গুগল ডকে সার্ভে তৈরি করবেন কিভাবে

অনলাইন ফর্ম তৈরি করার অনেক পদ্ধতি রয়েছে। আপনার প্রয়োজনীয় পদ্ধতিটি খুঁজে বের করা অনেক সময় কষ্টসাধ্য হয়ে পড়তে পারে। যে কোন গুগল অ্যাকাউন্টের জন্য ড্রাইভ একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। এটি ক্লাউড স্টোরেজ সার্ভিস নামেই সুপরিচিত। এটির অপেক্ষাকৃত কম সুপরিচিত একটি বৈশিষ্ট্য হচ্ছে ডকুমেন্ট। এটি একটি সার্ভে করার টুল যা আপনি আপনার দরকার মতো সহজ বা জটিল করে রূপান্তর করে নিতে পারবেন। আপনি চাইলে এই ফর্মের মাধ্যমে ইমেইল অ্যাড্রেস সংগ্রহ করতে পারবেন, আপনার ওয়েবসাইটে স্ন্যাপপোল চালু করতে পারবেন, বা কাস্টমার সার্ভিস সম্পর্কে বিশদ সার্ভে করতে পারবেন।

এই টিউটোরিয়ালে, আমি আপনাদের গুগল ডকসের ফর্ম ব্যবহার করার প্রাথমিক ধাপগুলো শিখাব। আপনি এটির সাহায্যে যে বিভিন্ন ধরণের প্রশ্ন তৈরি করতে পারবেন তা ব্যাখ্যা করবো। ব্যবহারকারীদের উত্তরের উপর নির্ভর করে প্রশ্নগুলো কিভাবে ভিন্ন ভিন্ন হতে পারে তাও দেখবেন। সবশেষে আপনি সংগ্রহকৃত ডাটা কিভাবে পাবেন এবং বিশ্লেষণ করবেন তা দেখানো হবে। চলুন শুরু করে দেই তাহলে।

শুরুর ধাপ

আপনার ওয়েব ব্রাউজারে drive.google.com-এ যান এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে লগইন করা না থাকলে করে ফেলুন। স্ক্রিনের উপরে বামে 'Create' বাটনে ক্লিক করুন এবং 'Form' সিলেক্ট করুন।

আপনার ব্রাউজারে একটি নতুন ট্যাব ওপেন হবে। এখানে আপনি আপনার ফর্ম তৈরি করবেন। আপনার ফর্মের জন্য একটি টাইটেল যোগ করুন এবং টেম্পলেট নির্বাচন করুন। আপনি পছন্দের কোন টেম্পলেট পেয়ে গেলে সেখানে ক্লিক করে ওকে ক্লিক করুন। তবে আপনি যদি সার্ভেটিকে আপনার ওয়েবসাইটের সাথে সংযুক্ত করতে চান সেইজন্য ডিফল্ট থিম মুক্ত রাখা হয়েছে। ওকে ক্লিক করে কাজ করতে থাকুন।

আপনি এখন মূল ফর্ম পেইজে আছেন এবং আইটেমগুলো যেভাবে তালিকাকৃত করা আছে সেভাবে আপনি কাজ করে যেতে পারবেন।

প্রথমে, Form Settings। আপনার ফর্ম যদি দুই বা তার বেশি পেইজের হয় তাহলে Show progress bar লেখা বক্সে টিক চিহ্ন দিন। ফলে উত্তরদাতারা জানতে পারবেন ফর্ম ফিল আপ করতে তাদের কতো সময় লাগতে পারে। 

পরবর্তী অধ্যায় হচ্ছে সার্ভের মূল অংশ। এটি বিভিন্ন পৃষ্ঠায় বিভক্ত। তবে অবশ্যই শুরু করার জন্য আপনি একটি করে পাতাই পাবেন। ফর্মের টাইটেল এবং বর্ণনা একদম উপরে থাকবে। যে কোন এক্তিতে ক্লিক করে টেক্সট যোগ করতে বা এডিট করতে পারবেন।

এখন আপনি আপনার প্রথম প্রশ্নটি যোগ করার জন্য প্রস্তুত। Question Title বক্সে ক্লিক করে আপনার প্রশ্ন যোগ করে দিন এবং সেই প্রশ্নের কোন ব্যাখ্যা দরকার হলে সাথে যে কোন Help Text যোগ করে দিন।

ড্রপ ডাউন বক্সে ক্লিক করে আপনি কী ধরণের প্রশ্ন জিজ্ঞেস করতে চান তা নির্ধারণ করুন। আগে থেকেই বহু নির্বাচনী প্রশ্ন সেট করা আছে। তবে আপনি চাইলে নয়টি বিভিন্ন ধরণের প্রশ্নের ধরণের মধ্য থেকে বেছে নিতে পারবেন। আমরা তার মধ্যে ছয়টি দেখে নিব।

