Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing

Як стварыць рахунак у Word з дапамогай прафесійнага шаблону 

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Belarusian (беларуская мова) translation by Olya Misuraghina (you can also view the original English article)

Final product image
What You'll Be Creating

Вы асабліва і не задумваліся аб рахунку?  Калі так, то гэта памылка. 

Як ўладальнік малога бізнесу, вы павінныя ведаць, што рахунак - гэта частка вашага брэндынгу.  Ен прадстаўляе ваш бізнес, і таму павінны выглядаць добра. 

Ен таксама павінны быць выразным.  Не павінна быць ніякіх сумненняў у тым, колькі або якім чынам ваш кліент павінны вам заплаціць. 

Невыразны рахунак можа выклікаць непатрэбныя затрымкі плацяжоў.  Ен таксама можа дарма выдаткаваць ваш час, таму што кліент будзе спрабаваць звязацца з вамі па розных пытаннях. 

З гэтага ўрока вы даведаецеся, як стварыць прафесійны рахунак, выкарыстоўваючы яго шаблон у MS Word.  Я пачну з пералічэння элементаў добрага рахунку.  Затым я раскажу вам аб паэтапным працэсе стварэння рахунку ў Word.  Нарэшце, я падзялюся некаторымі рэсурсамі, дзе вы зможаце знайсці іншыя шаблоны рахункаў Word.

Элементы добрага рахунку 

У бескарысным рахунку, якому не хапае інфармацыі, няма сэнсу.  На самай справе, непрафесійны рахунак можа быць нават шкодным, а не толькі бескарысным.  Ен можа збянтэжыць ці засмуціць вашага кліента.  Вось некаторыя важныя элементы добрага рахунку.  Ваш рахунак павінны: 

  • утрымліваць правільную інфармацыю 
  • мець прафесійны выгляд 
  • быць адпраўлены своечасова 

У гэтым артыкуле вы можаце падрабязней даведацца аб асновах стварэння рахунку: 

Давайце больш уважліва разгледзім кожны элемент рахунку. 

1. Добры рахунак - інфарматыўны 

Без неабходнай інфармацыі ваш кліент можа проста не зразумець, для чаго прызначаны гэты рахунак.  Ён можа нават не ведаць, колькі вам трэба заплаціць ці куды адправіць плацёж. 

Вось асноўная інфармацыя, якую павінны ўтрымліваць ўсе рахункi: 

  • ваша імя і кантактная інфармацыя 
  • ваш лагатып 
  • імя і адрас вашага кліента 
  • нумар рахунка 
  • дата выстаўлення рахунка 
  • тэрмін аплаты 
  • усяго да аплаты 
  • апісанне прададзеных тавараў або аказаных паслуг 
  • варыянты аплаты 
  • умовы аплаты

Каб пазбегнуць блытаніны, пераканайцеся, што ў вашым рахунку ўказаная правільная інфармацыя. 

Асабліва важныя ўмовы аплаты.  Менавіта яны могуць стаць галоўнай умовай своечасовай аплаты.  Каб даведацца больш аб тым, якія ўмовах аплаты лепш усталёўваць, азнаёмцеся з гэтым кіраўніцтвам: 

2. Добры рахунак прафесійна аформлены 

Важна тое, як выглядае ваш рахунак.  Улічыце, што рахунак - гэта частка вашага брэндынгу.  Як і вашы канцылярскія прыналежнасці, візітныя карткі і іншыя фірмовыя дакументы - усе яны прадстаўляюць вашу кампанію.

Пазбягайце распаўсюджаных памылак у дызайне 

  • Выпадковыя апіскі - Вы не можаце проста адправіць рахунак у выглядзе тэксту ліста па электроннай пошце, або на простым аркушы паперы.  Сапраўды гэтак жа, ен не павінны быць неахайным, з памылкамі друку і іншымі. 
  • Занадта шмат колераў - Абярыце колеры і шрыфты, прыдатныя вашай кампаніі.  Занадта шмат яркіх колераў, не звязаных з вашым брэндам, не ўпрыгожаць рахунак.  Аналагічна, непрафесійна выкарыстоўваць занадта шмат тыпаў шрыфтоў. 
  • Перагружанасць - Важна правільна выкарыстоўваць негатыўную прастору, каб ваш рахунак быў чытэльным.  Памятайце: перагружаны рахунак блытае атрымальніка. 
  • Няма правільнага акцэнту - Рахунак без акцэнтаваных участкаў губляе вашы грошы.  Важныя дэталі рахунку, такія як сума плацяжу, павінныя адразу кідацца ў вочы.  Гэта трэба, каб прыцягнуць увагу да важных дэталяў, каб вашы кліенты разумелі, што, калі, дзе і як аплачваць. 

