7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

كيف تستعمل نظام الإنتاجية "إنهاء الأشياء"

Read Time: 11 mins
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Stay in Control of Your To-Do List in 2021
How to Create Your Own Productivity System in 2021

Arabic (العربية/عربي) translation by Mohammad Al Tahan (you can also view the original English article)

هل لديك مجموعة غير واضحة من "الأمور التي يجب القيام بها" في ذهنك والتي تشتتك عن العمل الذي من المفترض أن تقوم به؟ هل سبق ونسيت أن تكمل المهام الهامة؟ أو هل تشغر بأنك غارقٌ في بحرٍ من المسؤوليات؟ إذا كنت كذلك، فاعلم أنك لست وحيداً. يعتبر الشعور بالإرباك والتشوش نتيجة فائض المهمات مشكلة شائعة في عالمنا اليوم والذي قام خبراء الإنتاجية بتطوير أنظمة للتعامل معها. واحدٌ من أشهر الأنظمة هو إنهاء الأشياء. لنلقي نظرة على كيفية عمله -- وكيف يمكن أن تطبقه في حياتك الخاصة.

الحلقات المفتوحة، المشكلة التي يحلها إنهاء الأشياء

في عشرينيات القرن المنصرم، كانت الخريجة الجامعية المولودة في ليتوانيا بلوما زيجارنيك (Bluma Zeigarnik) جالسةً في مطعم -- كما يفعل الكثير من الخريجين -- تفكر بما ستكتبه في أطروحة الدكتوراه الخاصة بها. لاحظت أن الندل كانت لديهم القدرة على تذكر الطلبات المعقدة. هذا سمح لهم بإيصال الطعام الصحيح إلى الطاولات الصحيحة وأن يرسلوا الفواتير بعد إنهاء الزبائن لوجباتهم.

زيجارنيك لاحظت أيضاً أنه حالما تم إكمال الطلب ودفعه، فإن الطلب يبدو وكأنه قد اختفى من ذهن النادل. إذا عاد الزبون ويريد أن يسأل عن وجبة تناولها في المطعم، فإن الندل كانوا يعانون في تذكرها.

من خلال ملاحظتها لذلك، طورت زيجارنيك نظرية: طاقتا الذهنية تبدو منجذبة للمهام غير المكتلمة. حالما يتم التعامل مع هذه المهمة، فإننا نمحوها من أذهاننا. أكدت الدراسات أطروحة زيجارنيك. أصبحت فكرة أن انتباهنا يتم تشتيته من قبل المهام غير المكتملة معروفةً باسم تأثير زيجارنيك.

ديفيد ألين (David Allen) مبتكر نظام إنهاء الأشياء، يدعو هذه المهام التي تشتتنا "بالحلقات المفتوحة". يعرف ألين الحلقات المفتوحة على أنها:

أي شيء يجذب انتباهنا والذي لا ينتمي إلى المكان الذي يتواجد فيه، على ما هو عليه.

الحلقات المفتوحة، يقول ألين، يمكن أن تكون عناصر على قائمة مهامنا كبيرةً بقدر "القضاء على الجوع في العالم" أو صغيرةً بقدر "استبدال مبراة أقلام الرصاص الكهربائية". الفكرة هي:

حتى [الناس] المضغوطون والقلقون بشكلٍ غير واعٍ سيختبرون دوماً راحةً أكبر، تركيزاً أفضل، وزيادةً في الطاقة الإنتاجية عندما يتعلمون كيف يتحكمون بفعاليةٍ أكبر بالحلقات المفتوحة في حياتهم.

في جوهره، إنهاء الأشياء هو نظام للتحكم بالحلقات المفتوحة، لذا يمكنك أن تركز بشكلٍ أفضل على المهمة الموجودة بين يديك حالياً. بشكلٍ واضح، لا يمكنك هذا النظام من إتمام كل الحلقات المفتوحة في حياتك  -- في نهاية الأمر، لم يجد أحدٌ حتى الآن حلاً ناجحاً للجوع في العالم. لكنه يعطيك راحة بال بسبب تعاملك مع كل الحلقات المفتوحة بشكلٍ ما. ولأن هذا يجعلك منتجاً أكثر، فإن ستنتهي بإغلاق عددٍ أكبر من هذه الحلقات.

