Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

كيف تنشئ قواعد في MS Outlook لترتيب رسائل البريد الإلكتروني بشكلٍ تلقائي

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook
How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently

Arabic (العربية/عربي) translation by Mohammad Al Tahan (you can also view the original English article)

سيبدو صندوق الوارد الخاص بك ممتلئاً دوماً بالرسائل الجديدة. معرفة ما يجب القيام به مع كل رسالة سيبدو أمراً مربكاً كثيراً. قد تتأخر في الإجابة عن رسالةٍ مهمة بسبب عدم ملاحظتك إياها بين كل هذه الفوضى. يمكن لقواعد Outlook أن تساعدك.

إذا عرفت كيفة إنشاء القواعد في Outlook، فإنك ستتأكد من أن الرسائل المتشابهة سيتم جمعها دائماً مع بعضها. هذا سيساعدك على ترتيب بريدك بحسب الأولوية. يمكنك أيضاً استعمال قواعد Outlook للتعامل مع أنواع الرسائل التي تتلقاها بشكلٍ متكرر مثل النشرات الإخبارية والإعلانات. يمكنك حتى أن تقوم بإعداد قاعدة لحذف أنواعٍ محددة من الرسائل بشكلٍ تلقائي.

في هذا الدرس سنجيب على السؤال: ما هي القاعدة في Outlook؟ يمكنك أيضاً أن تتعلم كيف تنشئ قاعدة في Outlook وأيضاً كيف تستورد أو تصدر قواعد Outlook. أخيراً، سنشرح لك كيف يمكنك تعديل أو حذف قواعد Outlook.

الدليل إلى تحقيق صندوق وارد فارغ (كتاب إلكتروني مجاني التحميل)

قبل تعلم المزيد حول كيفية استعمال Outlook، تأكد من تحميل كتابنا الإلكتروني المجاني: الدليل الكامل إلى الحصول على صندوق واردٍ فارغ. الكتاب ممتلئ باستراتيجيات لتنظيم صندوق الوارد ونصائح مميزة لإدارة كل الرسائل الواردة بفعاليةٍ أكبر.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

دعنا الآن نلقي نظرةً أقرب على القواعد في Outlook.

ما هي قواعد Outlook (وكيف يتم استعمالها؟)

قد تتسائل: ما هي القاعدة؟ القاعدة في Outlook عبارة عن مجموعة أفعال يقوم Outlook بتنفيذها تلقائياً عند تحقيق شروطٍ معينة. يمكنك تحديد الشروط الخاصة بقاعدة باستعمال أداة إدارة القواعد والتنبيهات. يمكن أن توفر عليك القاعدة الكثير من الوقت في حال كنت تنفذ نفس الأفعال على رسائل متشابهة.

يمتلك Outlook أيضاً معالج القواعد (Rules Wizard) لتسهيل عملية إنشاء القواعد أكثر. يحتوي معالج القواعد على القواعد شائعة الاستخدام. كل ما عليك القيام به هو تخصيص كل قاعدة في المعالج وفقاً لاختياراتك الخاصة.

كيف تنشئ قاعدة في Outlook باستخدام معالج القواعد (فيديو)

في تسجيل الشاشة الموجود في الأعلى ستتعلم كيفية استعمال معالج القواعد في Outlook. أو أقرأ التعليمات الموسعة والشاملة في الأسفل لمساعدتك على تصميم وتعديل القواعد في Outlook.

1. كيف تنقل رسالة إلى مجلد باستخدام قاعدة

أكثر قاعدة يقوم الناس بإنشائها هي تلك التي تقوم تلقائياً بإرسال رسائل معينة إلى مجلدٍ ما. يمكنك القيام بهذا بسرعة وسهولة باستخدام هذا الاختصار في Outlook. يتضمن هذا الاختصار بعض الأفعال الشائعة الأخرى.

