التحليل التنافسي: كيف تكتشف من يشتري من منافسيك

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

رسائل البريد الإلكتروني هي جزء كبير من معظم حياتنا الشخصية والمهنية. ووفقا للاحصاءات من شركة أبحاث السوق راديكاتي المجموعة، هناك أكثر من 2.6 مليار مستخدم للبريد الإلكتروني في العالم. ربما تكون واحدا منهم.

لديك العديد من الخيارات لخدمات البريد الإلكتروني. أحد برامج البريد الإلكتروني الشائعة هو ميكروسوفت أوتلوك. إذا كنت بدأت للتو في أوتلوك ولم تكن قد استخدمه من قبل، فقد تتساءل عن كيفية إرسال رسالة إلكترونية.

سواء كنت جديدا في استخدام أوتلوك أو تحتاج فقط لتجديد المعلومات، هذا البرنامج التعليمي يمكن أن يساعدك. وفيه سوف تتعلم كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني وإرسالها. كما سنغطي بعض أساسيات البريد الإلكتروني مثل تنسيق الرسائل وكيفية إرفاق الملفات برسالة إلكترونية.

دليل علبة الوارد الاتقان من الصفر (تحميل الكتاب الاليكتروني مجانا)

قبل المضي قدما في تعلم كيفية استخدام ميكروسوفت أوتلوك، تأكد من الحصول على الكتاب الاليكتروني المجاني: الدليل النهائي لصندوق الوارد الاتقان من الصفر. انه معبأ باستراتيجيات صندوق البريد الوارد مع النصائح الحاسمة لإدارة كل البريد الإلكتروني الوارد بشكل أكثر كفاءة.

الآن دعونا ننقب في المواد حول كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني في أوتلوك.

كيفية إنشاء رسالة إلكترونية في أوتلوك (فيديو)

في الفيديو أعلاه تعلم كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني في إم إس أوتلوك وإرسالها. أو يمكنك الاطلاع على الإرشادات المكتوبة الشاملة لمساعدتك في إنشاء أول رسالة إلكترونية.

الخطوة 1. افتح ميكروسوفت أوتلوك

قبل أن تتمكن من معرفة كيفية إرسال بريد إلكتروني باستخدام أوتلوك، تحتاج أولا إلى فتحه.

لذلك، افتح ميكروسوفت أوتلوك على سطح المكتب. في معظم الحالات، يعني هذا النقرعلى رمز أوتلوك. يفتح ميكروسوفت أوتلوك:

Microsoft Outlook opens — الجزء من الشاشة أسفل خيارات علامة التبويب **للملف**، **الصفحة الرئيسية**، **إرسال / تلقي**، وما إلى ذلك يسمى **الشريط**.

هام: لدى ميكروسوفت العديد من الإصدارات الحالية من أوتلوك. يمكن أن يعتمد مظهر الشاشة ووظيفتها قليلا جدا على الإصدار الذي تستخدمه وكيفية تكوينه.

ستلاحظ أن أوتلوك يفتح تلقائيا على صندوق الوارد. نظرا لأن هذا حساب أوتلوك جديد، ليس لدينا العديد من رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

لاحظ أيضا أن الجزء الرئيسي من خيارات القائمة أسفل خيارات علامة التبويب يسمى الشريط.

الخطوة 2. إنشاء رسالة أوتلوك جديدة

الخطوة التالية في إرسال رسالتك الأولى مع إم إس أوتلوك هي معرفة كيفية إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة.

لإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة في ميكروسوفت أوتلوك، انقر فوق خياربريد إلكتروني جديد في أقصى يسار شريط ميكروسوفت أوتلوك ضمن علامة التبويب الصفحة الرئيسية. تظهر نافذة الرسائل الجديدة في علامة التبويب رسالة إم إس أوتلوك:

Microsoft Outlook New Messages window — ابدأ رسالتك من خلال ملء معلومات الترويسة في نافذة **الرسائل الجديدة**.

