যদি আপনার ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের "এইচআর সলিউশন" গোটা কয়েক স্প্রেডশিট ও ওয়ার্ড ডকুমেন্টে সীমাবদ্ধ থাকে, তবে আপনি কিছু কৌশল মিস করে যাচ্ছেন।

হয়ত এই প্রাচীন পদ্ধতি মান্ধাতার আমলে কাজে আসত, কিন্তু যত দিন যায়, ব্যবসায় এই কাজগুলো সামলানো আরও জটিল হয়ে ওঠে।

২০১৩ সালের অফিসম্যাক্স সার্ভে জরিপে দেখা গেছে যে হাতে করা ডকুমেন্ট এই কাজের জন্য যথেষ্ট না বলে অধিকাংশ ব্যবসায়ী মনে করে থাকেন।

এই ঝামেলার সমাধান হচ্ছে এইচআর সফটওয়্যার। এগুলো বিরক্তিকর ও জটিল হিসেব করা, সকল তথ্য হালনাগাদ করা সহ সব দস্তাবেজের হদিশ রাধা সহ আরও যাবতীয় কাজ অটোমেট করতে বিশেষভাবে তৈরি করা হয়েছে।

যার ফলে, এর ব্যবহারে ব্যবসার অতি মুল্যবান, শতশত ঘণ্টা সময় বেচে যায়। আর কাজগুলোও অনেক কম পরিশ্রমে করে ফেলা যায়। এই আর্টিকেলে আমরা দেখব এমন কিছু সফটওয়্যার, যা আপনাকে এইচআরের কাজ করতে সাহায্য করবে।

যে সব ফিচার একটি এইচআর সফটওয়্যারে থাকা প্রয়োজন

এই সেকশনে আমরা দেখব কিছু এইচআর সফটওয়্যার, যেগুলো বিশেষভাবে ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের জন্য তৈরি করা হয়েছে।

বিজনেস এইচআর সফটওয়্যারের ধরণ

এই সফটওয়্যার প্যাকেজ মুলত দুই ধরনের হয়ে থাকেঃ কোর এইচআর এবং স্ট্র্যাটেজিক এইচআর।

• কোর এইচআর "এডমিনিস্ট্রেটিভ" এইচআরের কাজগুলো করার জন্য। যেমন, এটেন্ডেন্স ট্র্যাকিং, বেতন প্রসেসিং ইত্যাদি।
• স্ট্র্যাটেজিক এইচআর প্যাকেজে, লং টার্ম ডেভেলাপমেন্টের কাজগুলো করা হয়।

এই এইচআরডায়রেক্ট ডায়াগ্রামে পার্থক্যগুলো বিস্তারিত দেখানো হয়েছেঃ

সব সফটওয়্যার দিয়ে সব কাজ পরিপূর্ণভাবে করা যায় না। প্রতি কাজের জন্য এমন একটা বেছে নেয়া দরকার, যেটা আপনার ব্যবসার জন্য বেস্ট।

