كيفية استخدام OneNote مع تقويم Outlook الخاص بك

Arabic (العربية/عربي) translation by Ike purnaniwati (you can also view the original English article)

إذا كنت مثل معظمنا، فستصل الكثير من مهامك وملاحظاتك المهمة عبر البريد الإلكتروني. لقد كنت تستخدم مايكروسوفت كلندر و تو-دو-لست لتتبع المهام الخاصة بك، ولكنك ترغب في القيام بالمزيد.

لا يدرك معظم الأشخاص أنه يمكنك استخدام MS OneNote كمدير مهام Outlook مع أدوات قائمة المهام لتقويم Outlook. من خلال إضافة OneNote إلى MS Outlook، لا يمكنك فقط تتبع مهامك ، بل يمكنك أيضًا تتبع المعلومات الأخرى التي تصل عن طريق البريد الإلكتروني في دفاتر الملاحظات المفيدة مع علامات التبويب. هناك أيضًا ميزات التعاون من OneNote التي يمكنك استخدامها لمشاركة معلوماتك مع الآخرين.

في هذا البرنامج التعليمي، سنوضح لك كيفية تنشيط ميزة OneNote في برنامج MS Outlook. سنوضح لك أيضًا كيفية استخدام OneNote لإدارة المهام والملاحظات بشكل فعال. سنشارك كيف يمكن أن يساعدك برنامج MS Outlook في تخزين رسائل البريد الإلكتروني الواردة وتنظيمها. وأخيرًا ، سنشارك أداة اختراق رائعة لاستخدام MS OneNote مع تقويم Outlook لأخذ محضر الاجتماع وتوزيعها على المشاركين في الاجتماع.

دليل Inbox Zero Mister (^{تنزيل الكتاب الإلكتروني المجاني})

في هذا البرنامج التعليمي، ستتعرف على كيفية استخدام أننتي و اوتلوك لمهام إدارة المشاريع. يمكنك الحصول على مزيد من التحكم في مشروعاتك من خلال تعلم كيفية إدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ، لذا تأكد من الحصول على الكتاب الإلكتروني المجاني: ^{الدليل النهائي لإتقان انبكس ذر}. إنها مليئة باستراتيجيات تنظيم البريد الوارد ونصائح قاتلة لإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بكفاءة أكبر.

الآن دعنا ننتقل إلى برنامجنا التعليمي حول كيفية استخدام Microsoft Outlook مع OneNote.

ما هو Microsoft OneNote؟

مص أننتي هو أداة نتتكنغ/تو-دو-لست التي تأتي كجزء من مجموعة مايكروسوفت افس. حيث يتيح لك تنظيم المعلومات وتخزينها وكذلك متابعة الاجتماعات والمهام. عندما كنت في المدرسة ، ربما تكون قد استعملت جهاز كمبيوتر محمول يحتوي على علامات تبويب لإبقاء أوراقك منظمة. يعمل OneNote بنفس الطريقة ، باستثناء أن دفتر الملاحظات الخاص بك هو الآن ظاهري وتسمى علامات التبويب الخاصة بك الأقسام.

تم دمج OneNote في برنامج MS Outlook ويمكنك استخدامه مع تقويم Outlook MS وقائمة المهام. ويمكن أيضًا دمجها في تطبيقات إنتاجية البرامج الأخرى. يتضمن OneNote أيضًا أدوات تعاون الأقران.

لمعرفة المزيد حول أساسيات Microsoft OneNote ، إليك بعض البرامج التعليمية:

كيفية تفعيل MS OneNote

الآن بعد أن تعلمت ما هو MSNNote ، فأنت على استعداد لبدء استخدامه. قبل أن تبدأ في استخدام الوظيفة الإضافية MS OneNote ، تحتاج إلى التأكد من تمكينها. إذا تم تمكين أننتي ، فسترى رمز ^أننتيعلى الشريط عند تحديد علامة التبويب الصفحة الرئيسية:

OneNote icon — إذا كان OneNote نشطًا مع Outlook ، فسترى رمز OneNote في الشريط.

إذا لم يكن OneNote نشطًا في إصدار Outlook الخاص بك ، فستحتاج إلى تنشيطه. إليك ما يجب فعله

الخطوة 1. الوصول إلى نافذة خيارات Outlook

ابدأ بفتح صندوق بريد الوارد في اوتلوك. انقر فوق علامة التبويب ملف. تظهر نافذة معلومات الحساب:

Account information window — حدد **خيارات** من نافذة **معلومات الحساب** للوصول إلى نافذة **خيارات اوتلوك**.

