Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

كيفية تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك في Outlook

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
How to Organize Your Outlook Contacts

Arabic (العربية/عربي) translation by Abdul Mutholib (you can also view the original English article)

كصاحب عمل، كنت بحاجة لتعقب جهات الاتصال الخاصة بك. ويمكن أن يعني فقدان معلومات الاتصال فرصة ضائعة للقيام بالأعمال التجارية. لا يمكن تتبع طريق مع عميل محتمل إذا كنت لا تعرف كيفية الوصول إليهم. مع Microsoft Outlook، من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك أقرب ما البريد الإلكتروني الخاص بك مع قائمة جهات اتصال Outlook الخاصة بك.

إذا كنت تعرف كيف، يمكنك أن تفعل الكثير مع جهات الاتصال الخاصة بك مايكروسوفت آوتلوك. يمكنك إنشاء قوائم جهات الاتصال في Outlook، مشاركة جهات الاتصال وقوائم جهات الاتصال مع أدوات أخرى ومع غيرها من مستخدمي البريد الإلكتروني، وحتى إرسال رسائل المجموعة. تعلم كيفية الاستفادة القصوى جهات اتصال Outlook وسيلة رائعة للحصول على المنظمة.

في هذا البرنامج التعليمي، سوف تتعلم جميع الأساسيات بما في ذلك كيفية إضافة جهات الاتصال إلى Outlook وكيفية إنشاء مجموعة جهات اتصال في Outlook. سوف ندرس أيضا بعض الميزات الأكثر تقدما مثل كيفية مشاركة مجموعة اتصال في Outlook. دعونا نبدأ.

لماذا مهمة جهات اتصال Microsoft Outlook

جهة اتصال في Outlook مرض التصلب العصبي المتعدد هو شخص أو شركة أن عليك الاتصال بشكل متكرر. لاتصالات متكررة، Outlook يسمح لك للاحتفاظ بدفاتر العناوين على شبكة الإنترنت متعددة داخل البريد الإلكتروني الخاص بك.

كل إدخال في دفتر العناوين الإلكتروني المعروف كجهة اتصال. كأعمال الفنية، أو مجرد شخص يعتمد على البريد الإلكتروني، وجود دفاتر العناوين الخاصة بك على الإنترنت مناسب. أنه يعني أيضا أنك لن تحتاج إلى القلق حول فقدان معلومات جهة الاتصال مرة أخرى.

للعثور على دفتر عناوين Outlook، انقر فوق رمز "دفتر العناوين" (يبدو وكأنه كتاب مفتوح) في الحق من علامة التبويب الصفحة الرئيسية الخاصة بك. دفتر العناوين: يعرض مربع الحوار اتصالات مع بعض المعلومات الأساسية حول كل جهة اتصال:

Address Book Contacts dialog box
سترى بعض المعلومات الأساسية حول جهات الاتصال في "دفتر العناوين": مربع الحوار جهات الاتصال.

دفتر العناوين الافتراضي الاتصالات – [عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك]، ولكن يمكنك إنشاء دفاتر عناوين إضافية حسب الحاجة.

لعرض معلومات أكثر تفصيلاً حول إحدى جهات اتصال، انقر نقراً مزدوجاً فوق الاسم لفتح بطاقة جهة الاتصال الخاصة بهم:

A contact card in the MS Outlook address book
بطاقة اتصال MS Outlook يحتوي على معلومات اتصال مفصلة.

كما ترون، بطاقة جهة الاتصال الخاصة بك تتضمن أكثر من مجرد عنوان البريد الإلكتروني الخاص بجهة الاتصال. بالإضافة إلى القدرة على تخزين ما يصل إلى ثلاثة عناوين البريد الإلكتروني لكل جهة اتصال، هناك حقول لإدخال المعلومات التالية:

  • المسمى الوظيفي
  • عنوان صفحة ويب
  • عنوان IM
  • أرقام الهاتف (الأعمال المنزلية، فاكس العمل، المحمول والكثير)
  • عناوين (العناوين الفعلية تصل إلى ثلاثة كل اتصال)

يمكنك إرفاق صورة لبطاقة جهة الاتصال حتى إذا كنت قد حصلت على أحد. بالإضافة إلى ذلك، هناك حقل Notes لكتابة معلومات إضافية.

