Advertisement
  1. Business
  2. Email

Кіраўніцтва па этыкету ў электронных лістах ад абацтва Даўнтан 

by
Read Time:10 minsLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
Why Writing Email Is a Skill—and Why Learning It Matters
How to Write Clear and Professional Emails

Belarusian (беларуская мова) translation by Olya Misuraghina (you can also view the original English article)

Ні адзін ангелец не будзе марыць памерці ў чужой хаце, асабліва ў доме незнаёмага яму чалавека.

Так кажа Вайалет Кроўлі, удава-графіня Грантэма, пасля таго як было выяўлена, што турэцкі дыпламат памёр ноччу падчас пастою ў абацтве Даўнтан.

Гераіня Вайолет, якую адыгрывае Мэгі Сміт, часта пстрыкае, такія смешныя фразы, якія адлюстроўваюць яе павагу да ангельскіх традыцый і этыкету.

Вось яшчэ адзін прыклад пачуцці гумару ўдавы-графіні. Калі ў абацтве ўсталявалі тэлефон, Вайалет спытала: 

Гэта інструмент для камунікацыі або для катаванняў? 

Мілая ведае, што б яна зрабіла з Інтэрнэтам і электроннай поштай.

Дварэцкі Даўнтан Чарльз Карсан мае такія ж традыцыйныя погляды датычна таго, што дарэчы, а што - не. Ён усхвалявана дакладвае Роберту Кроўлі, Лорду Даўнтан: «Пакаёўцы, падобна, прыйдзецца працаваць у сталовай.» «У свеце здараюцца рэчы і горай,» - адказвае Лорд Кроўлі. Карсан кажа на гэта: 

Не горш, чым пакаёўка, якая прыслугоўвае герцагу.

Мы глядзім серыял «Абацтва Даўнтан» у XXI стагоддзі, і погляды ўдавы-графіні і містэра Карсана нас весяляць збольшага таму, што грамадства ў развіцці перасягнула іх самыя страшныя чаканні. Мы жывем у свеце, які ні Карсан, ні ўдава-графіня не маглі і ўявіць, і не захацелі бы.

У часы Даўнтан жыццё арыстакратаў падпарадкоўвалася правілах этыкету: ад таго, што яны насілі, да таго, як яны размешваў чай і трымалі кубак. У сённяшнім свеце гэтыя абмежаванні выклікаюць ўсмешку.

Можа быць, жыццё без такой колькасці правілаў прасцей, але раптам гэта мы сьмешныя? Правілы этыкету, магчыма, не такія строгія і відавочныя, як былі аднойчы, але яны ўсё яшчэ існуюць. І ад таго, што правілы не такія дакладныя і пэўныя, складана зразумець, як менавіта яны выглядаюць.

Асноўная мэта этыкету ў тым, каб паказаць, што вы думаеце пра іншых. Вынікаючы асноўных сацыяльных нормам і ўмоўнасцяў, вы праяўляеце павагу да іншых. Як тлумачыць артыкул у «Global Post»:

Бізнес-этыкет - гэта спосаб ставіцца да калег і бізнес-партнёрам з пашанай і павагай.

Этыкет таксама дапамагае атрымаць поспех у свеце, таму што прытрымліванне правілам этыкету паказвае, што вы ведаеце, як наладзіць адносіны з іншымі людзьмі.

Зносіны з іншымі можа збіваць з панталыку, нават у лепшыя часы. Этыкет дае пункту апоры, якія дапамагаюць паказаць, што вы заадно з іншым чалавекам і хоць трохі разумееце адзін аднаго. Іншымі словамі, этыкет дазваляе ненадакучліва пабудаваць рапарт. Правільна выкарыстоўвайце этыкет - і ў вас усё будзе добра, усё будзе ісці як па масле. Калі ж вы не зможаце прытрымлівацца этыкету, людзі будуць баяцца мець зносіны з вамі.

Этыкет асабліва важны ў Інтэрнэце, дзе людзі ў асноўным маюць зносіны з дапамогай тэксту і лёгка можа паўстаць непаразуменне.

Дык якія правілы этыкету трэба выкарыстоўваць у электронных лістах, каб атрымальнік адчуваў сябе камфортна, а вы выглядалі як прафесіянал? Іншымі словамі, якое паводзіны звычайна лічыцца ветлівым пры складанні і адпраўцы электронных лістоў?