انقر فوق خيارات على اليسار. تظهر نافذة خيارات اوتلوك:

Outlook Options window — حدد الخيار **الوظائف الإضافية** لتنشيط أننتي.

الخطوة ٢. تغيير OneNote إلى الحالة النشطة

انقر فوق الخيار الوظائف الإضافية على اليسار. في نافذة عرض الوظائف الإضافية لـ مايكروسوفت افس وإدارتها ، سترى قوائم بوظائف التطبيق النشطة وغير النشطة والمعطلة:

View and manage Microsoft Office Add-ins window — سترى قوائم الوظائف الإضافية النشطة وغير النشطة والمعطلة.

إذا كان OneNote في قائمة الوظائف الإضافية للتطبيقات غير النشطة ، فحدد وظائف COM الإضافية إلى جانب الإدارة في أسفل الشاشة. ثم، انقر فوق الزر انتقال. يظهر مربع الحوار خصائص كوم الإضافية:

Com Add-ins dialog box — الوظائف الإضافية بدون علامة اختيار غير نشطة.

حدد مربع الاختيار الموجود بجانب أننتي نتس حول عناصر اوتلوك لتنشيطه ، ثم انقر فوق موافق. يعود النظام إلى علبة الوارد الخاصة بك. يجب أن تشاهد الآن رمز أننتي على الشريط عند تحديد علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

كيفية إنشاء مهام Outlook في OneNote

بمجرد تنشيط أننتي، يمكنك استخدامه كمدير مهام اوتلوك عن طريق إنشاء المهام في اوتلوك وحفظها في أننتي أو إنشاء المهام في أننتي وحفظها في اوتلوك. هيا بنا نبدأ!

أول شيء تريد القيام به هو فتح OneNote على سطح المكتب الخاص بك:

MS OneNote — لاحظ أنه تم تنظيم أننتي في دفاتر **الملاحظات**. كل دفتر يحتوي على **أقسام** وكل قسم يحتوي على **صفحات**.

كما ترون ، لقد أضفت بالفعل مفكرة تسمى ^{Project XYZ} إلى أننتي حتى نتعامل معها. أضفت أيضًا بعض الأقسام (تسمى أحيانًا المجلدات) إلى الكمبيوتر الدفتري. تسمى الأقسام التي أضفتها بالاجتماعات والدقائق والمراسلات والمهام. على اليمين ، سترى مكانًا لقائمة الصفحات في القسم المفتوح حاليًا—إنه القسم الأخضر. (لا توجد أي صفحات في القائمة حتى الآن لأننا لم ننشئها.)

قم بإنشاء واسم أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأقسام الخاصة بك وفقًا لاحتياجاتك التنظيمية.

١. استخدم OneNote لإضافة مهمة جديدة إلى قائمة مهام Outlook الخاصة بك

يمكنك إضافة مهمة إلى قائمة المهام في Outlook من OneNote. إليك الطريقة:

الخطوة ١. افتح قسم الكمبيوتر المحمول الخاص بك وقم بإضافة مهمة

ابدأ بفتح القسم المناسب في دفتر الملاحظات الصحيح. في هذه الحالة ، سأبدأ بفرض قسم المهام في مجلد مشروع XYZ. (لقد قمت بالفعل بإضافة مهمة موجودة مسبقًا تسمى فله XYZ بروجكت ببيرورك إلى هذا القسم. يمكنك رؤيتها في قائمة الصفحات إلى اليمين.)

Add a new task — بمجرد إضافة مهمة جديدة ، اكتب اسم المهمة بجوار مربع الاختيار.

انقر على مربع الاختيار الموجود بجانب رمز علامة المهام الواجبة في الشريط. يظهر مربع اختيار ، يمثل مهمة جديدة ، في صفحة فارغة في القسم الذي فتحته.

الخطوة ٢. اكتب وصف المهمة

اكتب وصفًا للمهمة في المساحة الفارغة بجوار مربع الاختيار.

Naming a task — يجب أن يصف اسم المهمة المهمة بحيث يمكنك العثور عليها لاحقًا.

