() translation by (you can also view the original English article)
ব্যবসায়ে একটা প্রবাদ প্রচলিত আছে "ব্যবসা তার কর্মচারিদের মত ভালো"।
তো যখন কোন গুরুত্বপূর্ণ কর্মচারি চাকরি ছেড়ে দিতে চাইবে, তখন কি করবেন?
কেউ চাকরির রেসিগনেশন দিলে সেটা হ্যান্ডেল করার অনেক উপায় আছে। সেটা একটা ডিজাস্টার হতেই হবে, এমন কোন কারন নেই। কিভাবে এই সিচুয়েশন হ্যান্ডেল করতে হয়, সেটাই আমরা এই আর্টিকেলে কভার করব।
আর টিউটোরিয়ালের লাস্টে আমরা এটাও আলোচনা করব যে যদি কাউকে ছাঁটাই করতে হয়, সেটা করার ঠিক উপায় কি। এই আর্টিকেলটি স্মল বিজনেস এইচআর সিরিজের একটা পার্ট। বড় কোম্পানিতেও এমন সিচুয়েশনে একই রুল এপ্লাই হয়, কিন্তু তাদের এসব করতে আলাদা ডিপার্টমেন্টই থাকে।
১। প্রাথমিং আলোচনা হ্যান্ডেল করা
যখন জরুরি কোন কর্মচারি চলে যেতে চায়, সেই খবর একটা শকের মত আসতে পারে।
ব্যবসায় কি হবে সে চিন্তা ছাড়াও, অনেক ব্যক্তিগত ইমোশন যেমন ইগো ও বিশ্বাসঘাতকতার অনুভূতি হওয়া অস্বাভাবিক না।
এই ব্যাপারে দুই পক্ষই সরাসরি কথা বলতে চায় না প্রায় সময়। ঘুরিয়ে ফিরিয়ে কথা বলায় আসল অনেক কিছুই বুঝতে সমস্যা হতে পারে।
সে যাই হোক। আমাদের এই ব্যাপারটা ম্যাচিওরভাবে হ্যান্ডেল করতে হবে। বাস্তবতা হচ্ছে, আজকের দিনে একজন এভারেজ পার্সন আর ক্যারিয়ারে ১০ থেকে ১৫ বার জব চেঞ্জ করে থাকে। প্রতি জবে একজন গড়ে ৫ বছর সময় দিয়ে থাকে।
প্রায় সময় এটা এভয়েড করার কোন উপায় থাকে না। অনেক সময় এটা ব্যক্তিগত কারনে হয়। যেমন কেউ এক শহর থেকে আরেক শহরে শিফট করলে।
সেটা পার্সোনালি নেয়ার কোন কারণ নেই। এমন সিচুয়েশনে এমপ্লয়িকে যথেষ্ট সাহায্য করাই শ্রেয়।
আর ব্যক্তিগত সমস্যাকে তুচ্ছ করে তাকে কষ্ট দেয়ার কোন মানে হয়না।
- চাকরি ছেড়ে দেয়ার সঠিক কারণটি জানার চেস্টা করুন।
- জানার চেস্টা করুন আপনি এমন কিছু করতে পারেন কিনা যাতে সে যাওয়ার চিন্তা বাদ দিতে পারে।
- জিজ্ঞেস করুন সে এটা তার অন্য কোন কলিগকে বলেছে কিনা।
- জিজ্ঞেস করুন তারা কখন চাকরি ছাড়তে চায়।
যদি তারা তাদের চাকরি ছাড়ার খবর কোন কলিগের সাথে শেয়ার না করে থাকে, তবে তাকে এই ব্যাপারটা কয়েকদিন কাউকে না জানানোর অনুরোধ করুন। এবং কিভাবে এই খবর অন্যদের কাছে এনাউন্স করা বেস্ট হবে এটা নির্ধারন করুন। এই সময় কর্মচারিকে কোন কাউন্টার অফার করা যায় কিনা, সেটাও ভেবে দেখার সময় পাবেন।
২। কিভাবে একটা কাউন্টার অফার রেডি করবেন
যদি এই কর্মচারি আপনার বিজনেসের জন্য অতি গুরুত্বপূর্ণ হয়ে থাকে, তবে তাকে একটি কাউন্টার অফার করুন। দা ক্রিয়েটিভ গ্রুপের এক সার্ভের মতে এটা দুই তৃতীয়াংশ সময় কাজে দেয়। কিন্তু এটা অনেকটাই ডিপেন্ড করে কর্মচারির সিচুয়েশনের উপর।