ابدأ بفتح علبة الوارد الخاصة بك. اختر الرسالة التي ترغب بنقلها تلقائياً إلى مجلدٍ ما عن طريق النقر عليها. انقر على الصفحة الرئيسية (Home) ثم القواعد (Rules). اختر إنشاء قاعدة (Create Rule) من القائمة المنسدلة. سيظهر لك مربع إنشاء قاعدة:

Create Rule dialog box
سيتم ملء القسم العلوي من مربع إنشاء قاعدة تلقائياً بالاعتماد على الرسالة التي قمت بتحديدها.

لاحظ أن القسم العلوي من المربع مملوء في حقول من (From)، الموضوع (Subject)، ومراسلة إلى (To) بالاعتماد على الرسالة المحددة. لاختيار واحدٍ أو أكثر من هذه الشروط، اضغط ببساطة على مربع التحقق الموجود على يمينٍ كلٍ منها (يسار في النسخة الإنكليزية). يمكنك أيضاً أن تدخل موضوعاً جديداً و\أن تختار مستلماً جديداً (إذا كان يصلك الكثير من الرسائل إلى علبة الوارد خاصتك).

في القسم السفلي يمكنك أن تختار واحداً من ثلاثة أفعال لتنفيذها على البريد الذي يحقق المعايير المحددة.

  1. العرض في نافذة تنبيه عن وجود عنصر جديد على جهاز سطح المكتب خاصتك.
  2. تشغيل صوت محدد عند وصول رسالة تحقق المعايير المحددة.
  3. نقل العنصر إلى مجلد تقوم أنت باختياره
اختر واحداً أو أكثر من الأفعال الموجودة في القائمة. حدد الأفعال واضغط بعد ذلك على زر موافق لحفظ اختياراتك. تابع واضغط على زر موافق. ستظهر نافذة تسألك ما إذا كنت ترغب بتنفيذ هذه القاعدة على الرسائل الموجودة سابقاً في علبة الوارد خاصتك. لقد أنشأت قاعدةً للتو.

2. كيف تستعمل معالج القواعد

إذا أردت خيارات أكثر في قاعدتك، فقم باستعمال معالج القواعد. دعنا نبدأ:

خطوة 1. الوصول إلى معالج القواعد

ابدأ بفتح علبة الوارد خاصتك. اضغط على تبويبة ملف (File). ستظهر لك نافذة معلومات الحساب (Account Information):

Account Information window in Outlook
من نافذة معلومات الحساب اضغط على مربع إدارة القواعد والتنبيهات.

اضغط على مربع إدارة القواعد والتنبيهات للوصول إلى نافذة إدارة القواعد والتنبيهات:

Rules and Alerts dialog box in MS Outlook
اختر خيار قاعدة جديدة (New Rule).

اضغط على خيار قاعدة جديدة في أعلى يمين المربع. سيظهر معالج القواعد (Rules Wizard):

Rules Wizard Screen 1
الشاشة الأولى الخاصة بمعالج القواعد.

ملاحظة: يمكنك أيضاً أن تصل إلى معالج القواعد من زر خيارات متقدمة (Advanced Option) الموجود في مربع إنشاء قاعدة.

خطوة 2. اختر قالباً من معالج القواعد

في أعلى معالج القواعد، سترى قائمة معرفة مسبقاً من قوالب القواعد والمقسمة إلى صنفين:

  1. الاحتفاظ بالترتيب (Stay Organized)
  2. متابعة التحديث (Stay Up to Date)

سترى أيضاً صنف البدء من قاعدة فارغة (Start from a blank rule). ستستعمل هذا الصنف لإنشاء قاعدة في حال لم ترغب بالبدء بواحدٍ من القوالب المعرفة مسبقاً.

راجع قائمة القواعد الحالية واضغط على القالب الذي يلبي احتياجاتك لاختياره. بعد ذلك اضغط على زر التالي (Next). في هذا الدرس، قمت باختيار "نقل بريد من شخص ما إلى مجلد" (Move messages from someone to a folder". إذا اخترت قالباً مختلفاً، فإن خياراتك التالية قد تختلف.

خطوة 3. تخصيص شروط القاعدة

بعد اختيارك لقالب القواعد، سيظهر معالج القواعد لك قائمة من الشروط لكي تطبقها على القالب مع وجود مربع تحقق لكل شرط:

Rules Wizard screen 2
اختر الشروط الخاصة بقاعدتك.