Кліент, хутчэй за ўсё, захавае сабе ваш рахунак. У наступны раз, калі ён будзе заказваць падобныя паслугі, ён можа ўзяць ваш рахунак, каб знайсці вашыя кантакты.  Такім чынам, ваш рахунак зробіць уражанне надоўга.  Ен павінны быць дакладным і прафесійным. 

Выкарыстоўвайце прафесійныя шаблоны рахункаў 

Магчыма, вы не можаце дазволіць сабе наняць графічнага дызайнера, каб ён стварыў для вас дызайн рахунку, але добры шаблон не варты дарагога (5-9 $), і з ім вы створыце рахунак у лічаныя хвіліны. 

Вы знойдзеце прафесійныя шаблоны рахункаў на Envato Market (GraphicRiver), або можаце прагледзець наш набор мінімалістычны шаблонаў рахункаў у MS Word у гэтым артыкуле: 

У гэтых шаблонаў рахункаў выразны дызайн, іх можна хутка наладзіць пад свой брэнд малога бізнесу, выслаць кліентам і атрымаць аплату. 

3. Добрыя рахункi своечасовыя 

Калі выстаўляць рахунак кліенту? 

Адказ можа здацца відавочным.  У большасці выпадкаў рахунак выстаўляецца па завяршэнні работ.  Але звярніце ўвагу на любыя папярэднія пагадненні, заключаныя з кліентам.  Напрыклад, вы маглі ўзгадніць выстаўленне рахункаў адзін раз у месяц, тады трэба выконваць гэтыя ўмовы. 

Дзіўна, але некаторыя ўладальнікі малога бізнесу не вырашаюцца рассылаць рахункi.  Яны могуць пачаць адпраўляць свае рахункі і праз некалькі тыдняў пасля завяршэння праекта. 

Не рабіце такога.  Запозненыя рахункі - гэта пратэрмінаваныя плацяжы.  Кліенты чакаюць, што вы выставіце ім рахунак за прадстаўленыя паслугі.  Так што своечасова адпраўляйце свае рахункі. 

Зараз давайце паглядзім, як стварыць свой уласны рахунак. 

Як стварыць рахунак у MS Word 

Каб стварыць прафесійны рахунак у Word, можна выкарыстоўваць шаблон.  Вось пакрокавае кіраўніцтва для гэтага: 

Крок 1. Збярыце ўсю неабходную інфармацыю 

Пераканайцеся, што вы нічога не забыліся ўключыць у свой рахунак, для гэтага стварыце спіс таго, што трэба ўключыць.  Вось дзе можна знайсці інфармацыю для рахунку: 

  • Дзелавыя прапановы - У іх утрымліваецца апісанне работ, сумы і ўмовы плацяжу. 
  • Візітная картка кліента - На ёй ёсць уся кантактная інфармацыя. 
  • Ваша візітная картка - Рахунак - гэта частка вашага фірмовага стылю, і ен павінны адпавядаць астатнім фірмовым матэрыялам. 
  • Вашы папярэднія рахункi - У апошнiм паказаны нумар папярэдняга рахунку.  Наступны рахунак павінны мець наступны нумар. 

Пасля таго як вы сабралі інфармацыю, можна пачаць. 

У гэтым прыкладзе я буду выкарыстоўваць шаблон Word, каб стварыць рахунак для Anytown Consulting - кампаніі, з якой мы ўпершыню пазнаёміліся ў гэтым артыкуле: 

Для гэтага прыкладу Anytown Consulting стварала дызайн вокладкі электроннай кнігі для Джэйн Доў.  Зараз мы будзем ствараць просты рахунак па аплаце вокладкі электроннай кнігі і сустрэчы.  Можаце прытрымлівацца тых жа прынцыпаў, ствараючы рахункі для сваіх кліентаў.

