Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

الفعالية مقابل الكفاءة : أي الأمرين أهم ، ( و لماذا) ؟

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Abdullah Al Mustafa (you can also view the original English article)

عندما يتعلق الأمر بالحصول على إنتاجية أكبر ، فإن الكثير من الأشخاص و المنظمات يناضلون لأن يكونوا أكثر كفاءة . و أن يضيفوا المزيد على قائمة واجباتهم اليومية ، أو الوصول إلى المزيد من الإنجازان خلال الشهر ، أو القيام بالمزيد من المهام في أقل وقت .

effective vs efficient
الكفاءة و الفعالية بإمكانهما أن يقودان إلى نتائج مختلفة . من الممكن أن يكون العامل صاحب كفاءة بدون أن يكون فعالاً . تعلم الموازنة بين الصفتين ( مصدر الصورة : عناصر إنفاتو)

و بينما تكون الكفاءة شيء جيد ، إلا أن بإمكانها أن تلهيك عن أهدافك الحقيقية . من الجيد أن تقوم بشيء ما بشكل مناسب و بكفاءة ، و لكن في حال لا تقوم هذه الكفاءة بتطويرك أو تطوير منظمتك فإنها غير مهمة ، فالكفاءة و الفعالية أمران مختلفان .

لنبحث و نستكشف الفروقات بين الكفاءة و الفعالية - و تلقي نظرة على الوقت المناسب للتحلي بواحدة من هذه الصفات . و ستكتشف أهمية الفعالية .

الكفاءة مقابل الفعالية 

إذا كنت تفكر بأن تكون صاحب كفاءة أو فعالية ، فمن المهم أن تعرف ما تعنيه كل منهما و النتيجة المترتبة على أي واحدة من هاتين الصفتين .

و بحسب القاموس ، تعني الكفاءة أن تقوم بشيء ما بالطريقة الأمثل ، تقوم بشيء و أنت أكثر كفاءة عند تمكنك من إيجاد طريقة للفيم بمهمة ما مرتين أو خمس مرات أو عشر مرات بنفس الوقت الذي كنت تنجز فيه هذا الشيء مرة واحدة .

دعنا نلق نظرة على مثال عن الكفاءة : تكثير الإنجازات . طريقة فعالة جداً للحصول على كم كبير من الإنجاز هو إرسال البريد الجماعي ، و كل هذه الرسائل بنفس المحتوى التسويقي . و يمكنك بهذه الطريقة الوصول إلى مئات أو ألوف الأهداف باليوم . و في إجتماع فريق العمل القادم ، ستتمكن من الوقوف و إخبارهم بأنك تواصلت مع 5،000 زبون محتمل في يوم واحد ، أي 30 هدف بالدقيقة ، أمر فعال جداً أليس كذلك ؟ 

و الآن دعنا نلق نظرة على ما تعنيه الفعالية . و عند تفقد القاموس مرة أخرى ستجد أنها تعني : القيام بالمهام الصحيحة بغض النظر عن الوقت التي تأخذه . و بالعودة إلى طريقة توليد الإنجاز السابقة ، ستجد أنه إذا كان هدفك الحصول على مبيعات ضخمة ، فإن البريد الجماعي غير فعال عادة . بالتأكيد قمت بالاتصال بالكثير من الناس دفعة واحدة ، و لكن متى يقوم الناس بفتح هذه الرسائل بالأصل و يقومون بشراء أي شيء تقوم ببيعه ؟ 

الطريقة الفعالة أكثر للحصول على مبيعات حقيقية ، هي أن تأخذ وقتاً بالبحث عن زبون محتمل و ترسل له رسالة مفصلة تخبره بها كيف أن منتجك قد يساعده بظروف معينة ، مع بعض الأفكار على الطريقة التي يمكن أن تساعده بها . و من الأرجح أن يرد الناس على هكذا رسائل مفصلة و تعبر عن خطوات واضحة و ستحصل بالتأكيد على عملية بيع ، حتى لو تطلب منك هذا الأمر يوماً كاملاً أو أكثر للوصول إليه .

