Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

Як пісаць электронныя лісты, якія людзі прачытаюць і на якія адгукнуцца

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
How to Write Clear and Professional Emails
Are You Making These Email Blunders?

Belarusian (беларуская мова) translation by Olya Misuraghina (you can also view the original English article)

Вы карыстаецеся электроннай поштай для працы, так? Тады, магчыма, вы адпраўляеце і атрымліваеце больш за 100 электронных лістоў у дзень. Гэта сярэдняя лічба для тых, хто выкарыстоўвае электронную пошту для працы. Вы таксама, верагодна, праводзіце чвэрць працоўнага часу - дзьве гадзіны ў дзень - чытаючы і пішучы электронныя лісты.

Іншымі словамі, большасць з нас патанае ў электронных лістах, але на іх па-сапраўднаму не хапае часу. Статыстыка па працоўных электронных пісьмах, якую я згадаў вышэй, азначае, што мы, у сярэднім, дорым кожнаму атрыманаму электроннаму лісту ўсяго толькі крыху больш хвіліны нашай увагі.

Падумайце пра дасланыя вамі электронныя лісты. Вы калі-небудзь думалі «я, напэўна, надаў яму толькі адну хвіліну сваёй увагі»? Гэта думка выцвярэжвае. Але калі вы яе зразумееце, гэта палепшыць якасць вашых лістоў.

Нам трэба, каб нашыя электронныя лісты заўважылі. З іх дапамогай мы дасягаем вынікаў. Калі нашы кліенты, калегі ці старэйшыя не звяртаюць увагі на нашы лісты або нічога пасля іх не робяць, наша праца спыняецца.

Для тых з нас, хто выкарыстоўвае электронную пошту для працы, выснова відавочная: пры напісанні лістоў нам трэба моцна пастарацца, каб яны вылучаліся на фоне іншых. Нам усім трэба пісаць лісты, якія адкрыюць, прачытаюць і на якія адрэагуюць дзеяннем.

На шчасце, гэта прасцей, чым можа здацца. Усё, што трэба, - некалькі немудрагелістых стратэгій, якія кожнаму па сілах, і жаданне прымяняць іх на практыцы. Калі вы яшчэ іх не выкарыстоўваеце, вы здзівіцеся тым пераменам, якія адбудуцца ў вашай працы.

Нам усім трэба разумець, як пісаць дзейсныя электронныя лісты. Так што давайце паглядзім, як гэта рабіць.

Крок 1: Падумайце пра атрымальніка 

Сёння многія з нас працуюць у міжнародных кампаніях з людзьмі, якіх мы асабіста ніколі не сустракалі. Гэты інтэрнацыянальны падыход прыносіць мноства пераваг. Але таму як мы не сустракаем людзей, з якімі працуем, мы можам забыць, што нашы калегі - рэальныя людзі, такія ж, як і мы. У іх, як і ў іншых, ёсць надзеі, мары і свае цяжкасці.

Калі вы будзеце памятаць, што па той бок кожнага электроннага ліста - рэальны чалавек, гэта дапаможа вам палепшыць якасць сваіх лістоў. Асабліва калі вы навучыцеся глядзець на рэчы вачыма атрымальніка.

Усе людзі адрозніваюцца адзін ад аднаго, таму погляд на рэчы з боку атрымальніка будзе залежаць ад таго, каму вы пішаце ліст. Разам з тым, некаторыя рэчы ставяцца да большасці людзей: 

  • Яны занятыя, і яны атрымліваюць мноства электронных лістоў у дзень (каля 100 лістоў штодня, і больш, калі яны займаюць кіруючую пасаду).
  • Яны хочуць падабацца і рабіць добрае ўражанне.
  • У іх ёсць клопаты і рэчы, важныя для іх.

Майце гэта на ўвазе падчас працы над наступнымі пунктамі, таму што мы разбяром кожны з іх. 

