Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing

প্রফেশনাল ইনভয়েস কি? একটি বিগিনারস গাইড

Scroll to top
Read Time: 6 mins

Bengali (বাংলা) translation by Arnab Wahid (you can also view the original English article)

ক্লায়েন্টের সাথে কাজ শেষ। এখন ক্লায়েন্ট কে বিল চার্জ করবেন।

ইনভয়েসিং প্রথমে অনেক কনফিউজিং মনে হতে পারে। দেখতে কেমন হয়। কিভাবে সেটা প্রফেশনাল লুকিং করা যায়? ইত্যাদি ইত্যাদি অনেক প্রশ্ন।

এই টিউটোরিয়ালে আপনার এমন সব প্রশ্নের উত্তর আমরা দেয়ার চেষ্টা করব। এই টিউটোরিয়াল পড়া শেষে আপনি নিজেই নিজের ইনভয়েস তৈরি করতে পারবেন ক্লায়েন্টদের জন্য।

টিউটোরিয়াল শুরু করার আগে, আসুন কয়েকটি প্রফেশনাল ইনভয়েস টেমপ্লেট দেখে নেই।

আসুন শুরু করি। প্রথমে, ইনভয়েস আসলে কি?

১। ইনভয়েস কি?

ইনভয়েস আসলে কি আর কি কাজে ব্যবহার হয়, আসুন একটি উদাহরণ দেখি।

ইনভয়েসিংঃ সংজ্ঞা

ধরুন আপনি একটি ফাস্ট ফুডে ডিনার করতে গেলেন। খাওয়া শেষে ওয়েটার বিল নিয়ে আসল (অথবা চেক, ক্ষেত্র বিশেষে)।

আপনি যা যা খেয়েছেন, তার একটা লিস্ট থাকবে বিলে, সাথে সেগুলোর মুল্য আর টোটাল বিল কত। ওয়েটার বিল নিয়ে আসার মানে হচ্ছে, ভদ্র ভাবে আপনাকে বকেয়া পাওয়া পরিশোধ করতে বলা।

ইনভয়েওসও তেমনই অনেকটা। ক্লায়েন্টের জন্য কাজ করেছেন, এখন পাওয়া বকেয়া রয়েছে। হিসাব করে দেখা যে বকেয়া সর্বমোট কত।

অনেকে হয়ত হাতে হাতে ক্যাশ লেনদেন করার কথা ভাবেন, তাই ইনভয়েসের কথা চিন্তা করেন না। ইনভয়েসে অন্যান্য তথ্যও থাকে। যেমন কোথায় কিভাবে পেমেন্ট করতে হবে। যেটা নিয়ে আমরা পরের ধাপে আলোচনা করব। বেসিক সংজ্ঞার জন্য বলতে পারেন, ইনভয়েস একটি বিল মাত্র যা আপনি কাস্টমারকে পাঠাবেন। 

Clean - professional invoice templateClean - professional invoice templateClean - professional invoice template
Clean, professional invoice template from GraphicRiver.

ইনভয়েসের উদ্দেশ্য

বকেয়া পরিশোধ করার রিকোয়েস্ট ছাড়াও ইনভয়েসের অন্যান্য কিছু পারপাস রয়েছে।

এটি আদানপ্রদানের দস্তাবেজ হিসেবে ব্যবহৃত হয়। আমার বেসিক বুককিপিং গাইডে আমি উল্লেখ করেছি কিভাবে ইনভয়েস কাজের প্রমাণ হিসেবে গন্য করা হয়। যা পরে অডিটিং এর কাজে লাগে। বিল পরিশোধের প্রমাণ হিসেবেও ইনভয়েস কাজে লাগে। এই কারণে অনেক ক্লায়েন্ট ইনভয়েস পাঠানোর অনুরোধ করে থাকেন।

পেমেন্টের টার্মস এন্ড কন্ডিশনস ও ইনভয়েসে উল্লেখ করে দেয়া যায়। সেটা কিভাবে করতে হয় তা আমরা পরবর্তী আর্টিকেলে বিস্তারিত আলোচনা করব। পেমেন্টের টার্ম যাই উল্লেখ করা থাকুক। ইনভয়েসের মাধ্যমে অহেতুক পেমেন্ট ডিলে এড়িয়ে যাওয়া সম্ভব।

আর ইনভয়েস ব্যবহার প্রফেশান কার্টেসি হিসেবে বিবেচিত হয়, যা থেকে অনেক সময় ক্লায়েন্ট ইমপ্রেসও করা যায়। ইনভয়েস ব্যবহারে বোঝা যায় যে আপনি প্রফেশনাল, অর্গানাইজড এবং এফিশিয়েন্ট।

২। প্রফেশনাল ইনভয়েসে কি কি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?