ليس فقط تسمح لك تنظيم، والعثور على معلومات الاتصال بسرعة دفتر عناوين Outlook الخاص بك، يمكنك أيضا استخدامه لإرسال رسائل البريد الإلكتروني المجموعة عن طريق أفرقة الاتصال. مزيد من المعلومات حول Microsoft Outlook في هذه الدروس:

تعلم نصائح التنظيمية البريد الإلكتروني مفيدة & استراتيجيات

لا تنسى قبل أن نتصدى لموضوع كيفية تنظيم جهات الاتصال الخاصة بك مايكروسوفت آوتلوك، للاشتراك في النشرة الإخبارية Tuts + "الأعمال" والاستيلاء على eBook الحرة: "نهاية المطاف دليل" على "اتقانها صفر علبة الوارد". هي معبأة مع استراتيجيات تنظيم علبة الوارد ونصائح القاتل لإدارة كافة البريد الإلكتروني الوارد الخاصة بك أكثر كفاءة.

Ultimate Guide to Inbox Zero

الآن دعونا ننتقل إلى التعرف على جهات الاتصال والاتصال بالمجموعات في MS Outlook:

1-كيفية إنشاء جهات اتصال جديدة في مايكروسوفت آوتلوك

الآن بعد أن كنت تفهم أهمية دفتر عناوين Outlook الخاص بك، كنت على استعداد للبدء في بناء قائمة جهات الاتصال الخاصة بك عن طريق إنشاء جهات اتصال جديدة. وهناك أساسا اثنين من الأساليب التي يمكنك استخدامها لإضافة جهات الاتصال إلى Outlook:

  1. من ضمن دفتر عناوين
  2. من داخل رسالة بريد إلكتروني

دعونا نتفحص كل أسلوب على حدة.

الخطوة 1. كيفية إضافة جهات الاتصال إلى Outlook من دفتر العناوين الخاص بك

هذه الطريقة لإضافة معلومات جهة اتصال مفيد بشكل خاص إذا كنت قد حصلت على بطاقات العمل التي تريد إضافة إلى جهات الاتصال الخاصة بك في Outlook مرض التصلب العصبي المتعدد. وجود معلومات الاتصال الخاصة بك ونظمت بدقة في علبة البريد الإلكتروني أفضل بكثير من الحفاظ على كومة من البطاقات، والتي يمكن الحصول على فقدت أو التخلص منها عن طريق الخطأ.

للبدء، فتح دفتر عناوين في Outlook مرض التصلب العصبي المتعدد، وانقر بالزر الأيمن في أي مكان ضمن دفتر العناوين. تظهر قائمة منبثقة:

Address book pop-up menu
انقر فوق خيار "إدخال جديد" لإضافة جهة اتصال جديدة إلى دفتر العناوين الخاص بك.

انقر فوق خيار "إدخال جديد". يعرض مربع الحوار "إدخال جديد":

Outlook New Entry dialog box
يمكنك إضافة جهة اتصال جديدة أو مجموعة جهات اتصال جديدة من مربع الحوار "إدخال جديد".

حدد الخيار "جهة اتصال جديدة" ثم انقر فوق موافق. ستشاهد "بطاقة جهة اتصال" فارغة:

A contact card in the MS Outlook address book
بطاقة جهة الاتصال يسمح لك بتخزين مجموعة متنوعة من المعلومات حول كل جهة اتصال في دفتر العناوين في Outlook.

تعبئة كل حقل جهة اتصال مع المعلومات المناسبة.

عندما ترى سهم لأسفل الحق في أحد الحقول، يمكنك النقر فوق على أنها إضافة معلومات إضافية. في المثال أدناه، هناك ثلاثة أنواع من العناوين التي يمكنك إضافتها إلى بطاقة جهة اتصال:

A closer look at the Address field on a contact card
يمكنك تخزين أكثر من العنوان الفعلي لكل جهة اتصال.