তাই এই অফারের আগে সকল ইনফরমেশন গ্যাদার করে নিতে হবে। এমন হতে পারে, তার সিচুয়েশনের কারণে সে চাইলেও আপনার অফার এক্সেপ্ট করতে পারবে না।
তাই এমন সিচুয়েশন এড়াতে আগে থেকে জানার চেস্টা করুন যে আপনার কাউন্টার অফার তার সিদ্ধান্ত বদলাতে যথেষ্ট কিনা।
নিজের বাজেটও কনসিডার করুন। এমনও হতে পারে সে এমন কোন অফার পেয়েছে যেটা আপনি ম্যাচ করতে পারবেন না। সেই সিচুয়েশন কিভাবে হ্যান্ডেল করতে হয় তা জানতে এইচআর সিরিজের নিচের টিউটোরিয়ালগুলো পড়ুনঃ
এটাও খেয়াল রাখতে হবে যে পে স্কেল ফেয়ার আছে কিনা। একজনকে অনেক বড় রেইস দিলে অন্য কর্মচারিরাও সেইম জিনিষ আশা করতে পারে। মাঝেমধ্যে এইসব ব্যাপারে বিশ্বাস অনেক বড় একটা ফ্যাক্টর। জানার চেষ্টা করুন যে স্যালারি ছাড়াও চাকরি ছাড়ায় অন্য কোন কারন আছে কিনা। এই ব্যাপারগুলো আগেই খতিয়ে না দেখলে সিদ্ধান্ত গ্রহনে বড় ভুল হয়ে যেতে পারে।
যদি এমন হয়, কর্মচারি আসলে অন্য কোন কারনে চাকরি ছাড়ছে, তখন কি করবেন?
তখন খেয়াল রাখতে হবে যে কাউন্টার অফার এখন আর শুধু টাকা রিলেটেড না । হয়ত সে একটা প্রমোশন দিলে থাকবে।
না বাসা থেকে কাজ করার সুবিধা পেলে সে এই জব ছাড়বে না। আসল ব্যাপার হচ্ছে কেউ চাকরি ছেড়ে দিতে চাইলে ব্যাপারটা এমনভাবে হ্যান্ডেল করা যেন সকলেই সিদ্ধান্তে খুশি থাকতে পারে। এই কাজ যত তাড়াতাড়ি সম্ভব করতে হবে। বেশি সময় লাগালে পরে এই বিষয়ের উপর আপনার কোন নিয়ন্ত্রণ থাকবে না।
৩। হ্যান্ডওভার এরেঞ্জ করা
যদি কেউ কাউন্টার অফার রিজেক্ট করে, তাহলে আর নিগোশিয়েশন করে সময় ন্যস্ত করবেন না। তারা চলে যাচ্ছে, এটা মেনে নিন। হ্যান্ডওভার স্মুথ করুন। এই প্রসেসে যা যা করতে হয়ঃ
টাইমলাইন এস্টাবলিশ করুন
যদি এমপ্লয়ির বিজনেসের সেনসেটিভ ডাটা একসেস থাকে, তাহলে সেটার টেককেয়ার করতে হবে। তারা যেন আপনার বিজনেসের কোণ ক্ষতি না করে সেই লিগ্যাল ব্যাপার ঠিক রাখা।
নতুন হায়ারিং প্রসেস দ্রুত শুরু করে দিন
যে চলে যাচ্ছে, তার রিপ্লেসমেন্ট হায়ার করতে জব লিস্টিং ও ইন্টারভিউ শুরু করে দিন। আগের জন চলে যাওয়ার আগেই রিপ্লেসমেন্ট হায়ার করলে সে চলে যাওয়ার আগে নতুনজনকে ট্রেইন করতে পারবে। সময় সামান্য অপচয় হবেই, কিন্তু কাজের ধারা বজায় রাখতে এই প্রসেসে গ্যাপ মিনিমাম থাকবে।
কাউকে হায়ার করার আগে দেখে নিন কোম্পানির কেউই সেই রোলে প্রোমোশন দেয়ার জন্য উপযুক্ত কিনা। এতে এমপ্লয়ি মোরাল ও স্যাটিসফ্যাকশন বাড়ে। রিটেনশন রেটও বাড়ে। ওয়ার্থন ইউনিভার্সিটি রিসার্চে দেখা গেছে যে ইন্টার্নাল হায়ারিং বিজনেসের জন্য এক্সটার্নাল হায়ারিং এর চেয়ে বেশি বেনিফিশিয়াল। আর এতে খরচও কম।
