Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email
Business

Як правільна пачаць і скончыць дзелавы электронны лiст

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Belarusian (беларуская мова) translation by Olya Misuraghina (you can also view the original English article)

Больш за 89 млн паведамленняў адпраўляюцца кожны дзень па электроннай пошце згодна з нядаўняй статыстыкай, апублікаванай у Mashable. Гэта без уліку больш за 55 мільёнаў асабістых паведамленняў.

Без электроннай пошты сёння немагчыма абыйсціся ні ў дзелавым, ні ў асабістым жыцці. Пры гэтым няшмат людзей ведаюць, як правільна пачаць і скончыць электроннае паведамленне, каб атрымаць жаданы вынік.

У ходзе гэтага курсу я пакажу вам лепшы спосаб напісання пачатку і канцоўкі дзелавога паведамлення. Я таксама растлумачу асаблівасці стылістыкі электронных паведамленняў і чаму важна дакладна вызначаць сваю мэтавую аўдыторыю.

How to Write a Business Email
Электронная пошта (малюнак

1. Ведайце сваю мэтавую аўдыторыю

Каб пачатак і канец вашага паведамлення зрабілі жаданы эфект, вам неабходна вызначыць сваю мэтавую аўдыторыю. Мэтавая аўдыторыя - гэта тыя, для каго прызначана вашае паведамленне. Да яе можа ставіцца канкрэтны чалавек ці група людзей.

Напрыклад, вэб-распрацоўніку неабходна звязацца з кампаніяй, каб даведацца, ці ёсць у іх неабходнасць у паслугах па вэб-распрацоўцы. У гэтым выпадку мэтавай аўдыторыяй будзе менеджэр па кадрах. Насупраць, калі вы пішаце сябру, каб даведацца, ці ёсць у іх кампаніі вакансія для вэб-распрацоўніка, тады мэтавай аўдыторыяй будзе ваш сябар.

Важна ведаць, каму менавіта прызначаецца ваша паведамленне. Ад таго, каму менавіта вы пішаце, зменіцца стыль зносінаў, уключаючы пачатак і канец. Два ключавыя адрозненні ў вызначэнні мэтавай аўдыторыі:

  1. знаёмая аўдыторыя - незнаёмая аўдыторыя 
  2. адзін чалавек - група 

Знаёмая аўдыторыя або незнаёмая аўдыторыя

У ідэале варта даведацца пра сваю аўдыторыю як мага больш. Калі ёсць такая магчымасць, напраўце сваё паведамленне да таго, з кім вы асабіста знаёмыя ў арганізацыі.

Калі вы ні з кім у гэтай кампаніі не знаёмыя, паспрабуйце знайсці імя і пасаду чалавека, якому накіроўваеце паведамленне. Людзі схільныя адказваць на паведамленні, адрасаваныя асабіста ім.

Часам даводзіцца адрасаваць свае паведамленні незнаёмай аўдыторыі. Напрыклад, вы ўбачылі рэкламу аб прапанове працы для фрылансераў, і ў ёй няма імя або адрасу кантактнай асобы. Вы прагледзелі ўсю інфармацыю аб кампаніі, але так і не знайшлі, хто менавіта вырашае кадравыя пытанні. У такіх выпадках не застаецца нічога лепш, як пачаць паведамленне з агульнага прыязнага прывітання "Добры дзень".

Пазбягайце зваротаў тыпу "Паважаны кіраўнік" і г.д., - такія звароты занадта нязграбныя і фармальныя.

Аўдыторыя таксама ўплывае на стыль і тон вашага паведамлення. Дзелавое паведамленне, якое вы напраўляеце па электроннай пошце знаёмаму, можа быць менш фармальным і больш прамым у параўнанні з паведамленнем для чалавека, з якім вы ледзь ці зусім не знаёмыя.

Асобны чалавек ці група

Заўсёды старайцеся адрасаваць сваё паведамленне канкрэтнаму чалавеку, калі гэта магчыма. Бывае, узнікаюць сітуацыі, калі вам неабходна напісаць цэлай групе людзей. Вось некалькі прыкладаў:

  • рассыланне групе кліентаў пра змены ў паслузе 
  • рэклама вашай кампаніі групе зацікаўленых падпішчыкаў 
  • паведамленне групе прафесіяналаў, з якімі вы супрацоўнічаеце 

Напэўнена, вы ўжо падумалі пра іншыя сітуацыi, з якімі даводзіцца сутыкацца вашай кампаніі.

Калі вы робіце групавую рассылку, лепш адразу падумаць пра тое, якая характарыстыка аб'ядноўвае гэтых людзей. Гэта дапаможа вам вызначыцца з тонам паведамлення і з тым, як да іх звярнуцца.

