المتطلبات:

• من الشخص الذي استلمت منه المال أو الذي دفعت له
• التاريخ
• المقدار
• الغرض

لذا إذا كنت مصمماً يعمل بشكلٍ حر، كمثال، فإن دخلك في أغسطس (آب) قد يبدو مشابهاً لما يلي:

لا تقلق حول كيفية تنظيم هذه السجلات في جدول بياني أو في مكانٍ آخر. سنغطي هذا الموضوع في القسم الثالث.

المزيد من التفاصيل

بالإضافة إلى تسجيل التواريخ، المقادير والمعلومات الأساسية الأخرى في قائمة، ستحتاج أيضاً إلى الإحتفاظ بتفاصيل إضافية حول كل عملية تجارية، مع تضمين وثائق داعمة يمكنك العودة إليها إذا لزم الأمر.

من أجل تصميم الشعار، على سبيل المثال، يجب أن تحتفظ بالفاتورة التي أرسلتها للعميل، والتي ستظهر لك العنوان الكامل للعميل والمزيد من المعلومات عن الوظيفة بحد ذاتها. ويجب أن تحتفظ بسجل لعملية الدفع، على سبيل المثال بيان مصرفي يظهر عملية تحويل الأموال.

بالنصبة للمصاريف مثل الأوراق المطبعية التي لزمتك، فإن عليك الاحتفاظ بالإيصال الأصلي الذي استلمته من البائع. يمكنك أيضاً أن تحتفظ بإثبات دفع إذا كان ذلك مناسباً، مثلاً بيان من بطاقة الائتمان يظهر الـ 200 دولار التي تم سحبها من بطاقتك.

السبب الأساسي للإحتفاظ بهذه السجلات الإضافية هو إمكانية إثباتك دوماً للمصدر الذي جاء منه دخلك، وإظهار أن نفقاتك كانت نفقات عمل صحيحة (مثلا إذا كنت تطالب بهم كحسومات على عائد ضريبتك، وطلبت منك السلطات الضريبية إثباتاً على ذلك).

لكن من الجيد أيضاً الاحتفاظ بهذه السجلات لنفسك. إذا عاد عميلٌ قديم لك بعد عدة سنوات ورغب بالعمل معك كجدداً، فمن الجيد أن تكون قادراً على إيجاد الفاتورة الأصلية للعمل السابق، بحيث يمكنك أن ترى كم المبلغ الذي طلبته وكيف قمت بتجزئته. إذا كانت نفقاتك خارج سيطرتك، فمن الجيد أن تكون قادراً على الإطلاع بشكلٍ مفصل على الأماكن التي أنفقت المال فيها، بحيث يمكنك تحديد الأماكن التي ستقتطع منها.

بالاعتماد على كيفية تنظيم عملك الحر، فإنك تحتاج إلى تعقب الأمور الإضافية، مثل سجلات أي شخص قمت بتوظيفه، والتفاصيل التي تبين مقدار استعمالك لسيارتك أو لمنزلك لعملك ولاستعمالك الخاص. لا يمكنني تغطية كل هذه الإحتمالات، لذا من أجل هذا الدرس سأغطي المبادئ العامة، ويمكنك أن تلائم هذه المبادئ وفقاً لظروفك الشخصية.

3. كيف يجب أن تنظم سجلاتك؟

لقد اطلعنا على ما تحتاج إلى الاحتفاظ به، لكن حتى الآن ليس لدينا سوى بضعة قوائم وكومة من الفواتير والإيصالات. هذا الوضع ليس مرتباً جداً. في هذا القسم سنضع هذه الأمور مع بعضها بشكلٍ يمكن العمل معه بسهولة أكثر.

نسخة الجدول البياني

هنالك عددٌ من الطرق لتنظيم سجلاتك، لكنني سأبداً بنسخة بسيطة باستعمال جدول بياني بسيط جداً في Excel.

الفكرة هي ببساطة إعداد جدول بياني لكل سنة، مع تبويبة للـ "الدخل" وأخرى للـ "نفقات". امتلك عاموداً لكلٍ من التفاصيل الهامة مثل التاريخ، العميل، المقدار وما شابه، وقم بملئها مع مرور الزمن. لقد أرفقت قالباً بهذا الدرس، لذا لا تترد في تحميله من الشريط الجانبي.

