Advertisement
  1. Business
  2. Writing

কিভাবে স্পষ্ট এবং পেশাদার ইমেইল লিখতে হয়

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Bengali (বাংলা) translation by Shakila Humaira (you can also view the original English article)

ইমেইল আমাদের অনেকের কাছেই একটি পছন্দের যোগাযোগ মাধ্যম ইমেইল অনেক কাজের, কারণ আপনি আপনার বন্ধুদের সাথে কথাবার্তা বলার জন্য সবসময় তাঁদেরকে মুখোমুখি পাবেন না। এর মাধ্যমে আমরা আমাদের অনুপস্থিত বা পৃথিবীর অন্য প্রান্তে থাকা সহকর্মীদের কাছেও বিভিন্ন প্রকল্প স্থানান্তর করতে পারি।

এখানে একটাই সমস্যা: আমরা অধিকাংশ মানুষই ইমেইলের মাঝে ডুবে যাই। রেডিকাটি গ্রুপ থেকে প্রকাশিত একটি রিপোর্ট অনুযায়ী, একজন সাধারণ ব্যাক্তি যিনি ব্যবসার জন্য ইমেইল ব্যবহার করেন তিনি প্রতিদিন ১০০ এরও বেশী ইমেইল পাঠিয়ে থাকেন এবং গ্রহন করে থাকেন।

তারপরও, ইমেইল খুব সহজেই ভুল বুঝাবুঝির কারণ হতে পারে। Sendmail এর একটি সাম্প্রতিক সমীক্ষায় দেখা গেছে ৬৪% মানুষ প্রেরিত বা গৃহীত ইমেইলের কারণে অনিচ্ছাকৃত রাগ বা বিভ্রান্তির শিকার হয়।

আমরা যেই পরিমান ইমেইল পাঠাই বা গ্রহন করি, এবং যেহেতু মাঝে মধ্যে ইমেইলে প্রায়ই ভুল ব্যাখ্যা দেয়া হয়, তাই এমনটা ঘটে থাকে। একারণেই ইমেইল স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্তভাবে লিখা খুব জরুরী। 

যে সমস্ত ইমেইল সংক্ষিপ্ত ও টু-দি-পয়েণ্টে লিখা হয় সেগুলো আপনার অনেক সময় সাশ্রয় করবে এবং আপনাকে আরও বেশী কার্যক্ষম করে তুলবে। আপনার ইমেইলগুলো সংক্ষিপ্ত রাখার ফলে খুব কম সময় ইমেইলের পিছনে ব্যয় হবে এবং বাকি সময় আপনি অন্যান্য কাজে ব্যয় করতে পারবেন। যেমন বলা হয়, স্পষ্টভাবে লিখতে পারা হচ্ছে একটি দক্ষতা। অন্যসব দক্ষতার মতই, আপনার এজন্য কাজ করতে হবে।  শুরুর দিকে, সম্ভবত বড় ইমেইল লিখার ক্ষেত্রে যে পরিমান সময় লাগে, ছোট ইমেইল লিখতেও ঠিক একই পরিমান সময় লাগতে পারে। যাইহোক, যদি এমন কিছু হয়ে থাকে, তবুও আপনি আপনার সহকর্মী, গ্রাহক অথবা কর্মচারীকে আরও বেশী কার্যক্ষম করে তুলতে সাহায্য করতে পারেন কারণ আপনি তাঁদের ইনবক্সে অপ্রয়োজনীয় কোন কিছু পাঠাচ্ছেন না, যার ফলে তাঁরা সহজেই আপনার ইমেইলের প্রতিউত্তর করবে।

স্পষ্টভাবে লিখার মাধ্যমে, আপনি এমন একজন ব্যক্তিত্ব হয়ে উঠবেন যে কিনা জানে সে কি চায় এবং কীভাবে এটা সম্পন্ন করতে হয়। এই দুটি জিনিসই আপনার কর্মজীবনে সাফল্যের জন্য জরুরী।

তাহলে স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত, এবং পেশাদারী ইমেল লিখতে কি কি লাগবে?

