Arabic (العربية/عربي) translation by Asaad (you can also view the original English article)
هل تتأخر دائما في المكتب؟ قد تعتقد أن ذلك هو الشيء المثمر والمتقدم في العمل. ولكن في الواقع، لست مضطر للتضحية بحياتك الشخصية لتكون موظف منتج.
كشفت دراسة Gallup لعام 2014 لأكثر من 1000 موظف أمريكي أن 4 من كل 10 منهم عملوا أكثر من 50 ساعة في الأسبوع. الكثير من الموظفين أيضا يجيبوا على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات بعد ساعات.
ولكن الانشغال لا يساوي دائما الإنتاجية. في الواقع، كشفت دراسة الإيكونومست عن بلدان منظمة التعاون والتنمية في الميدان الاقتصادي (OECD) أن البلدان التي وضعت في ساعات العمل إكثر أقل إنتاجية.
في حين سمحت جداول العمل المرنة والوظائف المستقلة عن الموقع للمزيد من الموظفين السيطرة على مكان ومتى يعملون، انها نفس المرونة التي توقف العديد من الموظفين من قطع أو تسجيل الخروج في العمل.
دون رادع،يصل هذا أجزاء الموقف ببعضها في الوقت الذي تحتاجه للأنشطة التي تغذي حياتك الجسدية والعقلية. إن التجمعات الاجتماعية، وممارسة التمارين الرياضية، ووقتك الشخصي، وحتى الوقت الذي تحتاجه لرعاية أسرتك، والقيام بالمهمات، غالبا ما يتم دفعها جانبا لأن من الصعب على الكثيرين منا ترك العمل في الوقت المحدد.
في هذا البرنامج التعليمي، سوف تكتشف كيفية ترك المكتب دائما في الوقت المحدد، ولا يزال الحصول على عملك ممكن. ترك العمل في الوقت المحدد يعطي الوقت لتلك المهام الشخصية الهامة.
عقلية وعادات موظف متوازن
هذا الدليل سوف يظهر لك كيف يمكنك إنجاز أكثر في وقت أقل، ولماذا العمل 40+ ساعة في الأسبوع لا يزيد الإنتاجية.
قراءة هذا سيساعد أيضا على تطوير العقلية الصحيحة حول ساعات العمل، وكيف يربط ذلك الإنتاجية والرفاهية. مع الممارسة، لن تشعر بالضغوط لاتخاذ العمل في المنزل معك أو تشعر بالذنب لمغادرة العمل في الوقت المحدد.
1. بدء ونهاية الروتينات اليومية
هل حدث يوما أن تذهب دون إنجاز أي شيء من الأهمية؟ الحياة، مثل اتشبه كثيرا العمل، يحدث فقط عندما لا يكون لديك روتين.
الروتين يمنحك السيطرة على يومك، لذلك لا يحدث إختلاط في البريد الوارد الخاص بك، تزاحم العمل، واحتياجات الجميع من حولك.
بدء مثال للروتين اليومي
1. خطط يومك. انظر الى المنظم الخاص بك أو التقويم واتخاذ قرار بشأن المهام التي عليك إكمالها لجعل هذا اليوم ناجحا. إعطي الأولوية للمهام الهامة التي من شأنها زيادة أهدافك، ولكن تكون واقعية في ما يمكنك تحقيقه نظرا للوقت المحدود لديك كل يوم.
2. التمرين. أحصل على سباق قلبك. التمرين قبل الذهاب إلى العمل يقلل من مستوى التوتر الخاص بك ويعطيك دفعة الطاقة، لذلك لن تشعر ببطء في بداية يومك.
3. إحترص من التشتيت. تجنب "التشتيت المعروف" في مكتبك قبل أن يزعجك فعلا. إذا كنت قد حصلت على شات زملاء العمل، اشتري سماعة رأس جيدة والتي تخبرهم بلباقة أنك مشغول. يمكنك أيضا العثور على مكان آخر للجلوس فيه إذا كان زميل مكتبك يصر على الدردشة.