عند الانتهاء من كتابة معلومات جهة الاتصال الخاصة بك، حدد جديد & حفظ لحفظ جهة الاتصال ومواصلة إضافة جهات اتصال إلى دفتر العناوين الخاص بك. أو، حدد حذف حفظ آند للعودة إلى "دفتر العناوين": مربع الحوار جهات الاتصال.

الخطوة 2. كيفية إضافة جهات الاتصال إلى Outlook من رسالة بريد إلكتروني

عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني من جهة اتصال جديدة وتريد حفظ المعلومات الخاصة بهم في دفتر العناوين MS Outlook الخاص بك، فمن السهل القيام بذلك. بدء تشغيل مع رسالة البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات جهة الاتصال المفتوحة:

Saving a contact from an email
يمكنك حفظ معلومات جهة الاتصال من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها في Outlook.

انقر بالزر الأيمن على عنوان المرسل. تظهر قائمة منبثقة:

Adding a contact to MS Outlook
استخدم إضافة إلى جهات اتصال Outlook خيار لإضافة جهة اتصال جديدة إلى دفتر العناوين الخاص بك من البريد إلكتروني.

حدد إضافة إلى جهات اتصال Outlook الخيار. فتح بطاقة جهة اتصال مع عنوان الاسم والبريد الإلكتروني الخاص بالمرسل بالفعل شغل. إذا كنت قد حصلت على معلومات إضافية حول جهة الاتصال هذه، إضافة إلى معلومات الاتصال بهم الآن.

عندما كنت فعلت إضافة المعلومات انقر فوق حفظ إغلاق آند أو نيو آند حفظ لحفظ جهة الاتصال إلى دفتر العناوين الخاص بك.

الخطوة 3. كيفية إضافة صورة إلى جهة اتصال

إذا كنت قد حصلت عليه، يمكنك إضافة صورة أو شعار لبطاقة جهة اتصال. ابدأ بفتح بطاقة جهة الاتصال للفرد الذي تريد إضافة الصورة إلى. انقر على أيقونة "إضافة صورة جهة الاتصال" إلى يمين اسم الفرد. يفتح نافذة متصفح:

Browser window for adding image to Outlook contact
يمكنك إضافة صورة إلى جهة اتصال MS Outlook الخاص بك.

انتقل إلى الملف مع الصورة التي تريد إضافتها. انقر عليها لتحديدها وانقر فوق موافق. تظهر الصورة التي حددتها الآن على بطاقة جهة الاتصال:

MS Outlook contact card with image
يمكنك إضافة صورة أو صورة رسومية ببطاقة اتصال MS Outlook.

الخطوة 4. كيفية حذف جهة اتصال

في بعض الأحيان، قد تحتاج إلى حذف جهة اتصال. قد تكون المعلومات التي لم تعد صالحة، أو قد لم تعد تحتاج إليها.

لحسن الحظ، من السهل حذف جهة اتصال في Outlook. ابدأ بفتح "دفتر العناوين": مربع الحوار جهات الاتصال. انقر فوق اسم جهة الاتصال التي تريد حذفها لتحديده. وبعد ذلك، انقر بالزر الأيمن في أي مكان في مربع الحوار. يقوم بعرض القائمة المنبثقة:

Address book with pop-up menu
حدد اسم جهة الاتصال في دفتر العناوين، ثم انقر فوق حذف.

حدد الخيار حذف. النظام يطلب منك تأكيد أنك تريد حقاً حذف جهة الاتصال:

Contact deletion prompt
انقر فوق الزر "نعم" لحذف جهة الاتصال المحددة.

انقر فوق "نعم"، ويتم إزالة جهة الاتصال من دفتر العناوين الخاص بك مايكروسوفت آوتلوك.