Каб высветліць гэта, давайце звернемся за натхненнем да абацтва Даўнтан.

Кіраўніцтва Лэдзі Кары Кроўлі па прывітаннях і развітаннях

Кара Кроўлі - Лэдзі маёнтка ў Даўнтан. Яе задача - зрабіць так, каб госці дома адчувалі сябе добра. У той час этыкет абавязваў, каб усе члены сям'і і слугі чакалі звонку дома, калі прыбываюць новыя госці.

На шчасце, рабіць ўступленне ў электронных лістах значна прасцей.

Заўсёды варта пачынаць ліст з чагосьці імя. Асабліва гэта тычыцца тых выпадкаў, калі вы пішаце каму-то ў першы раз.

Выкарыстоўваць імя - гэта не толькі пытанне ветлівасці. Гэта прыцягвае ўвагу. Як пісаў Дэйл Карнегі, аўтар кнігі «Як заваёўваць сяброў і ўплываць на людзей»

Памятайце, што імя чалавека - самы салодкі і самы важны для яго гукам на любой мове.

Добра таксама выкарыстоўваць прывітанне. Мы жывем у часы адсутнасці фармальнасцей, таму часта ў многіх выпадках выкарыстоўваем простае «Здрасьте». Калі вы пішаце каму-то ў першы раз і хочаце выглядаць афіцыйна і паважна, прыдатным прывітаннем будзе «Дарагі».

Як і ў выпадках з чыім-то прыбыццём у Даўнтан, тыя ж правілы датычацца ад'ездаў. Усе выстройваюцца перад домам, каб развітацца.

Зноў жа, з электроннымі лістамі усё нашмат прасцей. Скончыце ліст пажаданнямі ўсяго самага лепшага адрасату і пастаўце свой подпіс.

«З павагай» - гэта стандартнае канчатак. «Усяго добрага» таксама падыдзе, калі вы хочаце зрабіць ліст крыху больш асабістым (і меней афіцыйным). Калі вы працуеце ў творчай сферы, можаце знайсці больш нестандартны падыход да завяршэння сваіх электронных лістоў. Вы можаце прыдумаць якое-небудзь унікальнае канчатак. Важна завяршаць свае лісты, а не пакідаць іх у падвешаным стане.

Так, здаецца, што гэта і так зразумела, але вы здзівіцеся, даведаўшыся, колькі людзей не ўмеюць прытрымлівацца гэтых простых правілаў этыкету.

Кіраўніцтва Лэдзі Разамунды Пэйнсвік па складанні электронных лістоў 

Лэдзі Розамунда вырасла ў Даўнтан, але цяпер жыве ў Лондане. Яна ўсё яшчэ блізкая з сям'ёй Кроўлі і аднойчы згаджаецца дапамагчы Эдыт - адной з дачок Кроўлі - у няпростай сітуацыі, забраўшы яе за мяжу нібыта «вывучаць французскую мову».

Ўдава-графіня чуе нешта нядобрае. «Разамунду не цікавіць французская мова,» - кажа ўдава. - "Яна крычыць, калі хоча, каб яе зразумеў іншаземец.»

Вядома, калі вы будзеце крычаць, каб вас зразумелі, у любой сітуацыі гэта падасца грубым і непрыемным. Эквівалент крыку ў электронных лістах - пісаць ТОЛЬКІ ВЯЛІКІМІ ЛІТАРАМІ.

НІКОЛІ ГЭТАГА НЕ РАБІЦЕ!

Калі вы хочаце, каб вашы электронныя лісты былі зразумелымі, пішыце ясна і коратка. Пераключацца на ВЯЛІКІЯ ЛІТАРЫ - гэта правал. Гэта паказвае альбо тое, што вы выйшлі з сябе, альбо што вы не разумееце асноўных правіл адносін анлайн.

Кіраўніцтва Ізабель Кроўлі па чытання электронных лістоў 

Калі вы чытаеце электронны ліст, вельмі лёгка няправільна зразумець, што меў на ўвазе адпраўнік. Даследаванне паказвае, што людзі правільна адгадваюць тон і эмоцыі лісты толькі ў 56% выпадкаў. Гэта крыху лепш, чым простая ўдача.