قم بالضغط على مربع التحقق بجانب كل شرط تريد تطبيقه على القاعدة. الشروط التي اخترتها ستظهر في المربع تحت الخطوة الثانية في معالج القواعد. لاحظ الروابط التشعبية الخاصة بكل شرط. اضغط على كل رابط لتخصيص القاعدة وفقاً لمتطلباتك الخاصة. إليك مثال عما قد يظهر لك عند النقر على الرابط التشعبي الخاص بالأهمية (importance):

Importance level for Outlook rule condition
يمكنك أن تختار مستوى أهمية للرسائل التي ترغب بتطبيق هذه القاعدة عليها.

تابع النقر على كل ارتباط لجعل الشرط يوافق احتياجاتك. عند الانتهاء، قم بالنقر على زر التالي.

خطوة 4. قم بتخصيص الإجراءات الخاصة بالقاعدة

حال تخصيصك للشروط فإنك ستصبح جاهزاً لتخصيص الإجراءات الخاصة بالقاعدة. سيظهر معالج القواعد لك إجراءات متعددة يمكنك تطبيقها على هذه القاعدة:

Rules Wizard screen 3
قم باختيار إجراء لتطبيقه على الرسالة التي تحقق الشروط.

تعمل هذه الشاشة بشكلٍ مشابه للشاشة السابقة في معالج القواعد. اختر الإجراءات التي ترغب بإضافتها إلى هذه القاعدة عن طريق الضغط على مربع التحقق بجانب كل إجراء لاختياره. اضغط على الروابط في قسم الخطوة الثانية من الشاشة لجعل الإجراء دقيقاً أكثر. عند الانتهاء، اضغط على زر التالي للانتقال إلى الشاشة التالية في معالج القواعد.

خطوة 5. قم بتحديد الاستثناءات الخاصة بالقاعدة

الشاشة التالية في معالج القواعد تشبه كثيراً الشاشتين السابقتين، لكن في هذه الحالة سيطلب منك تحديد استثناءات لهذه القاعدة. عند الانتهاء من تحديد استثناءات للقاعدة، اضغط مجدداً على زر التالي.

خطوة 6. قم بتسمية القاعدة ومن ثم فعلها

في الشاشة الأخيرة من معالج القواعد، سيطلب منك تسمية القاعدة:

Name the Rule
بعد تعريفك لقاعدة في Outlook ستصبح جاهزاً لتسميتها.

اكتب اسم القاعدة في المساحة المحددة. إذا رغبت بتشغيل القاعدة على الرسائل الحالية، فاضغط على مربع التحقق بجانب المربع الأول. لتشغيل القاعدة، اضغط على مربع التحقق الثاني. إذا كان لديك أكثر من حساب، فاضغط على المربع الثالث.

عند الانتهاء من تخصيص القاعدة، اضغط على زر إنهاء (Finish). سيظهر لك مربع القواعد والتنبيهات. اضغط على تطبيق (Apply) ومن ثم على موافق لتفعيل القاعدة.

لقد أنشأت قاعدةً للتو في Outlook!

كيف تقوم باستيراد أو تصدير قاعدة

يمكن استيراد وتصدير القواعد. سيفيدك هذا كثيراً إذا كنت تنتقل إلى نسخةٍ مختلفة من Outlook. كنت قادراً أيضاً على استعمال هذه الميزة لمشاركة قواعد Outlook بين عدد من مستخدمي Outlook المختلفين.

تحذير: إذا كانت القاعدة المصدرة تستلزم وجود مجلدٍ معين أو أي شيء خاصٍ ببريدك الإلكتروني، فإن حساب Outlook المستورد لهذه القاعدة يجب أن يحتوي على نفس المجلد.

لنبدأ.

خطوة 1. استيراد قاعدة

ابدأ بفتح علبة الوارد الخاصة بك. اضغط على تبويبة ملف. ستظهر لك نافذة معلومات الحساب. اضغط على إدارة القواعد والتنبيهات للوصول إلى مربع القواعد والتنبيهات. اضغط على خيارات (Options) من القائمة في أعلى الشاشة. سيظهر لك مربع الخيارات:

Options dialog box
يمكنك تصدير القواعد التي قمت بإنشائها.