عندما تستعلم إنهاء الأشياء، فإن كل حلقةٍ مفتوحة في حياتك سيكون لها مكان. في الواقع، يعتبر هذا النظام خزانة ملفات لكل حلقاتك المفتوحة. بعضٌ من ملفاتك -- أو حلقاتك المفتوحة -- سيتم تخزينها لكي تعيد إليها لاحقاً، في وقتٍ مناسب. ملفاتٌ أخرى سيتم وضعها في أعلى الدرج، مجهزة لكي تصل إليها وتتعامل معها في أقرب ما يمكن.

فوق ذلك كله، يوفر إنهاء الأشياء نظاماً لكي تقرر ما يجب القيام به لاحقاً. لذا بدلاً من التشتت بفكرة، "ما الذي يجب أن أقوم به لاحقاً؟"، فإنك تعرف دوماً الفعل التالي الذي يجب إتخاذه.

نظام إنهاء الأشياء الكامل يتم عرضه بشكلٍ مفصل في كتاب ديفيد ألين إنهاء الأشياء (Getting Things Done). يمكن لمقالة مثل هذه أن توضح بنية النظام الأساسية، لكن هذا أكثر من كاف إذا اردت البدء باستعماله.

هل أنت جاهزٌ لتعلم الاساسيات؟ لنقم بالغوص فيه.

الخطوة 1. اجمع

المرحلة الأولى من نظام إنهاء الأشياء هي جمع حلقاتك المفتوحة. يمكنك القيام بهذا عن طريق مجموعة من الأدوات، المعرفوة بدلاء الجمع. دلاء الجمع الخاصة بك يمكن أن تكون:

  • سلة فيزيائية للاحتفاظ بالملفات
  • ورقة وقلم
  • تطبيقات لتسجيل الملاحظات
  • الدكتافون (آلة لتسجيل الصوت بحيث يمكن كتابة ما تم تسجيله لاحقاً)
  • البريد الإلكتروني

الكثير من الحلقات المفتوحة التي ستجمعها ستأتي من أفكارك الخاصة. بعض الحلقات الأخرى ستكون خارجية، مثل رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية من عميل.

مرحلة الجمع تعمل وفقاً لثلاثة مبادئ أساسية:

  1. كل حلقةٍ مفتوحة يجب أن تكون في نظام الجمع الخاص بك وخارج ذهنك.
  2. يجب أن يكون لديك أقل عدد من دلاء الجمع والتي يمكنك أن تنجح من خلالها.
  3. يجب أن تفرغ دلاء الجمع بشكلٍ منتظم.

إبقاء كل حلقةٍ مفتوحة في نظام الجمع الخاص بك هو أمرٌ بالغ الأهمية. مهما بدت المهمة تافهة أو مربكة، إذا كانت في ذهنك، فقم بكتابتها. وإلا فإنها تقوم بتشتيتك. يكتب ألين:

متى ستعرف أنه لم يعد هنالك أي شيءٌ متبق في ذهنك لكي تجمعه؟ فقط عندما لا يعود هنالك أي شيءٍ باق. إذا كان هنالك جزءٌ منك يدرك بشكلٍ قليل أنك لم تجمع كل شيء، فإنه ليس بإمكانك معرفة نسبة ما جمعته.

يعود القرار حول دلاء الجمع التي ستختارها إليك وبناءً على الظروف الشخصية الخاصة بك. لكن من المفيد التذكر أن البريد الإلكتروني على وجه الخصوص متعدد الوظائف. لا يوجد شيءٌ يمنعك من إرسال رسائل إلى نفسك مع المهمات التي يجب إكمالها بدلاً من إمتلاك تطبيقٍ منفصل لتسجيلها.

الآن، لننتقل إلى كيفية تفريغ دلاء الجمع الخاصة بك حالما قمت بملئها.

الخطوة 2: قم بتفريغ الدلاء

كما أشرنا في مقدمة الدرس، من المستحيل أن تكمل كل الحلقات المفتوحة الخاصة بك. لذا إذا لم يكن بإمكانك القيام بكل المهام التي دونتها، كيف ستسطيع إذا الحفاظ على دلاء الجمع الخاصة بك فارغةً؟ وفقاً لألين، هذا القسم من عملية نظام إنهاء الأشياء "ربما يكون التحسين الأكثر أهمية الذي قمت به تقريباً لأغلب الناس الذين عملت معهم." هناك عدة خطوات فرعية في هذه العملية.