এই প্রশ্নের উত্তর দেয়ার পূর্বে: যদি আপনাকে প্রতিদিনই ইমেইল লেখার পাশাপাশি ইমেইল মার্কেটিং প্রচারনায় সময় দিতে হয়, তাহলে আমাদের পেশাদার ইমেইল নিউজলেটার টেম্পলেটগুলো ব্রাউজ করে দেখতে পারেন।

চলুন এখন বিস্তারিত জানা যাক, কীভাবে পেশাদার ইমেইল লিখতে হয়।

উদ্দেশ্য সম্পর্কে অবগত হউন

স্পষ্ট ইমেইলে সবসময় একটি স্পষ্ট উদ্দেশ্য থাকে।

যখন আপনি কোনও ইমেইল লিখতে বসেন, তখন কিছু সময় নিয়ে চিন্তা করুন: "কেন আমি এটা পাঠাচ্ছি? গ্রহীতার কাছ থেকে আমি কি চাই?"

যদি আপনি এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে না পারেন, তাহলে আপনার ইমেইল পাঠানোর প্রয়োজন নেই। আপনি কি চান তা না জেনে ইমেইল লেখা আপনার এবং আপনার ইমেইল গ্রহীতা উভয়ের সময় নষ্টের কারণ হবে এবং এর দ্বারা বুঝা যায় আপনার নিজেকে স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্তভাবে প্রকাশের জন্য রীতিমত সংগ্রাম করতে হবে।

একই সাথে আপনি নিজেকে এই প্রশ্নও করতে পারেন: "এই ইমেইলটা কি সত্যিই জরুরী?" আবার, শুধুমাত্র না পাঠালেই নয় এবং গ্রহীতার প্রতি সম্মান প্রদর্শন করে এমন ইমেইলই পাঠানো উচিত।

"একটি বিষয়ের" উপর জোর দেয়ার নীতি ব্যবহার করুন

ই-মেইল ব্যবসায়িক মিটিংয়ের মতো নয়। ব্যবসায়িক সভায় আপনি যতগুলো বিষয়সূচি নিয়ে কাজ করবেন, আপনার সভাও ততটা ফলপ্রসূ হবে।

ইমেইলের ক্ষেত্রে, বিপরীতদিকটিই সত্য। আপনার ইমেইলে যত কম বিষয় অন্তর্ভুক্ত করবেন, তত ভালো।

এই কারণে "একক জিনিসের" উপর জোর দেয়ার নিয়ম অনুশীলন করাই হচ্ছে সবথেকে ভাল ধারণা। আপনার পাঠানো যেকোনো ইমেইল শুধুমাত্র একটি বিষয়ের উপর পাঠান। আপনার যদি অন্য কোনও প্রকল্প সম্পর্কে যোগাযোগ করতে হয়, তবে আরেকটি ইমেইল লিখুন।

সহমর্মিতার অনুশীলন করুন

সহমর্মিতা হচ্ছে অন্য কারো চোখে পৃথিবীটাকে দেখতে সক্ষম হওয়া। যখন আপনি এটা করবেন, তখন তাঁদের চিন্তাধারা এবং অনুভূতি বুঝতে সমর্থ হবেন।

যখন আপনি ইমেইল লিখবেন, তখন পাঠকের চোখে আপনার শব্দগুলো কেমন লাগবে সে সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি যাই লেখেন না কেন, এ সম্পর্কে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:

  • অন্য কারো স্থলে পড়তে গেলে, এই বাক্যগুলোকে আমি কীভাবে ব্যখ্যা করবো? 
  • আমি যদি এটা গ্রহন করতাম তাহলে আমার কেমন লাগতো?