প্রশ্নের ধরণ

টেক্সট

এখানে ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে খুব সামান্য টেক্সট চাওয়া হয়, যেমন তাদের নাম বা ইমেইল অ্যাড্রেস। তাদের ইমেইল অ্যাড্রেস সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে Advanced Setting-এ ক্লিক করুন। Data validation-এ টিক চিহ্ন দিন এবং প্রথম বক্সে Text ও দ্বিতীয় বক্সে Email address নির্বাচন করুন। Custom error text বক্সে টাইপ করুন "অনুগ্রহ করে বৈধ ইমেইল অ্যাড্রেস যোগ করুন"।

প্যারাগ্রাফ টেক্সট

এখানে আরও বড়ো উত্তরের প্রয়োজন হয়। যেমন, সাধারণ মন্তব্য বা প্রতিক্রিয়া যোগ করতে হয়।

বহু নির্বাচনী

এখানে অনেকগুলো উত্তরের তালিকা দেওয়া হয়। ব্যবহারকারী যে কোন একটি উত্তর নির্বাচন করতে পারবেন। Option 1 লেখা বক্সে আপনার প্রথম উত্তরটি যোগ করুন। এরপর দ্বিতীয় উত্তর যোগ করার জন্য পরবর্তী বক্সে ক্লিক করুন। আপনি চাইলে তালিকার শেষে ছোট টেক্সট বক্স যোগ করতে চাইলে Add "Other"-এ ক্লিক করতে পারেন। ব্যবহারকারী তার নিজস্ব পছন্দ মতো উত্তর এখানে যোগ করতে পারবে। 

চেকবক্স

এটি আরেকটি বহু নির্বাচনী তালিকা। পার্থক্য হচ্ছে এই ক্ষেত্রে ব্যবহারকারী একটির বেশি উত্তর বাছাই করতে পারবে। বহু নির্বাচনী প্রশ্নের মতোই, আপনার উত্তরের তালিকা টাইপ করুন এবং প্রয়োজন হলে Add "Other" অপশনটি ব্যবহার করুন। আপনি চাইলে Advanced Setting-এর Data Validation অপশন ব্যবহার করে উত্তরদাতা কমপক্ষে, খুব বেশি হলে বা নির্দিষ্ট কতগুলো উত্তর টিক দিতে পারবে তা নির্ধারণ করতে পারবেন।

তালিকা থেকে বাছাই করে নিন

এটি ড্রপ ডাউন লিস্টের আকারে তৈরি একটি বহু নির্বাচনী ধরণের প্রশ্ন। ব্যবহারকারী শুধুমাত্র একটি উত্তর বাছাই করতে পারবেন এবং নিজের মতো করে কোন উত্তর তৈরি করতে পারবেন না। এটি মতামতভিত্তিক উত্তরের বদলে নিশ্চিত উত্তরের জন্য ভালো কাজে দেয়।

স্কেল

Scale উত্তরদাতাকে যে কোন বিষয়ে এক থেকে পাঁচের মধ্যে স্থান দিতে বলে। স্পষ্ট নির্দেশিকার জন্য আপনি সবচাইতে কম ও সবচাইতে বেশি স্কোরের জন্য লেবেল দিতে পারেন। একটি নমুনা প্রশ্ন হচ্ছে, "আপনি যে সেবা পেয়েছেন তাতে কতোখানি সন্তুষ্ট?" ১ স্কোরের লেবেল হবে "অত্যন্ত অসন্তুষ্ট" এবং ৫ হবে "অত্যন্ত সন্তুষ্ট"।

Scale অপশনটি অনেকটা বহু নির্বাচনী প্রশ্নের মতোই তবে আপনি একবারে শুধু একটিই নির্বাচন করতে পারবেন। Duplicate বাটন ক্লিক করে বহু নির্বাচনী প্রশ্ন দ্রুত তৈরি করে ফেলতে পারবেন। এরপর লেখায় Question Title নতুন করে লিখে ফেলতে পারবেন।

আরও প্রশ্ন যোগ করার উপায়

প্রতিটি প্রশ্ন লেখা শেষ হলে Done-এ ক্লিক করে তা যোগ করে দিন। এরপর আরেকটি প্রশ্ন শুরু করার জন্য তালিকা থেকে প্রশ্নের ধরণ বাছাই করে Add item-এ ক্লিক করুন।