الإضطراب الداخلي، مثل الحاجة إلى استراحة القهوة، أو فحص الفيسبوك، أو استخدام الهاتف الخاص بك يمكن أن يستخدم كمكافأة للوقت الذي تبذله فى العمل. على سبيل المثال، يمكنك إجراء إتفاق مع نفسك أنه يمكنك الذهاب سريعا إلى آلة البيع لتناول وجبة خفيفة سريعة إذا كنت أنهيت مهامك قبل 10 صباحا. هذا "إذا - من ثم" تُكافئ شروط النظام عقلك للنظر في الانحرافات الداخلية مثل شيء داخل سيطرتك، بدلا من قبولهم فيهدر الوقت إجباريا.
4. قيم دعوات الاجتماع وارفضها كلما كان ذلك ممكنا. اقرأ جدول أعمال الاجتماع لمعرفة ما إذا كان حضورك مطلوبا، أو إذا كنت مدعو ملحوظ من أجل عدم ترك أي شخص. قم برفض الاجتماع بأدب إذا لم يكن الموضوع مرتبطا بمهامك، أوصي زميل عمل يمكنه المساهمة بشكل أفضل في المحادثة. إذا كان يجب عليك، أذكر مهمة تحتاج إلى أن تكتمل في غضون مهلة معينة.
تتم بعض الاجتماعات أسبوعيا وتتألف من مجموعات مختلفة، لذلك إذا كان هذا هو الحال، يمكنك فقط حضور جزء من الاجتماع الذي هو على صلة بك ثم اسمح لنفسك فى الوقت التي انتقلت فيه المحادثة خارج النطاق الخاص بك.
نهاية الروتين اليومي
فكر في ذلك على أنه روتين يستنفذ الطاقة والذي يوحي إلى نفسك وزملائك في العمل أنك على وشك ترك العمل في بضع دقائق.
- احفظ جميع المستندات التي كنت تعمل عليها وأغلق جميع علامات التبويب في المتصفح.
- راجع المهام التي أنجزتها وأخذ علما بالبنود المعلقة التي تحتاج إلى إدراجها في جدول أعمال الغد.
- راجع ما حدث بشكل جيد وما حدث من خطأ، وما يمكن القيام به لتجنب نفس المشكلة في المستقبل.
- هل لديك مهمة واحدة كنت قد تتجنبها لبضعة أيام؟ قسمها إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
- اختياري: إنشاء مهمة سهلة التحقيق غدا.
- قم بإيقاف تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك وترتيب مكتبك.
2. تعيين وقت للإقلاع غير قابل للتغيير
من الصعب ترك المكتب في الوقت الذي لا يزال فيه زملاؤك منهكين في العمل. قد تجعلك ثقافة صاحب العمل تشعر بأن العودة إلى المنزل في الوقت المحدد قد تؤثر على حياتك المهنية.
ترك العمل في الوقت المحدد ليس خطيئة أو امتياز. ما لم ينص عقد العمل الخاص بك على أنك مطالب بالعمل الإضافي بشكل منتظم، لا أحد يستطيع أن يمنعك من الذهاب إلى المنزل. ترك العمل مبكرا لا يعني أنك عملت أقل من زملائك. انها مجرد مسألة الإدراك.
أعد النظر في ما تظن أو تشعر به بشأن الإقلاع عن الوقت. بدلا من التفكير بأنك "تترك العمل"، فكر في ما ستفعله بعد ذلك لتحويل تركيزك إلى مهام أخرى بنفس أهمية عملك.
أمثلة
- "سأذهب إلى حدث مع أصدقائي".
- "أنا ذاهب للمنزل لطهي الطعام وتناول العشاء مع عائلتي".
- "أنا ذاهب إلى صالة الألعاب الرياضية لأن التمارين تبقيني لائق بدنيا وبصحة جيدة".
والأفضل من ذلك، جدولة المواعيد على الفور بعد موعد المغادرة لإجبار نفسك على الخروج من الباب.
إنهي المهام المهمة لكي لا تصبح مضطرا للعمل لوقت متأخر
وبطبيعة الحال، فإن جميع الاستراتيجيات المذكورة أعلاه لن تكون فعالة إذا كنت لا تنهي أي من مهامك الهامة. لن يسمح لك مديرك بمغادرة العمل في وقت مبكر إذا لم يتم الانتهاء من التقرير الذي من المفترض أن تسلمه. إذا كنت تضيع الوقت الذي يمكن أن يجعلك تستكمل العمل الخاص بك. ستساعدك الاستراتيجيات أدناه على تحديد الأولويات والتركيز على الأمور المهمة، بدلا من إضاعة الوقت في المهام غير الضرورية.