هذان هما الفرقان بين الصفتين ، فعليك أن تحاول أن تكون فعالاً أولاً ، ثم عليك أن تأخذ بعين الاعتبار بذلك للوقت و الموارد بكل كفاءة و فعالية . و هذه الرسائل المفصلة و ذات المحتوى الواضح قد تكون ذات فعالية كبيرة و لكنها تأخذ وقتاً طويلاً . و في حال كنت تبيع خدمات بما يعادل عدة آلاف من الدولارات ، فإن هذه الطريقة تستحق إمضاء الوقت عليها .  و من جهة أخرى ، إذا كنت تبيع تطبيقات بقيمة أقل من 1 دولار ، فعندها تكون طريقة الرسائل الترويجية المفصلة غير فعالة على الإطلاق ، لأنك ستنفق 100 ضعف من الربح المحتمل من مبيعاتك .

و هنا يتوجب عليك الموازنة بين الفعالية و الكفاءة ، فقيامك لامهام الخاطئة بكفاءة عالية هو تضييع للوقت ، بينما قيامك بالمهام الصحيحة بكفاءة عالية هو طريقك للنجاح .

دعنا نلق نظرة على عملية يمكنك القيام بها للموازنة بين الكفاءة و الفعالية .

قم بالأشياء الصحيحة

لقد ألقينا نظرة سابقاً على تحديد الأهداف ، و لتنعش ذاكرتك نعيد و نقول أن على الأهداف أن تكون : ذكية أو محددة ، قابلة للقياس ، قابلة للتحقيق ، متصلة ، و محددة بجدول زمني ، و للمزيد من المعلومات راجع هذه الدروس :

الخطوة الأولى لتحقيق أي هدف - أو أي شيء حقيقة - هو أن تتأكد من أنك تتجه بالاتجاه الصحيح ، أو أن أفعالك متناسقة . إذا كنت تحاول أن تخسر الوزن ، عليك الامتناع عن تناول الطعام غير الصحي قبل أي شيء آخر ! فالذهاب إلى الصالة الرياضية لن يفيدك بعد تناولك قطعة كبيرة من البيتزا أو وعاء كبير من البوظة التي تناولتها أمس .

قم بالشيء الصحيح غالباً 

لا يهم - على الأقل في البداية - الوقت الذي يتطلبه منك قيامك بأشياء تقربك من هدفك ، طالما أنك تسير بالاتجاه الصحيح . ابدأ بالشيء الأكثر فعالية و نفذه ، مثل الوصول مباشرة إلى زبائنك ، تحسين الأداء يأتي لاحقاً . قبل أن تبدأ بالتحسين ، عليك أولاً أن تقوم بالحركة الفعالة أكثر من مرة و عندها ستقرر أي الجزئيات ٍتكون آلية و أيها عيك تسريعها أو تبسيطها أو حتى إلغاءها .

و بالعودة إلى توليد الإنجازات و تحوبل الإنجازات إلى مبيعات ، بغض النظر عن ما تبيهع سواء كان برامج خدمية باهظة الثمن أو تطبيق رخيص ، فإن خطوتك الأولى يجب أن تكون الوصول إلى الزبائن المحتملين و محاولة القيام بالبيع بطريقة مباشرة . و هذه الخطوة الوحيدة و الأكثر فعالية لبيع منتجك .

تحدث مع زبائنك ، و الأهم ، استمع لهم . اكتشف مشاكلهم و اعمل معهم لابتكار الطرق التي يساعد بها منتجك لحل هذه المشاكل . في هذه المرحلة ستكون الأمور غير اسلوب الكفاءة بسكل كبير . و إذا كان هدفك تحقيق عملية بيع واحدة فتلك مشكلة . و لكن بما أن هدفك هو تحقيق أكثر من عملية بيع فقط ، فإنك بالحقيقة تتعلم بشكل جيد و بكفاءة عن زبائنك . في بعض الأحيان عليك أن تتجه نحو أمور أخرى لتضمن التقدم نحو الأمام . و للحصول على بعض النصائح عن كيفية الحصول على تقييمات من زبائنك ، ادرس التالي :

و بمجرد حصولك على عدد من المبيعات و وصولك إلى مستوى من الفعالية قدر الإمكان ، بغض النظر عن التكلفة ، يصبح لديك الآن ما يكفي من المعلومات للبدء بتحويل هذه الغملية الفعالة إلى عملية ذات كفاءة عالية .