Непаразуменні могуць прымусіць вас адчуваць сябе няўтульна, калі ў словах адпраўніка вы чытаеце злосць.

Каб пазбегнуць гэтых непаразуменняў, я раю пераняць падыход Ізабель Кроўлі. Яна ўдава з сярэдняга класа, якая трапіла ў свет Даўнтан па сямейных абставінах. Ўдава графіня абураецца ростам стану Ізабэль і часта падколвае яе тонкімі абразамі.

А як адказвае на гэта Ізабэль? «Я буду лічыць гэта за камплімент.»

Калі вы чытаеце электронны ліст, варта меркаваць за ім лепшыя намеры.

Так вы зможаце пазбегнуць непаразумення. Кажучы пра кампліменты, ніколі не будзе лішнім ўключыць камплімент у свой ліст, асабліва калі вы пішаце каму-то ў першы раз.

І зноў Дэйл Карнегі: 

Лінкальн аднойчы пачаў ліст са слоў: «Усе любяць кампліменты.» Уільям Джэймс сказаў: «Найглыбейшы ​​прынцып чалавечай натуры - смага быць ацэненым.» Ён не ўжываў, калі вы заўважылі, слоў «жаданне» або «туга» па тым, каб чалавека ацанілі. Ён сказаў «смага» быць ацэненым.

Не саромейцеся. Проста зрабіце якой-небудзь шчыры камплімент. Вы здзівіцеся, убачыўшы, як зменіцца адказ, які вы атрымаеце.

Падыход абрыднай цёткі да таго, каб вас заўважылі 

У серыяле ёсць эпізод, дзе Мэцью Кроўлі, спадчыннік абацтва Даўнтан, разбівае каштоўную вазу, ён выбачаецца перад ўдавой-графіняй.

"Не прасі прабачэння,» - кажа ўдава-графіня. - «Гэта быў вясельны падарунак ад маёй абрыднай цёткі, я ненавідзела яго паўстагоддзя.»

Калі ўдава так ненавідзела гэтую вазу, чаму яна яе захоўвала? Таму што гэта быў падарунак.

Амаль у любым грамадстве ў свеце падарункі нясуць з сабой сацыяльныя абавязкі. Калі вы нешта дорыце, гэта ўплятае вас у жыццё чалавека, якому вы робіце падарунак.

У прыватнасці, дорачы нешта, вы абавязваліся атрымальніка даць нешта ў адказ.

Калі вы пішаце каму-то ў першы раз і хочаце, каб вашыя адносіны прадоўжыліся, дайце што-небудзь гэтаму чалавеку. Гэта можа быць проста нейкая інфармацыя або спасылка на артыкул. Важна, каб гэты падарунак быў дарэчным і карысным.

Таксама будзьце сімпатычная, і вас не запомняць як непрыемнага чалавека!

Кіраўніцтва за абедзенным сталом па Cc: 

Падчас вячэр у Даўнтан было важна, каб госці адчувалі сябе ўдзельнікамі абмеркаванняў. Як рабіла большасць арыстакратаў у XXI стагоддзі, лэдзі Даўнтан выконвалі этыкет паваротаў.

Акцёр Джым Картэр, які грае ролю прыслужніка Чарльза Карсана ў серыяле «Абацтва Даўнтан», тлумачыць, як працавалі павароты

На вячэры, дзе прысутнічалі не толькі члены сям'і, усе жанчыны глядзелі на гаспадыню дома і тое, у які бок яна паварочвалася. Яны паварочваліся ў той жа бок падчас першых двух страў, каб ніхто не застаўся ўбаку. Зносіны так і працягвалася па крузе, пакуль не прыходзіў час дэсерту, і ўсё паварочваліся ў адваротны бок. На самай справе, у першым сезоне пра гэта трохі згадвалася. Мэры сказала: "Не дачакаюся, калі мы зможам павярнуцца ў адваротны бок», таму што яна затрымалася ў размове пра трактары з нейкім сумным мужчынам, у той час як хацела пагаварыць з Мэцью Кроўлі.

Калі вы пішаце электронны ліст, важна ўключыць у размову ўсіх, каго трэба. Вось для чаго існуе «cc:».