3. تحديد الأولويات
وفيما يلي طريقة سهلة لتحديد أولويات مهامك:
1. أسرد جميع مهامك لهذا اليوم. لا تقلق بشأن عدد من العناصر في القائمة أو النظام سوف تنهيها كما سيتقرر لاحقا.
2. حدد المهام العاجلة، والمهمة. المهام العاجلة هي تلك التي تحتاج إلى اهتمام فوري، مثل البنود المستحقة في نهاية اليوم أو تلك التي تأخرت بالفعل. المهام المهمة هي تلك التي تساهم في أهداف حياتك المهنية أو سيكون لها عواقب وخيمة بالنسبة لك، رئيسك أو الشركة إذا لم تكتمل.
يمكنك ترك المهام غير الملحة لليوم التالي أو تفويضها لشخص آخر. التركيز فقط على استكمال المهام العاجلة والمهمة ثم الانتقال إلى المهام العاجلة بعد ذلك.
3. قيم قيمة المهمة لمهنتك وصاحب العمل. في بعض الأحيان تكون جميع المهام الخاصة بك عاجلة أو عاجلة ومهمة، مما يجعل من الصعب بالنسبة لك لاختيار مهمة واحدة على آخر. وذلك عندما تساعد هذه المهام على تعيين قيمة أو وزن مشروع معين.
في معظم الحالات، المهام للعملاء هي أكثر أهمية من العمل الداخلي لأن هؤلاء العملاء دفعوا لصاحب العمل لديك بعض التوقعات. وبشكل عام، تؤثر المهام ذات القيمة العالية على عدد أكبر من الأشخاص، وإيرادات الشركة، وسمعتها.
4. قطع المهام غير الهامة. إما القيام بها في وقت لاحق، والعثور على وسيلة لأتمامها أوتوماتيكيا، أو تفويضهم لشخص آخر.
قم بتخصيص قائمة وفقا للنظام أعلاه، ثم التركيز فقط على الرهانات العالية والعناصر والعمل العاجل طريقك من هناك. ترك العمل العمل المزدحم عندما تحصل على وقت إضافي أو في أيام عندما يكون من الأسهل أن تبدأ مع مهمة الاحماء قبل الغوص أعمق، والعمل الأكثر تعقيدا.
4. إعادة التركيز
أضبط المنبه لكي يرن كل 90 دقيقة. عندما تفعل ذلك، قف وخذ نفس نظيف عميق، أو امشي حول المكتب لبضع دقائق لتهدئة رأسك. قم بذلك لمدة ثلاث إلى خمس دقائق.
استخدم هذا الوقت لتقييم كيفية إنهاء عملك حتى الآن. هل قضيت الساعة الأخيرة بشكل مثمر، أم أن رسالة إلكترونية من رئيسك تشتت انتباهك؟ وفي كلتا الحالتين، استخدم هذا الفاصل القصير لإعادة معايرة قائمة المهام الخاصة بك عقليا والالتزام بالتركيز على ما ستفعله خلال ال 90 دقيقة القادمة.
إن التوقف عن العمل كل 90 دقيقة ليس مضيعة للوقت. فعله بشكل صحيح، الكسر السريع خلال خمس دقائق يمنعك من أحلام اليقظة أو التباعد، والتي تحدث أحيانا حتى لو كنت تعمل على شيء ما. ويمكن أن يساعدك هذا أيضا على اتخاذ خطوة إلى الوراء والتركيز على ما هو مهم بعد أن كنت مشتتا.
5. مجرد بداية
البدء هو أصعب شيء يجب القيام به، ولكن عندما تفعله، فإنه سيكون أسهل من هناك. أنشأ باحث جامعة ستانفورد B.J.Fogg برنامج عاداته الصغيرة حول هذا المفهوم. وفقا لبرنامجه، بدء عادة (أو أي مهمة في العمل) لا يحتاج إلى أن تكون معركة الإرادة، إذا ركزت فقط على خطوات الطفل. وضع الشريط منخفض هو أسهل طريقة لإزالة أي نزاع تشعر به ضد العمل.