3. إنشاء مجموعة اتصال

إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسالة واحدة أو أكثر لنفس المجموعة من الناس، فريق اتصال يمكن أن تساعدك على توفير الوقت عن طريق السماح لك بإرسال نفس الرسالة إلى جميع الأعضاء في المجموعة الخاصة بك في وقت واحد. باستخدام مجموعة اتصال، يمكن أن تكون متأكداً من أن كل شخص حصل على نفس المعلومات. أفضل للجميع، يمكنك إزالة خطر نسيان لإرسال البريد الإلكتروني إلى شخص ما، هو ما قد تفعله إذا كنت عبر البريد الإلكتروني كل عضو في المجموعة بشكل منفصل.

(ملاحظة: هذه الميزة كانت تعرف باسم "قائمة التوزيع" في بعض الإصدارات السابقة من Outlook.)

دعونا نلقي نظرة متفحصة على مجموعات جهات الاتصال.

الخطوة 1. كيفية إنشاء مجموعة جهات الاتصال في Outlook

ابدأ بفتح نافذة الأشخاص. انقر على النقاط الثلاث في الزاوية اليسرى السفلى MS Outlook. تظهر القائمة المنبثقة لخيارات التنقل:

Navigation Options pop-up menu
حدد خيار الأشخاص من قائمة التنقل المنبثقة.

حدد خيار الناس من القائمة المنبثقة. يعرض إطار الناس مع قائمة كاملة من جهات الاتصال الخاصة بك:

People window in Outlook
يمكنك أن ترى قائمة كاملة من جهات اتصال Outlook على إطار الناس.

انقر فوق مجموعة جهات الاتصال الجديدة في الشريط. يظهر إطار مجموعة الاتصال فارغة:

Empty Contact Group window
استخدام نافذة فريق الاتصال لإنشاء مجموعة جهات اتصال جديدة.

اكتب اسم مجموعة الاتصال التي ترغب في إنشاء في حقل الاسم. الآن بعد أن قمت بإنشاء مجموعة جهات اتصال جديدة، كنت على استعداد لبدء إضافة جهات اتصال إلى.

الخطوة 2. كيفية إضافة جهات اتصال إلى مجموعة جهة اتصال Outlook

لإضافة جهات الاتصال الجديدة إلى مجموعة جهات اتصال، افتح ابدأ مع إطار مجموعة الاتصال فارغة. انقر فوق الرمز "إضافة الأعضاء" في الشريط. عرض قائمة منبثقة:

Adding a member to an Outlook Contact Group
لإضافة أعضاء إلى مجموعة جهات اتصال Outlook، اختر بين جهات اتصال Outlook أو دفتر العناوين الخاص بك، أو جهة اتصال بريد إلكتروني جديد.

يمكنك اختيار بين اختيار أعضاء من جهات اتصال Outlook الموجودة، من دفتر العناوين الخاص بك، أو إنشاء جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة إضافة إلى مجموعة الاتصال.

إذا اخترت الخيار "من دفتر العناوين" أو "جهات اتصال Outlook" من القائمة المنبثقة، "حدد أعضاء": الاتصالات يعرض نافذة. يمكنك اختيار اسم جهة اتصال من ذلك.

على سبيل المثال، نحن ذاهبون إلى اختيار خيار "عنوان البريد الإلكتروني الجديد". بدلاً من الحصول على بطاقة جهة الاتصال الكامل، يظهر مربع الحوار "إضافة عضو جديد":

Add New Member dialog box
استخدم مربع الحوار "إضافة عضو جديد" لإضافة أعضاء إلى Outlook فريق الاتصال.

اكتب اسم وعنوان جهة الاتصال التي تريد إضافتها إلى المجموعة. لاحظ أن خانة الاختيار بجوار إضافة إلى جهات الاتصال بشكل افتراضي. إذا قمت بإلغاء تحديد ذلك، سيتم إضافة جهة الاتصال إلى مجموعة جهات الاتصال الجديدة الخاصة بك، ولكن ليس إلى دفتر العناوين الخاص بك. يمكن أن يكون هذا مفيداً إذا كنت بحاجة فقط للاتصال بهذا الشخص كجزء من المجموعة.