الخطوة 3. املأ معلومات الترويسة

أول شيء ستحتاج إلى ملأه في نافذة الرسائل الجديدة هو معلومات ترويسة البريد الإلكتروني. وتتكون هذا من الحقول التالية:

من القائمة المنسدلة. يحتوي هذا الحقل على عنوان البريد الإلكتروني الذي ترسل رسالة البريد الإلكتروني منه. (ملاحظة: إذا كان حساب أوتلوك مرفقا بحساب بريد إلكتروني واحد فقط، فلن يظهر هذا الحقل.)
إلى. يحتوي حقل "إلى" على عنوان البريد الإلكتروني أو العناوين التي ترسل رسالة البريد الإلكتروني إليها.
سي سي. في هذا الحقل، يمكنك تضمين مستلمين إضافيين للبريد الإلكتروني.
الموضوع. يحتوي حقل الموضوع على وصف مختصر لموضوع بريدك الإلكتروني.

1. كيفية ملء معلومات عنوان البريد الإلكتروني (من، إلى، والموضوع)

للبدء، تأكد من صحة المعلومات الموجودة في الحقل من. هذا الحقل افتراضيا لعنوان البريد الإلكتروني الحالي الذي تستخدمه مع ميكروسوفت أوتلوك. إذا كنت تستخدم أكثر من عنوان بريد إلكتروني في ميكروسوفت أوتلوك، فستشاهد سهم لأسفل يسار الكلمة من. يتيح لك هذا السهم تبديل الحقل من الى عنوان بريد إلكتروني آخر إذا نقرت عليه. في ما يلي تشاهد ما يحدث عند النقر على السهم المتجه لأسفل:

From field in MS Outlook header — إذا كان ام اس أوتلوك مرتبطا بأكثر من عنوان بريد إلكتروني واحد، يمكنك التبديل بين العناوين في الحقل من.

بعد ذلك، فإنك تريد تحديد هوية الشخص الذي ترسل إليه رسالة البريد الإلكتروني فعليك استخدام الحقل "إلى". يمكنك القيام بذلك بإحدى طريقتين:

اكتب عنوان البريد الإلكتروني في الحقل. إذا كان هناك أكثر من عنوان بريد إلكتروني واحد، فاستخدم فاصلة لفصلها.
انقر على الحقل إلى للبحث في جهات اتصال البريد الإلكتروني. حدد جهات الاتصال التي تريد إرسال الرسالة إليها من مربع حوار تحديد الأسماء: جهات الاتصال.

في ما يلي نظرة على مربع حوار تحديد الأسماء: جهات الاتصال:

Microsoft Outlook Select Names Contacts dialog box — استخدام مربع **جهات الاتصال للاسماء المحددة** لإضافة عناوين البريد الإلكتروني من دفتر عناوين إم إس أوتلوك.

يجب أيضا إكمال حقل الموضوع قبل إرسال رسالة البريد الإلكتروني. في هذا الحقل، اكتب وصفا موجزا لما يتعلق به البريد الإلكتروني. يناقش البرنامج التعليمي أدناه خطوط المواضيع الإلكترونية، ولكن العديد من المبادئ تنطبق على رسائل البريد الإلكتروني الأخرى أيضا:

التسويق عبر البريد الإلكتروني

كيفية كتابة خطوط موضوع كبيرة لرسائل البريد الإلكتروني للتسويق لديك

ديفيد ماسترس

2. كيفية نسخ شخص على إم إس أوتلوك (نسخة إلى، نسخة مخفية الوجهة)

ربما ليس لديك القدرة على نسخ أي شخص على رسالة بريدك الإلكتروني لإرسالها ، ولكن إم إس أوتلوك يتيح لك خيار النسخ أو النسخة العمياء لمستلمين إضافيين إذا كنت ترغب في ذلك.