Цікава: Калі электронных лістоў яшчэ не існавала, для зносін у офісе выкарыстоўвалі пісьмовыя напамінку. Людзям, якім проста трэба было ведаць пра штосьці, але не трэба было нічога прадпрымаць, пасылалі копію запіскі, зробленую пад капірку (ад ангельскага «carbon copy»). Вось адкуль прыйшло «cc:».

Яшчэ сёе-тое пра ўключэнне людзей у размова па электроннай пошце. Рэдка бывае разумным ператвараць групавое ліст у асабістую перапіску. Гэта можа выглядаць, быццам вы маеце зносіны за спіной астатніх. Калі вы хочаце пагаварыць з кім-небудзь з групавой перапіскі, напішыце новае электронны ліст гэтаму чалавеку. Калі вы з'яўляецеся часткай групавой рассылкі, для адказу лепш націскаць кнопку «Адказаць усім».

Яшчэ адна звычайная сітуацыя - калі вас па памылцы ўключаюць у групавую рассылку або калі групавое абмеркаванне наўпрост не адносіцца да вашых абавязкаў. Вы можаце адключыць паток паведамленняў, каб яны не траплялі ў вашу паштовую скрыню. Гэта тое ж самае, як папрасіць прабачэння і пакінуць групавую размову на вячэры.

Функцыя адключэння патоку паведамленняў ёсць у gmail, і яна дазваляе адпраўляць у архіў паведамленні, якія да вас не ставяцца. Тым не менш, будзьце асцярожныя з выкарыстаннем гэтай функцыі, таму што вы не жадаеце прапусціць важныя абмеркавання.

Кіраўніцтва ад Місіс Хьюджэс і Томаса Бэраў па Bcc: 

Эльзі Хьюджэс - аканомка ў Даўнтане. Як матрыярх сярод слуг, яна часта становіцца часткай таямніцаў жыцця слуг, ці таму што яны давяраюць ёй, ці таму што яна незнарок падслухоўвае размову. Місіс Хьюджэс заўсёды тактоўная ў адносінах да інфармацыі, якую яна пазнае.

Яе падыход адрозніваецца ад падыходу першага лёкая Томаса Бэраў, які заўсёды ў пошуках чужых сакрэтаў, каб замуціць ваду і выкарыстоўваць тое, што ён ведае, у сваю карысць.

Bcc: паходзіць ад ангельскага «blind carbon copy» і азначае «утоеная копія». Гэта спосаб асцярожна адправіць ліст. Калі вы пасылаеце электронны ліст праз bcc:, людзі ў размове не бачаць іншых атрымальнікаў.

Выкарыстоўваць bcc:. рэдка бывае разумна. Як кажа Рамона Эмерсан, тэхнічны рэдактар ​​«Huffington Post»: «Не вельмі сумленна дазваляць іншым думаць, што яны - адзіныя атрымальнікі ліста, калі гэта не так.» Амаль ва ўсіх выпадках лепш выкарыстоўваць cc:. Калі людзі даведаюцца, што вы выкарыстоўвалі bcc: за іх спіной, вы станеце для іх Томасам Бэраў - чалавекам, які хоча заварыць кашу і выклікаць непрыемнасці.

Ці дарэчы наогул калі-небудзь выкарыстоўваць bcc:? Вось што зноў гаворыць Рамона Эмерсан: 

Адзіны прыдатны выпадак выкарыстоўваць Bcc: - гэта калі вы пасылаеце электронны ліст без якой-небудзь асабістай інфармацыі (перамена адрасу, продаж шафы) вялікай колькасці людзей, якія не абавязкова ведаюць адзін аднаго. Ніхто не прыкідваецца, што гэты ліст заключае ў сабе нешта апроч інфармацыі, і ў гэтым выпадку схаваць адрасы іншых людзей нармальна. Акрамя таго, у рассылку могуць быць уключаныя сотні атрымальнікаў, і нікому не хочацца пракручваць ўсе гэтыя імёны. Як правіла, калі колькасць атрымальнікаў перавышае 30, варта выкарыстоўваць bcc:. 

А як лічаце вы? 

Хто ваш любімы персанаж у «Абацтве Даўнтан»? Якім нормам этыкету могуць навучыць іх паводзіны? Як бы вы выкарыстоўвалі гэты ўрок пры напісанні электронных лістоў? 

Крыніцы 

Малюнак: Пяро, Хуан Пабла Брава з «Noun Project».

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.