কি ফিচার

একটা এইচআর সফটওয়্যারে যেসব কি ফিচার থাকতে পারেঃ

1. এমপ্লয়ি রেকর্ড কিপিংঃ কর্মচারিদের সকল রেকর্ড রাখা। বিস্তারিত জানতে এই ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের এইচআর রিকোওয়্যারমেন্ট টিউটোরিয়ালটি দেখে নিন।
2. সেলফ সার্ভিস অপশনঃ যেখানে কর্মচারিরা নিজেরা নিজেদের লগ ও ডিটেইল, টাইম রিকোয়েস্ট ইত্যাদি আপডেট করতে পারবে।
3. বেনিফিট এডমিনিস্ট্রেশনঃ এখানে কর্মচারিরা তাদের বেনিফিটের জন্য এনরোল করতে পারবে, এই সফটওয়্যারের মাধ্যমেই।
4. রিক্রুটমেন্টঃ এই সফটওয়্যার জব এপ্লিকেন্ট ও রিক্রুটমেন্ট প্রসেস ট্র্যাক ও প্রগ্রেস মনিটর করবে।
5. অনবোর্ডিংঃ নতুন কর্মচারিদের ট্রেইনিং প্রসেস তরান্বিত করবে।
6. সাকসেস প্ল্যানিংঃ ফিউচার স্টাফিং প্ল্যানিং ও সাকসেস প্ল্যান ম্যানেজ করবে।
7. ট্রেইনিংঃ এমপ্লয়ি ট্রেইনিং করবে।
8. পারফর্মেন্স রিভিউঃ বাৎসরিক এমপ্লয়ি পারফর্মেন্সের ট্র্যাক রাখবে, গোল ও অবজেক্টিভ সেট করা, হিস্টোরি ইত্যাদি সফটওয়্যারে ম্যানেজ হবে।
9. রিপোর্টিংঃ এমপ্লয়ি ডাটা এনালাইজ করে রিপোর্ট ক্রিয়েট ও কাস্টমাইজ করবে।
10. টাইম ও এটেন্ডেন্সঃ কর্মচারিদের টাইম ও এটেন্ডেন্স ম্যানেজ করবে।
11. কমিউনিকেশনঃ জরুরি খবর পৌছে দিতে ব্যবসায়ের সকল কর্মচারি এই এপের মাধ্যমেই সব দরকারি আপডেত পাবে।
12. মোবাইল একসেসঃ কর্মচারিরা অফিসের বাইরে থাকাকালীন মোবাইল থেকে আপডেট পাবে।

কিভাবে সঠিক সফটওয়্যারটি বেছে নিবেন 

এপে যত বেশি ফিচার থাকবে, সেটার দাম তত বেশি হবে এটা বলার অপেক্ষা রাখে না।

তাই প্রশ্নটি হচ্ছে, "আপনার কি কি কাজের জন্য সফটওয়্যারটি দরকার?"

যদি রিক্রুটমেন্টে সবচেয়ে বেশি সময় এখন গিয়ে থাকে, তবে আপনার রিক্রুটমেন্ট মডিউলটি অবশ্যই দরকার।

অন্যান্য মডিউল তেমন কাজে না লাগলেও, আপনি কমিউনিকেশন মিডিউলটি নেয়ার কথা ভাবতে পারেন। এই ব্যপারে বিস্তারিত জানতে এই টিউটোরিয়ালটি পরে দেখুনঃ

• 
  কমিউনিকেশন
  স্মল বিজনেস এইচআরঃ কিভাবে কর্মচারিদের সাথে কমিউনিকেশন ইমপ্রুফ করা যায়।
  এন্ড্রু ব্ল্যাকম্যান

এবং নিজের ও নিজের কর্মকারিরা কিভাবে কাজ করে, সেটা দেখে অন্য কি কি মডিউল দরকার সেটার একটা লিস্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, যেমন কিছু সফটওয়্যারের সাথে মোবাইল এপ সাপোর্ট থাকে, যেটা অনেক কাজের একটা ফিচার।

নুন্যতম কি কি ফিচার দরকার, তা দেখে নিয়ে, সে সব ফিচার থাকা একটা সফটওয়্যার বেছে নিতে হবে।

এই বাছাইয়ের সময় আপনার বেশ কয়েকটি সিস্টেম ট্রায়াল দেয়ার প্রয়োজন হতে পারে। যেটা সবচেয়ে সুবিধাজনক হবে, সেটাই বেছে নিবেন।

ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের জন্য এইচআর সফটওয়্যার সলিউশন

এখন আমরা জানি, কি কি জিনিস চেক করতে হবে, চলুন দেখ কি কি এইচআর সফটওয়্যার আছে যেগুলো আমরা ব্যবহার করতে পারি। 

১. BambooHR

BambooHR রেকর্ড কিপিং এর জন্য বেস্ট। এটা ইলেকট্রনিক সিগনেচার সাপোর্ট করে। আর বোরিং পেপারওয়ার্ক অটোমেট করতে পারে।