من غير المتوقع أن يتم الرد على جهات الاتصال التي يتم نسخها (نسخة إلى) على رسالة بريد إلكتروني. إنهم يتلقون الرسالة لأغراض إعلامية فقط. على سبيل المثال، يمكنك نسخ رئيسك على مذكرة مهمة.

جهات الاتصال الذين هم نسخة عمياء (بي سي سي) على رسالة البريد الإلكتروني غير مرئية للآخرين الذين يتلقون الرسالة. كما أنه من غير المتوقع أن يستجاب لها. قد تحتاج إلى استخدام هذا الخيار إذا كنت بحاجة إلى الحفاظ على خصوصية معلومات البريد الإلكتروني للمستلم.

لنسخ المستلمين على البريد الإلكتروني لديك، إما اكتب عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم في الحقل سي سي أو انقر فوق الحقل سي سي لتحديد جهات الاتصال من اختيار الاسماء: مربع حوار جهات الاتصال

MS Outlook Select Names Contacts dialog box from Cc field — يمكنك أيضا الوصول **الأسماء المحددة: مربع حوار جهات الاتصال** من الحقل **سي سي** في إم إس أوتلوك.

أيضا، يمكنك استخدام الأسماء المحددة: مربع حوار جهات الاتصال لتحديد المستلمين كنسخة عمياء على الرسالة. بدلا من النقر على الحقل "إلى" أو الحقل "نسخة إلى" في مربع الحوار، استخدم الحقل "نسخة مخفية الوجهة".

الخطوة 4. إنشاء رسالة جديدة في إم إس أوتلوك

بعد الانتهاء من ملء معلومات عنوان البريد الإلكتروني، تكون مستعدا لمعرفة كيفية إنشاء رسالة إلكترونية. هذا هو محتوى رسالتك.

ما عليك سوى كتابة الرسالة في المربع أسفل معلومات الترويسة:

How to compose an email in MS Outlook — اكتب محتويات البريد الإلكتروني في نافذة **الرسائل الجديدة**.

للحصول على نصائح حول كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال، راجع هذه الدروس:

بعد كتابة رسالتك، لن ينتهي الأمر. لتحقيق أقصى قدر من فعاليتها، يجب عليك استخدام بعض ميزات تنسيق أوتلوك. دعونا نلقي نظرة فاحصة على تلك الميزات:

1. كيف تنسق رسالتك.

يدعم ميكروسوفت أوتلوك أدوات تنسيق النص الأساسية الشائعة لمنتجات ميكروسوفت الأخرى. يمكنك العثور عليها على الشريط في علامة التبويب تنسيق النص:

Formatting options on the Outlook Format Text tab — ستجد خيارات تنسيق النص في علامة التبويب **تنسيق النص** في إم إس أوتلوك.

فيما يلي ملخص لبعض ميزات تنسيق ميكروسوفت أوتلوك المتوفرة:

الخط
الحجم
الخط العريض
المائل
تسطير
لون الخط
محاذاة الخط
قائمة مرقمة
قائمة نقطية
المسافة البادئة أقل
المسافة البادئة أكثر
علامة اقتباس
إزالة التنسيق
الإستهلال
الاستهلال المزدوج
حرف فوقي
مخطوطة
أحرف استهلالية صغيرة
كل أحرف استهلالية
مخفي

ملاحظة: يمكنك أيضا العثور على العديد من خيارات التنسيق هذه في علامة التبويب رسالة في قسم التنسيق من الشريط.

لاستخدام أحدى أدوات التنسيق، حدد النص الذي تريد تنسيقه باستخدام المؤشر. ثم انقر فوق خيار التنسيق في الشريط الذي تريد تطبيقه على النص.

في المثال التالي، قمت بتطبيق مائل وقائمة مرقمة على النص:

Add formatting to MS Outlook Email — يمكنك إضافة تنسيق إلى بريد إلكتروني باستخدام إم إس أوتلوك.