সময় মত পেমেন্ট পাওয়ার জন্য আপনাকে দরকারী সব ইনফরমেশন ইনভয়েসে অন্তর্ভুক্ত করে দিতে হবে। তা না হলে কাস্টমারের পাওয়া পরিশোধ করতে দেরি হতে পারে। একটি পরিসংখ্যানে দেখা গেছে যে ২৫% ক্ষুদ্র ও মাঝারী ব্যবসা প্রতিস্থানের গড়ে ৫০০০ ডলার মাসিক আয় বকেয়া থেকে যায় ইনভয়েসিং এররের কারণে।

তাই এই সেকশনে আমরা দেখবো কিভাবে এই ভুলগুলো এড়ানো যায়। এখানে কিছু বেসিক আইটেম দেয়া হল যেগুলো সব ইনভয়েসে এড করা উচিত। এরপর প্রয়োজন অনুসারে অন্যান্য জিনিষও এড করা যেতে পারে।

সব আইটেম একই ক্রমানুসারে এড করার কোন প্রয়োজন নেই। কিন্তু কি উপস্থাপন করা হচ্ছে তা ফরম্যাটিং এর মাধ্যমে পরিষ্কারভাবে তুলে ধরলেই যথেষ্ট।

নাম এবং কন্টাক্ট ইনফরমেশন

যে কোন ইনভয়েসে ব্যবসার নাম, এড্রেস, ফোন নাম্বার, ইমেইল, ওয়েবসাইট, লোগো থাকা আবশ্যক। যদি আপনি বড় কোন কোম্পানিতে কাজ করেন, তাহলে কন্টান্ট পারসনের স্পেসিফিক নাম, ডেসিগনেশন ও নাম্বার দিতে হবে। যেখানে ক্লায়েন্ট কল করে যোগাযোগ করতে পারেন।

ক্লায়েন্টের নাম ও ঠিকানা

যার কাছে ইনভয়েস যাচ্ছে, সেই ক্লায়েন্টের নাম, ঠিকানা, বিজনেসের নাম্য অবশ্যই ইনভয়েসে এড করতে হবে।

ইনভয়েস নাম্বার

ইনভয়েসের একটি রেফারেন্স নাম্বার থাকতে হবে যার সাহায্যে এই ইনভয়েসের সব ক্যুয়েরি করা হবে। নাম্বার যে  কোন ফরম্যাটের হতে পারে, যেমন 050525 ইত্যাদি। অথবা যে কোন র‍্যান্ডম নাম্বারও রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন।

যেই নাম্বারিং সিস্টেমই ব্যবহার করেন, খেয়াল রাখতে হবে, প্রতি ইনভয়েসের নাম্বার যেন ইউনিক হয়।

ইনভয়েসর তারিখ

তারিখ উল্লেখ করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। কারণ যদি ইনভয়েস পাঠানোর ৩০ দিনের মধ্যে বকেয়া পরিশোধ করতে হয়, সারাধারণ ইনভয়েস ইস্যু করার তারিখ থেকে ৩০ দিন ধরে সেই ডেডলাইন হিসাব করা হয়।

ডেডলাইন

ডেডলাইন বা বকেয়া পরিশোধের শেষ সময় দিয়ে ক্লায়েন্ট কে জানানো হয় কবের মধ্যে এই দেনাপাওয়া সম্পন্ন করতে হবে। আমার পরবর্তী আর্টিকেলে আমরা এই বিষয়ে আরও বিস্তারিত আলোচনা করব।

টোটাল ডিউ এমাউন্ট

এটা একটি গুরুত্বপূর্ণ পার্ট। ক্লায়েন্টের কত বকেয়া রয়েছে এটা অবশ্যই ইনভয়েসে পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করতে হবে।

Business professional invoice templateBusiness professional invoice templateBusiness professional invoice template
Business invoice template, available for purchase from GraphicRiver.

কাজের বিস্তারিত বিবরণ ও সংশোধন

কাজের বেসিক ডিটেইল ইনভয়েসে উল্লেখ থাকবে আর কোন কাজের জন্য কত চার্জ করা হচ্ছে তাও উল্লেখ থাকবে।

এ থেকে টোটাল পেমেন্ট স্ট্রাকচার দাড়া করানো হবে। তবে সব সময় জটিল হিসাব করার দরকার নাও থাকতে পারে। খুব ছোট একটা প্রজেক্টের জন্য এই সব কিছু একটা লাইনেও উল্লেখ করা সম্ভব।