এটা দিয়ে জব এপ্লিকেশন ট্র্যাক করা যায়, টাইম-অফ রিকোয়েস্ট হ্যান্ডেলিং, পারফর্মেন্স রিভিউ, কাস্টম ওয়ার্কফ্লো এবং তার এপ্রুভালও ম্যানেজ করা যায়।

BambooHR বিশেষভাবে ব্যবসায়ে ব্যবহারের জন্য বানানো, আর অনেক বিখ্যাত ও বড় কোম্পানি যেমন Disqus, Asana, Quora, Vimeo, SoundCloud ইত্যাদি এটা ব্যবহার করে থাকে।

২. Zoho People

যদি আপনার ব্যবসায়ে হাতে গোনা কয়েকজন জড়িত থাকে, তবে আপনার জন্য সবচেয়ে ভালো অপশন হচ্ছে Zoho People। ম্যাক্সিমাম ৫ জন এমপ্লয়ির জন্য এটা ফ্রি, এরপর প্রতি এমপ্লয়ির উপর ভিত্তি করে একটা মাসিক চার্জ দেয়া লাগে।

উপরে ছবিতে দেখা যাচ্ছে। যে এতে অনেক ফিচার রয়েছে। এটার সেলফ সার্ভিস ফিচারটা অনেক ইমপ্রেসিভ। এটা দিয়ে কর্মচারিদেরঃ

• পার্সোনাল ইনফরমেশন মডিফাই করা যায়
• এটেনডেন্স রিপোর্ট ভিউ করা যায়
• জব আর টাইম লগ করা যায়
• মেডিক্যাল রিইমবার্সমেন্ট ক্লেইম করা যায়
• বেনিফিট ভিউ করা যায়
• ফিড দিয়ে কোল্যাবোরেট করা যায়
• পার্সোনাল ডাটা এক্সপোর্ট করা যায়
• লিভ রিপোর্ট ও ব্যালেন্স ভিউ করা যায়
• ট্রাভেল রিকোয়েস্ট করা যায়
• সকল এপ্রুভাল ও পারমিশন ভিউ করা যায়
• এনাউন্সমেন্ট একসেস করা যায়

৩. Namely

Namely মিড সাইজ কোম্পানিগুলো টার্গেট করে বানানো, যেটা এর নিজের সংজ্ঞা মতে ১৫ জন থেকে কয়েক হাজার এমপ্লয়ি দিয়ে চালিত। তাই এটা মাইক্রো বিজনেসের জন্য ব্যবহার করা বেশি সুবিধার না।

Namely এর মনে, এই এর ৭২% ক্লায়েন্ট বলেছে যে এই সফটওয়্যার ব্যবহারে এমপ্লয়ি প্রোডাক্টিভিটি বৃদ্ধি পেয়েছে। টা দিয়ে কোলাবোরেট করা অনেক সহজ।

এটার আরেক বিশেষ ফিচার হচ্ছে। অন্যান্য অনেক সার্ভিস ও সল্যুশনের সাথে এটা সহজেই ইনটিগ্রেট করা যায়।

৪. Gusto

Gusto দিয়ে রিক্রুটমেন্ট প্রসেস একেবারে পেপারলেসভাবে করা যায়। এর সাহায্যে নতুন এমপ্লয়ী অনবোর্ডিং অনেক সহজেই করা যায়। আর বেনিফিট ও পেরোলও ম্যানেজ করা যায়।

এটার সাথে অনেক জনপ্রিয় সফটওয়্যার ও সার্ভিস সহজেই ইনটিগ্রেট করা যায়। যেমন কিছু টাইম ট্র্যাকিং এপ ইত্যাদি।

৫. Zenefits

Zenefits এর এইচআর মডিউল হায়ারিং থেকে শুরু করে, অনবোর্ডিং, এমপ্লয়ি রেকর্ড কিপিং, রিপোর্টিং ইত্যাদি কভার করে থাকে।