Крок 2: Зрабіце так, каб вашы электронныя лісты адкрывалі 

Да таго як хтосьці распачне дзеянні на падставе вашага электроннага ліста, чалавек павінен яго адкрыць. У чым тут сутнасць?

Калі ваш ліст прыходзіць камусьці па электроннай пошце, усё, што яны бачаць, - гэта ваша імя і назва ліста.

Калі вы - аўтарытэтны, паважаны чалавек, і той, каму вы адпраўляеце ліст, адносіцца да вас з павагай (па сваім уласным жаданні альбо па працоўных абавязках), ён адкрые ваш ліст толькі таму, што ён прыйшоў ад вас. Нават калі гэта так, спадзявацца пры адпраўцы лістоў на адзін толькі аўтарытэт - не такая добрая доўгатэрміновая стратэгія. У сеткавым грамадстве аўтарытарызм - састарэлы погляд на свет.

Вы не можаце спадзявацца толькі на сваё імя ў жаданні, каб вашы лісты адкрывалі. У нас застаецца поле назва ліста. Для большасці з нас гэта адзіная магчымасць прыцягнуць увагу і зацікавіць атрымальніка, каб ён адкрыў ліст.

Прадмет электроннага ліста незвычайна важны для прадаўцоў па Інтэрнэце. Яны зарабляюць, калі іх лісты адчыняюць. Яны прысвячаюць сваё жыццё вывучэнню таго, што трэба і не трэба пісаць у поле прадмета ліста. Цэлыя кнігі былі напісаныя на гэтую тэму.

Так якая парада нумар адзін ад прадаўцоў у Інтэрнэце датычна загалоўку ліста? Ён павінен быць дарэчы.

Як піша Олі Гарднер у кнізе «Як напісаць ідэальны загаловак для электроннага ліста», калі вы выбіраеце прадмет ліста, вы павінны быць «да краю канкрэтныя» і «пераканацца, што ён дарэчы».

Калі загаловак ліста актуальны і дарэчны для атрымальніка, ён яго адкрые. Іншымі словамі, дарэчны загаловак павінен адказваць клопатам атрымальніка і важным для яго рэчам. Каб яму было цікава даведацца больш. 

Для прадаўцоў у Інтэрнэце даволі складана прыдумаць дарэчную і канкрэтную назву ліста, таму што яны адпраўляюць лісты дзясяткам тысяч падпісчыкаў. 

Для вас напісаць дарэчную назву ліста будзе прасцей, таму што вы адпраўляеце яго аднаму чалавеку. Напрыклад, ваш загаловак можа тычыцца: 

  • Праекта (або часткі праекта), над якім вы сумесна працуеце. 
  • Агульнага знаёмага.
  • Сістэмы працоўнага месца. 

Акрамя дарэчнасці назвы ліста, трэба мець на ўвазе, што атрымальнікі вашых лістоў - занятыя людзі, і ім падабаецца, калі іх шануюць.

Таму калі вы задаяце ў лісце хуткае пытанне (і, па магчымасці, так і павінна быць - мы падыдзем да гэтага), то так і пакажыце ў прадмеце ліста, напрыклад: 

  • «Хуткае пытанне па [праекце]» 
  • «Патрэбны адказ так ці не па [праекце]» 
  • «[Праект]: Патрэбны адказ у адным сказе» 

Гэта дасць зразумець атрымальніку, што адказ на ваш ліст зойме ў яго некалькі секунд, таму, хутчэй за ўсё, ён будзе ў ліку першых лістоў, якія ён адкрые і на якія адкажа.

Нарэшце, калі чалавек, якому вы пішаце, дапамог вам, пакіньце яму нататку з удзячнасцю. У падыходных абставінах «Дзякуй» стане выдатнай назвай ліста.

Вы павінны казаць "дзякуй", толькі калі вы па-сапраўднаму маеце гэта на ўвазе. І вы спакойна можаце пакінуць невялікі запыт разам з запіскай з удзячнасцю.