طبعاً الجداول البيانية مفيدة ونافعة للحالات البسيطة. والفكرة هي إبقاء الأمور بسيطة حتى الآن، وأن تجعل البدء بتسجيل العمليات التجارية المهمة سهلاً قدر الإمكان. إذا أمكنك القيام بهذا، ففي نهاية السنة يستكون على الأقل تمتلك سجلات كاملة للعمل معها. ويمكنك طبعاً أن تستخدم قوة Excel لتحليل البيانات، لحساب دخلك لكل شهر، لكل عميل، لكل نوع عمل، ولما شابه. اعتبر هذا القالب البسيط كنقطة بداية، الحد الأدنى من الاحتفاظ بالسجلات، وقم بتخصيصه بالقدر الذي تشاؤه.

الآن ما الذي يجب أن تقوم به مع كل هذه الفواتير والإيصالات؟ إذا كان بالإمكان، قم بسمحهم جميعاً بالماسح الضوئي، واعطي كلاً منهم اسماً (مثال "شركة_أ_ب_ج_شعار_أبريل_15.pdf" وليس "Scan01.pdf")، وابقهم في مجلدات على حاسوبك منظمين وفقاً للسنة وللشهر. ستبدو البنية التنظيمية مشابهة لما يلي:

داخل كل مجلد، لديك نسخ ممسوحة لكل إيصال، بيان أو وثيقة أخرى من هذا الشهر. بهذه الطريقة، إذا أردت أن تعرف شيئاً عن عملية تجارية تمت في 12 أبريل (نيسان) سنة 2015، فقط اذهب إلى مجلد أبريل 2015، وجد الوثيقة المطلوبة. إذا كان لديك عمل واسع النطاق ومقدار كبير من الوثائق، فإنك قد تحتاج إلى اختيار نظام ملفات أكثر تعقيداً، لكن هذا يجب أن يكون مناسباً لمعظم العمال الأحرار.

نقطة هامة لكي تلاحظها: تحتاج إلى التأكد من أن سلطات الضرائب في بلدك تقبل النسخ الإلكترونية من الوثائق كإثبات. إذا كانوا يطلبون النسخ الورقية الأصلية، فإن عليك طبعاً أن تحتفظ بها. يمكنك تبني المبدأ نفسه بنفس الطريقة التي شرحتها في الأسفل، لكن بشكلٍ فيزيائي: في ملف بلاستيكية أو ورقية للدخل وللنفقات الخاصة بكل سنة، مقسمة إلى أقسام لكل شهر.

تطبيقات\برامج مالية

بدأت بعرض طريقة الجدول البياني، لأنها بسيطة، مجانية، وسهلة التطبيق. لكن هنالك عدد كبير  من التطبيقات المالية وحزم برامج المحاسبة الموجودة حالياً مثل Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero والعديد غيرها.

الفائدة الأساسية لاستعمال برنامج أو تطبيق على الإنترنت هي أن بإمكانك القيام بأمور كثيرة أخرى على البيانات. الكثير من هذه البرامج تمتلك مدى كبيراً من الوظائف المختلفة التي تسمح لك بتقييم صحة عملك بشكلٍ عام، تعقب عملائك، إصدار فواتير، إعداد ميزانية، وما شابه. الذي البيانات التي ستدخلها يمكن أن تساعدك حقاً على فهم الصورة الكبيرة، بدلاً من كونها منعزلة في جدولٍ بياني. يمكن أيضاً إرفاق الوثائق في بعض هذه الحزم، لذا ستتمكن من إبقاء كل ملفاتك في مكانٍ واحدٍ أيضاً.

لن أغوص في التفاصيل في هذا الدرس حول كيفية عمل كل برنامج من هذه البرنامج، لأن هنالك العديد منها وتمتلك وظائف كثيرةً جداً، لكنني أنصح الإطلاع على بعضٍ منها لرؤية ما يمكنها القيام به. دعني أعرف في التعليقات ما إذا كان لديك تطبيق أو حزمة برمجية معينة تنصح بها.

وسواءً استعملت جدولاً بيانياً بسيطاً أو برنامج محاسبة معقد، تأكد دوماً من الاحتفاظ بكل شيء في مكانٍ آمن!