অন্যান্য এমপ্লয়িদের এটাও জিজ্ঞেস করুন, যে চলে যাচ্ছে তার কাজ অন্যরা ভাগাভাগি করে নিতে রাজি কিনা। এভাবে কাজ হয়ে গেলে নতুন কাউকে হায়ার করা নাও লাগতে পারে।
ডকুমেন্টেশন
ডায়রেক্ট এমপ্লয়ি রিপ্লেসমেন্ট সম্ভব না হলে, যে চলে যাচ্ছে তার সকল কাজের ডকুমেন্টেশন রাখা জরুরি। যাতে সেটা দিয়ে তার রিপ্লেসমেন্ট কাজ শিখে নিতে পারে।
এই প্রসসগুলোতে নিজে ইনভলভ থাকার চেস্টা করুন। এতে করে সকল কাজের স্মুথ ট্রানজিশন হবে।
৪। পেপারওয়ার্ক করা
এটা এডমিনিস্ট্রেটিভ কাজ।যেমনঃ
দরকারি ট্যাক্স ফাইলিং করা
কেউ যাওয়ার আগে দরকারি সব ট্যাক্স ফাইলিং শেষ করে নিন।
কোম্পানি প্রপার্টি রিকভারি
কোম্পানির যা যা কর্মচারির কাছে ছিলো, যেমন ল্যাপটপ ইত্যাদি চেক করে ফেরত নেয়া।
ফাইনাল পেরোল ও অর্গানাইজেশন বেনিফিট
কর্মচারির ফাইনাল পে চেক পে করা। এবং সেটা সময় মত দেয়া। কোণ বোনাস পেন্ডিং থাকলে সেটা পরিশোধ করে দেয়া, কোন ডিউ থাকলে সেটা কেতে রাখা।
এমপ্লয়ির কোম্পানি বেনিফিটের কি হবে সেটাও খবর নেয়া। যেমন সেটা তারা নিজেরা রাখতে চায় না সেল করে দিতে চায়। হেলথকেয়ার, রিটায়ারমেন্ট প্ল্যান ইত্যাদি। সে কয়দিন ছুটি নিয়েছে। এক্সট্রা কোন কাজের জন্য আপনার কাছে কিছু পাওনা কিনা।
কি প্রসেসে কি কি হচ্ছে এই ব্যাপারে যেন রেসিগনেশন দেয়া কর্মচারির পরিস্কার ধারনা থাকে। বিস্তারিত জানতেঃ
পেমেন্টকিভাবে পে রোল রান করতে হয় (প্রসেস সিস্টেমাইজিং করা)- স্মল বিজনেসস্মল বিজনেসের কি কি এইচআর রিকোওয়্যারমেন্ট থাকে?
স্মল বিজনেসকিভাবে কম্পিটিটিভ স্যালারি ও বেনিফিটস অফার করবেন
আইনি বিষয়াদি কভার করা
যেমন লিখিত রেসিগনেশন রিসিভ করা। টার্মিনেশন লেটার দেয়া ইত্যাদি। সকল আইন ও নীতিমালা মেনে কাজ হচ্ছে কিনা খেয়াল রাখা।
একসেস টার্মিনেট করা
সে চলে যাওয়ার দিন সকল কম্পিউটার ও ব্যবসায়িক সফটওয়্যার একসেস টার্মিনেট করা। একসেস কি কার্ড ফেরত নাওয়া। যেন পড়ে কোন সিকিউরিটি রিস্ক ফেস না করতে হয়।
দিনক্ষণ ঠিক করা
ফেয়ারওয়েল ইভেন্ট ম্যানেজ করা। এতে করে যে যাচ্ছে তার সাথে সম্পর্ক ভালো থাকবে, আর অন্য কর্মচারিদের মোরাল বৃদ্ধি পাবে।
৫। এক্সিট ইন্টারভিউ নেয়া
লাস্ট স্টেপ হচ্ছে এক্সিট ইন্টারভিউ নেয়া। কর্মচারির মতামত ও ফিডব্যাক নেয়া। এই তথ্য দিয়ে পরবর্তীতে রিটেনশন বৃদ্ধি করতে সুবিধা হবে।
ফাইনালি আরেকবার রিসাইন করার আসল কারণ জিজ্ঞেস করুন। এমনও হতে পারে সে কোণ আক্ষেপ না সমস্যার জন্য চলে যাচ্ছে যেটা আপনি বা অন্যকোন ম্যানেজার প্রিভেন্ট করতে পারত।
এখানে কাজ করার তাদের অভিজ্ঞতা কেমন ছিলো জিজ্ঞেস করুন। তাদের পে, বেনিফিট কি তাদের এক্সপেক্টেশন মত ছিলো? তাদের ট্রেইনিং ও সাপোর্ট কি ভালোমত দেয়া হয়েছিলো?