على سبيل المثال، بدلا من الضغط على نفسك لقراءة المختصر الإبداعي بأكمله للقطة فيديو، قول لنفسك لا بأس أن مجرد قراءة فقرة واحدة أو جملة واحدة إذا أردت. وتبين تجربة فوج أنك أكثر عرضة للاستمرار بمجرد البدء.
6. توقف عن محاولة تعدد المهام
عقلك ليس جيد في تعدد المهام، على الرغم من ما كنت تعتقد. وجدت دراسة من جامعة كاليفورنيا إيرفين أنه يستغرق 23 دقيقة في المتوسط للشخص لاستعادة التركيز بعد تبديل المهام. إن تعدد المهام قد يجعلك تشعر بالإنتاجية، ولكن السياق يغير ما تفعله يبطئك ويؤثر على جودة عملك.
ليس كل التشتيت أو تغيير المهمة يكون سيئ على الرغم من ذلك. وتشير الدراسة إلى أنه إذا كان الألهاء يستغرق سوى بضع دقائق، فإنه ليس شيئا عليك أن تفكر فيه بعناية، مثل توقيع ورقة أو الذهاب إلى الحمام، فإنه لن يسبب انقطاع كبير في عملية التفكير الخاص بك.
عليك توفير المزيد من الوقت (والقوة العقلية) إذا كنت تركز على مهمة واحدة في وقت واحد. عليك أيضا إنتاج عمل بجودة أفضل وتجنب خطر تداخل جميع الأفكار في رأسك.
7. منع تشتيت المواقع والتطبيقات
استخدم حجب المواقع أو التطبيقات إذا كنت قد واجهتك مشكلة إبقاء تشتيت المواقع. الإمتدادات مثل البقاء مركز و التحكم فى النفس للحد أو منع استخدام المواقع الترفيهية ولكن إضاعة الوقت خلال ساعات العمل. يمكنك إيقاف الإشعارات للتطبيقات التي لا يمكنك إزالتها، أو وضعها في وضع صامت على الأقل حتى لا تزعجك.
لا تزال تشعر بالتشتت؟ ضع "لوحة الهاء" بجانب جهاز الكمبيوتر الخاص بك، حتى تتمكن من تدوين الأفكار، والأحداث، أو أي شيء يلهيك عندما تأتي. القيام بذلك يفرغ الإلهاء من الدماغ فى الورق، لذلك فإنه لا يزن في الجزء الخلفي من عقلك مثل الفكر العشوائي الذي يظل يفرقع عندما تكون مشغولا بالمهام الهامة.
8. التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بك فقط عدد قليل من المرات في اليوم
هل تعلم أن متو سط المرات التي يتحقق فيها الموظفون من صندوق البريد الوارد الخاص بهم 36 مرة في الساعة؟ سواء كنت تصدق أم لا، أنا متأكد من أنك تحقق من البريد الوارد الخاص بك أكثر مما هو ضروري. قد تفعل ذلك حتى من غير العادة لأن حساب البريد الإلكتروني الخاص بك هو دائما مفتوح في المتصفح الخاص بك.
تحقق من بريدك الإلكتروني فقط في أوقات محددة لتوفير الوقت وتجنب التشتيت. إذا كان ذلك ممكنا، تحقق من بريدك الإلكتروني فقط بعد الانتهاء من واجب واحد مهم على الأقل في ذلك اليوم، حتى لا يتم تحويل انتباهك إلى المهام غير الضرورية.
حارب الرغبة في الرد الفوري على رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتطلب اهتمامك الفوري. يمكنك أيضا منع مناقشات البريد الإلكتروني ذهابا وإيابا من خلال توفير الخيارات أو الكثير من المعلومات حول موضوع المحادثة في المقدمة. على سبيل المثال، عند تعيين المواعيد، إعطاء اثنين أو ثلاثة خيارات للجدول الزمني بدلا من تاريخ ووقت واحد فقط، لذلك مراسلك يمكن بسهولة اختيار الوقت الذي يناسب الجدول الزمني أيضا. نفس المنطق ينطبق عند اختيار مكان الاجتماع. عند الحديث عن أي نوع من المهام، بما في ذلك من، ماذا، متى، أين، كيف، وكل المعلومات ذات الصلة التي يمكن أن تخطر لك، قبل أن يسأل المتلقي عنهم.