অ্যাড আইটেমের মাধ্যমে আপনি একটি নতুন অধ্যায়ও যোগ করতে পারবেন (Section Header)। এতে করে আপনি বড়ো আকারের সার্ভে তৈরি করতে পারবেন। অন্ততপক্ষে, ব্যক্তিগত তথ্যের ব্যাপারে যে প্রশ্নগুলো করা হয় সেগুলো আলাদা "আপনার সম্পর্কে বলুন" অংশে রাখা উচিত। আপনি চাইলে Page break দিয়ে বড়ো বড়ো সার্ভেগুলো কয়েকটি পৃষ্ঠায় ভাগ করে নিতে পারেন।

ডাইনামিক ফর্ম তৈরি করা

আরও ডাইনামিক সার্ভে তৈরি করার জন্য পেইজ ব্রেক খুব কাজে দেয়। এসব ক্ষেত্রে ব্যবহারকারীর উত্তরের উপর নির্ভর করে তাঁকে ভিন্ন ভিন্ন প্রশ্ন জিজ্ঞেস করা হয়।

একটি উদাহরণ দেওয়া হল: আপনি স্মার্টফোন ও ট্যাবলেটের ব্যবহার সম্পর্কে জানতে জনসাধারণের উপর একটি প্রযুক্তি বিষয়ক সার্ভে তৈরি করছেন। আপনি এই সার্ভেটিতে প্রশ্নগুলো পাঁচ পৃষ্ঠায় বিভক্ত করে এটিকে আরও সফল করে তুলতে পারেন।

প্রথম পৃষ্ঠায় বহু নির্বাচনী প্রশ্ন "আপনার কি স্মার্টফোন আছে?" থাকবে। Option 1-এ রয়েছে হ্যাঁ; Option 2-এ রয়েছে না। এরপর Go to page based on answer লেখা বক্সে ক্লিক করুন। এরপর দ্বিতীয় অপশনের জন্য Go to page 3 সিলেক্ট করুন।

দ্বিতীয় পেইজে স্মার্টফোন সম্পর্কে প্রশ্ন থাকবে

তৃতীয় পেইজে বহু নির্বাচনী প্রশ্ন রয়েছে "আপনার কি ট্যাবলেট আছে?" আবারও, এখানে Option 1 হচ্ছে হ্যাঁ; আর Option 2 হচ্ছে না। Go to page based on answer লেখা বক্সে টিক চিহ্ন দিন এবং দ্বিতীয় অপশনের জন্য Go to page 5 সিলেক্ট করুন।

চতুর্থ পেইজে ট্যাবলেট সম্পর্কে আপনার যা যা প্রশ্ন আছে সেগুলো উল্লেখ করা থাকবে।

পঞ্চম পেইজে 'আপনার সম্পর্কে বলুন' সংক্রান্ত প্রশ্ন থাকবে।

এই উদাহরণে, কেউ যদি প্রথম পাতায় প্রশ্নের উত্তরে হ্যাঁ বলে তাহলে তাঁকে দ্বিতীয় পাতায় স্মার্টফোন সংক্রান্ত প্রশ্নে নিয়ে যাওয়া হবে। ক্রমে সে চলে যাবে তৃতীয় পাতায়।

তারা যদি প্রথম পাতায় 'না' উত্তর দেয় তাহলে ফর্মটি স্মার্টফোনের প্রশ্ন বাদ দিয়ে সরাসরি তৃতীয় পাতায় ট্যাবলেটের প্রশ্নে চলে যাবে। সেখানে হ্যাঁ উত্তর দিলে চতুর্থ পাতা দেখা যাবে যেখানে ট্যাবলেট সংক্রান্ত নির্দিষ্ট কিছুপ্রশ্ন জিজ্ঞেস করা হবে।

এই প্রক্রিয়ায় আপনার সার্ভেটি যাতে অংশগ্রহণকারীদের পরিস্থিতি অনুযায়ী প্রশ্ন তৈরি করা যায় তা নিশ্চিত করে। সেই সাথে আপনি যে ডাটা সংগ্রহ করছেন তা যেন অপ্রয়োজনীয় না হয় সেটিও নিশ্চিত করে।

সমাপ্তি

আপনার প্রশ্ন, বিভাগ এবং পৃষ্ঠাগুলোর উপর মাউস নাড়াচাড়া করে সেগুলো জায়গামতো টেনে এনে নতুন করে সাজান। যে কোন সময় ফর্মটি পরীক্ষা করতে চাইলে স্ক্রিনের একদম উপরে টুলবারে View live form-এ ক্লিক করুন।

এই সবগুলো ঠিকঠাকমতো কাজ করলে আপনি যখন সন্তুষ্ট হবেন তখন স্ক্রিনের নিচের অংশে Confirmation page এডিট করুন। ব্যবহারকারীকে অংশগ্রহণের জন্য ধন্যবাদ জানিয়ে সবগুলো বক্সের টিক চিহ্ন উঠিয়ে দিয়ে Send-এ ক্লিক করুন।