Крок 2. Загрузіце шаблон прафесійнага рахунку для вашых патрэб 

Як толькі вы даведаліся, што трэба ўключыць у свой рахунак, абярыце патрэбны вам шаблон рахунку ў Word.  Я выкарыстала гэты шаблон рахунку з Envato Market, таму што ён выглядае акуратна і прафесійна.  Абярыце шаблон рахунку, які падыходзіць для вашага бізнесу. 

Загрузіўшы рахунак, адкрыйце Windows File Explorer і двойчы пстрыкніце па файле шаблону рахунку, каб адкрыць яго.  Файл мае пашырэнне .zip: 

Open Invoice Word Template Zip File
Адкрыйце Zip-файл шаблону рахунку ў Word. 

Націсніце на падтэчку, main files (асноўныя файлы).  Двойчы пстрыкніце па тэчцы, каб абраць патрэбны колер, які падыдзе вашаму лагатыпу.  У шаблону, які абрала я, пяць каляровых схемаў: 

Choose the Word invoice template file that fits your color scheme
Абярыце шаблон рахунку, які лепш за ўсё падыдзе вашай каляровай схеме. Кожная каляровая схема знаходзіцца ў асобнай тэчцы. Я абрала сінюю каляровую схему, таму што гэта лепш за ўсё падыходзіць для майго лагатыпа. Двойчы пстрыкніце па тэчцы, каб адкрыць яе і файлы шаблонаў для гэтай каляровай схемы: Адкрыйце сіні шаблон рахунку. Каб адкрыць шаблон Word, двойчы пстрыкніце файл з пашырэннем .docx. Шаблон рахунку пакуль зачынены для рэдагавання: Шаблон рахунку адкрыты ў Word Protected View. У гэтым рэжыме большасць функцый рэдагавання адключаныя. Мы хочам наладзіць шаблон для нашага малога бізнесу, таму нам патрэбныя даступныя функцыі рэдагавання. Такім чынам, мы збіраемся адключыць Protected View. Каб уключыць звычайныя функцыі рэдагавання і выключыць рэжым Protected View, націсніце кнопку «Enable Editing» (Уключыць рэдагаванне) справа ад жоўтай паласы ўверсе вакна. Цяпер вы гатовыя пачаць наладжваць шаблон. Крок 3. Наладзьце свой рахунак Загрузіўшы шаблон, наладзьце яго пад сябе. Але перш захавайце файл шаблону пад іншым імем, каб вы маглі вярнуцца да зыходнага шаблону, калі захочаце зноў яго выкарыстоўваць. Цяпер вы гатовыя. Пачніце з замены лагатыпа. Замяніце лагатып

Кожная каляровая схема знаходзіцца ў асобнай тэчцы.  Я абрала сінюю каляровую схему, таму што гэта лепш за ўсё падыходзіць для майго лагатыпа.  Двойчы пстрыкніце па тэчцы, каб адкрыць яе і файлы шаблонаў для гэтай каляровай схемы: 

Open the blue Word invoice template
Адкрыйце сіні шаблон рахунку. 

Каб адкрыць шаблон Word, двойчы пстрыкніце файл з пашырэннем .docx.  Шаблон рахунку пакуль зачынены для рэдагавання

The Word invoice template opened in Protected View
Шаблон рахунку адкрыты ў Word Protected View. 

У гэтым рэжыме большасць функцый рэдагавання адключаныя.  Мы хочам наладзіць шаблон для нашага малога бізнесу, таму нам патрэбныя даступныя функцыі рэдагавання.  Такім чынам, мы збіраемся адключыць Protected View. 

Каб уключыць звычайныя функцыі рэдагавання і выключыць рэжым Protected View, націсніце кнопку «Enable Editing» (Уключыць рэдагаванне) справа ад жоўтай паласы ўверсе вакна.  Цяпер вы гатовыя пачаць наладжваць шаблон.