الخطوة 2.أ: حدد العنصر

عندما تأخذ عنصراً من أحد دلاء الجمع الخاصة بك لكي تعمل عليه، اسأل نفسك، "ما هو هذا العنصر؟"

هذا الأمر مفيدٌ على وجه الخصوص للعناصر التي تأتيك من الأشخاص الآخرين -- مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل العادية. فقط عن طريق معرفة ماهية العناصر ستتمكن من تقرير ما الذي ستحتاجه لإغلاق حلقةٍ مفتوحة أو إذا لم يكن عليك القيام بأي شيءٍ مطلقاً حيال هذه الحلقة.

الخطوة 2.ب: اسأل نفسك: "هل احتاج إلى القيام بشيءٍ للتعامل مع هذا؟"

إذا كانت إجابتك على هذا السؤال هي "لا"، فمن ثم يمكنك القيام بواحدٍ من ثلاث أشياء لمعالجة هذا العنصر:

  1. ارمه في سلة المهملات.
  2. أرشفه تحت تصنيف "يوماً ما\ربما" (هذا التصنيف لأي شيء قد ترغب القيام به في المستقبل، لكن لا يمكنك أو لا ترغب بالقيام به الآن.)
  3. أرشفه تحت تصنيف "مرجع". لا تحتاج إلى إتخاذ أي فعل متعلقٍ به الآن، لكنك قد تحتاج إلى المعلومات لاحقاً. من المفيد أن تمتلك نظاماً منظماً لأرشفة العناصر المرجعية.

إذا كانت إجابتك هي "نعم، في المستقبل"، فعندها لكي  تعالج العنصر يجب عليك أن تعد مذكراً أوتوماتيكياً، مثل منبه في تقويمك، للوقت الذي يجب أن تتخذ فيه الفعل المناسب.

مهما كان الناتج الذي اخترته من النواتج المذكورة في الأعلى، فإنك بذلك تكون قد تعاملت مع العنصر ويمكن حذفه من نظام الجمع الخاص بك.،

ملاحظة: على الأغلب معظم العناصر الموجودة في دلاء الجمع لن تتابع معك إلى الخطوات التالية. تعتبر هذه الخطو أهم خطوة في عملية نظام إنهاء الأشياء، لأنها تسمح لك بترك وتخزين الحلقات المفتوحة والعودة إليها لاحقاً بدلاً من جعلها تحجز قسماً من انتباهك.

إذا كانت إجابتك هي "نعم، في أسرع ما يمكن"، فعندها يمكنك الإنتقال إلى الخطوة 2.ج.

الخطوة 2.ج: اسأل نفسك: "ما الفعل الذي إحتاج إلى إتخاذه على هذا العنصر؟"

لقد قررت أنك بحاجةٍ إلى إتخاذ فعل. تحتاج إلى الآن إلى تقرير ما هو هذا الفعل.

الفعل يجب أن يكون الفعل المنطقي التالي الذي سيقودك نحو إغلاق الحلقة المفتوحة. إذا كنت بحاجةٍ إلى فعلٍ واحد، فانتقل إلى الخطوة  2.د.

إذا كان إغلاق الحلقة يتطلب أكثر من مهمةٍ واحدة، فستحتاج عندها إلى أمرين اثنين:

  1. أضف العنصر إلى قائمة المشاريع الخاصة بك.
  2. افصل العنصر إلى مجموعة من المهام الأصغر، ومن ثم ضع هذه المهام في دلاء الجمع الخاصة بك.

ملاحظة: قائمة المشاريع هي قائمة بأي حلقة مفتوحة تتطلب أكثر من مهمة واحدة لكي تنتهي منها. ينصح ألين بالمحافظة على قائمة مشاريع كطريقةٍ لتعقب الحلقات المفتوحة التي ما زلت تعمل عليها. حالما قمت بإكمال جميع المهام الفرعية الخاصة بمشروعٍ ما، فإن بإمكانك إزالته من قائمة المشاريع.