বিস্তারিত জানতে ও এই কাজ সম্পর্কে আরও জানতে আডেলফি ইউনিভার্সিটির এই এক্সিট ইন্টারভিউ টেমপ্লেটটি ব্যবহার করতে পারেন।
৬। আপনি নিজে কাউকে ছাঁটাই করতে চাইলে কি করবেন?
এতক্ষণ তো আলোচনা করলাম কেউ চাকরি ছাড়তে চাইলে কি করবেন।
খারাপ পারফর্মেন্স না অন্য কোন সমস্যার জন্য কাউকে চাকরি থেকে বের করে দিতে চাইলে কি করবেন?
অন্যায় ভাবে কাউকে চাকুরিচ্যুত করার জন্য আইনি ঝামেলায় না পড়তে চাইলে এই কাজ নীতিমালা মেনে সঠিক উপায়ে করতে হবে।
ক্যাসুয়ালি শুরু করুন
প্রথমে যখন পারফর্মেন্স ইস্যু ধরা পরবে, এটা কর্মচারিকে জানান। যে তারা বিজনেস এক্সপেকটেশন মিট করছে না।
অনেক সময় এতেই সমাধান হয়ে যায়। কি হচ্ছে জানার পরে অনেক কর্মচারির কাজের পারফর্মেন্স ইমপ্রুভ হয়। বা তারা সমস্যা ফেস করলে তাদের কাজের জন্য ট্রেইনিং না হেল্প প্রোভাইড করা যেতে পারে।
বেশ কিছু ফর্মাল ওয়ার্নিং দেয়া
যদি খারাপ পারফর্মেন্স থেকেই যায়, তাহলে তাদের কিছু ডিসিপ্লিনারি ওয়ার্নিং ইস্যু করুন। এতে তার পারফর্মেন্স ইমপ্রুভ হতে পারে। প্রতি ধাপে তাদের জিজ্ঞেস করুন, আপনার কোন সাহায্যে তাদের পারফর্মেন্স ইমপ্রুভ করতে সাহায্য করবে কিনা।
এমনও হতে পারে তারা স্ট্রেসে ও প্রেশারে সাহায্য চাইতে ভয় পাচ্ছে। ব্যবসার মঙ্গলের জন্য এমন সিচুয়েশন এভয়েড করতে হবে।
কর্মচারিকে নিজের সাইড এক্সপ্লেইন করার সুযোগ দিন।
ওয়ার্নিং মিটিং
এই মিটিং এ কর্মচারিকে জানান যে তার পারফর্মেন্স ইমপ্রুভ না হলে তাকে বরখাস্ত করা ছাড়া আর কোন উপায় থাকবে না।
যদিও এই ব্যাপারটা অস্বস্তিকর, কিন্তু এসব কথা ডায়রেক্ট বলে ক্লিয়ার ধারনা দেয়াই ভালো। যেন পরে টার্মিনেশনের খবর সারপ্রাইজ হয়ে না আসে।
এরপরের স্টেপগুলো উপরে বলা সেকশন ৪ ও ৫ এর মতই। পেপারওয়ার্ক, এক্সিট ইন্টারভিউ। এই ক্ষেত্রে এক্সিট ইন্টার্ভিউ এর প্রশ্নগুলো ভিন্ন রকম হবে। কি সমস্যা ছিলো এটা এমপ্লয়ারের প্রেক্ষাপট থেকে জানলে সেটা কর্মচারির ভবিষ্যতে সেইম সমস্যা এড়াতে সাহায্য করবে।
আইন মেনে চলা
এমপ্লয়মেন্ট ল একেক দেশে একেক রকম। নিজের দেশের আইন মেনে চলুন। এইসব কাজে কিভাবে কি আইন কাজে লাগে তা আগে জেনে নিন।
পরিশেষ
এই টিউটোরিয়ালে আমরা শিখলাম কিভাবে দুইটা পেইনফুল সিনারিও হ্যান্ডেল করতে হয়।
আমরা এই টিউটোরিয়ালে রেসিগনেশন ও টার্মিনেশনের মত দুইটা জরুরি সিচুয়েশন কভার করেছি।
এই সিরিজের নেক্সট পার্ট হচ্ছে কমপ্লিট স্মল বিজনেস এইচআর গাইড, এতে আপনি এইচআর ইস্যু কিভাবে হ্যান্ডেল করতে হয় শিখতে পারবেন।
