كيفية تشغيل أعمال صغيرة صحية-مع قائمة المراجعة الشهرية

Arabic (العربية/عربي) translation by Maryam Abbas (you can also view the original English article)

عندما تقوم بتشغيل شركة صغيرة، كن متأكداً من شيء واحد : لن تكون أبدا قادراً على القيام بكل شيء .

ولذلك إحدى مخاطر إطالة لائحة المهام هو أنك في نهاية المطاف ستفقد تركيزك. إنك تندفع كل يوم للانتهاء من المهام ، ولكن هل هي المهام الصحيحة ؟ هل أعطيت الأولوية للأشياء التي من شأنها أن تساهم حقا في نجاح طويل الأجل لعملك؟ هل أعطيت الأولوية للأشياء التي من شأنها أن تساهم حقا في نجاح طويل الأجل لعملك؟

إحدى الطرق المفيدة للرجوع إلى الوراء لمكافحة حرق المراحل يوما بعد يوم والعودة بنفسك مرة أخرى إلى المسار الصحيح هي إجراء مراجعة للأعمال الشهرية.

ولكن ما الذي ينبغي أن تستتبعه تلك المراجعة بالضبط ؟ ما هي المجالات الرئيسية التي يجب أن تنظر إليها كل شهر، وما هي أنواع الأسئلة التي يجب أن تسألها ؟ هذا ما سنبحث فيه في هذا البرنامج التعليمي. سوف أمضي خلال كل خطوة بالتفصيل ، ولقد قدمت أيضا ملخصا للأعمال الصغيرة المرجعية كملف بي دي إف لتتمكن من تحميله.

Monthly checklist for small businesses — قائمة مرجعية شهرية للشركات الصغيرة

1. راجع خطة العمل

يجب أن يكون لكل مشروع خطة. ليس من الضروري أن تكون خطة عمل رسمية مكونة من 30 صفحة مع مخططات ورسوم بيانية مشرقة، ولكنها تحتاج إلى شرح واضح لما تفعله في نشاطك التجاري، وكيف سيجذب العملاء، ما هي الأهداف التي لديك، وكيف ستحقق تلك الأهداف.

هناك أكثر من ذلك بكثير من ذلك، بطبيعة الحال-إذا كنت تريد المزيد من التفاصيل، تحقق من الدروس التالية:

وإذا كنت بدأت للتو بخطتك، يمكنك أيضا العثور على بعض قوالب خطة عمل مفيدة على إنفاتو السوق.

حالما يكون لديك خطة، فإن الشيء الأكثر أهمية الذي يمكنك القيام به كل شهرهو استعراضها وقياس التقدم المحرز لديك. بعض أصحاب الأعمال يكتبون خطة لغرض معين، مثل جمع الأموال، ومن ثم تركه ليجمع الغبار عليه على الرف. لكن لكي تكون فعالة حقا، يجب أن تكون وثيقة حيوية.

لذلك، كل شهر، راجع الأهداف طويلة الأجل التي حددتها لنشاطك التجاري، فضلا عن أي أهداف أكثر إلحاحا قمت بتعيينها. من الناحية المثالية، يجب أن يكون تحقيق أهدافك طويلة الأجل وصولا الى معالم اكتمالها على فترات زمنية أقصر تدريجيا. لذلك أهداف الخمس سنوات توضع في أهدافك لمدة ثلاث سنوات، ومن ثم لمدة سنة واحدة، وأهداف شهرية.

كل شهر، قم بتقييم التقدم المحرز لديك إزاء أهم الأهداف في خطة عملك، ومن ثم ضع أهداف جديدة للشهر المقبل تتماشى مع الخطة الشاملة لديك.

أيضا، لا ننسى إعادة تقييم الخطة ككل. اسأل نفسك عما إذا كان قد تغير أي شيء جوهري خلال الشهر. هل تحتاج إلى تغيير الاتجاه، أو إضافة أي شيء إلى خطتك؟ هل تحتاج أهدافك إلى التغيير؟ ماذا عن القيمة الإجمالية المقترحة؟ هل حدث أي شيء يعني أنك بحاجة إلى تغيير ذلك؟

يمكن أن يكون هناك إغراء للالتزام بالخطة، بغض النظر عن التغيير الذي يمكن أن يشعر به مثل الضعف أو قبول الهزيمة. ولكن أفضل الخطط هي السلسة والتي يتم تحديثها لحساب الحالات المتغيرة، لذلك لا تخف من إجراء تغييرات كلما لزم الأمر. التفكير في هذه الأمور على أساس منتظم يضمن أيضا أنها قمة العقل بالنسبة لك طوال الشهر.

