Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

كيفية تقليل العمل المزدحم كمالك للأعمال الصغيرة

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

هل تشعر بالارهاق؟ هل تجد نفسك تستيقظ في وقت مبكر، وتعمل لوقت متأخر، ولا تزال لا تلحق عملك؟  إذا كنت كذلك، مثل العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة قد تحمل نفسك أكثر من طاقتك.

كمالك لأعمال صغيرة ، لديك الكثير للقيام به. إذا لم تدر عملك المزدحم ، يمكن أن يبدو عبء العمل لديك مستحيلا.

Busy Work Small Business Owner
الإجهاد والضغط من العمل المزدحم.

في هذا البرنامج التعليمي سنلقي نظرة فاحصة على العمل المزدحم. سنعرض لك أيضا خمس خطوات لمساعدتك على إدارة المهام الأكثر مللاً واستعادة بعض تلك الفترة الضائعة.

ما هو العمل المزدحم؟

هل يقيدك العمل المزدحم؟ يكون العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة مثقلين بالعمل المزدحم، ولكن لا يدركون ذلك. وذلك لأن الأعمال المزدحمة  تشعرك بنفس القدر من الأهمية مثل غيرها من الأعمال ، ولكن ليس لها نفس التأثير على عملك.

العمل المزدحم يمكن أن يكون من المهام التجارية التي تحتاج إلى القيام بها، ولكن لا تساهم في النتيجة النهائية. ومن الأمثلة على ذلك المهام المحاسبية والضريبية، والإجابة على رسائل البريد الإلكتروني، وصيانة الموقع، والمهام الكتابية، والمهام الروتينية الأخرى. ليس الأمر أن هذه المهام ليست مهمة، بل هو فقط أن عملك قد يكون أفضل حالا إذا تم التعامل معها بشكل مختلف.

العمل المزدحم يمكن أيضا أن يكون المهام عديمة الفائدة التي تشعر أنها ذات مغزى، ولكن لا تقدم شيئا على الإطلاق لعملك. ومن الأمثلة على ذلك إعادة تصميم مكتبك أو أخذ دروس، دون أن تطبق ما تتعلمه. حتى المهام مثل تعزيز عملك من خلال وسائل الاعلام الاجتماعية أو فحص البريد الوارد على البريد الإلكتروني لديك يمكن أن تكون عمل مزدحم إذا فعلت ذلك بشكل مفرط.

التخلص من العمل المزدحم  يبدأ في الأعلى. إذا كنت، كمالك للأعمال الصغيرة، تضيع الكثير من الوقت في  العمل المزدحم ، عندئذ تكون الفرص جيدة لأي موظف لديك أيضا ليضيع الوقت.

على الرغم من ذلك يمكنك تحسين نهجك. إليك بعض الخطوات الرئيسية لاستعادة وقتك وتقليل عملك المزدحم.

الخطوة 1: اعرف كيف تقضي وقتك

المفتاح لمعرفة كيفية تقليل العمل المزدحم هو معرفة كم من الوقت تقضي حقا على ذلك. معظمنا لا يفعل ذلك.  آخر شيء نريده لتوفير الوقت للعمل عندما نكون مشغولين هو تتبع وقتنا.

ولكن تتبع كيفية استخدام وقتك هو بداية للحد من العمل المزدحم. دون تتبع وقتك، لا يمكنك التأكد من أين تكون غير فعال.

عندما تتبع وقتك، كن تفصيلياً. قم بتضمين كل ما تفعله في يوم واحد، مهما كان يبدو ضئيلاً. للحصول على نتائج أفضل، تتبع وقتك على مدى عدة أيام بدلا من يوم واحد فقط. ايضا، كن  صادقاً.  إذا كنت تنفق ساعتين من اليوم في فحص الفيسبوك أو ساعة لمشاهدة أفلام فيديو على يوتيوب، سجل هذا النشاط.

على سبيل المثال، تخيل أنك مطور ويب. بعد تتبع وقتك لبضعة أيام، تكتشف أنه إلى جانب الترميز، والاختبار، وتبادل الأفكار والصيانة المهام، يمكنك أيضا قضاء بعض الوقت على مهام المشغولية في العمل التالية:

  • التحقق من البريد الإلكتروني، متوسط ​​الوقت المستغرق: عشر دقائق في الساعة
  • المهام الإدارية ، متوسط ​​الوقت المستغرق: ساعة في اليوم
  • مشاهدة مقاطع فيديو يوتيوب، متوسط ​​الوقت المستغرق : نصف ساعة في اليوم
  • ترك مكتبك للحصول على وجبة خفيفة (وليس وقت وجبة الطعام)، متوسط ​​الوقت الذي تقضيه: نصف ساعة يوميا

يظهر تتبع وقتك أيضا أنك تقضي ساعة ونصف اجتماع كل أسبوع مع أعضاء فريقك. إنك تعقد الاجتماعات بانتظام ، حتى لو لم يكن هناك من لديه أسئلة وليس هناك مشاكل. الاجتماعات غير الضرورية هي مضيعة شائعة للوقت ، بالمناسبة. الإحصاءات من أتلاسيان، تبين أن نصف الاجتماعات هي مضيعة للوقت.