الخطوة ٣. جدولة المهمة وإضافة التفاصيل

عند الانتهاء، انقر فوق رمز مهام Outlook في الشريط. من القائمة المنسدلة ، اختر إطارًا زمنيًا عندما تريد إضافة المهمة إلى قائمة مهام Outlook. لجدولة تاريخ محدد ، حدد الخيار مخصص. يعرض إطار Outlook مهمة جديدة:

Outlook task window open — املأ التفاصيل في نافذة **مهمة اوتلوك الجديدة**.

حان الوقت الآن لملء تفاصيل المهمة:

استخدم حقول تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق لجدولة المهمة.
وضّح أهمية المهمة باستخدام حقل الأولوية (اختر من بين Low و Normal و High).
استخدم مربع الاختيار تذكير لجعل Outlook يذكرك بالمهمة.
حدد أهمية المهمة باستخدام حقل الأولوية.

عندما تنتهي من ملء نافذة المهام الجديدة، أغلقها بالنقر على علامة X في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة. تأكد من حفظ التغييرات عندما يطلب منك Outlook القيام بذلك.

الخطوة ٤. عرض المهمة في Outlook

لمشاهدة المهمة التي قمت بإنشائها في OneNote ، افتح قائمة المهام MS Outlook. سترى المهمة التي أنشأتها للتو في قائمة المهام. تظهر التفاصيل في الجزء الأيمن:

Task created in OneNote — لاحظ أن وصف المهمة يحتوي على ارتباط تشعبي إلى صفحة OneNote استخدمناها لإنشاء المهمة.

يمكنك الآن العمل مع المهمة في اوتلوك تمامًا كما تفعل مع أي مهمة قمت بإنشائها باستخدام أدوات مهام اوتلوك إذا أردت. لمزيد من التفاصيل حول العمل مع نافذة المهام الجديدة، راجع هذا البرنامج التعليمي:

مايكروسوفت أوتلوك

مرض التصلب العصبي المتعدد تقويم Outlook: كيفية إضافة، شارك، & استخدم ذلك الحق

لورا سبنسر

٢. إضافة مهمة Outlook إلى OneNote

استخدم OneNote كمدير مهام Outlook عن طريق حفظ المهام التي تم إنشاؤها في Outlook إلى OneNote. إليك ما يجب فعله:

الخطوة ١. افتح قائمة المهام الخاصة بـ Outlook وحدد مهمة

ابدأ بفتح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك وافتح قائمة المهام. (انقر فوق أيقونة المزيد في أسفل لوحة التنقل وحدد المهام من القائمة المنبثقة).

حدد مهمة قمت بإنشائها في Outlook من القائمة. على سبيل المثال ، لقد أنشأت مهمة تسمى حضور ندوة التدريب في MS Outlook:

New Outlook Task — يمكنك إضافة مهمة تم إنشاؤها في Outlook إلى OneNote.

انقر نقرًا مزدوجًا فوق المهمة التي قمت بإنشائها في Outlook لفتحها.

Outlook task is open — تحتوي مهام Outlook على رمز OneNote يسمح لك بحفظها في OneNote.

الخطوة ٢. إرسال المهمة إلى OneNote

انقر فوق رمز OneNote في الشريط لإرسال المهمة إلى OneNote. يعرض مربع الحوار سلكت لوكاسيون في أننتي:

Select location in OneNote — استخدم مربع الحوار تحديد الموقع في OneNote لاختيار موقع لمهمتك.

انقر فوق دفتر ملاحظات لاختيار أحد الأقسام الموجودة بالداخل أو اختر أحد الخيارات من قائمة اللقطات الحديثة. عندما تختار موقعًا ، انقر فوق الزر موافق وأغلق المهمة المفتوحة.

الخطوة ٣. عرض مهمة Outlook في OneNote

لمشاهدة مهمتك في OneNote ، افتح دفتر الملاحظات والمقطع حيث قمت بتخزين تلك المهمة. انقر على اسم المهمة في قائمة الصفحات على اليمين لفتح الصفحة التي تحتوي على المهمة التي أنشأتها للتو:

New task in OneNote — تمت إضافة مهمتك إلى OneNote.

كيفية حفظ بريد Outlook إلى OneNote

يمكنك حفظ بريد إلكتروني إلى OneNote حيث يمكنك تدوين الملاحظات عليه والمهام المجدولة المستندة إليه والمزيد.