التقويم7 من أفضل تطبيقات التقويم المتداولة لإعداد جدول زمني على الانترنت
Time Managementالمهارات البسيطة: هيكلة يومك للنجاح
4 نصائح لوضع التوقعات حول الوقت الذي تترك فيه العمل
الاستراتيجيات المذكورة أدناه ستكون مفيدة إذا كانت سياسة مكتبك تضغط عليك للبقاء في وقت متأخر بغض النظر عن مقدار العمل الذي أنهيت.
1. أخبر الناس عندما تخطط لترك العمل
أخبر زملائك بالعمل والمدير الخاص بك بشكل مهذب عندما تنوي مغادرة ساعات قبل وقت المغادرة. توجه بمهارة المحادثة نحو وقت المغادرة الخاص بك كما كنت تتحدث عن عمل اليوم، مثلا
"يجب أن أترك العمل بحلول 5 مساء اليوم، لذلك إذا كان هناك أي شيء آخر أحتاج لإنهائه في اسرع وقت ممكن، اسمحوا لي أن أعرفه بحلول 2 مساء."
السيناريو أعلاه ينجز ثلاثة أهداف:
- هذا يحدد التوقعات بأنك ستغادر العمل في الوقت المحدد، لذلك لن يشعر زملاء العمل أنك غادرت دون إخطارهم.
- أجبر مديرك أو زملائك فى العمل على تحديد أولويات المهام التي سيتولوا تسليمها إليك
- أمنع مهام اللحظة الأخيرة وستعطيك عذر صالح لرفض هذه الطلبات
قد تكون قلقا بشأن ما يعتقد زملائك منك تركه في وقت مبكر من العمل. إذا كان هذا هو الحال، أذكر المهام الهامة التي كنت قد أنجزتها لهذا اليوم في حين أعلن عن نيتك لمغادرة العمل في وقت مبكر، لدرء الادعاءات المحتملة مثل أنك كسول أو لست لاعب لفريق للخروج في وقت مبكر.
2. أبدء الاجتماعات قبل ساعة واحدة على الأقل قبل نهاية الساعات الرسمية
وهذا لن يعمل إلا إذا كنت قد حصلت على القول في جداول الاجتماع، بالطبع. ولكن إذا قمت بذلك، أغتنم هذه الفرصة لبدء الاجتماعات قبل ساعة واحدة على الأقل من العودة إلى المنزل. بدء وقت الاجتماع في 4 مساء هو فكرة جيدة إذا اجتماعاتك هي فقط 30 دقيقة وإذا كنت تنوي العودة إلى المنزل في 5 مساء. حرك وقت الاجتماع قبل 30 دقيقة إذا كنت تعتقد أنه سوف يستمر لمدة ساعة على الأقل.
3. اسأل مديرك عن أولوياتهم
بعض المديرين ليسوا جيدين في تحديد الأولويات وهذا هو السبب في أنهم فقط يسلموك المهام كما طلبوا أو أحتاجوا. لذلك، الامر متروك لك أن تطلب منهم ترتيب جميع المهام المعلقة من الأكثر إلى الأقل أهمية. إذا كان مديرك يواجه مشكلة في تحديد أولويات المهام، اطلب الموعد النهائي لكل مهمة بدلا من ذلك أو استخدم طريقة تحديد الأولويات الموضحة أعلاه.
4. قل "لا"
أرفض طلبات المساعدة أو أي مهمة لا تتطلب خبراتك إذا كان جدولك بالفعل كامل. لا توافق فورا عندما يطلب منك شخص ما فعل شيء ما. فكر في كل مهامك المعلقة، والمتكررة، والمهام المستقبلية أولا لتجنب الندم في وقت لاحق.
لا يزال لديك عمل للقيام به غدا
بغض النظر عن مدى صعوبة العمل، سيكون هناك دائما رسائل البريد الإلكتروني للرد، حرائق لاخماد، وعناصر عليك تأليف لائحة لها. فإنه لا يتوقف ما إذا كنت في المكتب أو في المنزل، لذلك قد تترك كذلك العمل في الوقت المحدد وتعيد شحن نفسك.