2. تحقق من السيولة النقدية لديك

عندما يتعلق الأمر بتمويل عملك، فإن السيولة النقدية هي أهم شيء يجب تتبعه. هذا صحيح بشكل خاص بالنسبة للشركات الصغيرة جدا. وفقا ل دان & برادستريت، 90٪ من فشل الأعمال الصغيرة ناجم عن ضعف السيولة النقدية.

وقد يكون لدى الشركات الكبيرة، رغم كل شيء، احتياطيات عميقة للاستفادة منها، وفي الأزمة يمكن أن تقترض عادة المزيد من الأموال أو تجمعها بطرق أخرى. ولكن الشركات الصغيرة غالبا ما يكون لديها خيارات محدودة. إذا نفذت السيولة النقدية لديك، تنتهي اللعبة ، حتى لو كنت تفعل كل شيء آخر بشكل صحيح.

لذلك تحقق من السيولة النقدية لديك شهريا، وتوقع ذلك للشهر المقبل، للتأكد من أنك تمتلك القدر الكافي منها. ووفقا لورقة بنك أميركا بيبر، فإن الشركات التي تقوم بتخطيط السيولة النقدية الشهرية لديها معدل البقاء على قيد الحياة بنسبة 80٪، مقارنة مع 36٪ لأولئك الذين يخططون مرة واحدة في السنة.

ولكي نكون واضحين، فإن السيولة النقدية هي ببساطة تدفق الأموال من وإلى نشاطك التجاري. عندما تتلقى المال من العملاء، فهذا هو التدفق النقدي الإيجابي. عندما يكون لديك دفع ذلك على شكل إيجار ورواتب وإمدادات أو نفقات أخرى ، فانها تدفق نقدي سلبي.

الفرق بين السيولة النقدية والربح هو في معظمه حول التوقيت. فكر في حياتك الشخصية لفهم الفرق. إذا كنت تحصل على 3000 $ راتب الشهري وعليك أن تدفع الإيجار وغيرها من النفقات 2000 $، فإن 1000 $ هي ربح طيب. ولكن ماذا يحدث إذا كان الإيجار مستحقا قبل أن يدفع راتبك الى حسابك المصرفي؟ ستكون في ورطة. على الرغم من أنك تكسب أكثر مما تنفقه، فقد أصابتك أزمة سيولة نقدية، ومن غير المرجح أن يتعاطف معك مالك العقار.

الشيء نفسه يمكن أن يحدث مع الأعمال التجارية. في الواقع، إنه أكثر احتمالا، لأن الشركات غالبا ما تضطر إلى الاستثمار مقدما في المعدات والمواد الخام وخلق المدفوعات العادية للإيجار والموظفين ، ولكن قد تدفع من قبل العملاء بعد شهر أو اثنين فقط من إرسال الفاتورة.

لذلك، قم كل شهر بتحليل السيولة النقدية لشركتك للشهر السابق، وتوقع السيولة النقدية لديك للشهر المقبل. حاول التخطيط للأسوأ، وإذا رأيت أي أزمات محتملة تلوح في الأفق، فحاول إيجاد طرق لتأخير الإنفاق أو تسريع التدفقات الداخلة.

لمزيد من المعلومات حول إدارة السيولة النقدية بكفاءة، حول التنبؤ بدقة، وحول التدابير التي يمكنك اتخاذها إذا كانت الأمور تسير على نحو خاطئ، راجع البرنامج التعليمي التالي:

المالية

كيفية إدارة السيولة النقدية بشكل أكثر كفاءة

أندرو بلاكمان

3. قم بمراجعة المقاييس الرئيسية الأخرى

نحن نعيش في عصر البيانات. حتى لو كنت تدير شركة صغيرة ولم تستثمر في حلول "البيانات الكبيرة" المعقدة، فإن كمية البيانات المتاحة على الفور لك ربما تقزم ما يمكن لأصحاب الأعمال الوصول إليه في الأجيال السابقة.

في هذا السياق، فإن الشيء الصعب ليس هو العثور على البيانات، ولكن أن تقرر ما الذي تركز عليه. لذا، فإن أفضل ما يجب فعله هو اتخاذ قرار بشأن بعض المقاييس الرئيسية التي تحدد نجاح نشاطك التجاري.