الخطوة 2.د: اتخذ أفعالاً على المهام الصغيرة

هذه المرحلة مخصصة لكي تسأل نفسك السؤال التالي: "هل يمكنني أن أتمم هذه المهمة عن طريق فعلٍ واحد لا يتطلب القيام به أكثر من دقيقتين من الوقت؟"

المهام القصيرة مثل هذه يمكن أن تكون:

  • إرسال رسالة بريد إلكتروني طولها جملةٌ واحدة.
  • توقيع رسالة ما.
  • طباعة وملء وثيقةٍ قصيرة.

إذا كانت إجابتك على هذا السؤال هي "نعم"، فامضي قدماً وأتمم هذا الفعل. إذا كانت إجابتك لا، انتقل إلى الخطوة التالية.

الخطوة 2.هـ: فوض المهام متى أمكنك ذلك

الآن اسئل نفسك: "هل احتاج إلى القيام بهذا، أو يمكنني تفويضه إلى شخصٍ آخر؟"

إذا كان بإمكانك تفويض المهمة، فقم بذلك. إذا كان عليك القيام بهذه المهمة بنفسك، فانتقل إلى الخطوة التالية.

الخطوة 2.و: أضف العنص إلى قائمة الأفعال التالية أو إلى تقويمك الزمني

تتم إضافة مهماتك الآن إلى واحدٍ من مكانين:

  1. قائمة الأفعال التالية خاصتك. قائمة الأفعال التالية هو بالأساس قائمة من المهام التي يجب القيام بها.
  2. التقويم الزمني الخاص بك. إذا كانت المهمة تتطلب أن تقوم بشيءٍ ما بوقتٍ محدد أو بيومٍ محدد، فقم بوضع ذلك على جدولك الزمني في تقويمك.

حتى الآن في هذا الدرس، صادفت قائمة الأفعال التالية وقائمة المشاريع. ما هي هذه القوائم، بعبارات وجمل عملية؟ وفقاً لألين، القوائم هي:

نوع من مجموعات التذكيرات التي يمكن تجديدها، ويمكن أن تكون قوائم على ورقة دفتر ملاحظات أو في برنامجٍ حاسوب ما أو حتى يمكن أن تكون مجلد ملفات يحتوي على مجموعة منفصلة من الأوراق لكل عنصر.

الخطوة 3: رتب قائمة الأفعال التالية

إذا كان لديك أقل من 30 عنصر في قائمة الأفعال التالية الخاصة بك، عندها يمكنك القفز مباشرةً إلى الخطوة الرابعة.

لكن إذا كنت (كمعظم الناس) تمتلك عدداً أكبر بكثير من 30 عنصراً على القائمة، فمن الجيد أن تنظم قائمتك.

يمكنك أن تنظم قائمتك بطريقتين: عن طريق الحالة وسياق الفعل وعن طريق الأولوية. من الجيد أن تنظم القائمة وفقاً للسياق أولاً، ومن ثم تنظم كل قائمةٍ فرعية أنشئتها وفقاً للأولوية.

وفقاً لسياق الفعل

لتنظيم القائمة وفقاً لسياق الفعل، اسأل نفسك، "أين يجب أن أكون حتى أقوم بهذه المهمة؟" يمكن للسياق أن يكون مكاناً فيزيائياً، مثل مكتبك، المنزل، أو في المتجر. يمكن أيضاً أن يكون ظروفاً معينة، مثل "معالجة رسائل البريد الإلكتروني،" القيام بمكالمات هاتفية،" أو " في إجتماع الفريق الأسبوعي."

لكل سياق محتمل، يمكنك أن تنشئ قائمة فرعية للأفعال التالية.

التنظيم وفقاً لسياق الفعل يعني أنه مهما كان ما تقوم به، فإن بإمكانك النظر إلى قائمة الأفعال التالية ورؤية ما تحتاج إلى القيام به.

وفقاً للأولوية

ألين يرشدنا أيضاً بشكل محدود إلى تحديد أولوياتٍ للمهام. ألين ينصح بأن نطرح السؤال التالي:

وفقاً للسياق، الوقت، والطاقة المتوافرة لي، ما الذي سيفيدني بأكبر قدر إن قمت به؟

ينصح أيضاً بالتفكير بالمهام التي تقوم بها من حيث أهداف حياتك طويلة الأمد بدلاً من البحث المستمر عن المشاكل الطارئة والملحة لكي تحلها. هذا الأمر مشابه لمنهج مصفوفة أيزنهاور (بالإنجليزية Eisenhower Matrix)، والتي تساعدك على تحديد أولوية كل مهمة وفقاً لأهميتها ولمدى إلحاحها.