الخطوة ١. اختر بريدًا إلكترونيًا لإرساله إلى OneNote

ابدأ بفتح صندوق بريدك الإلكتروني. حدد الرسالة أو الرسائل التي تريد حفظها في OneNote:

Select an email message — حدد رسالة البريد الإلكتروني في Outlook التي تريد تخزينها في OneNote.

الخطوة ٢. إرسال البريد الإلكتروني إلى OneNote

انقر فوق رمز أننتي في الشريط لإرسال الرسالة المحددة إلى أننتي. يعرض مربع الحوار سلكت لوكاسيون في أننتي:

Select location dialog box — اختر الموقع الذي تريد تخزين رسالة البريد الإلكتروني المحددة فيه.

انقر فوق الموقع الذي تريد تخزين البريد الإلكتروني فيه ثم انقر فوق موافق. يفتح OneNote صفحة جديدة تحتوي على بريدك الإلكتروني في دفتر الملاحظات والقسم الذي اخترته:

Outlook email stored in OneNote — يمكن أن يساعدك OneNote في تخزين رسائل البريد الإلكتروني الهامة في Outlook وتنظيمها.

كيفية استخدام OneNote في العثور على مهمة أو رسالة

بمجرد أن تصبح معتادًا على استخدام OneNote لتخزين المعلومات ، فقد تبدأ دفاتر الملاحظات الخاصة بك بالملء. قد تقلق من عدم قدرتك على العثور على ما تبحث عنه. ولكن OneNote يحتوي على أداة بحث مفيدة جدًا. دعونا نلقي نظرة فاحصة.

الخطوة ١. افتح OneNote والعثور على أداة البحث

ابدأ بفتح OneNote:

Search tool in OneNote — إذا نسيت مكان تخزين المعلومات في أننتي، يمكن أن تساعدك أداة **البحث** في العثور عليه.

الخطوة ٢. اكتب عبارة البحث

أريد العثور على البريد الإلكتروني الذي حفظته للتو في أننتي، ولكن لا يمكنني تذكر مكانه. أعلم أنه يحتوي على الكلمات "شكرًا لك" ، لذلك أكتب هذه الكلمات في أداة البحث واضغط على مفتاح إنتر عندما انتهيت. تنقلني أداة البحث مباشرةً إلى صفحة أننتي حيث حفظت البريد الإلكتروني:

Using the search tool in OneNote — عثرت أداة **البحث** على رسالة كنت أبحث عنها.

كيفية استخدام OneNote مع الاجتماعات

يمكنك توفير الوقت في مهام إدارة المشاريع الخاصة بك عن طريق أتمتة عملية دقيقة الاجتماع. يمكنك توصيل اجتماع لديك في تقويم اوتلوك، وتدوين الملاحظات في هذا الاجتماع ، وإرسال هذه الملاحظات بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص الآخرين الذين حضروا الاجتماع عندما ينتهي الاجتماع.

دعونا نتعلم كيف:

الخطوة ١. افتح تقويم Outlook الخاص بك

ابدأ بفتح تقويم MS Outlook الخاص بك:

MS Outlook Calendar — يمكنك إضافة اجتماعات من تقويم MS الخاص بك إلى OneNote.

لمزيد من المعلومات حول كيفية استخدام أداة تقويم مايكروسوفت اوتلوك، راجع هذا البرنامج التعليمي:

مايكروسوفت أوتلوك

مرض التصلب العصبي المتعدد تقويم Outlook: كيفية إضافة ، شارك ، * استخدم ذلك الحق

لورا سبنسر

الخطوة ٢. إضافة اجتماع إلى OneNote

ابحث عن الاجتماع الذي تريد إضافته إلى أننتي وانقر عليه نقرًا مزدوجًا لفتح نافذة إنفتد افنت. في هذه الحالة سنفتح اجتماع تدريب على الكمبيوتر في برنامج جديد أقوم بإعداده كمثال:

Open calendar meeting — هذا الاجتماع مفتوح في نافذة **إنفتد افنت** في Outlook.

بمجرد فتح نافذة دعوة الحدث، قم بتوصيله بـ أننتي بالنقر فوق رمز أننتي في الشريط. لاحظ أنه يحتوي على اجتماع اجتماع نتس. يظهر مربع حوار يسألك عما إذا كنت ترغب في مشاركة الملاحظات مع الاجتماع أو تدوين الملاحظات بنفسك:

Meeting notes dialog box — يتيح لك مربع الحوار **ملاحظات الاجتماع** الاختيار بين أخذ ملاحظات الاجتماع في دفتر ملاحظات مشترك في OneNote أو أخذها في دفتر ملاحظات خاص.