এটা পেরোল প্রসেসিং, টাইম ট্র্যাকিং, ও বেনিফিট রিকোয়েস্ট হ্যান্ডেলিং এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ কাজও করে থাকে। এটা একটা মোবাইল ফার্স্ট এপ। যে ব্যবসায় এমপ্লয়িদের অনেক সময় অফিস থেকে বাইরে থাকতে হয়, তারা এটা মোবাইল থেকেই ব্যবহার করতে পারে।

৬. CakeHR 

CakeHR একটা ২০১১ তে শুরু করা লাটভিয়ান স্টার্টআপ, বর্তমানে এর ক্লায়েন্টের সংখ্যা ১০০০ এরও বেশি। যার মধ্যে জনপ্রিয় ইকমার্স ফার্ম Paperless Post ও রয়েছে।

এটা একটা সিম্পল অনলাইন সলিউশন। এটা দিয়ে ট্র্যাকিং, কোম্পানি ক্যালেন্ডার ম্যানেজ করা, রিপোর্টিং, মোবাইল এপ, ও অন্যান্য জনপ্রিয় এপ ইনটিগ্রেট করা ম্যানেজ করা যায়।

৭. Cezanne

যদি আপনার আরও সফিস্টিকেটেড ও কমপ্লেক্স সলিউশন দরকার হয়, তবে তার জন্য ব্যবহার করতে পারেন Cezanne। এটা মিড সাইজ ও স্মল বিজনেসের জন্য তৈরি। তবে এটা ছোট ব্যবসায়ের জন্য ব্যবহার করা অনেক জটিল হতে পারে। কিন্তু ক্রমবর্ধনশীল ব্যবসার জন্য এটা ব্যবহার যথাযথ। কারণ এটা দিয়ে স্কেলিং অনেক সহজ হয়ে যায়।

এটার পিপল মডিউল দিয়ে, সহজেই রেকর্ড ট্র্যাকিং ও লগিং হ্যান্ডেল করা যায়। আবার ক্যারিয়ার ও সাকসেশন মডিউল দিয়ে স্ট্র্যাটেজি প্ল্যানিং ও ফিউচার প্ল্যানিং অনেক সহজেই করা যায়।

এগুলো দুই একটা উদাহরণ মাত্র। এর আরও অনেক কমপ্রিহেনসিভ ফিচার রয়েছে।

৮. WebHR

জোহো এর মত WebHRও ৫ জন এমপ্লয়ি পর্যন্ত ফ্রি। এরপর এমপ্লয়ির সংখ্যা অনুসারে একটা মাসিক ফি দিতে হয় চার্জ হিসেবে।

WebHR এর স্লোগান হচ্ছে "From Hire to Retire" যেটা আসলেই তাদের উপযুক্ত একটা স্লোগান। এই এপটা অনেক কমপ্রিহেনসিভ। এটা এইচআরের কাজের সকল স্টেপ সামলাতে পারে। এটা অনবোর্ডিং থেকে শুরু করে সোশ্যাল মিডিয়া, মেসেজিং থেকে শুরু করে বেনিফিটস সব কাজই হ্যান্ডেল করে। এটা দিয়ে এমপ্লয়িরা অনলাইনে এপে রেজিস্টার করতে পারে। রেজিস্টার করার জন্য সিস্টেমে ছুটির আবেদন থেকে শুরু করে টেন্ডারিং পর্যন্ত সকল কাজই এর মাধ্যমে করতে পারে।

৯. BreatheHR

BreatheHR ইউকে বেজড একটি কোম্পানি, এটার খুজ সহজে ব্যবহার করার ড্যাশবোর্ড দিয়ে সহজেই জরুরি ডাটা ভিসুয়ালাইজ ও এনালাইজ করা যায়।