بمجرد إدخال المعلومات الخاصة بك، انقر فوق موافق. يتم الآن إضافة جهة الاتصال إلى مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك. استمر في إضافة العديد من جهات الاتصال إلى المجموعة كما تحتاج.

عند الانتهاء من إضافة أعضاء إلى مجموعة جهات الاتصال الجديدة الخاصة بك، انقر فوق الرمز حفظ إغلاق آند في الجزء الأيمن العلوي من إطار فريق الاتصال.

الخطوة 3. كيفية استخدام مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك

في المرة التالية التي كنت على استعداد لإرسال رسالة إلى أعضاء مجموعة الاتصال الخاصة بك، ببساطة اكتب اسم مجموعة الاتصال في الحقل "إلى". انقر فوق الزر إرسال عند الانتهاء من الرسالة الخاصة بك. سيتم إرسال الرسالة إلى جميع أعضاء مجموعة الاتصال الخاصة بك:

Type the contact group name into the To field
اكتب اسم مجموعة الاتصال الخاص بك في الحقل "إلى" رسالة جديدة لإرسالها إلى كافة أعضاء مجموعة الاتصال.

الخطوة 4. كيفية إعادة تسمية مجموعة الاتصال

بعد أن قمت بإنشاء فريق اتصال، يمكنك إعادة تسمية فإنه. على سبيل المثال، إذا كان ينتهي مشروع ويتم تعيين مجموعة المشروع لمشروع جديد قد ترغب في إعادة تسمية مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك.

لإعادة تسمية مجموعتك ، افتح قائمة التنقل المنبثقة وحدد خيار الأشخاص:

People option on the Navigation pop-up menu
ااستخدم خيار الأشخاص في قائمة التنقل المنبثقة لفتح نافذة جهات الاتصال.

يظهر إطار جهات الاتصال:

The Contacts window in Outlook
مجموعات جهات الاتصال تظهر في الجزء العلوي من إطار جهات الاتصال.

يظهر اسم مجموعة الاتصال في الجزء العلوي من قائمة جهات الاتصال (بجوار أيقونة الشعب). انقر فوق مجموعة جهات الاتصال لتحديده. انقر نقراً مزدوجاً فوق مجموعة الاتصال المحدد لفتح إطار فريق الاتصال:

Renaming a contact group
يمكنك إعادة تسمية مجموعة جهات اتصال موجودة.

اكتب اسم مجموعة جهات اتصال جديدة في حقل الاسم. عند الانتهاء من ذلك، انقر فوق رمز "التحديث الآن". أو، انقر فوق رمز إغلاق & حفظ لحفظ التغييرات والخروج من النافذة.

الخطوة 5. كيف يتم تغيير جهات الاتصال في فريق اتصال MS Outlook

قوائم البريد الإلكتروني تميل إلى أن تكون السوائل. أعضاء المجموعة تتغير بمرور الوقت. توقعات البريد الإلكتروني يمكن أن تساعدك على مواكبة.

يمكنك بسرعة وسهولة تغيير أعضاء مجموعة الاتصال من إطار فريق الاتصال. يمكنك تعيين جهات الاتصال الجديدة إلى مجموعة الاتصال أو حتى حذف أعضاء المجموعة الحالية. بدء تشغيل مع مجموعة الاتصال نافذة مفتوحة:

Open Contact Group window
يمكنك تغيير الاتصال أعضاء في فريق اتصال غير موجود.

دعونا نبدأ بإضافة عضو جديد إلى مجموعة جهات الاتصال الموجودة. انقر نقراً مزدوجاً فوق رمز "إضافة أعضاء" في "الشريط". كنت أعطيت خياراً لإضافة عضو من قائمة جهات الاتصال في Outlook، دفتر العناوين الخاص بك، أو اكتب في البريد إلكتروني جهة اتصال جديدة. بعد الانتهاء من إضافة عضو، انقر فوق رمز "التحديث الآن" في الشريط.