بشكلٍ بديل، يمكنك أن تضع الأولويات لقائمة ما يجب القيام به باستعمال طريقة "كل هذا الضفدع" (بالإنجليزية Eat that Frog)، والتي تنصح بالقيام بأقل مهمةٍ ترغب فيها أولاً. الفكرة وراء هذه الطريقة هي أن التخلص من أسوء المهام يعطيك دفعةً في طاقة الإنتاجية.

أو يمكنك أن تجرب "النسخة الأخيرة" (بالإنجليزية Final Version) لمارك فورستر (Mark Forster)، حيث تحدد أولوية المهام عن طريق معرفة المهمة التي ترغب القيام بها بأكبر درجة، وبالتالي يتوافر لديك المقدار الأكبر من الطاقة للقيام بها.

يمكنك أن تعرف أكثر عن كل هذا الضفدع والنسخة الأخيرة في الخطوة الثالثة من درس الأعمال هذا.

الخطوة 3: قم بإنهاء الأشياء!

الآن وبعد أن صممت قائمة الأفعال التالية الخاصة بك، وبعد ترتيبك لهذه القائمة وفقاً للسياق وللأولوية، أصبحت جاهزاً لبدء العمل.

تذكر، سيكون لديك بعض المهام المستقبلية على تقويمك الزمني، لذا امنحها وقتاً أيضاً.

إذا سبب شيئٌ ما تشتتك أوفقدانك للإنتباه والتركيز، فقم بكتابته، وأضفه إلى دلاء الجمع الخاصة بك. بهذه الطريقة، يمكنك أن تتعامل معه لاحقاً.

الخطوة 5: راجع قوائمك

المرحلة الأخيرة من إنهاء الأشياء هي مراجعة قوائمك. هنالك ثلاث أنواعٍ أساسية من المراجعات:

  1. مراجعة السياق التالي. متى ما تواجدت في سياقٍ جديد، راجع قائمة أفعالك التالية. سيولد هذا عادة العمل على المهام الأعلى أولويةً مهما كان السياق الذي كنت فيه.
  2. مراجعة التقويم اليومي. كل صباح تحقق من تقويمك واطلع على أي مهام مجدولة تحتاج إلى إتمامها اليوم.
  3. مراجعة الدلو والقوائم الأسبوعية. يقول ألين أن المراجعة أسبوعية "مصيرية" عندما يتعلق الأمر بنجاح نظام إنهاء الأشياء.

خلال المراجعة الأسبوعية، يجب أن تقوم بما يلي:

  • قم بتفريغ دلاء الجمع. مثالياً، يجب أن تقوم بهذا كلما أمكنك ذلك. المراجعة الأسبوعية تضمن تفريغها مرةً واحدة في الأسبوع على الأقل.
  • راجع نظامك. يتطلب هذا النظر إلى الأماكن التي يعمل فيها إنهاء الأشياء من أجلك وإلى الأماكن التي يمكن تحسينه فيها. هل دلاء الجمع الخاصة بك متواجدة متى ما احتجتها؟  هل يمكنك تقليل عدد دلاء الجمع؟ هل ترغب بإضافة المزيد من سياقات الأفعال لنظامك؟ ما هي درجة تنظيم ملفاتك المصنفة كمرجع؟ إذا احتجت إلى تعديل أي شيء بناءً على هذه المراجع، فقم بذلك.
  • امحو وأعد تحديث قوائمك. ابدأ بقائمة أفعال تالية جديدة، وانقل إليها المهام التي ما زلت بحاجة إلى إتمامها من الأسبوع السابق وأضف العناصر الجديدة من دلاء الجمع الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، راجع قائمتك للمشاريع، وأزل أي مشروعات قمت بإتمام جميع المهام المتعلقة بها.

هذا كان إنهاء الأشياء

هذا كان نظام إنهاء الأشياء بشكلٍ مختصر. لماذا لا تقوم بتجربته وترى ما إذا كان تخزين أو إغلاق الحلقات المفتوحة الخاصة بك سيزيد من تركيزك؟

المصادر

الرسوم: Loop مصممة من قبل بي.جي. اونوري (P.J. Onori) من Noun Project.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Scroll to top
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.