إذا كنت قلقا بشأن التمسك بعملائك الحاليين، على سبيل المثال، يمكنك تتبع معدل الإزدحام الشهري. إذا كنت تستثمر في الجهود التسويقية للوصول إلى عملاء جدد وتريد تقييم نجاحه، يمكنك النظر في أشياء مثل تكلفة اكتساب العملاء أو القيمة الدائمة للعميل. إذا كنت تريد أن تصبح أكثر كفاءة في عمليات الإنتاج الخاص بك، ربما تفحص اتجاه المخزون أو استخدام القدرات.

إذا لم تكن متأكدا من هذه المقاييس أو كيفية حسابها، يمكنك العثور على تعريفات وصيغ لهذا وغيرها الكثير في سلسلتنا حول المقاييس الرئيسية التي يجب على كل نشاط تجاري تتبعها:

أيا كانت المقاييس التي تستقر عليها باعتبارها الأكثر ملاءمة لنشاطك التجاري، فاستخلص طريقة سريعة وغير مؤلمة لجمعها في لوحة تحكم لمراجعتها كل شهر. ثم حدد بعض الأهداف، وبعد ذلك يمكنك كل شهر مراجعة التقدم المحرز لديك إزاء تلك الأهداف واتخاذ قرار بشأن الإجراءات التي يجب اتخاذها إذا كنت لا تحققها.

4. قم بمراجعة التزامات العملاء

من هم عملائك؟ ما الذي يفكرون فيه؟ هل هم سعداء بالخدمة التي تقدمها؟

إذا لم يكن لديك إجابات فورية على هذه الأسئلة، قد تفقد شيء مهم. بمقتضى ذلك، لا يأخذ العديد من العملاء من الوقت ما يمكنك من معرفة أنهم غير راضين - إنهم فقط يمضون إلى مكان آخر. إذا كنت تستطيع تحديد القضايا في وقت مبكر، فإن لديك فرصة لحلها والحفاظ على العميل سعيداً. يمكنك أيضا الكشف عن الفرص، مثل الخدمات الجديدة التي يحبها العميل لتقديمها. إنك لن تعرف أبدا حتى تسأل.

بطبيعة الحال، هناك توازن يجب الحفاظ عليه. إنك لا تريد أن تكون مثل اولئك النوادل الذين يقطعون وجبتك خمس مرات ليسألوا إذا كان كل شيء على ما يرام. الوصول إلى كل زبون كل شهر قد يكون مبالغا فيه. ولكن إذا كان لديك 20 عميلا رئيسيا، فإن التحقق من ذلك مع اثنين منهم كل شهر يمكن أن يكون هدفا جيدا، وسيضمن لك إجراء اتصال مع كل واحد منهم مرة واحدة على الأقل في السنة.

إذا كان لديك أكثر من قاعدة عملاء جماهيرية، يمكنك إرسال استطلاعات دورية - لمزيد من المعلومات حول تصميم هذه الدراسات الاستقصائية، راجع هذه الدروس:

ولكن لا نقلل من اللجوء الى البريد الإلكتروني الشخصي ايضاً. تخيل كيف تشعر إذا حصلت على رسالة بريد إلكتروني حقيقية من الرئيس التنفيذي لشركة أبل تيم كوك، لمجرد التحقق وسؤالك ما إذا كان لديك أي ملاحظات على الاي فون الخاص بك. من الواضح أن هذا النوع من الأشياء ليس قابلا للتوسع ، ولكنه يمكن أن يكشف عن بعض الأفكار المثيرة للاهتمام ، ويساعدك على استشعار مكامن القوة الحيوية ، وبناء علاقات قوية مع العملاء.

لذا، راجع كل شهر ارتباطات العملاء خلال الفترة السابقة. هل حققت أهدافك في الوصول إلى عملائك ؟ هل كشفت العملية عن أي مشاكل أو فرص؟ ما الإجراءات التي ستتخذها ردا على ذلك ؟ وما الذي ستفعله للتعامل مع عملائك في الشهر القادم؟

5. تحقق من جهودك التسويقية

الآن بعد أن تحققنا من قاعدة عملائنا الحالية، حان الوقت للوصول إلى عملاء جدد أيضا. بغض النظر عن مدى سعادة العملاء الحاليين لديك، هناك دائما فرصة أنهم سوف يوقفون أو يخفضون إنفاقهم، حتى لو كان ذلك لأسباب لا علاقة لها إطلاقاً بالخدمةالتي تقدمها. لذلك سوف تحتاج إلى إمدادات مستمرة من العملاء الجدد فقط للحفاظ على عملك، وسوف تحتاج حتى الى المزيد منهم إذا كنت ترغب في النمو.