قم بالأشياء الصحيحة بشكل جيد 

حالما تقرر ما هي الواجبات الصحيحة بالنسبة لك أو لمنظمتك و التي يجب إنجازها ، فإنه الوقت لأدائها بكفاءة .الفعالية تتفوق على الكفاءة ، لكن أن تكون صاحب كفاءة و فعالية بنفس الوقت هو الأفضل بكل وضوح . إنجاز الواجبات الصحيحة أكثر أهمية من إنجاز الواجبات بشكل عشوائي حتى لو كانت بطريقة مثالية ، حيث أن قيامك بالواجبات الصحيحة هو الأمر اللازم لعمل مربح .

انظر إلى الأشياء التي فعلتها و تبدو فعالة لعملك و قسمها إلى خطوات مختلفة ، ثم ابدأ بالبحث عن طرق لتسريع أو تحسين كل خطوة . دعنا نتابع باستخدام الرسائل الجماعية و تحويلها لمبيعات حقيقية كمثال .

لنقل أنك قد قمت ببيع تطبيقك أو خدمتك مباشرة لعشرين زبون مختلف . الآن تمتلك كمية كبيرة من المعلومات عن الشيء الذي كان هؤلاء الزبائن يبحثون عنه و عن أساليب البيع التي أبدت نجاحها . على سبيل المثال ، إذا كان هنالك ثلاث فئات واضحة من الشركات مهتمة بمنتجك ، و لكل مجمموعة أسباب مختلفة للاهتام بهذا المنتج . و هذا الأمر أكثر من كافٍ للحصول على المعلومات اللازمة للبدء بإرسال البريد الترويجي الهادف بشكل أكبر .

و بدلاً من البحث عن كل زبون بالتفصيل ، يمكنك البحث عن الأشخاص أو الشركات التي يمكن أن تكون من أحد الفئات التي حددتها ، و إرسال رسائل شبه شخصية لكل فئة مع محتوى رسالة يخاطب احتياجات هذه الفئة مهما كانت . و عندها لديك حقاً ثلاث رسائل فقط ، مع بعض الفراغات التي قد تملأها في بعض الحالات الخاصة و توجهها إلى زبون محتمل .

و هذه الطريقة من الرسائل الشبه مخصصة ليست فعالة مثل إرسالك لكل زبون محتمل على حدة ، لكنها توفر عليك الوقت فترسل العديد من الرسائل بنفس الوقت . و أي شيء تقوم بفعله فإن إضفاءك شيء من الفعالية عليه سيؤدي إلى التوازن مع الكفاءة في الأداء.

و عندما تبدأ بتحسين خطواتك ، فإنه من المهم أن يكون لديك قاعدة لمقارنة أداءك ، و عليك أن تختار مقياس بياني للعمل . و لعملية توليد الإنجازات ، أنصحك باستخدام مقياس كلفة حيازة الزبون - و تحليل قيمتها عندما تكون تعمل بفعالية مطلقة . حالما تبدأ بتنفيذ  خططك لتصبح ذات كفاءة عالية ، يمكنك عندها إعادة تحليل القياس لترى ما قمت بإنجازه و ما نفعك منه . تعلم المزيد عن مقياس العمل من هذه الدروس .

مع هذا المثال الذي نستخدمه ، نريد أن نرى مؤشر كلفة حيازة الزبون منخفضاً و نريد أن نرى زيادة بالمبيعات بنفس الوقت .و ذلك سيخبرنا أننا نحصل على المزيد من الزبائن باستخدام أقل الموارد بتصرفنا بتلك الطريقة ، و الآن نحصل على المزيد من الزبائن الذين حصلنا عليهم في بداية المؤشر باستخدتم الكفاءة البحتة .

التقييم ، التقييم ، التقيييم

و المفتاح إلى هذه النوع من الاستراتيجيات هو البحث دائماً عن طرق لزيادة الكفاءة و الفعالية ، و أيضاً لتقييم أثر كل خطوةتخطوها خلال عملك .

و كما ذكرت سابقاً ، عليك وضع قيمة أساسية تشمل قاعدة لقياس عملك و مقارنتها مع عملك عند اتخاذك أي خطوة مهمة . و هذا يعطيك المجال لرؤية تأثير ما تقوم به على منظمتك . و في كل خطوة عليك أن تكون مستعداً لإلغاء ما تجده غير مجدياً و لا يعطيك النتيجة التي تبحث عنها . الكفاح للوصول للكفاءة العالية فقط يمكن أن يعطل الفعالية . فأنت لا ترغب بأن تكون في حالة يعاني فيها عملك من خلل ما .