4. ما هي الفترة التي يجب أن تحتفظ فيها بهذه السجلات؟

إلى الآن كل شيء كان منظماً. لكن بالضبط ما هي المدة التي يجب أن تحتفظ فيها بهذه السجلات؟ في النهاية، حتى أكثر الأنظمة تنظيماً يمكن أن تصبح غير قابلة للاستعمال عندما تمتلئ بالكثير من البيانات. إذا كان بإمكانك جعل السجلات رقمية، فإنك لن تواجه مثل هذه المشكلة مع مساحة التخزين، لكن أي شخص يمتلك قرصاً صلباً ممتلئاً بملفات، مجلدات، ومجلدات فرعية عمرها سنوات، يعرف أن الفوضى الرقمية يمكن أن تكون مشكلةً أيضاً.

تمتلك السلطات الضريبية في كل دولة قواعد حول المدة التي يجب أن تحتفظ فيها بالسجلات. في المملكة المتحدة مثلا، هذه المدة هي خمس سنوات للأشخاص الموظفين ذاتياً. في الولايات المتحدة، المدة هي 3 سنوات بشكلٍ عام، لكنها أطول من ذلك في حالات خاصة. اطلع على موقع ويب السلطات الضريبية في بلدك لكي تعرف القواعد في المكان الذي تعيش فيه.

لكن لا تجعل هذه القواعد دليلك الوحيد. قواعد الضرائب تحدد أدنى مدة للاحتفاظ بالسجلات، وطبعاً يجب عليك الإذعان لهذه القواعد. لكن لا تترد في إبقاءها لفترةٍ أطول إذا بدا ذلك منطقياً بالنسبة لك.

شخصياً، أمارس العمل الحر منذ 10 سنوات تقريباً، وقمت بالاحتفاظ بسجلاتي كلها منذ البداية وحتى الآن. أحب أن أكون قادراً على النظر إلى الوراء ورؤية ما كنت اعمل عليه في 2007، مع من كنت أعمل، كم كنت أطلب مالاً، وما شابه ذلك. فعلياً لا أقوم بذلك كثيراً، لكنني أحب أن أعرف أن سجلاتي مخزنة في مكان ما قريب مني! ولأنها منظمة بشكلٍ حسن، فإنها لا تستهلك الكثير من المساحة، وأقوم بإبقاء السجلات القديمة منفصلة عن الحديثة لكي لا يحدث أي إرتباك.

إذا كنت مثل، فتأكد فقط من إبقاء كل شيء مرتباً بعناية، وابقه لأطول فترة ترغب بها! إن لم تكن كذلك، فلا تتردد في التخلص من كل السجلات القادمة حالما تنتهي أدنى مدى محددة من قبل السلطات الضريبية.

الخطوات التالية

في هذا الدرس تعلمت كيفية الإحتفاظ بالسجلات الأساسية الخاصة بعملياتك التجارية كعاملٍ حر. لقد رأيت ما هي السجلات التي تحتاج إلى الإحتفاظ بها، كم كيف تحتفظ بها وكيف تنظمها، وكم يجب أن تحتفظ بها.

الخطوة التالية هي اختيار النظام الذي يعجبك، وتطبيقه. سواء اخترت حلاً بسيطاً كالجدول البياني، تطبيق إمساك دفاتر على الإنترنت أو برنامج محاسبة معقد، الأمر كله يعود إليك. يمكنك حتى أن تكتب عملياتك التجارية باستخدام آلة كاتبة وأن تثبت الفواتير والإيصالات بالورقة في حال كان هذا النظام مناسباً لك. المهم أن تمتلك نظام يمكنك تطبيقه بسهولة، ومن ثم استعمالها لكل عملية مالية.

قد يبدو هذا مملاً، لكنه يفيدك على المدى الطويل. النظام الذي شرحته بسيط إلى حدٍ كبير، وتسجيل عنصر واحد للدخل فيه يتطلب بضعة ثواني. لكن عندما يحين موعد إعداد عوائد الضرائب الخاصة بك في نهاية السنة، فإنك ستوفر مقداراً هائلاً من الوقت بسبب امتلاكك كل شيء مرتباً ويمكن الوصول لهل بسهولة. لذا ابدأ اليوم، واستمتع بثمار إمساكك للدفاتر بحذر في المستقبل!

وترقب درسنا التالي في هذه السلسلة، الذي سنطلع فيه على موضوع قريبٍ إلى قلوب معظم العاملين الأحرار: الحصول على الأجر في الوقت المحدد.

المصادر

الرسومات: أيقونة Ledger مصممة من قبل Musket, US من Noun Project.