تحذير: يستخدم أوتلوك هتمل لإنتاج معظم خيارات تنسيق النص. إذا كان الشخص الذي يتلقى الرسالة يستخدم نظام بريد إلكتروني يدعم فقط نص عادي، فلن يتمكن من رؤية التنسيق الذي طبقته.

2. كيفية إزالة تنسيق النص في ميكروسوفت أوتلوك

يسمح لك إم إس أوتلوك أيضا إزالة تنسيق النص بسرعة وسهولة. قد تحتاج إلى القيام بذلك إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسالة بتنسيق نص عادي. إليك مثال على ذلك:

Clear All Formatting icon in Outlook — يمكنك إزالة تنسيق النص في إم إس أوتلوك باستخدام رمز **مسح تنسيق الكل**.

لإزالة تنسيق النص، حدد النص الذي تريد إلغاء تنسيقه وانقر على رمز مسح تنسيق الكل في الشريط. تم إنهاء التنسيق.

3. كيفية إرفاق ملف أو عنصر إلى رسالة البريد الإلكتروني إم إس أوتلوك

يمكنك بسهولة إرفاق ملف أو عنصر إلى رسالتك باستخدام رمز إرفاق ملف أو رمز إرفاق العنصر. يتم العثور على هذه الرموز في علامة التبويب رسالة:

Attaching a file or item in Microsoft Outlook — استخدم رمز **إرفاق ملف** أو **إرفاق عنصر** لإرفاق ملف أو عنصر إلى رسالة البريد الإلكتروني إم إس أوتلوك.

أو في علامة التبويب إدراج ستجد رمز إرفاق ملف ورمز أوتلوك:

Attach File and Outlook Item icons on the Insert tab in Microsoft Outlook — في علامة التبويب إدراج يسمح لك رمز **عنصر أوتلوك** بإرفاق رسائل بريد إلكتروني أخرى برسالتك الجديدة.

لإرفاق ملف أو عنصر في رسالتك، ضع مؤشر الماوس في الرسالة. انقر على الرمز وحدد العنصر المراد إرفاقه من جهاز الكمبيوتر أو من القائمة التي تظهر. يتم إرفاق هذا البند أسفل سطر الموضوع:

Microsoft Outlook email message with an attached file — الملف المرفق يعرض أسفل سطر **الموضوع** لرسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك في ميكروسوفت أوتلوك.

4. كيفية إدراج ارتباط في رسالة البريد الإلكتروني إم إس أوتلوك

يمكنك أيضا إدراج رابط في رسالة البريد الإلكتروني من علامة التبويب إدراج باستخدام رمز الرابط.

ضع مؤشر الماوس في الرسالة التي تريد إضافة الرابط إليها. انقر على رمز الرابط. يظهر مربع الحوار إدراج ارتباط تشعبي:

Inserting a link into a Microsoft Outlook message — استخدم رمز **الرابط** لإدراج ارتباط تشعبي في رسالة البريد الإلكتروني في أوتلوك.

اكتب عنوان يو آر إل للرابط الذي تريد تضمينه في حقل العنوان. إذا كان النص الذي تريد عرضه يختلف عن عنوان يو آر إل، اكتبه في حقل النص المطلوب عرضه. انقر فوق موافق. يتم إدراج الرابط في نص الرسالة:

Inserted hyperlink in MS Outlook email message — يمكنك إدراج ارتباطات تشعبية مباشرة في نص رسالة البريد الإلكتروني إم إس أوتلوك.

تحذير: يستخدم أوتلوك هتمل لإدراج ارتباط. إذا كان الشخص الذي يتلقى الرسالة يستخدم نظام بريد إلكتروني يدعم النص العادي فقط، فلن يتمكن من رؤية الرابط الذي طبقته.