لإزالة عضو من فريق الاتصال، انقر فوق اسم العضو لتحديده. وبعد ذلك، انقر فوق الرمز "إزالة الأعضاء" في الشريط. تتم إزالة معلومات الاتصال الخاصة بالأعضاء من فريق الاتصال. (أنها كنت لا، ومع ذلك، إزالة من قائمة جهات اتصال البريد الإلكتروني Outlook.)

عند الانتهاء من إجراء التغييرات إلى مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك، انقر فوق الرمز حفظ إغلاق & على الجانب الأيمن الشريط للخروج من الإطار.

الخطوة 6. كيفية حذف مجموعة الاتصال

من وقت لآخر، قد ترغب في حذف مجموعة اتصال بالكامل. ربما لم تعد تحتاج للاتصال بأعضاء المجموعة.

لحذف مجموعة اتصال من البريد الإلكتروني الخاص بك مايكروسوفت آوتلوك، ابدأ بفتح نافذة جهات الاتصال. مجموعات جهات الاتصال الخاصة بك تظهر في الجزء العلوي من القائمة.

انقر فوق مجموعة جهات الاتصال التي تريد حذفها لتحديده. انقر على أيقونة الحذف (يبدو وكأنه X) في الشريط. تم حذف مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك.

4-مشاركة معلومات جهة الاتصال & مجموعات جهات الاتصال

إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني Outlook الخاص بك للأعمال التجارية أو للاستعمال الشخصي، أنها مفيدة وتوفر الوقت ليتمكن من مشاركة معلومات جهة الاتصال مع مستخدمين آخرين ل Outlook مرض التصلب العصبي المتعدد ومع Microsoft OneNote. في Outlook، يمكنك مشاركة جهات الاتصال مع OneNote أو مع مستخدمين آخرين ل Outlook.

OneNote هو تطبيق تدوين هو جزء من Microsoft Office. لمعرفة المزيد حول OneNote، استعراض هذا البرنامج التعليمي:

الخطوة 1. كيفية إرسال معلومات جهة الاتصال إلى OneNote

بدء تشغيل مع جهات نافذة مفتوحة. انقر فوق جهة اتصال لتحديدها، ثم انقر فوق رمز OneNote في الشريط. تحديد الموقع في مربع الحوار OneNote يظهر:

Sharing an Outlook contact to OneNote
يمكنك مشاركة معلومات جهة الاتصال في Outlook مع Microsoft OneNote.

قم بتوسيع خيار My Notebook وحدد دفتر ملاحظات OneNote حيث تريد تخزين معلومات جهة الاتصال. انقر فوق موافق. تتم إضافة المعلومات الخاصة بك إلى OneNote في دفتر الملاحظات قمت بتحديده:

Outlook contact information in MS OneNote
وقد تم تقاسم معلومات جهة الاتصال Microsoft Outlook إلى OneNote.

ملاحظة: يمكنك أيضا مشاركة معلومات بطاقة جهة اتصال Outlook إلى OneNote.

الخطوة 2. كيفية مشاركة جهة اتصال أو مجموعة جهات الاتصال في Outlook

إذا كان شخص آخر يحتاج إلى معلومات الاتصال الخاصة بك أو حتى مجموعة جهات الاتصال الخاصة بك، يمكنك بسرعة وسهولة مشاركة المعلومات معهم عن طريق البريد الإلكتروني في Outlook.

بدء تشغيل مع جهات نافذة مفتوحة. انقر فوق عنصر Outlook الذي تريد مشاركته لتحديده. يمكن أن يكون العنصر مجموعة اتصال أو جهة اتصال فردية. في هذا المثال، أنا أشعر بتبيان كيفية مشاركة مجموعة جهات اتصال في Outlook.

انقر فوق "الاتصال إلى الأمام" على الشريط لإحضار لأعلى في القائمة المنبثقة:

Forwarding contact information through Outlook
يمكنك إعادة توجيه جهة اتصال Outlook أو الاتصال بمجموعة من المعلومات إلى شخص آخر.