ملاحظة: يمكنك الوصول إلى مربع القواعد والتنبيهات من خيار القواعد الموجود في تبويبة الصفحة الرئيسية.

اضغط على زر تصدير قواعد (Export Rules). ستظهر لك نافذة مستكشف الملفات.

File Explorer window
اكتب اسم ملف القاعدة الذي ترغب بتصديره.

انتقل إلى المجلد الذي ترغب بأن تخزن فيه ملف قواعد المصدرة. اكتب اسم الملف الذي ترغب بتخزين القواعد فيه واضغط على حفظ (Save).

خطوة 2. استيراد قاعدة

الإجراءات الخاصة باستيراد قاعدة مشابهة لتلك الخاصة بالتصدير لكن مع بعض الاختلافات.

ابدأ بفتح علبة الوارد خاصتك. انقر على تبويبة ملف. ستظهر لك نافذة معلومات الحساب. اضغط على إدارة القواعد والتنبيهات للوصول إلى مربع القواعد والتنبيهات. اضغط على خيارات من القائمة في أعلى المربع.

عند ظهور مربع خيارات، اضغط على استيراد قواعد بدلاً من تصدير قواعد. عند ظهور نافذة مستكشف الملفات، انقتل إلى المجلد الذي قمت بحفظ القواعد فيه. اضغط على الملف لتحديده وانقر على فتح. اضغط موافق لاستيراد القاعدة.

ملاحظة: إذا كانت بعض القيم مفقودة من القاعدة المستوردة فإنك ستحصل على رسالة خطأ. ستظهر الرسالة مثلاً إذا كان المجلد المستعمل من قبل القاعدة غير موجود في بريدك الإلكتروني.

5. كيف تقوم بتعديل قاعدة

لنفرض أنك قمت بإعداد قاعدة للتعامل مع نوعٍ محدد من الرسائل في Outlook وتريد الآن تغييرها. يمكنك أن تقوم بتعديل أي قاعدة حالية في Outlook بسهولة. إليك كيف:

خطوة 1. افتح مربع القواعد والتنبيهات

ابدأ بفتح علبة الوارد خاصتك. اضغط على ملف ثم إدارة القواعد والتنبيهات. سيظهر مربع القواعد والتنبيهات:

You can change a Microsoft Outlook Rule

اختر قاعدة من القائمة. اضغط على خيار تغيير قاعدة (Change Rule) في أعلى المربع. ستظهر لك قائمة تغيير القاعدة:

Change Rule pop-up menu
يمكنك تغيير اسم القاعدة الحالية في Outlook.

ملاحظة: يمكنك الوصول إلى هذه القائمة من قواعد ثم إدارة القواعد والتنبيهات ومن ثم تغيير قاعدة في تبويبة الصفحة الرئيسية في علبة الوارد الخاصة بك.

ستجد في هذه القائمة ثلاثة خيارات:

  1. تعديل أكثر من خيار واحد خاص بالقاعدة في نفس الوقت
  2. إعادة تسمية القاعدة بسرعة
  3. إضافة أو تغيير إجراء خاص بالقاعدة بشكل سريع

دعنا نطلع على كل واحد من هذه الخيارات بشكلٍ منفصل.

خطوة 2. تعديل خيارات متعددة خاصة بالقاعدة

لتعديل عدة أمور في القاعدة، اضغط على خيار تحرير إعدادات القاعدة (Edit Rule Settings) من قائمة تغيير قاعدة المنبثقة. ستتم إعادة فتح معالج القواعد للقاعدة المختارة. استعمل معالج القواعد لإجراء تغييرات على شروط، إجراءات، واستثناءات هذه القاعدة.