Крок 3: Напоўніце свае лісты добрымі пачуццямі 

Калі вашы электронныя лісты выклікаюць у людзей прыемнае пачуццё, то, хутчэй за ўсё, вы атрымаеце на іх жывы і добразычлівы адказ.

Як можна напоўніць электронныя лісты добрымі пачуццямі? 

  • Пачніце ліст з імя атрымальніка. Гэта асабліва важна, калі вы пішаце камусьці ў першы раз. Гэта неабавязкова, калі вы вядзеце хуткую перапіску з калегам (па-любому, вашы лісты адкрываюць і на іх адказваюць), але ўсё адно было б нядрэнна звярнуцца да іх па імі ў іншаму месцы ліста. Як пісаў Дэйл Карнэгі, аўтар кнігі «Як заваёўваць сяброў і аказваць уплыў на людзей», «Імя чалавека - гэта самы салодкі і самы важны гук для яго на любой мове».
  • Сачыце за сваёй прамовай. Этыкет закліканы зрабіць так, каб чалавек адчуваў сябе добра падчас размовы з вамі. Таму абавязкова прытрымлівайцеся сеткавага этыкету пры напісанні электронных лістоў. Напісанне электроннага ліста па стандартным шаблоне, напрыклад, па адным з гэтага артыкула, дапаможа вам сачыць за сваімі манерамі.
  • Пры неабходнасці, скажыце «дзякуй». Я ведаю, што ўжо згадваў пра гэта ў кроку 2, але гэта складана пераацаніць. Калі хтосьці вам дапамог, пакіньце яму ці ёй запіску з удзячнасцю. Нават калі гэта быў іх працоўны абавязак, будзе правільна падзякаваць гэтага чалавека. Памятаць пра тое, каб сказаць "дзякуй", - доўгатэрміновае ўкладанне. Чым больш вы дзякуеце людзей за іх дапамогу, тым больш яны захочуць дапамагаць вам у будучыні. Або словамі Дэйла Карнэгі: «Калі хочаш сабраць мёд, не перакульвай вулей».
  • Не саромейцеся рабіць кампліменты. Калі вы будзеце шчодрыя на ўдзячнасць іншым за іх працу, яны будуць з радасцю адкрываць вашы электронныя лісты. 

Крок 4: Няхай вашы электронныя лісты будуць кароткімі

Добрая назва ліста дапамагае зрабіць так, каб яго адкрылі. Але як зрабіць так, каб яго прачыталі і на яго хутка адказалі? 

Вось адказ з 5 слоў: Вашы лісты павінны быць кароткімі.

Кароткія электронныя лісты не толькі хутчэй чытаць. Гэта відавочна. Кароткія лісты з большай верагоднасцю прачытаюць адразу. Як тлумачыць Ціна Су з «Think Simple Now»

Калі мы адкрываем вельмі доўгі ліст, першая рэакцыя - зачыніць яго ці вярнуцца да яго, калі ў нас будзе больш часу.

Іншымі словамі, доўгі ліст пасылае імгненны сігнал мозгу атрымальніка; вярнуся да яго пазней. Кароткія лісты пасылаюць супрацьлеглы сігнал. Зноў словы Ціны Су: 

Нас хутчэй прыцягне або мы хутчэй адкажам на ліст, які зойме менш за ўсё часу на адказ і апрацоўку. Гэта ліст, які патрабуе менш за ўсё думкі. 

Разам з гэтым, сцісласць - яшчэ не ўсё. Ваша мэта - як мага спрасціць для атрымальніка магчымасць адказаць вам. Часам гэта можа азначаць, што вы павінны даць грунтоўную інфармацыю або пазначыць магчымыя варыянты, каб атрымальнік мог прыняць неадкладнае рашэнне. Калі з-за гэтага ў вас атрымліваецца доўгі ліст, ясна пазначце ў першым абзацы тое, што вы зрабілі. Напішыце нешта накшталт: 

  • «Я абмаляваў ўсё, што вам неабходна ведаць, каб вы маглі даць мне адказ «так» або «не».»