اختر واحد من ما يلي:

لمشاركة محضر الاجتماع في دفتر الملاحظات المشترك ، حدد الخيار شر نتس وذ ذي ميتنغ. ملاحظة: يجب أن يكون لديك دفتر ملاحظات مشترك في OneNote تم إعداده بالفعل لتحديد هذا الخيار.
لتدوين الملاحظات الخاصة بك بشكل خاص، حدد تدوين الملاحظات على خيارك الخاص. هذه الملاحظات ستكون موجودة فقط في دفتر الملاحظات الخاص بك حتى تقوم بمشاركتها عبر البريد الإلكتروني. هذا هو الخيار الذي سنستخدمه لهذا المثال.

حدد تدوين الملاحظات على خيارك الخاص. يظهر مربع الحوار سلكت لوكاسيون إن أننتي:

Select a OneNote location — اختر دفتر الملاحظات والقسم المناسب لملاحظات اجتماعك.

الخطوة ٣. خذ ملاحظات في OneNote

انقر فوق دفتر ملاحظات لاختيار أحد الأقسام الموجودة بالداخل أو اختر أحد الخيارات من قائمة اللقطات الحديثة. عندما تختار موقعًا، انقر على الزر موافق وأغلق الاجتماع المفتوح. يتم فتح صفحة جديدة تحتوي على معلومات الاجتماع في قسم OneNote والدفتر الذي اخترته للتو:

Meeting in OneNote — تمت إضافة معلومات الاجتماع إلى OneNote.

قم بتدوين ملاحظات على الصفحة المفتوحة في OneNote أسفل عنوان نتس.

الخطوة ٤. توزيع 'ملاحظات الاجتماع' مع Outlook

عندما ينتهي الاجتماع يمكنك مشاركة ملاحظاتك مع كل من حضر الاجتماع بالنقر على أيقونة صفحة البريد الإلكتروني في الشريط:

Email your notes to attendees — استخدم رمز **صفحة البريد الإلكتروني** لإرسال ملاحظات اجتماعك لحاضري الاجتماع.

يتم فتح رسالة Outlook بمعلومات الاجتماع والحاضرين في الأعلى وملاحظاتك في الأسفل:

Meeting minutes email — يمكنك إضافته إلى محضر الاجتماع عبر البريد الإلكتروني أو إرساله كما هو.

عندما تكون مستعدًا ، انقر فوق الزر إرسال الموجود على اليسار لإرسال ملاحظات الاجتماع إلى حضور الاجتماع.

تعرف على المزيد حول كيفية استخدام البريد الإلكتروني بفعالية

سواء كنت مالكًا لنشاط تجاري أو محترفًا في مجال الأعمال ، فإن البريد الإلكتروني هو أداة اتصال مهمة. من المهم التأكد من أن رسائلك الإلكترونية محترفة قدر الإمكان. يمكن أن تساعد هذه البرامج التعليمية في:

استنتاج

كما ترى ، يمكن لبرنامج OneNote و Outlook معا التعامل مع الكثير من مهام إدارة المشاريع. يمكن أن يساعد استخدام هذه الأدوات معًا في العمل بفعالية أكبر. لقد تعلمت للتو كيفية تنشيط MS OneNote واستخدامه مع Microsoft Outlook لتنظيم البريد الإلكتروني في Outlook ومهام Outlook والاجتماعات وغيرها من المعلومات.

لقد اكتشفت أيضًا كيفية استخدام OneNote كمدير مهام Outlook. لقد شرحت كيفية حفظ البريد الإلكتروني في مجلدات OneNote. علاوةً على ذلك ، فقد انتهينا من نصيحة حفظ الأوقات الرائعة لتخزين معلومات الاجتماع إلى OneNote واستخدام OneNote في كل من محضر الاجتماع وتوزيع محضر الاجتماع على المشاركين في الاجتماع.

هل تستخدم OneNote و Outlook معًا؟ إذا كان الأمر كذلك ، ما هي نصائح الإنتاجية في OneNote التي لديك علاقة بها لاستخدام أدوات مهام إدارة المشاريع؟ شارك إجاباتك في التعليقات أدناه.