ملاحظة: مجموعات الاتصال يمكن فقط إعادة توجيه كجهة اتصال Outlook. ويمكن توجيه جهات الاتصال الفردية كجهة اتصال Outlook أو بطاقة تعريف المهنة.

حدد الخيار لتنسيق عنصر جهة الاتصال. يتم فتح نافذة إنشاء رسالة بريد إلكتروني تحتوي على بند جهة الاتصال مرفق بالفعل:

Outlook Compose wincow
كنت تقاسم المعلومات فريق اتصال Outlook مرفق البريد الإلكتروني.

اكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي ترغب في الحصول على المعلومات. كما أنها فكرة جيدة لإضافة بعض النص في نص الرسالة بحيث لا ينتهي البند الخاص بك في مجلد البريد المزعج. عند الانتهاء، انقر فوق الزر إرسال.

السبل العملية لاستخدام مجموعات جهات الاتصال الخاصة بك

عندما قمت بإدخال جهات الاتصال الخاصة بك في Outlook ونظمت لهم في مجموعات ستجد أن هناك العديد من الاستخدامات لمجموعات جهات الاتصال في Outlook. وفيما يلي أفكار قليلة فقط:

  1. رسائل المشروع. إذا كنت بحاجة إلى إرسال نفس المعلومات لجميع أعضاء فريق المشروع الخاص بك، أفرقة الاتصال أداة عظيمة. تأكد من أن كل فرد في الفريق الخاص بك على نفس الصفحة.
  2. الاجتماعات. بينما هناك طرق أخرى لإرسال إشعارات الاجتماع، إرسال واحد من خلال البريد الإلكتروني عن طريق مجموعة اتصال يسمح لك بإضافة المرفقات وغيرها من التفاصيل.
  3. إعلانات. إذا كان عملك لا إعلانات على مستوى الشركة، أو حتى على مستوى الإدارة إعلانات على مجموعة البريد إلكتروني المرسلة باستخدام قائمة جهات اتصال يمكن أن تساعد في الحصول على الكلمة.
  4. الإخطارات والتنبيهات. قائمة جهات اتصال إذا كنت بحاجة إلى مجموعة من العملاء حول ترقية برامج أو تغييرات أخرى على النظام في حالة تأهب، يمكن ضمان وصول رسالتك إلى حق الشعب.
  5. المناسبات الاجتماعية. مجموعات جهات الاتصال أيضا أداة عظيمة لتنظيم المناسبات الاجتماعية مثل الأطراف ولقاءات الفريق، والأحداث الرياضية والمناسبات الاجتماعية الأخرى.

استخدام مجموعة اتصال لإرسال رسالة إلى أكثر من شخص واحد عملي وموفر للوقت. حالما تصبح مريحة استخدام مجموعات جهات الاتصال، ستتمكن من أن نفكر في الاستخدامات الخاصة بك فريدة من نوعها لهم.

تنظيم البريد الإلكتروني الخاص بك مع تحسين إدارة علبة الوارد

كنت أقل احتمالاً إلى علبة الوارد الخاصة ميكروسوفت آوتلوك تشوش إذا كنت تتبع ممارسات الإدارة الجيدة البريد الإلكتروني. التعرف على كيفية تقليل الفوضى في صندوق الوارد البريد الإلكتروني الخاص بك مع eBook الحرة:

Free eBook PDF Manage Your Inbox

الاستنتاج

والآن بعد أن كنت تعرف كيفية إضافة جهات الاتصال إلى Outlook وكيفية تنظيم جهات الاتصال في مجموعات جهات الاتصال مرة واحدة التي قمت بإضافتها لهم، كنت على استعداد الاستفادة الكاملة من جهات اتصال MS Outlook لعملك والحياة الشخصية. ابدأ بإنشاء فريق اتصال في Outlook اليوم.

كيف يمكنك استخدام جهات اتصال Outlook في الأعمال التجارية الخاصة بك؟ هل تجعل استخدام MS Outlook الاتصال بالمجموعات؟ مشاركة أفكارك (أو نصائح) في التعليقات الواردة أدناه.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.