و بقولنا هذا ، من المهم ان لا تضع كل اهتمامك على الأرقام المتضاربة ، حيث أن مقياس العمل يشكل مرشداً جيداص لعملك ، إلا أنه ليس الكلام النهائي أو الاعتماد الكلي . و كما يقول تيد كويني " إذا أمكن قياسه ، فبالإمكان التلاعب به " أنت تريد هذه المقاييس أن تساعدك على الأداء ، و لا أن تصبح أهدافاً جوفاء يستخدمها الناس و يناضل لتغيير مسارها .

و أيضاً لا تنس الأهداف الغير قابلة للقياس بالمنظمات مثل الحفاظ على سعادة الموظفين  إذا كان سعيك للكفاءة يؤثر على سعادة الطاقم ، فإنك على المدى الطويل ستجد معدل أعلى من الاستقالات ، و الذي سؤثر سلباً على عملك . الكفاءة و الفعالية يجب أن يكونا متوازنين دائماً .

و مجدداً بالعودة إلى مثال توليد الإنجازات ، سيتبين لك أن البائعين يرغبون بتشكيل علاقات مع عملائهم . و ربما تكون هذه العلاقات ليست بنفس الكفاءة التي يقوم بها فريق المبيعات مع كل زبون ، إلا أن هذه الدفعات الطفيفة باتجاه التقدم بالأداء ( بالرغم من صعوبة قياسها ) تستحق السعادة التي يحصل عليها الطاقم .

طبق هذه المبادئ بشكل موسع و عام أكثر

و بالرغم من أنني كنت أتحدث بشكل مبسط في هذا المقال ، إلا أن هذه العملية يمكن تطبيقها على نطاق واسع و عام في تحقيق أي أهداف لمنظمة ( أو حتى شخصية )  و هذه هي العملية :

  1. قم باتخاذ أكثر الخطوات تأثيراً و فاعلية ، بغض النظر عن التكلفة ، و من شأنها أن تقربك من هدفك 
  2. و قم بأداء هذه الحركات لعدد كاف من المرات لتعلم أيها مجد و أيها بدون نتيجة 
  3. و قم بتحليل هذه الخطوات لتكتشف طرق لجعلها آلية أو لتسريعها أو لإزالتها أو تجزئتها أو تقليل تكلفتها ، أو قم بأداها بشكل أسرع بدون تضحيتك بالكثير من فاعليتها .
  4. حلل النتائج و كرر العملية .

و هنا تجد مثال آخر : أنا كاتب مستقل . و إذا أردت الحصول على المزيد من العملاء فأول شيء أقوم به هو بذل الوقت في كتابة بعض الرسائل الإعلانية و وضعها في بعض المواقع المعروفة لأروج لنفسي .

و حالما أحصل على بعض الردود - سواء كانت إيجابية أو سلبية - أستطيع تقييم ما الذي نفعني أو الذي لم يجد نفعاً في مختلف هذه المواقع .

و عندها ، يحين الوقت لإرسال جولة جديدة من الرسائل ، لكن في هذه المرة سأستخدم النتائج التي تعلمتها من الجولة السابقة و خصوصاً البحث عن طرق لإرسال عدد أكبر من الرسائل بنفس الوقت التي استغرقته سابقاً .

و بعدها يوجد تقييم آخر . هل أدت التغييرات إلى الحصول على المزيد من الأعمال ؟ أو أدت إلى تناقص الأعمال ؟ بالنسبة لي ، أحتاج إلى إرسال العديد من الرسائل الفردية للحصول على عمل  ، أما بالنسبة لك فربما الأمر مختلف 

ابدأ بالموازنة بين الكفاءة و الفعالية 

الآن و قد قارنت بين الفعالية و الكفاءة ، سيتوجب عليك وضع هذه العملية تحت الممارسة و التنفيذ  ستجدي هذه العملية مع أي شيء تحاول فعله . افعله بشكل فعال و بكفاءة عالية ، اختبر وكرر و جرب ، و لن يخيب ظنك أبداً .

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.