এখন আপনি একটি উইন্ডো পাবেন যেখানে ইমেইল বা সামাজিক মাধ্যমে শেয়ার করার জন্য একটি লিঙ্ক দেওয়া হবে। আপনি যদি আপনার ওয়েবসাইটে ফর্মটি সংযুক্ত করতে চান তাহলে Embed বাটনে ক্লিক করুন। ওয়েব পেইজে খাপ খাওয়ানোর জন্য ফর্মের height এবং width পরিবর্তন করে নিন (প্রস্থটাই সবচাইতে বেশি গুরুত্বপূর্ণ) এরপর embed code কপি করে আপনার ওয়েবসাইটে পেস্ট করে দিন।

সবশেষে, উপরের টুলবারে Choose response destination ক্লিক করুন। সার্ভে ডাটাগুলো একটি স্প্রেডশিটে জমা হয়েছে। কাজেই একটি প্রাসঙ্গিক টাইটেল দিয়ে Create-এ ক্লিক করুন। খেয়াল করে দেখুন যে টুলবারে Accepting responses লেখা আছে কিনা। যদি থাকে তাহলে বুঝতে হবে আপনার সার্ভেটি চালু হয়ে গিয়েছে।

ফলাফল সংগ্রহ

আপনি এই ফলাফলগুলো যে কোন সময় দেখে নিতে পারেন। আপনার ড্রাইভ অ্যাকাউন্ট থেকে ফর্মটি ওপেন করুন। উপরের মেনুবারে আপনি Responses-এর পাশে একটি সংখ্যা দেখতে পাবেন। আপনার ফর্ম কতজন মানুষ পূরণ করেছে এটি তারই সংখ্যা।

Responses > Summary of responses-এ গিয়ে সহজে পড়া যায় এমন চার্ট আর গ্রাফের সাহায্যে উপস্থাপিত ডাটাগুলো দেখে নিন।

অন্যদিকে, View responses-এ ক্লিক করে স্প্রেডশিটে জমা হওয়া সবগুলো প্রাথমিক ডাটা দেখে নিতে পারবেন। এই স্প্রেডশিটটি সরাসরি এডিট না করাই ভালো। তবে আপনি এই ডাটা অন্য একটি স্প্রেডশিটে কপি পেস্ট করে নিয়ে গিয়ে সেখানে আরও বিশদভাবে বিশ্লেষণ করতে পারবেন।

যথেষ্ট পরিমাণ তথ্য সংগ্রহ করা হয়ে গেলে সার্ভেটি বন্ধ করে দিন। Accepting responses-এ ক্লিক করুন এবং এটি নিজে নিজেই পরিবর্তিত হয়ে Not accepting responses হয়ে যাবে। আপনি চাইলে সার্ভে বন্ধ করে ফেলা সংক্রান্ত ছোট্ট একটি বার্তা দিয়ে রাখতে পারেন। অথবা আপনি চাইলে যে কোন সময়ই ফর্মটি আবার চালু করতে পারেন।

উপসংহার

গুগল ড্রাইভে যে ফর্মটি দেওয়া আছে সেটি খুবই শক্তিশালী একটি টুল। এটি দিয়ে জটিলতম সার্ভেও করে ফেলা সম্ভব। একই সাথে আপনি যদি খুব দ্রুত একটা পল বা প্রতিযোগিতার আয়োজন করতে চান তাহলে পাঁচ মিনিটে একটি সার্ভে তৈরি করে ফেলা যাবে। অন্যান্য সার্ভে টুলের চাইতে যে কারণে এটি এগিয়ে আছে তা হল এটি সহজেই গুগল ডক এবং অন্যান্য যে কোন গুগল সার্ভিসের সাথে সমন্বিত করা আছে। এর মানে হচ্ছে আপনি অন্যদের সাথে মিলেও আপনার সার্ভে প্রস্তুত করতে পারবেন। অথবা চাইলে সম্পন্ন করা সার্ভেটি নির্বাচিত কিছু মানুষের সাথে শেয়ার করতে পারবেন। এরপর স্প্রেডশিটের সাহায্যে উত্তরগুলো যাচাই করুন।

সবচাইতে ভালো হয়, এটি যে কোন পরিস্থিতিতে ব্যবহারযোগ্য। ঘরে বসে আপনার ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ কোন কাস্টমার ফিডব্যাক পেতে বা আপনার বিয়ের দাওয়াত দিতে এটি একই রকমভাবে কাজে দেয়। একবার চেষ্টা করে দেখুন এবং আমাদের জানান কোন ধরণের সমস্যার সম্মুখীন হচ্ছেন কিনা।

উৎস: Noun Project থেকে iconoci-এর মাধ্যমে পাওয়া List আইকন।