عندما تضيف هذه الوقت، تجد أن متوسط ​​وقت إنتاجك يبلغ حوالي خمس ساعات كل يوم. أراهن أنك وجدت أن الوقت أقل إنتاجية بكثير مما كنت تعتقد. إنك تحتاج إلى الاستفادة القصوى منه.

مبدأ باريتو، المعروف أيضا باسم قاعدة 80/20، يخمن أنك ستجد أن عددا صغيرا من المهام تهدر معظم وقتك. قلل الوقت الذي تقضيه في تلك المهام، وستقلل من العمل المزدحم.

لمعرفة المزيد عن مبدأ باريتو وكيفية إجراء تحليل باريتو، راجع لدينا البرنامج التعليمي من توتس + حول هذا الموضوع:

إن تعلمك كيف تقضي وقتك هو جزء مهم للحد من العمل المزدحم. إذا كان لديك موظفين، لديهم أيضا تتبع وقتهم لمعرفة كيف يقضونه. يمكنك استخدام برنامج تتبع الوقت مثل الحصاد لمساعدتك.

إذا كنت تعرف كيف تقضي وقتك، فأنت على استعداد للخطوة التالية.

الخطوة 2: خطط وقتك

بمجرد أن تعرف كيف تقضي وقتك، يمكنك البدء في التخطيط لاستخدام ذلك الوقت بشكل أكثر فعالية. تخطيط الوقت لديك يبدأ مع تحديد الأولويات.

إليك ثلاثة أسئلة لتسأل عن كل مهمة تحددها:

  1. كم من الوقت قضيت على هذه المهمة خلال ساعات العمل؟
  2. ماذا، إن وجدت، تسهم هذه المهمة في عملي؟
  3. هل يمكنني تفويض هذه المهمة أو إعادة جدولتها إذا كانت من الوقت الشخصي؟

هذه الأسئلة سوف تساعدك على تحديد أولويات المهام الخاصة بك وتحديد أهداف التخطيط.

إذا كنت تبدأ كل يوم دون هدف، فإنه من السهل أن تجد نفسك بدون جدوى وتضيع الوقت. بدلا من ذلك، استخدم تقويم أو مخطط لجدولة وقتك بشكل أكثر فعالية. وهنا دليل على كيفية استخدام المخطط الورقي القابل للطباعة ، إذا كنت لا ترغب في استخدام التقويم الرقمي.

كمثال أكثر تحديدا لكيفية تحديد الأولويات والتخطيط الذي يمكن أن يساعد في الحد من العمل المزدحم، دعونا نلقي نظرة فاحصة على خمسة مضيعات للوقت للعمل المزدحم محددة في المثال في الخطوة 1. وهنا كيف يمكن أن تعالج المضيع في كل مرة:

  1. التحقق من البريد الإلكتروني. إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في فحص البريد الإلكتروني كل يوم، فأنت لست وحدك. ووفقا لدراسة أجرتها رويترز، فإن العديد من العمال ينفقون ما يصل إلى 6.3 ساعات في اليوم لفحص البريد الإلكتروني. للحد من هذا العمل المزدحم، حاول تقييد نفسك للتحقق من بريدك الوارد ثلاث مرات في اليوم: عند بدء العمل وقبل الغداء، وقبل نهاية يوم العمل.
  2. المهام الإدارية. معظم المهام الإدارية تحتاج حقا إلى القيام بها، ولكن هل أنت أفضل شخص للقيام بها؟  في كثير من الأحيان، الجواب هو لا. سنتحدث أكثر عن تفويض المهمة في خطوة لاحقة. إذا كان هناك عدد قليل فقط من المهام الإدارية التي يمكنك التعامل معها ، انظر في التعامل معها كلها في آن واحد. خصص بضع ساعات كل أسبوع للإدارة.
  3. مشاهدة مقاطع فيديو يوتيوب. ما لم تكن مقاطع الفيديو هذه مرتبطة بالعمل، يمكنك مشاهدتها خلال وقتك الشخصي. استخدام أداة حجب الالهاء مثل ستايفوكسد أو فريدوم إذا كانت لديك. إذا كانت مقاطع الفيديو ذات صلة بالعمل، اسأل نفسك إذا كنت فعلاً تريد استخدام المعلومات.
  4. تناول وجبات خفيفة. انها تحدث معي،انت تشعر بالجوع عندما تعمل. لكن ترك مكتبك للحصول على بعض الوجبات الخفيفة  في مكتبك يمكن ان يكون مخاطرة كبيرة. انظر في ترك بعض الوجبات الخفيفة الصحية في مكتبك لذلك لن يكون عليك للذهاب بعيدا للعثور على شيء لتناول الطعام. والأفضل، الحفاظ على حاوية من الماء البارد في مكان قريب. (غالبا ما يظن الناس أن العطش جوع.)
  5. الاجتماعات. ما لم يكن هناك جدول أعمال محدد، يمكن أن تستغرق الاجتماعات الكثير من الوقت.  كن حذرا بشكل خاص من الاجتماعات الروتينية دون غرض حقيقي. إذا اجتمع فريقك الصغير كل أسبوع سواء كان لديه شيء للمناقشة أم لا، فكر في استبدال الاجتماع الأسبوعي بتقرير الحالة على شكل مذكرة.