আপনি যেভাবে লিখবেন এটা হচ্ছে তার একটি সহজ পদ্ধতি। তবুও অন্য মানুষদের কথা মাথায় রাখলে তাঁদের সাড়া দেয়ার পদ্ধতির উপর এটা প্রভাব ফেলবে।

এখানে সহানুভূতিশীলভাবে পৃথিবীর সাধারণ দৃষ্টিভঙ্গি তুলে ধরা হলো, যেটা আপনাকে শুরু করতে সাহায্য করবে। বেশিরভাগ মানুষ:

  • ব্যস্ত। তাঁদের আসলে আপনি কি চান তা ধারণা করার সময় নেই, এবং তাঁরা সাধারনত দ্রুত আপনার ইমেইল পড়তে এবং উত্তর দিতে পছন্দ করে।
  • প্রশংসনীয় হলে তারিফ করুন। আপনি যদি তাঁদের সম্পর্কে বা তাঁদের কাজ সম্পর্কে ইতিবাচক কিছু বলতে পারেন, তাহলে তাই করুন। আপনার কথাগুলো বিফলে যাবে না।
  • কৃতজ্ঞতা জানান।  যদি ইমেইল গ্রহীতা আপনাকে কোনোভাবে সাহায্য করে থাকে, তাহলে তাঁকে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না। এমনকি আপনাকে সাহায্য করা যদি তাঁদের দায়িত্বও হয়ে থাকে তবুও এটা করুন।

এই মুহূর্তেই, আমরা দেখাচ্ছি কীভাবে আপনি আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেইল কাঠামোর সাথে প্রশংসাপত্র ও ধন্যবাদ যুক্ত করবেন।

ভূমিকাটি সংক্ষিপ্ত রাখুন

যদি আপনি প্রথমবারের মত কারো কাছে ইমেইল পাঠান, আপনার প্রথমে গ্রহীতাকে নিজের পরিচয় সম্পর্কে জানানো প্রয়োজন। আপনি সাধারনত এটা একটি বাক্যের মাধ্যমেই সম্পন্ন করতে পারেন। উদাহরনস্বরূপ: "আপনার সাথে [অমুক ইভেণ্টে] সাক্ষাৎ করা খুবই আনন্দের ছিলো।"

ভুমিকা সংক্ষিপ্ত রাখার একটি অন্যতম উপায় হচ্ছে মুখোমুখি সাক্ষাতের সময় বলা কথার মত করে লিখা। আপনি নিশ্চয়ই কারো সঙ্গে সাক্ষাৎ করার সময় পাঁচ মিনিটের জন্য অন্য কোথাও যান না। তাই, ইমেইলেও এমনটি করবেন না।

ভুমিকা লাগবে কি লাগবে না সে ব্যাপারে নিশ্চিত নন? সম্ভবত আপনি গ্রহীতার সঙ্গে আগেও যোগাযোগ করেছেন, কিন্তু সে আপনাকে মনে রেখেছে কিনা সে ব্যপারে নিশ্চিত নন। আপনি আপনার বিস্তারিত বিবরণ ইমেইল সিগনেচারে দিয়ে রাখতে পারেন। এটাই আদর্শ কারণ:

  • এটা মূল ইমেইলটিকে যথা সম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখবে।
  • এটার কারণে ভুল বোঝার সম্ভাবনা এড়ানো যাবে।  যিনি আপনাকে ইতিমধ্যেই জানেন, তার সামনে নতুন করে পরিচয় তুলে ধরার কারণে সে বিরক্ত হতে পারে। যদি সে আপনাকে না-ই চিনে থাকে, তাহলে সে আপনার সিগনেচার যাচাই করে দেখতে পারবে।

সিগনেচারের কথা বলার সময়, নিশ্চিত হউন যে আপনি ইতিমধ্যেই একটি সেটআপ করেছেন। এটা তথ্য শেয়ার করে নেওয়ার একটি সংক্ষিপ্ত উপায় যা প্রতিটি ইমেইলে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। কিন্তু আপনি যদি প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো আপনার সিগনেচারে রাখেন, তাহলে মূল ইমেইলটিকে সংক্ষিপ্ত রাখতে পারবেন।

আপনার সিগনেচারে যা অন্তর্ভুক্ত থাকবে, তা হচ্ছে:

  • আপনার নাম।
  • আপনার পদবী।
  • আপনার ওয়েবসাইটের একটি লিঙ্ক।

এছাড়াও আপনি আপনার সোশ্যাল মিডিয়ার একাউণ্টের লিঙ্ক, এবং আপনি কীভাবে মানুষকে সাহায্য করতে পারেন সে সম্পর্কে এক বাক্যের একটি সংক্ষিপ্ত বার্তা অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

পাঁচটি বাক্যে নিজের বর্ণনা সংক্ষিপ্ত রাখুন 

প্রতিটা ইমেইল লিখার সময়, আপনার কি প্রয়োজন তা জানাতে যথেষ্ট বাক্য ব্যবহার করা উচিত। নিজের সম্পর্কে বলতে হলে পাঁচটি বাক্যে তা শেষ করা একটি সহায়ক অনুশীলন।

উদ্যোক্তা গাই কাওয়াসাকি এটাকে এভাবে ব্যাখ্যা করেছেন:

পাঁচটি বাক্যের কম হলে বেশীরভাগ সময় তা শুনতে আকস্মিক এবং অভদ্রোচিত মনে হয়, পাঁচটি বাক্যের বেশী হলে তা সময় নষ্ট করে।

এমন সময় আসবে যখন পাঁচটি বাক্যে ইমেইল সংক্ষিপ্ত রাখা অসম্ভব হবে। কিন্তু অধিকাংশ ক্ষেত্রে, পাঁচটি বাক্যই যথেষ্ট।

পাঁচটি বাক্যের শৃঙ্খলা মেনে চলুন, তাহলে আপনি আরও দ্রুত ইমেইল লিখতে সক্ষম হবেন। একইসাথে আপনি আরো বেশী উত্তর পাবেন।

পাঁচটি বাক্যে একটি ইমেইল লিখা যে সম্ভব, আপনি কি এ ব্যপারে নিশ্চিত নন? তাহলে আরও পড়ুন...

একটি আদর্শ কাঠামোর মধ্যে থাকা

আপনার ইমেইলগুলি ছোট রাখার মূল চাবিকাঠি কী? একটি আদর্শ কাঠামোর ব্যবহার। এটি একটি টেমপ্লেট যা আপনার লিখিত প্রতিটি ইমেইলের জন্য অনুসরণ করতে পারেন।

আপনার ইমেইলগুলি ছোট রাখার পাশাপাশি, একটি আদর্শ কাঠামোর অনুসরণ আপনাকে দ্রুত লিখতে সাহায্য করবে।

সময়ের সাথে সাথে, আপনি একটি কাঠামো গড়ে তুলবেন যা আপনার জন্য কাজ করবে। শুরু করতে এখানে একটি সহজ কাঠামো আছে:

  • অভিবাদন
  • একটি প্রশংসা বা আনন্দপত্রক
  • আপনার ইমেইলের কারণ
  • একটি কল টু অ্যাকশন
  • একটি শেষ বার্তা
  • স্বাক্ষর

চলুন, এদের প্রত্যেকটিকে গভীরভাবে দেখা যাক।

অভিবাদন। এটি ইমেইলের প্রথম লাইন। "হাই, [প্রথম নাম]" একটি সাধারণ অভিবাদন।

প্রশংসা বা আনন্দপত্রক। যখন আপনি প্রথমবারের জন্য কাউকে ইমেইল করছেন, তখন একটি প্রশংসা বাক্য চমৎকার শুরু হতে পারে। একটি সুলিখিত প্রশংসাপত্রকেও ভূমিকা হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। উদাহরন স্বরূপ:

  • "আমি [অমুক তারিখে], [অমুক বিষয়] সম্পর্কে আপনার উপস্থাপনা উপভোগ করেছি।"
  • "আপনার ব্লগ পোস্টটি [অমুক বিষয়ে] আমি সত্যিই সহায়ক পেয়েছি।"
  • "অমুক [ইভেন্টে] আপনার সাথে দেখা করা সত্যিই অসাধারণ ছিল।"