Наш шаблон электроннага ліста дапаможа вам рабіць свае лісты як мага карацей

Вы таксама павінныя задаць сабе наступнае пытанне:

Крок 5: Якая мэта ў гэтага электроннага ліста? 

Да таго як вы напішыце першае слова, вам трэба разумець, якога выніку вы чакаеце ад атрымальніка. Калі вы ведаеце, навошта вам патрэбны гэты ліст, яго будзе значна прасцей напісаць.

Калі вам складана напісаць ліст, ці калі ён атрымліваецца няскладным, гэта звычайна азначае, што, на самай справе, вы не ведаеце, чаго хочаце ад атрымальніка. Таму ясна ўявіце сабе, што вам трэба, да таго як пачнеце пiсаць.

У кожнага электроннага ліста павінна быць аднолькавая мэта. Ён павінны патрабаваць ад атрымальніка толькі аднаго дзеяння. Калі ліст патрабуе больш дзеянняў, яго варта разбіць на некалькі розных лістоў.

Навошта? Таму што калі вы просіце зрабіць некалькі рэчаў у адным лісце і нешта з гэтага будзе адкладзена, гэта затрымае ўвесь адказ. Таксама гэта зніжае падсправаздачнасць. З іншага боку, калі ліст патрабуе толькі аднаго дзеяння, гэта значыць, што тое, што можа быць зроблена, будзе зроблена. 

Лео Бэбота кажа так: 

Шмат разоў было так, што я чытаў ліст, бачыў, што ад мяне патрабуецца, ішоў і рабіў гэта... а потым бачыў, што ад мяне трэба зрабіць яшчэ тры рэчы, каб адказаць на гэты ліст. Я адказваў на першую частку ліста і не адказваў на астатняе, проста таму што ў мяне не было часу.

Калі вы пішаце і просіце адразу пра некалькія рэчы, хутчэй за ўсё, адбудзецца адно з двух: 1) альбо ваша пісьмо не прачытаюць і нічога не зробяць; 2) альбо калі на яго і адкажуць, то зробяць нешта адно.

Замест гэтага прытрымвайцеся прадмета ліста і рабіце адзін запыт. Калі вам адкажуць, можна паслаць яшчэ адно, толькі, па магчымасці, не перагружайце атрымальніка лістамі. 

Крок 6: Уключыце ў ліст заклік да дзеяння 

Вы пішаце камусьці, таму што гэты чалавек павінны распачаць нешта канкрэтнае. Не саромейцеся прасіць яго пра гэта, і не думайце, што ён сам зразумее, што менавіта вам трэба і калі.

Калі вам трэба, каб атрымальнік нешта распачаў, выразна апішыце, што вам трэба.

У эфектыўным закліку да дзеяння ёсць пяць складнікаў: 

  • Дзеянне. Што неабходна зрабіць? 
  • Дзеяч. Хто павінен гэта зрабіць? Ясна скажыце атрымальніку, калі вы хочаце, каб гэта зрабіў ён.
  • Падсправаздачнасць. Што яму трэба зрабіць пасля заканчэння? Каму трэба сказаць, што ён усё выканаў?
  • Тэрміны. Да якога тэрміну гэта трэба зрабіць? 
  • Салодкае. Якая ў гэтым выгада атрымальніка? Нават калі ён атрымае толькі вашу падзяку, дайце яму ведаць, што падзякуеце яго. 

Як пераканацца, што вашы электронныя лісты заклікаюць да дзеяння? 

Якімі стратэгіямі вы карыстаецеся, каб вашы лісты адкрывалі і потым дзейнічалі? Ёсць стратэгіі, якія здаюцца вам асабліва эфектыўнымі? Дайце нам ведаць у каментарах ніжэй. 

Крыніцы 

Малюнак: Электронны ліст - Simple Icons з «Noun Project».

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.