Напрыклад, паведамленне, адрасаванае групе юрыстаў, будзе больш фармальным, чым паведамленне для групы студэнтаў ВНУ. 

2. Выбар стылю: фармальны ці нефармальны

Стыль вашага паведамлення можа паўплываць на тое, зробіць яно жаданы эфект ці не. Адпаведна пачатак і заканчэнне вашага паведамлення будуць іншымі ў залежнасці ад стылю, які вы выбіраеце.

Вам неабходна ведаць тры ключавыя рэчы пра стыль у электроннай пошце: 

  1. Калі выкарыстоўваць фармальны стыль. 
  2. Калі выкарыстоўваць нефармальны стыль. 
  3. Сачыць за тонам. 

Абмяркуем кожную. 

Фармальны стыль у электроннай пошце

Некалькі гадоў таму ўсе дзелавыя паведамленні былі абавязаныя прытрымлівацца фармальнага стылю. Магчыма, вас вучылі менавіта гэтаму.

Самая вялікая праблема ў гэтым - фармальныя прывітаннi гучаць занадта строга.

Звярніце ўвагу, які тон зносін прыняты ў арганізацыі, якой вы пішаце. Многія кампаніі сёння аддаюць перавагу простаму, нефармальнаму стылю, нават у дзелавой перапісцы.

Нефармальны стыль у электроннай пошце 

Адны кампаніі строга прытрымліваюцца фармальнага стылю ў перапісцы, а іншыя аддаюць перавагу менш фармальнаму стылю. Наступныя знакі падкажуць, ці варта вам перайсці на менш фармальную мову ў паведамленнях:

  • Паведамленні ад усіх супрацоўнікаў, якія вы атрымліваеце ад канкрэтнай арганізацыі, напісаныя ў нефармальным стылі. Асабліва звяртайце ўвагу на паведамленні ад кіраўнікоў арганізацыі. Як яны напісаныя?
  • Атрымальнікі прапануюць вам звяртацца да іх па-іншаму. Напрыклад, вы адрасуеце паведамленне словамі: "Паважаны г-н Пятроў", а ён у адказ піша вам: "Г-н Пятроў - гэта мой бацька, клічце мяне Аляксей".
  • Вы добра знаёмыя з атрымальнікам. Калі вы пішаце дзелавое паведамленне сябру або калегу, з кім вы добра знаёмыя, натуральна звяртацца да іх па імю. Калі вы будзеце пісаць у прывітанні "Спадар" ці "Спадарыня", гэта будзе гучаць нязграбна, нават непрыязна.

Ваш тон

Адзін з самых вялікіх недахопаў электроннай пошты - атрымальнік не бачыць вашых жэстаў, так званай мовы цела. Гэта можа выклікаць непаразуменне.

Я, як мне здавалася, пісала вельмі прафесійныя лісты. Адразу пасля прывітання я прыступала да справы і наўпрост абмяркоўвала цікавую для мяне тэму. Аднойчы адзін з кліентаў спытаўся ў мяне, чаму мае лісты былі такімі непрыязнымі - гэта стала поўным шокам. Мне прыйшлося сур'езна задумацца, як я пішу свае паведамленні.

У паведамленнях гэтаму кліенту я стала дадаваць невялікія фразы ў пачатку ліста тыпу:

  • "Спадзяюся, сёння ў вас добры дзень".
  • "Спадзяюся, ваш тыдзень удаўся".
  • "Буду рада зноў сустрэцца з вамі".

У выніку тон нашых зносін змяніўся да лепшага. Пазбягайце занадта фармальных прывітальных фраз накшталт:

  • Спадзяюся, у вас усё добра.
  • Даводжу да вашага ведама, што...
  • Гэтае паведамленне тычыцца пытанняў адносна...

Ваша мэта - усталяваць прыязныя адносіны з атрымальнікам, перш чым пачаць абмеркаванне дзелавых пытанняў. 

3. Самы лепшы спосаб пачаць паведамленне 

З чаго пачаць дзелавое паведамленне? Пачатак вашага паведамлення - першае, на што зверне ўвагу атрымальнік. Добры пачатак азначае, што вы зробіце добрае ўражанне. Дрэнны пачатак можа азначаць, што ваша паведамленне будзе выдаленае яшчэ да таго, як адрасат дойдзе да яго сутнасці.

Вось тры элементы добрага пачатку паведамлення: 

  • тэма 
  • прывітанне 
  • першая фраза 

Разгледзім першы элемент.

Тэма

Большасць людзей бегла праглядаюць тэмы паведамленняў у сваёй паштовай скрыні, каб вырашыць, якія з іх важныя, а якія можна адкрыць пазней або зусім выдаліць. Калі вы хочаце, каб вашыя паведамленні чыталі, вам жыццёва важна пісаць добрыя тэмы лістоў.