5. كيفية إضافة صورة إلى رسالة أوتلوك

يمكنك أيضا إضافة صورة أو صورة رسومية إلى نص الرسالة من علامة التبويب إدراج باستخدام الرموز صور أو صورة على الإنترنت. في ما يلي مربع الحوار "إدراج صورة":

Inserting an image into an MS Outlook message — يمكنك إدراج صور في نص رسالة البريد الإلكتروني مس أوتلوك.

هناك طريقة أخرى لإدراج صورة في رسالة أوتلوك هي من خلال الرمز عبر الإنترنت (بجوار رمز الصور). يتيح لك هذا الرمز اختيار صورة من جهاز الكمبيوتر لإدراجها في بريدك الإلكتروني. يفتح الرمز عبر الإنترنت بحث عن صورة بينغ.

تحذير: العديد من الصور على الانترنت لها حقوق الطبع والنشر. تأكد من فحص المعلومات حول حقوق الطبع والنشر على أي صورة قبل استخدامها.

لإضافة صورة، ضع مؤشر الماوس في الرسالة التي تريد ظهورالصورة فيها. انقر على الرمز وحدد الصورة. تظهر الصورة المحددة في رسالة البريد الإلكتروني:

MS Outlook email message with image in text — يمكنك إدراج صورة في نص البريد الإلكتروني الخاص بك.

تنبيه: يستخدم أوتلوك هتمل لعرض الصور في الرسائل. إذا كان الشخص الذي يتلقى الرسالة يستخدم نظام بريد إلكتروني يدعم فقط نص عادي، فلن يتمكن من رؤية الصورة في رسالتك.

ملاحظة: تظهر الصورة بحجمها الأصلي. اسحب حواف الصورة لتغيير حجمها.

قد تفتح علامة التبويب تنسيق تلقائيا ويمكنك تنسيق الصورة التي أضفتها للتو.

6. كيفية إضافة صورة التوقيع

إحدى الطرق لجعل البريد الإلكتروني الخاص بك أكثر احترافا هو إضافة قالب التوقيع المهني. قوالب التوقيع المهنية متاحة من خلال إنفاتو عناصر و إنفاتو غرافيكريفر.

لإضافة صورة توقيع احترافية من قالب، انقرعلى أيقونة التوقيع من علامة التبويب رسالة. من القائمة المنسدلة، انقر على التوقيعات. يظهر مربع الحوار التوقيعات والادوات المكتبية:

Signatures and Stationery dialog box — استخدم رمز **إدراج صورة** في مربع الحوار **التوقيعات والادوات المكتبية**

إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني مرفق بالبريد الإلكتروني في ميكروسوفت أوتلوك، فسيتعين عليك استخدام توقيع محدد في حقل التحرير لاختيار التوقيع الذي ستحرره.

انقر في المربع تحت توقيع المحرر وانقر على رمز إدراج صورة. حدد صورتك من مربع الحوار إدراج صورة وانقر فوق الزر موافق. سيتم إضافة التوقيع تلقائيا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة.

MS Outlook Email with Signature Template — ويستند قالب التوقيع أعلاه على قالب توقيع البريد الإلكتروني 1127 من غرافيكريفر إنفاتو.

تحتوي المقالة أدناه على بعض المعلومات الإضافية حول قوالب التوقيع:

البريد الإلكتروني

9 نصائح إحترافية لتوقيع البريد الالكتروني - مع أمثلة عن أفضل القوالب

لورا سبنسر

الخطوة 5. مراجعة رسالتك

بمجرد الانتهاء من رسالتك، تحقق منها بعناية للتأكد من عدم وجود أخطاء أو الأخطاء المطبعية. يمكن أن تسبب الأخطاء في نشاط تجاري أو بريد إلكتروني شخصي انطباعا سيئا. إليك بعض المناطق التي يجب عليك التحقق منها:

اكتمالها. هل يقول البريد الإلكتروني كل شيء من المفترض أن يقوله؟ إذا كان هناك حاجة إلى إجراء، هل سيفهم المستلم ما يجب القيام به؟ هل الغرض من الرسالة واضح وسهل الفهم؟
اللهجة. من السهل على القارئ أن يسيء فهم لهجة رسالتك. إذا كنت تستطيع ، فمن الجيد أن يكون لديك صديق أو زميل تقرأ عليه الرسالة. اسألهم عما إذا كانت الرسالة تجعلك تبدو غاضباً أو منزعجاً. إذا كان يشعر بذلك، قم بتنقيح رسالتك.
التهجئة والقواعد اللغوية. ضمن علامة التبويب "مراجعة"، هناك رمز إملائي ونحوي. استخدام هذا المدقق للبحث عن الأخطاء، ولكن كن على علم بأن لعبة الداما أحيانا تفوت أخطاء استخدام كلمة. لذلك، انها فكرة جيدة لقراءة عبر البريد الإلكتروني الخاص بك كذلك.
الصحة. هل التفاصيل في معلوماتك صحيحة؟ كررالتحقق من هجاء أسماء الناس والأشياء. إذا كان هناك رقم هاتف أو عنوان شارع، فتأكد من صحته. قم بإيلاء اهتمام خاص للفاصلة العشرية في الأرقام، وخاصة إذا كانت تنطوي على أرقام الدولار.
التنسيق. يمكن أن يجعل التنسيق الصحيح قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك أسهل. تأكد من الاستفادة من ميزات التنسيق مثل القوائم العريضة أو المائلة أو المرقمة أو النقطية.
المرفقات. إذا كان من المفترض أن تتضمن الرسالة الملفات المرفقة،تأكد هل الملفات المرفقة فعلا موجودة بالرسالة؟ إذا لم يكن كذلك، قم بإرفاقها الآن.

الخطوة 6. إرسال رسالة البريد الإلكتروني أوتلوك

بعد مراجعة رسالتك بعناية، ستكون مستعدا لإرسالها. انقر فوق الزر إرسال في الجزء العلوي الأيمن من نافذة رسالة جديدة. تم إرسال رسالتك.

إذا قررت عدم إرسال رسالتك، فلديك خيارات أخرى. تستطيع:

تجاهل رسالة.
حفظ الرسالة كمسودة.

في ما يلي إرشادات حول كيفية تنفيذ الإجراءين معا:

1. كيفية حفظ رسالة مسودة

لحفظ رسالة كمسودة، انتقل إلى علامة التبويب ملف. انقر على خيار حفظ. يتم حفظ الرسالة غير المرسلة إلى مجلد المسودات.

في المرة التالية التي تفتح فيها بريدك الإلكتروني، انقر على مجلد المسودات. انقر نقرا مزدوجا على رسالتك لفتحها.

2. كيفية تجاهل رسالة بريد إلكتروني ل ميكروسوفت أوتلوك

إذا كانت الرسالة لا تعجبك والتي لم يتم إرسالها، يمكنك اختيار عدم حفظها. ببساطة انقر فوق X في الزاوية اليمنى العليا من نافذة رسالة جديدة لإغلاقها. يطالب النظام: هل تريد حفظ التغييرات؟ انقر فوق الزر لا.

يتم إغلاق إطارالرسالة الجديدة ويتم تجاهل مسودة رسالة البريد الإلكتروني.

استنتاج

الآن بعد أن تعلمت كيفية إرسال بريد إلكتروني باستخدام ميكروسوفت أوتلوك، ستكون مستعدا لبدء استخدام أوتلوك. لقد تعلمت أيضا بعض أساسيات أوتلوك مثل كيفية تنسيق رسالة، وكيفية حفظ رسالة لإرسالها لاحقا، وكيفية إرفاق ملف برسالة بريد إلكتروني. لذلك، امضي قدما. قم بإرسال رسالة أوتلوك الأولى اليوم!