وهذا يعني أنه يجب أن يكون هناك تركيز مستمر على التسويق ، وانه شيء سوف تحتاج إلى التحقق منه كل شهر. ماذا فعلت من أجل ذلك ؟ ما مدى نجاح ذلك؟ ماذا تعلمت، وما الذي يمكنك أن تفعله بشكل مختلف؟ هل تحتاج إلى استثمار المزيد من جهودك التسويقية ، سواء من حيث الوقت أو المال؟ ما الذي سوف تلتزم به في الشهر القادم؟

لمزيد من المعلومات حول تصميم خططك التسويقية وقياس نجاح جهودك، راجع:

6. قياس الخط السفلي

بطبيعة الحال، إن الخط السفلي من عملك هو الربح. الشركات تعمل عن طريق بيع المنتجات أو الخدمات بأكثر من التكلفة الإجمالية لإنتاجها. يمكن للشركات الناشئة البقاء على قيد الحياة لفترة من الوقت دون تحقيق الربح، ولكن الربح يجب أن يأتي في نهاية المطاف.

وبالتالي فإن الشيء الأخير الذي يجب القيام به كل شهر هو التحقق من إيرادات الشركة والنفقات والربح إزاء أهدافك. كما هو الحال مع البنود الأخرى، كن صادقا في تقييمك للتقدم، ولا تخف من إعادة تقييم الأهداف الخاصة بك كلما لزم الأمر. إذا فشلت في تحقيق ما تشعر أنك بحاجة إليه ، يجب أن تلقم هذه المعلومات الى أهدافك الأخرى في العمل - الذي يمكنك فيه ابتكار طرق لخفض التكاليف، على سبيل المثال، أو تخطيط حملة التسويق للفوز بأعمال تجارية جديدة.

لمزيد من المعلومات عن تقييم النتيجة النهائية لشركتك، راجع البرامج التعليمية التالية:

الخطوات التالية

حتى الآن لقد رأيت أهم الأشياء التي تتحقق منها كل شهر كما قمت بمراجعة الأعمال التجارية الصغيرة وتقدمها.

الخطوة التالية هي جدولة الوقت في التقويم لكل شهر لإكمال هذه العملية. وبمجرد الانتهاء من تعيين ذلك، فإنه لا ينبغي أن يستغرق التحقق من قائمة الاعمال الصغيرة وقتا طويلا كل شهر وتتأكد من أنك على الطريق الصحيح. ولكن من السهل ترك شيء مثل هذا ينزلق ، لذلك تأكد من إعداد موعد متكرر في التقويم الخاص بك، وحافظ على هذا التعيين بنفسك. من المنطقي إجراء المراجعة في نهاية كل شهر ووضع أهداف جديدة للشهر القادم، ولكن بالطبع يمكنك أن تفعل ذلك في أي يوم يكون منطقيا بالنسبة لك. والشيء المهم هو أن يكون التزاما منتظما.

تذكر أيضا أن قائمة التحقق هذه ليست سوى نقطة البداية. في هذا البرنامج التعليمي، قمنا بتغطية أهم العناصر للأعمال التجارية الصغيرة بشكل عام، ولكن يجب عليك قضاء بعض الوقت في التفكير في شركتك وأي عناصر محددة تريد تتبعها.

إذا كنت مسؤولا عن الكثير من بيانات العميل، على سبيل المثال، قد ترغب في مراجعة سلامة تلك البيانات كل شهر والتأكد من أن لديك التدابير المناسبة في مكانها للحفاظ على أمنها. إذا كنت تعمل في صناعة سريعة التغير حيث التدريب على المهارات أو البرامج الجديدة هو المهم، قد ترغب في تتبع أن كمية التدريب لك ولموظفيك قد أكملت.

ويمكن بسهولة التعامل مع هذه الأمور كجزء من مراجعة خطة العمل العامة، ولكن سحبها لتتبعها كبند منفصل يمكن أن يساعد على زيادة التركيز على تلك البنود والتأكد من التعامل معها بجدية.

هذا كل شيء! آمل أن يكون هذا البرنامج التعليمي مفيد بالنسبة لك، وإذا كان لديك أي اقتراحات لعناصر أخرى لإضافتها إلى قائمة مراجعة الأعمال التجارية الشهرية، يرجى إضافتها في التعليقات أدناه.