Дэвід Мастэрс дае добрыя парады па напісанні тэм у электроннай пошце:

Мастэрс сцвярджае, што эфектыўныя тэмы паведамленняў павінныя мець непасрэднае дачыненне да аўдыторыі, па магчымасці быць спецыфічнымі і непасрэдна прывязанымі да жыцця адрасата. Часцяком тэмы паведамленняў, у якіх вы занадта стараецеся звярнуць да сябе ўвагу, асуджаныя на правал. Клічнікі не азначаюць, што ваша паведамленне прачытаюць. Ніколі не адпраўляйце паведамленне без тэмы. Многія паштовыя праграмы адпраўляюць паведамленні без тэм адразу ў тэчку са спамам.

Прывітанне 

Прывітанне - гэта зварот да атрымальніка вашага паведамлення. У больш фармальнай перапісцы яго часта пачынаюць са слова "Паважаны / Паважаная".

Вось некалькі прыкладаў фармальных прывітанняў: 

  • Паважаны спадар 
  • Паважаная спадарыня 
  • Паважаны Валерый Пятровіч 
  • Паважаная Дар'я Сцяпанаўна 
  • Кіраўніку аддзела 
  • Паважаны прафесар 

Калі вы пачынаеце прывітанне са слоў "Паважаны спадар" або "Паважаная спадарыня" і пры гэтым не ведаеце, да каго вы звяртаецеся - да мужчыны альбо да жанчыны - ваш зварот могуць палічыць за грубасць. У такім выпадку пачніце са слоў "Паважаныя спадар ці спадарыня".

Хаця словы "Добры дзень" гучаць менш фармальна, яны наўрад ці кагосьцi абразяць. Гэта самы лепшы спосаб пачаць паведамленне, калі імя атрымальніка вам невядома.

Калі вы пішаце паведамленне чалавеку вышэй за вас па пасадзе або старэйшаму за вас, звяртайцеся да іх па імю і па бацьку. Напрыклад, калі студэнт ВНУ піша запыт кіраўніку аддзела кампаніі, у якой шукае працу.

Калі вы вітаеце кагосьці па імені, двойчы праверце напісанне. Калі чалавек бачыць памылку ў напісанні свайго імя, гэта заўсёды робіць дрэннае ўражанне.

Калі арганізацыя заахвочвае нефармальны стыль у перапісцы, можна пачаць паведамленне з простага "Добры дзень" ці нават "Прывітанне". Калі вы ведаеце імя чалавека, напішыце імя. Напрыклад: "Прывітанне, Сяргей".

Аднак будзьце асцярожныя. Нефармальныя прывітанні больш прыязныя, але яны могуць здацца занадта нахабнымі. Калі вы няўпэўненыя, лепш памыліцца ў бок большай фармальнасці.

У дзелавой перапісцы залішнюю нефармальнасць могуць злічыць за грубасць. Большасць экспертаў згаджаюцца, што не варта пачынаць і сканчаць дзелавыя паведамленні абрэвіятурамі, звыклымі для нас у смс. Ніжэй прыведзеныя некалькі прыкладаў абрэвіятур з смс, якія варта пазбягаць у дзелавой перапісцы па электроннай пошце: 

  • Здароў 
  • Гэй 
  • Ну што 
  • ? (Паведамленне пачынаецца з пытальніка)

Першы сказ 

Першы сказ паведамлення ўплывае на тое, ці будзе атрымальнік чытаць яго далей, ці не. Прафесійна складзенае паведамленне будзе пачынацца з добрага першага сказа. І не злічыць, колькі паведамленняў я адправіла наўпрост у кошык з-за таго, што ўжо па першым радку было зразумела, што адпраўніку не было сэнсу пісаць мне.

Прыводжу некалькі прыкладаў дрэнных першых прапаноў, і як лепш іх выправіць: 

  • "Вы мяне не ведаеце, але..." Няма неабходнасці паведамляць мне, што я вас не ведаю. Замест гэтага адразу перайдзіце да справы.  "Я пішу, каб запрасіць вас на штогадовы сход кампаніі 5 ліпеня».
  • "Мяне клічуць Лізавета Лапатава, і я..." Такі пачатак засяроджвае ўсё паведамленне толькі на вас. Замест гэтага задайце пытанне, каб зацікавіць атрымальніка. "Ці ведаеце вы, што 50% амерыканцаў не маюць зберажэнняў на пенсію?" Пазначце свае імя пасля таго, як прыцягнулі ўвагу атрымальніка.