Крок 3. Наладзьце свой рахунак 

Загрузіўшы шаблон, наладзьце яго пад сябе. Але перш захавайце файл шаблону пад іншым імем, каб вы маглі вярнуцца да зыходнага шаблону, калі захочаце зноў яго выкарыстоўваць. Цяпер вы гатовыя. Пачніце з замены лагатыпа. Замяніце лагатып Але перш захавайце файл шаблону пад іншым імем, каб вы маглі вярнуцца да зыходнага шаблону, калі захочаце зноў яго выкарыстоўваць. 

Цяпер вы гатовыя.  Пачніце з замены лагатыпа. 

Замяніце лагатып

Для гэтага пстрыкніце па полі злева з надпісам "Logo place here". Вы ўбачыце рычажкі вакол поля: 

Select the Logo Place here box
Абярыце поле «Logo place here». 

Пры неабходнасці, выкарыстоўвайце рычажкі вакол лагатыпа, каб змяніць яго памер.  (Заўвага: Рычажкі выглядаюць як полыя кропкі.) 

Націсніце кнопку «Insert» (Уставіць) у меню ўверсе вакна.  Цяпер пстрыкніце значок «Pictures» (Выявы), каб абраць файл лагатыпа з кампутара.  Ваш экран павінны выглядаць прыкладна так: 

Click the Pictures icon and select your logo file
Пстрыкніце па значку «Pictures» (Выявы) і абярыце файл свайго лагатыпа. 

Абярыце файл лагатыпа, які вы хочаце дадаць на свой рахунак.  Націсніце кнопку «Insert» у правым ніжнім куце акна «File Explorer».  Лагатып дададзены на ваш рахунак: 

Insert your logo into your invoice
Устаўце свой лагатып на рахунак.

Пры неабходнасці, выкарыстоўвайце рычажкі ў кутах лагатыпа, каб змяніць яго памер, каб ён адпавядаў рахунку.  (Заўвага: Калі вы карыстаецеся іншымi рычажкамі, вы можаце сказіць свой лагатып.) 

Зараз таксама можна выдаліць запаўняльнік месца, змяніўшы колер залівання на белы.  Для гэтага абярыце запаўняльнік месца.  Пстрыкніце правай кнопкай мышы, каб адкрыць усплывальнае меню: 

Bring up the logo placeholder menu
Выклічце меню запаўняльніка месца. 

Націсніце кнопку «Format Shape».  Збоку з'явіцца меню «Format Shape».  Націсніце кнопку «Fill»: 

Click the Format Shape and then Fill option
Націсніце на «Format Shape», а потым - «Fill». 

Пераканайцеся, што абраны перамыкач "Solid Fill".  Пстрыкніце па значку «Color» у цэнтры бакавой панэлі «Format Shape», каб адлюстраваць палітру «Theme Colors»: 

Display the Theme Colors palette
Адлюструйце палітру колераў тэм. 

Пстрыкніце па белым квадраце ў левым верхнім куце каляровай палітры, каб змяніць колер запаўняльніка месца на белы.  Рахунак павінны выглядаць прыкладна так: 

Apply the white color to the placeholder box
Змяніце колер запаўняльніка месца на белы. 

Цяпер мы гатовыя пачаць дадаваць неабходную інфармацыю, пачынаючы з адрасу.

2. Калі ласка, увядзіце тэкст 

Каб у шаблон ўпісаць свой адрас, націсніце на адпаведнае поле.  Вакол тэксту з'явяцца рычажкі: 

Click on the return address field
Націсніце на поле адрасу. 

Вылучыце тэкст, які вы хочаце змяніць.  Ваш экран павінны выглядаць прыкладна так:  

Highlight the text
Вылучыце тэкст. 

Калі ласка, увядзіце над выдзеленай інфармацыяй адрас вашай кампаніі, нумар тэлефона і адрас сайта. 

Гэтак жа змяніце тэкст адрасу кліента і іншыя тэкставыя палі. 