الآن وبعد أن خططت لوقتك، دعنا ندرس بعض الطرق الأخرى لتقليل العمل المزدحم.

الخطوة 3: استخدام الأدوات المناسبة

كمالك للأعمال الصغيرة، لديك العديد من المسؤوليات والتي تشمل الكثير من المهام الروتينية. من المألوف لمالك النشاط التجاري محاولة التعامل مع تلك المهام باستخدام أدوات البرامج التي يتآلف معها فقط.

إذا لم تكن قد أضفت أي أدوات برامج جديدة إلى معالجة عملك منذ عدة سنوات، فمن المحتمل أن لا تعمل بالكفاءة الممكنة. وهناك الكثير من المهام الروتينية يمكن التعامل معها بشكل أكثر فعالية إذا كان لديك الأداة المناسبة. ويجري تطوير أدوات جديدة كل يوم.

إذا وجدت أن أحد أنواع المهام يأخذ قدرا كبيرا من وقتك، ابحث عن طريقة أكثر كفاءة لتنفيذ هذه المهمة. على سبيل المثال، كشوف المرتبات هو أحد أنواع المهام التي يمكن أن تستغرق الكثير من الوقت مع نمو عملك. يمكن أن تستغرق معالجة الرواتب وقتا طويلا حتى إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين فقط. هناك طرق لتبسيط عملية كشوف المرتبات.  نلقي نظرة على البرنامج التعليمي لدينا توتس + للحصول على نصائح حول كيفية التعامل مع الرواتب بكفاءة:

ويمكن أيضا أن تكون الفوضى مضيع كبير لوقت صاحب الأعمال الصغيرة. لحسن الحظ، هناك العديد من الأدوات لمساعدتك في التنظيم والإنتاجية. بالنسبة لبعض الأفكار المحددة حول تحسين الإنتاجية باستخدام برنامج ماك، راجع:

لأصحاب الأعمال الصغيرة مع الموظفين، من المهم أيضا للتأكد من أن موظفيك لديهم الأدوات المناسبة أيضا.

الأدوات ليست الطريقة الوحيدة لتقليل الوقت الذي تقضيه على المهام الروتينية.

الخطوة 4: الحصول على مساعدة

هل يبدو أن الطريقة الوحيدة للحصول على كل شيء هو القيام بذلك بنفسك؟ العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة يفرطون في العمل  بأنفسهم من خلال محاولة التعامل مع كل شيء. هذا هو الطريق السريع إلى الإرهاق والأخطاء.

حتى لو لم تكن مستعدا لتوظيف المزيد من الموظفين بعد، ليس عليك القيام بكل شيء بنفسك. الاستعانة بمصادر خارجية في بعض من عبء العمل لديك يوفر لك الوقت ويسمح لك بالتركيز على أعمالك الأساسية. وهنا ثلاثة أنواع من المهام ننظر في الاستعانة بمصادر خارجية فيها:

  1. المهام التي تنفذ لمرة واحدة أو عرضية. قد لا يكون نشاطك التجاري كبيرا بما فيه الكفاية لاستئجار موظف لتصميم صفحة الويب أو كتابة نسخة التسويق الخاصة بك، ولكن هذا لا يعني أن عليك أن تفعل ذلك بنفسك. هذا النوع من المهمة مثالية لمقاول مستقل. إنفاتو ستوديو يجعل من السهل العثورعلى مقاول جيد في مجالات مثل تصميم شعار أو رسوم بيانية، والبرمجة، وكتابة النصوص، وغيرها الكثير. اكتشف المزيد من الأفكار حول نصائح توفير الوقت للعمل مع المصممين.
  2. المهام التي تتطلب المعرفة المتخصصة إذا كنت تجد نفسك باستمرار تقوم بالكثير من البحوث لأنك لا تعرف كيفية التعامل مع مهام تجارية معينة، قد يكون من الأفضل أن تفوض تلك المهام لشخص ما ذو تدريب مهني. فعلى سبيل المثال، تعتبر الضرائب إحدى المجالات التي يكون فيها العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة ضعفاء. يتم تدريب المحاسبين بشكل خاص على كيفية التعامل مع ضرائب الأعمال.
  3. المهام الإدارية الروتينية. يمكن أن يساعد المساعد الحقيقي إذا كنت تنفق الكثير من الوقت على المهام الكتابية الروتينية مثل الفرز والإجابة على البريد الإلكتروني، وتعزيز عملك على وسائل الاعلام الاجتماعية، أو تحديث قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. ويعمل معظم المساعدين الحقيقيين كمقاولين مستقلين. يمكنك استئجارهم لعدد محدد من ساعات كل أسبوع أو شهر. أو، يمكنك العمل معهم على أساس الحاجة.

لمعرفة ما إذا كان من المنطقي توظيف شخص لمهمة إسأل نفسك هذه الأسئلة:

  • كم تستغرق هذه المهمة عادة؟
  • كم سيكون علي أن أدفع للحصول على شخص لأداء المهمة لي؟
  • هل يمكنني القيام بوظيفة من الدرجة الأولى في هذه المهمة؟

في البداية الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام قد تبدو مكلفة للغاية. على سبيل المثال، قد تعتقد أنك لا تستطيع تحمل تكاليف تعيين محام أو محاسب. تذكر، على الرغم من ذلك، أن التدريب المتخصص والمعرفة يسمح لهم أداء مهامهم بسرعة أكبر بكثير مما يمكن ان تعمل انت. أيضا، استخدام المحترفين يحررك لتركز على الأنشطة المدرة للدخل.

هناك خطوة نهائية واحدة من شأنها أن تقلل من العمل المزدحم (وتحسن صحتك).

الخطوة 5: الحصول على قسط كاف من الراحة

قد تبدو غير بديهية، ولكن في بعض الأحيان كلما عملت أكثر تحصل على مردود أقل.  وينطبق هذا بصفة خاصة على صاحب العمل الصغير الذي قد يكون مثقلا بالعمل المزدحم وغير ذلك من الشواغل.

لسوء الحظ، يعمل الناس المتعبون ببطء أكثر. إذا كنت تعمل لساعات طويلة وتذهب إلى الفراش في وقت متأخر في محاولة القيام بمزيد من الاعمال، لا. ربما تدمر نفسك.

وفقا لتقرير من مراكز السيطرة على الأمراض، فإن عدم الحصول على قسط كاف من النوم مشكلة صحية خطيرة. نقص النوم يمكن أن يسبب مشاكل التركيز، وفي بعض الحالات قد يؤدي إلى المرض.  يحتاج معظم البالغين ما بين سبع وثماني ساعات من النوم، لذلك خطط الجدول الزمني الخاص بك بحيث تحصل على الكثير من الراحة. إذا كان لديك موظفون، تأكد من أنهم أيضا يأخذون ما يكفي من الوقت للحصول على الراحة الكافية.

الخطوة التالية: السيطرة على المشغولية في عملك

كصاحب عمل صغير، قد تشعر بالارتباك من كل ما عليك القيام به. لا يجب أن تكون الأمور بهذه الطريقة.

لتقليل المشغولية في عملك، تذكر الخطوات الخمس في هذا المنشور:

  1. تتبع وقتك لتتعلم كيف تقضيه.
  2. تخطيط وقتك من خلال إعطاء الأولوية للمهام الهامة.
  3. استخدم الأدوات المناسبة للعمل بكفاءة أكبر.
  4. تفويض المهام الإدارية أو المهام التي تتم مرة واحدة أو المهام التي تتطلب خبرة.
  5. الحصول على قسط كاف من الراحة.

لمعرفة المزيد عن تحسين إنتاجيتك، ابدأ مع الأساسيات، ونقب في سلسلة لدينا حول بناء نظام الإنتاجية الخاصة بك، أو تحقق من فئة الإنتاجية لدينا على توتس +. وإليك بعض من الدروس الأكثر فائدة عن الإنتاجية لأصحاب الأعمال الصغيرة:

أندرو بلاكماناتخذ بعض الخطوات الأولية للبدء في المهام التي تعمل أنت وفريقك عليها في نشاطك التجاري. فوض عند الحاجة، وحسن النظم الخاصة بك، وخصص وقتك بشكل أفضل، وأعد تشكيل تركيزك. جرب المناطق التي يمكن أن تجعل سير عمل شركتك الصغيرة أفضل. إنك تريد التأكد من أنك تستخدم وقتك بشكل أفضل، كما أن هناك فقط كمية محدودة منه.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.