Калі вы пішаце ліст чалавеку, з якім не знаёмыя асабіста, але ў вас ёсць нейкія агульныя падыходы, спашліцеся на іх. Напрыклад, вы можаце напісаць: "Мне спадабалася ваша прэзентацыя па юзабіліці на сустрэчы [назва кампаніі] у мінулым месяцы", ці "Я прачытаў ваш апошні артыкул па [тэма] ў публікацыі [назва]".

Засцярога: не спрабуйце выдумаць агульныя падыходы там, дзе іх няма. Калі вы не былі на прэзентацыі ці не чыталі артыкулаў, гэта хутка зразумеюць. Я - пісьменнік, і часта атрымліваю лісты ад людзей, якія сцвярджаюць, што яны прачыталі мой артыкул, але пры далейшых зносінах становіцца відавочным, што яны толькі прабеглі вачыма загаловак майго артыкула. 

4. Як скончыць паведамленне 

Бывала такое, што вы напісалі паведамленне, але не ведаеце, як яго скончыць? Вы не адны. Заключныя словы паведамлення не менш важныя. Па гэтай прычыне на Envato Market ёсць дзесяткі шаблонаў дзелавой пошты, у якіх улічаны кожны элемент. Вось прыклад дызайну шаблону black email signature:

Black Email Signature Template
Шаблон Black Email Signature складаецца з 30 відаў макетаў, уключаючы файлы Photoshop і HTML.

Памятаю, як ледзь не падскочыла некалькі гадоў таму, калі кліент скончыў сваё паведамленне словамі "Цалую". Я тады скончыла вялікі праект для яго ў сціснутыя тэрміны, але мы не былі настолькі блізка знаёмыя. У рэчаіснасці апынулася, што ён проста быў рады, што я змагла зрабіць такую ​​вялікую працу за рэкордна кароткі час; але яго занадта нефармальныя словы выклікалі дыскамфорт.

Лепш за ўсё заканчваць ліст гэтымі элементамі: 

  • Заключныя словы. Як згадвалася вышэй, апошнія словы маюць значэнне. Калі ваш тон занадта фамільярны, вы можаце прымусіць свайго атрымальніка адчуць сябе няёмка. "З павагай", ці "Найлепшых пажаданняў" лічацца стандартнымі заключнымі словамі для дзелавога ліста.
  • Подпіс. Калі вы не блізка знаёмыя з атрымальнікам, заўсёды падпісвайцеся і імем, і прозвішчам. Калі вы добра знаёмыя, і дзелавая перапіска з гэтым чалавекам носіць нефармальны характар, можна падпісвацца толькі сваім імем.
  • Пасада і назва кампаніі (калі неабходна). Калі вы пішаце ад імя кампаніі у дзелавой перапісцы, вы павінныя ўключыць сваю пасаду і назву кампаніі, якую прадстаўляеце. 
  • Кантактная інфармацыя. Уключыце не толькі адрас электроннай пошты, але і іншыя спосабы, як можна з вамі звязацца, напрыклад, нумар тэлефона і кантакты ў сацыяльных медыя. Калі вы спрабуеце знайсці працу, выкарыстоўвайце свой профіль LinkedIn.
  • Спасылка на сайт кампаніі (калі ёсць). Калі ў вашай кампаніі ёсць сайт, спасылка на яго ў электронным паведамленні мае значэнне. 
  • Фота (па жаданні). Можна дадаваць сваё фота побач з подпісам, але ніколі не выкарыстоўвайце толькі фота без подпісу. Некаторыя паштовыя праграмы не паказваюць малюнкаў. У такім выпадку, калі вы не падпішацеся, а толькі размесціце фатаграфію, ваш атрымальнік не будзе ведаць, ад каго паведамленне.

Гэтак жа як і ў пачатку паведамлення, не выкарыстоўвайце абрэвіятур з смс у дзелавых лістах. Вось некаторыя прыклады абрэвіятур, якіх варта пазбягаць: 

  • пзн (скарочана "ўбачымся пазней")
  • дпбч (да пабачэння)

Дзе можна больш даведацца пра электронную пошту 

Вы можаце пісаць эфектыўныя пачаткі і канчаткі ў паштовых паведамленнях. Падводзячы вынік таму, што мы абмеркавалі, пачынайце і сканчайце дзелавыя паведамленні так: 

  • вызначыце, хто ваша мэтавая аўдыторыя 
  • абярыце падыходны стыль паведамлення 
  • звярніце ўвагу на элементы ў пачатку паведамлення 
  • скончыце ліст правільна

Вы можаце даведацца больш пра напісанне дзелавых лістоў па электроннай пошце з гэтага падрабязнага курсу: 

Ці паглядзіце наш Вучэбны Дапаможнік (серыя курсаў) па тэме "Напісанне эфектыўных дзелавых паведамленняў".

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.