خطوة 3. إعادة تسمية القاعدة بسرعة

إذا كان كل ما تريد القيام به هو إعادة تسمية القاعدة المحددة، فإنه لا داعي إلى إعادة فتح معالج القواعد. بدلاً من ذلك، اختر إعادة تسمية القاعدة (Rename Rule) من قائمة تغيير قاعدة المنبثقة. سيطلب البرنامج منك كتابة اسمٍ جديد للقاعدة المحددة:

Renaming a Microsoft Outlook rule
يمكنك إعادة تسمية قاعدة في Outlook.

عند الانتهاء من كتابة اسم القاعدة، اضغط على زر موافق.

خطوة 4. إضافة أو تغيير إجراء أو أكثر من إجراءات القاعدة

لا داعي لإعادة فتح معالج القواعد إذا كان كل ما ترغب القيام به هو تغيير بعض الإجراءات. تعرض قائمة تغيير القاعدة بعض الاختصارات للإجراءات الشائعة تحت خيار إعادة تسمية القاعدة:

Changing a Rule Action
يمكنك أن تغير بعض إجراءات القاعدة من دون إعادة فتح معالج القواعد.

ستظهر الإجراءات مع مربعٍ أزرق حول أيقونة الفعل في القائمة المنبثقة. لتفعيل إجراءٍ محدد أو إلغاءه، قم ببساطة بالنقر عليه.

هذا كل ما هو لازم بالنسبة لبعض الإجراءات، لكن سيظهر لك مربعٍ ثان عند إضافة بعض الإجراءات الأخرى. المربع الثاني سيسمح لك بتوفير معلومات دقيقة أكثر.

مثلاً إذا ضغطت على نسخ إلى مجلد (Copy to Folder) فإنه سيظهر لك مربع يسمح لك بتحديد المجلد الصحيح:

You can copy a Microsoft Rule
يمكنك نسخ قاعدة في Outlook.

عند الانتهاء من إجراء التغييرات على القاعدة المحددة، اضغط على موافق في مربع القواعد والتنبيهات.

6. كيف تقوم بحذف قاعدة

إذا لم تعد بحاجة إلى قاعدة فإنه بإمكانك حذفها. ابدأ بفتح علبة الوارد الخاصة بك. اضغط على ملف ثم إدارة القواعد والتنبيهات. سيظهر لك مربع القواعد والتنبيهات.

Deleting a rule in MS Outlook
يمكنك في Outlook حذف القواعد التي لم تعد بحاجةٍ إليها.

ملاحظة: يمكنك أيضاً أن تصل إلى مربع القواعد والتنبيهات من القواعد ثم إدارة القواعد والتنبيهات في تبويبة الصفحة الرئيسية في علبة الوارد الخاصة بـ Outlook.

اختر القاعدة التي تريد حذفها عن طريق النقر على مربع التحقق الموجود بجانبها. بعد ذلك اضغط على خيار حذف (Delete) (يبدو كإشارة X) في القائمة الموجودة في أعل مربع القواعد والتنبيهات. سيتم سؤالك ما إذا كنت تريد: حذف القاعدة "اسم القاعدة". اضغط على نعم، ثم موافق في أسفل نافذة القواعد والتنبيهات.

اعرف المزيد حول Outlook

قم بدراسة هذه الدروس لتعرف أكثر عن MS Outlook:

مزيد من النصائح والاستراتيجيات المفيدة الخاصة بالبريد الإلكتروني

لا تنسى الاشتراك برسالة Tuts+ الإخبارية الاخصة بالأعمال وأن تحمل كتابنا الإلكتروني المجاني: الدليل الكامل إلى الحصول على صندوق وارد فارغ. الكتاب ممتلء باستراتيجيات لتنظيم علبة الوارد ونصائح فعالة لإدراة كل رسائلك الواردة بفعالية أكثر.

Take back your inbox

خاتمة

حافظ على رسائلك مرتبة في علبة الوارد باستخدام قواعد Outlook. يمكنك أن ترتب رسائلك تلقائياً وأن تضعها في المجلدات المناسبة عن طريق إعداد قواعد في Outlook. الآن وبعد أن عرفت كيفية استعمال القواعد، فإنه ستتم معاملة رسائلك دوماً بالشكل الصحيح وستبقى علبة الوارد خاصتك مرتبة.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.