У гэтым шаблоне маюцца наступныя тэкставыя палі: 

  • адрас кампаніі 
  • адрас кліента 
  • апісанне праекта 
  • нумар рахунку 
  • дата рахунку 
  • нумар разліковага рахунку 
  • тэрмін аплаты 
  • памер плацяжу 
  • умовы і палажэнні аб аплаце
  • подпісы 

Усе гэтыя палі можна змяніць, выкарыстоўваючы апісаны вышэй працэс.  Вы таксама можаце выдаліць тэкст, які вам не патрэбны, пстрыкнуўшы правай кнопкай мышы на выдзеленым тэксце і абраўшы пункт «Cut» у выпадальным меню. 

Калі вы скончыце, ваш рахунак павінны выглядаць прыкладна так: 

Word invoice template with customized text applied
Шаблон рахунку ў Word з выпраўленым тэкстам. 

3. Змяніце інфармацыю ў табліцы

Мы абмеркавалі, як выправіць большую частку рахунку, але ёсць яшчэ інфармацыя аб аплаце ў фармаце табліцы. 

Для майго рахунку трэба аплаціць толькі дзве паслугі: 

  1. сустрэча
  2. дызайн вокладкі для электроннай кнігі 

Гэта азначае, што ў маёй табліцы шмат лішніх радкоў.  Нам трэба іх выдаліць. 

Вылучыце ўсе радкі табліцы, акрамя двух.  Затым пстрыкніце правай кнопкай мышы, каб адлюстраваць выпадальнае меню:  

Select the table rows and right-click
Абярыце радкі табліцы і пстрыкніце правай кнопкай мышы. 

Націсніце кнопку "Delete Cells", каб выдаліць непатрэбныя радкі табліцы.  Абярыце параметр «Delete entire row» і націсніце «ОК».  Ваш рахунак павінны выглядаць прыкладна так: 

Now delete unwanted rows
Выдаліце ​​непатрэбныя радкі. 

Зменіце тэкст у кожнай вочцы, абраўшы яго (г.зн. вылучыўшы яго) і набраўшы па-над ім свой тэкст. ч Не абірайце некалькі вочак адначасова. 

Лічбы ў доларах ў слупках «Time Price» і «Cost» таксама тэкставыя.  Вы можаце выправіць іх. 

Не забудзьцеся змяніць Суму, падаткі і Усяго.  У гэтым шаблоне рахунку Word яны не разлічваюцца аўтаматычна. 

У гэтым прыкладзе зніжка для кліента адсутнічае, таму я выдаліла гэты радок табліцы, выкарыстоўваючы апісаны вышэй працэс. 

4. Падыходзім да канца 

Ваш рахунак ужо павінны даволі добра глядзецца.  Выдаткуйце трохі часу, каб праверыць усе палi.  Не забудзьцеся змяніць выніковую лічбу (Total Purchase) у правым верхнім куце рахунку. Гэта тэкставае поле. 

Цяпер праверце ўвесь рахунак.  Праверце, ці няма арфаграфічных памылак у іменi або адрасе кліента і іншых памылак друку. 

Калі вы многае змянялі ў рахунку, вам таксама можа спатрэбіцца перасунуць некаторыя тэкставыя палі.  Для гэтага абярыце тэкставае поле (вы ўбачыце рычажкі) і перацягнiце яго ў патрэбнае месца. 

Гатовы рахунак павінны выглядаць прыкладна так: 

Final customized MS Word invoice design
Канчатковы дызайн рахунку ў MS Word.

Заўвага: Для стварэння гэтага рахунку я выкарыстала версію Word Office 365.  Калі ў вас больш ранняя версія Word, вашыя дзеянні могуць трошкі адрознівацца. 

Стварыце свой уласную прафесійны рахунак прама сёння 

Рахункi гуляюць важную ролю для вашага малога бізнесу.  Прафесійны рахунак робiць добрае ўражанне на кліентаў і дапамагае хутка атрымаць аплату.  Непрафесійны рахунак можа выклікаць блытаніну і затрымку плацяжу. 

Добры рахунак павінны: 

  • уключаць правільную
  • выглядаць прафесійна 
  • быць хутка адпраўлены 

Вы можаце стварыць свой уласны рахунак, выкарыстоўваючы шаблон у Word.  Пачніце з пошуку падыходнага шаблону рахунку на Envato Market.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.