আপনি যদি জানেন যে আপনি কার কাছে লিখছেন তাহলে, প্রশংসার পরিবর্তে আনন্দপূর্ণ ব্যবহার করুন। একটি আনন্দপত্রক সাধারণত "আমি আশা করি আপনি ভালো আছেন", এ জাতীয় কিছুই হয়ে থাকে। বিকল্প হিসেবে, আপনাকে কোনও ব্যপারে সাহায্য করার জন্য অথবা তাঁদের পাঠানো তথ্যের জন্য তাঁদেরকে ধন্যবাদ জানাতে পারেন।

Abstract Living ব্লগে বিনয় পাতানকার যেভাবে ব্যাখ্যা করেছেন:

অভিবাদনের পর সর্বদাই আপনাকে আনন্দদায়ক কিছু বলতে হবে। এটা অব্যর্থ কৌশল। আপনার আঙ্গুলের মধ্যে এটা আত্মস্থ করে নিন, তাহলে প্রতিটি ইমেইল লেখার সময় এটা আপনাআপনিই লিখিত হয়ে যাবে।  আপনার ইমেইলে আনন্দপূর্ণ কিছু না থাকার কোনও যৌক্তিক কারণ থাকতে পারে না... কুশলবাক্য যোগ করলে কখনোই আপনার কোনও ক্ষতি হবে না, এর দ্বারা আপনি মানুষকে পুরো ইমেইলটি পড়তে আরও বেশী উদ্দিপ্ত করতে পারবেন, এর দ্বারা সমলোচনা প্রশমন করতে পারবেন, এবং এটা কিছু মানুষের ভিতর ইতিবাচক আবেগ জাগিয়ে তুলবে। অধিকাংশ মানুষ এটি উপেক্ষা করবে, কিন্তু আপনার দুই সেকেন্ড সময়ের তুলনায়, এটা অবশ্যই মূল্যহীন।

আপনার ইমেইলের কারণ। এই বিভাগে আপনি বলছেন, "আমি আপনাকে জিজ্ঞাসা করার জন্য ইমেইল করছি ..." অথবা "আমি ভাবছিলাম যে আপনি যদি সাহায্য করতে পারেন ..." লেখার জন্য আপনার কারণ ব্যাখ্যা করতে আপনার কখনো কখনো মাত্র দুটি বাক্য প্রয়োজন হবে।

একটি কল টু অ্যাকশন। আপনি ইমেইল করার কারণ ব্যাখ্যা করার পরে, প্রাপককে কি করতে হবে তা সে জানে, এমনটি অনুমান করবেন না। নির্দিষ্ট নির্দেশাবলী প্রদান করুন। উদাহরণ স্বরূপ:

  • "আপনি কি আমাকে বৃহস্পতিবারের মধ্যে ঐ ফাইলগুলো পাঠাতে পারেন?"
  • "আপনি কি পরবর্তী দুই সপ্তাহে এটা লিখতে পারবেন?"
  • "এই সম্পর্কে জেমসকে লিখুন, এবং তারপর আমাকে জানান।"

আপনার অনুরোধ একটি প্রশ্ন হিসাবে পাঠালে প্রাপককে উত্তর দিতে উৎসাহিত করবে। প্রকারান্তে, আপনি এই লাইনটি ব্যবহার করতে পারেন "আপনি যখন এটা সম্পন্ন করবেন তখন আমাকে জানান" বা "আপনার সাথে এটা ঠিক আছে কিনা তা আমাকে জানান।"

সমাপ্ত করা। আপনি আপনার ইমেইল শেষ করার আগে, একটি সমাপ্তি লাইন অন্তর্ভুক্ত হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন। এটার মূলত দুটি উদ্দেশ্য আছে। একটি হচ্ছে আপনার কল টু অ্যাকশনের কথা পাঠককে পুনরায় মন করিয়ে দেয়া, এবং প্রাপকের মনে সন্তুষ্টির ভাব তৈরি করা।

ভাল সমাপ্তি লাইনের উদাহরণ:

  • "এই সব কিছুতে আপনার সহায়তার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।"
  • "এটা কি ভালো নয়?"
  • "আপনি যা ভাবছেন তা শুনবার জন্য আমি অপেক্ষা করছি।"
  • "যদি আপনার কোন প্রশ্ন থাকে তাহলে আমার জানান।"

প্রস্থান। এটি হতে পারে "শুভেচ্ছান্তে," "আন্তরিক শুভেচ্ছা," "শুভ কামনায়," বা "ধন্যবাদ।" আপনাকে সবসময় আপনার নাম দিয়ে প্রস্থান শেষ করা উচিত।

সংক্ষিপ্ত শব্দ, বাক্য, এবং অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন।

১৯৪৬ সালে, জর্জ অরওয়েল লেখকদের পরামর্শ দেন:

কখনই দীর্ঘ শব্দ ব্যবহার করবেন না যেখানে সংক্ষিপ্ত শব্দই কাজ করবে।

এই পরামর্শ আজ আরও বেশি প্রাসঙ্গিক, বিশেষত যখন ইমেইল লেখা হয়।

ছোট শব্দ আপনার পাঠকের জন্য ভালো। ছোট শব্দ ব্যবহার করে, আপনি আপনার বার্তা সহজেই প্রেরকের বোধগম্য করতে পারবেন।

একই বিষয় ছোট বাক্য এবং অনুচ্ছেদের ক্ষেত্রেও সত্য। আপনি যদি আপনার ইমেলটি স্পষ্ট এবং সহজে বোধগম্য করতে চান তবে বড় বড় লেখার ব্লক এড়িয়ে চলুন। এটা হচ্ছে লেখার জন্য জর্জ অরওয়েলের নিয়মগুলির আরেকটি দিক, যেটা আপনাকে আপনার বাক্যগুলো যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত রাখতে সাহায্য করবে:

যদি কোন শব্দ বাদ দেয়া সম্ভব হয়, তবে এটি বাদ দিন।

একবার আপনি আপনার ইমেইলের মান অনুসরণ করতে সমর্থ হলে, প্রতিটি বাক্য যতটা সম্ভব কাটছাঁট করে সংক্ষিপ্ত করে নিন।

কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করুন

জর্জ অরওয়েল আরও বলেছেন:

যেখানে আপনি কর্তৃবাচ্য ব্যবহার করতে পারেন সেখানে কখনই কর্মবাচ্য ব্যবহার করবেন না।

লেখায় সাধারণত দুই প্রকারের বাচনভঙ্গি থাকে, সক্রিয় এবং নিষ্ক্রিয়।

এখানে সক্রিয় বাচনভঙ্গি বা কর্তৃবাচ্যে একটি বাক্য দেয়া হলো:

আমি বলটি ছুঁড়েছি।

এবং এখানে একই বাক্য নিষ্ক্রিয় বাচনভঙ্গি বা কর্মবাচ্যে দেয়া হলো:

বলটি [আমার দ্বারা] ছোঁড়া হয়েছে।

সক্রিয় বাচনভঙ্গিমায় পড়া সহজ। এটি কর্মদায়িত্ববোধকে উৎসাহিত করে। এই কারণেই কর্তৃবাচ্যে, বাক্যটি সক্রিয় ব্যক্তির উপর আলোকপাত করে তৈরি হয়। কর্মবাচ্যে, বাক্যটি ব্যবহৃত বস্তুর উপর আলোকপাত করে তৈরি হয়। কর্মবাচ্যে, একটি বিষয়কে এমনভাবে তুলে ধরা হয় যেন, এই ব্যপারটি তাদের দ্বারা ঘটেছে। কর্তৃবাচ্যে, একটা ব্যাপার তখনই ঘটে যখন মানুষ সরাসরি কাজটি করে। 

আপনার ইমেইল সংশোধন করুন

ফরাসি দার্শনিক ব্লেইজ প্যাসকাল একবার বলেছিলেন:

যদি আমার আরো সময় থাকতো, আমি তোমাকে আরও সংক্ষিপ্ত একটি চিঠি লিখতাম।

অন্য কথায়, দীর্ঘ ইমেইল লেখার তুলনায় সংক্ষিপ্ত ইমেইল লেখা কঠিন কাজ।

সংক্ষিপ্ত ইমেইল লেখার কঠোর পরিশ্রমের অংশ হচ্ছে যত্নসহকারে সংশোধন করা। বানান এবং ব্যাকরণের ভুল খুঁজে বের করতে, নিজে নিজে আপনার ইমেইলটি জোরে জোরে পরুন। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:

  • আমার অনুরোধটি কি স্পষ্ট?
  • এখানে কি কোনও ভুল বুঝাবুঝির অবকাশ আছে?
  • আমি যদি প্রাপক হতাম তাহলে এটা শুনতে আমার কেমন লাগতো?

সংশোধন করার সময় অপ্রয়োজনীয় শব্দ, বাক্য, এবং অনুচ্ছেদ মুছে ফেলুন।

মনে রাখবেন, আপনার বয়স পনেরো নয়

আপনি যদি ইমেইলে আপনার ব্যক্তিত্ব প্রদর্শন করতে চান, তাহলে আপনার লেখার স্টাইলের মাধ্যমে এটা সাবধানে ফুটিয়ে তুলুন। কোনও ইমোটিকন, সংক্ষিপ্ত চ্যাট (যেমন LOL), বা রঙিন ফন্ট এবং ব্যাকগ্রাউন্ড ব্যবহার করবেন না। যদিও এইগুলি আপনার কিশোর বয়সে ই-মেইলের অবিচ্ছেদ্য অংশ বলে মনে হতে পারে, তবে পেশাদারী প্রসঙ্গে এগুলো খুব কমই উপযুক্ত।

ইমো এবং সংক্ষিপ্ত চ্যাটের ব্যবহার শুধুমাত্র তখনই সঠিক বলে মনে হয়, যখন আপনার প্রেরকের লেখায়ও এসবের ব্যবহার হয়ে থাকে, এবং আপনি এসবের প্রত্যুত্তর করে থাকেন।

কথা বলার মত করে লিখুন

ইমেইল চিঠি লেখা বা এমনকি ফোন কল করে যোগাযোগের তুলনায় কম আনুষ্ঠানিক উপায়। কথা বলার মত করে লিখলে প্রেরকের কাছে আপনাকে আকর্ষণীয় ও বন্ধুত্বপূর্ণ মনে হবে। এটা একইসাথে আপনার ইমেইলকে সংক্ষিপ্ত রাখতে সাহায্য করবে। সর্বোপরি, আমরা কেউ কেউ বাড়িয়ে কথা বলতে পছন্দ করি।

উপরন্তু, আপনার ইমেইলগুলি আপনি বাস্তব জগতে কি করছেন বা কে তা যেন প্রতিফলিত করে। যদি আপনি কোন একটি বিষয় কারো মুখোমুখি বলতে না পারেন, তবে এটি ইমেইলের মধ্যেও বলবেন না। এবং আপনার আচরন যেন পরিশীলিত হয়, তাও মনে রাখবেন। "দয়া করে" এবং "ধন্যবাদ" একটি দীর্ঘস্থায়ী সম্ভাষণ।

আপনার মতামত

স্পষ্ট এবং পেশাদারী ইমেইল লেখার জন্য আপনার সেরা টিপস কি? নীচের মন্তব্যে আমাদেরকে জানান।

এবং যদি আপনি ইমেইল বিপণন প্রচারাভিযানের কাজ করেন, তাহলে আমাদের উচ্চমানের ইমেইল নিউজলেটার টেমপ্লেটগুলি দেখুন, যা ThemeForest মার্কেটপ্লেসে পাওয়া যায়। এই পেশাদার টেমপ্লেটগুলির একটি হতে পারে আপনার পরবর্তী প্রজেক্টটির জন্য অতীব প্রয়োজনীয়।

রিসোর্সসমূহ

গ্রাফিক ক্রেডিট: সের্গেই দেলগাদোNoun Project থেকে চোখটি ডিজাইন করা হয়েছে।

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.