যেমন, ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমেই বুকিং, ট্র্যাকিং ও অসুস্থতার জন্য ছুটি এবং এমপ্লয়িরা কি কি ট্রেইনিং পেয়েছে সেটার নাম্বার দেখা যায়। সেইম ড্যাশবোর্ড পেজেই, এক বাটন ক্লিকের মাধ্যমেই ট্রেইনিং রিকোয়েস্ট এবং ওয়ান-টু-ওয়ান মিটিং করা যায়।

এটাতে রেকর্ড কিপিং সহ অন্যান্য কমন ফিচারও রয়েছে। এই এপ একটা ১৪ দিনের ফ্রি ট্রায়াল অফার করে থাকে।

১০. JazzHR

এই পর্যন্ত আমরা যে কয়টা সলিউশন দেখেছি, সব কয়টাই বেশ ওয়াইড রেঞ্জের। কিন্তু মাঝেমধ্যে আমাদের কিছু স্পেশালাইজড প্রোডাক্ট দরকার হয়।

JazzHR বেশ কিছু বিজনেসের জন্য স্পেশালাইড প্রোডাক্ট অফার করে থাকে। যার ফলে নিশ ব্যবহার এইচআরের কাজ অনেক ইন ডেপথে করা সম্ভব হয়ে ওঠে। এটা দিয়ে অটোমেটিক জব পোস্টিং তৈরি করা যায়। সেটা মাল্টিপল জব বোর্ডে অটোমেটিক পোস্ট হয়। এরপর এই এপ ওই এপ্লিকেশনটি ট্র্যাক করে এবং অটোমেটিকভাবে নির্বাচন করে কার কার ইন্টারভিউ সেট করতে হবে, বা রিজেক্ট করে। এরপর এই এপ ইন্টারভিউ এর রেকর্ড রাখে। ক্যান্ডিডেট কম্পেয়ার করে। কমপেনসেশন রিসার্চ করে, অফার মেকিং এর সাজেশন দেয় এবং আরও অনেক কাজ করে।

ওয়াইড রেঞ্জ সলিউশন চাইলে অন্যান্যগুলোর কোন একটা আপনার জন্য বেটার হবে। বাট রিক্রুটমেন্টে স্পেশালাইজেশন চাইলে JazzHR ব্যবহারই আদর্শ।

পরিশেষ 

এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখলাম কিছু বেস্ট এইচআর সফটওয়্যারের ওভারভিউ, যেগুলো স্মল বিজনেসের জন্য বেস্ট। আমরা আরও দেখলাম নিজের ব্যবসার জন্য কিভাবে একটা সফটওয়্যার নির্বাচন করতে হবে।

বিভিন্ন চয়েস খতিয়ে দেখতে কিছুটা সময় নিন। এরপর একটা শর্টলিস্ট করুন, যেখানে আপনার পছন্দের ৩টা নাম থাকবে। এরপর ওই ৩টা চয়েস টেস্ট করুন। দেখুন আপনার কাজের জন্য কোনটা বেস্ট। এরপর ওইটা ব্যবহার শুরু করুন।

আর যদি আরও হাতে কলমে এইচআর ম্যানেজ করতে চান, তবে এইচআর আউটসোর্সিং করতে পারেন। অনেক রিমোট কোম্পানি এমন সেবা প্রদান করে থাকে। তবে এটা সফটওয়্যার ব্যবহারের চেয়ে বেশি এক্সপেন্সিভ হয়ে থাকে। কিন্তু অনেক মুল্যবান এইচআর এক্সপার্টিজ পাওয়া যায়। এইচআর আউটসোর্সিং কিভাবে কাজ করে, তা জানতে নিচের টিউটোরিয়ালগুলো দেখে নিনঃ

• 
  স্মল বিজনেস
  কিভাবে বেস্ট সার্ভিস কোম্পানির মাধ্যমে এইচআর আউটসোর্স করা যায়
  এন্ড্রু ব্ল্যাকম্যান

এই আর্টিকেলটি আপনার ভালো লাগলে, স্মল বিজনেসের এইচআর সিরিজের অন্যান্য আর্টিকেল পড়ে দেখতে পারেন!