XYC কোম্পানির বিজনেস কার্ড ডিজাইনঃ ৫০০ ডলার

কিন্তু মাল্টিপল প্রজেক্ট বা বড় প্রজেক্টের জন্য টোটাল বিল সরাসরি উল্লেখ করা ছাড়াও, ভাগে ভাগে কোন কাজের জন্য কত খরচ তা উল্লেখ করাও বাঞ্ছনীয়।

  • Business card design: $500
  • Website design: $1,000
  • Logo design: $500

আপনার চার্জ যদি ঘন্টা প্রতি হয় তাহলে কত ঘন্টা কিসে কাজ করেছেন তা উল্লেখ করতে হবে, এরপর সেটার ক্যালকুলেশন আর টোটাল বকেয়া।

Business card design, 10 hours @ $50/hour: $500

এতে করে ক্লায়েন্টের বুঝতে কোন কষ্ট হবে না যে কোন কাজের জন্য কিভাবে কত বিল হয়েছে।

যেমন কোন ফাস্টফুডের বিলে শুধু ৫০ ডলার লেখা থাকে না। কোন খাবার আইটেম আর কোন ড্রিংক্স এর দাম কত তা সিরিয়ালে উল্লেখ করা থাকে, এরপর বিল এমাউন্ট যোগ করে বের করা হয়। আমার রুটির বিলে আটার দাম কত, কাই বানাতে কত এত ডিলেইলসও দেয়া দরকার নেই।

ট্যাক্স ও ডেলিভারি

এই সেকশনে ট্যাক্স আইডি, ট্যাক্সের পরিমান আর ডেলিভারির উপায় লেখা থাকে।

ফিজিক্যাল প্রোডাক্ট ডেলিভারি দিতে হলে সেখানে পোস্টাল এড্রেসও উল্লেখ করতে হবে।

পেমেন্ট অপশনস

ক্লায়েন্ট আপনাকে কিভাবে পে করবে? এটা ইনভয়েসে নির্দিষ্ট ভাবে উল্লেখ করা জরুরী। উদাহরণস্বরূপ, যদি ইনভয়েসে লেখা থাকে “Please pay by PayPal” লেখা থাকে, তাহলে আপনার পেপাল আইডিও ইনভয়েসে উল্লেখ করে দিতে হবে। প্রয়োজনে আপনি একাধিক পেমেন্ট মেথড উল্লেখ করতে পারেন। যেমন ব্যাংক ট্রান্সফার, ইলেকট্রনিক ট্রান্সফার ইত্যাদি।

তবে মিনিমাম একটা পেমেন্ট মেথড অবশ্যই উল্লেখ করবেন।

অন্যান্য পেমেন্ট টার্মস

অনেক সময় এডিশনাল টার্মস এন্ড কন্ডিশনস ইনভয়েসে এড করা একটি ভালো আইডিয়া। যেমন তাড়াতাড়ি বকেয়া শোধ করার জন্য ডিসকাউন্ট, অথবা লেট পেমেন্টের জন্য লেট ফি ইত্যাদি।

৩। প্রফেশনাল ইনভয়েস দেখতে কেমন হয়?

প্রফেশনাল ইনভয়েস দেখতে কেমন হওয়া উচিত?

এটা বুঝতে, আসুন আবার আমাদের ফাস্টফুডের উদাহরণটি দেখি।

এতক্ষণে হয়ত আপনি সব রকমের ইনভয়েসই দেখেছেন। সাধারনত ইনভয়েস টাইপ অথবা প্রিন্ট করা হয়।

আর ইনভয়েসের শেষে থ্যাংক ইউ মেনশন করা থাকে। এর কোন ফিক্সড ফরম্যাট নেই। বে কিছু দরকারী পয়েন্ট হচ্ছেঃ

  • ভালো দেখতে ইনভয়েস তৈরি করতে একটি প্রফেশনাল লুকিং টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।
  • আপনার বিজনেসের লোগো থাকলে, ইনভয়েসের কালার লোগোর সাথে খাপ খাইয়ে ব্যবহার করুন।
  • যেসব মূল পয়েন্ট আলোচনা করেছি সেগুলো সব এড করুন।
  • সব তথ্য পরিষ্কারভাবে উল্লেখ করুন।

এমনভাবে সব তথ্য সাজান যেন সেটা পড়তে ক্লায়েন্টের কোন কষ্ট না হয়।

সব ঠিক মত করলে এতেই আপনার প্রফেশনাল ইনভয়েস তৈরি হয়ে যাবে।

Professional Invoice Design TemplateProfessional Invoice Design TemplateProfessional Invoice Design Template
Invoice Design Template, available on GraphicRiver.

আমাদের প্রফেশনাল ইনভয়েস টেমপ্লেট কালেকশন থেকে একটি আপনি কিনে ব্যবহার করতে পারেন।

আরেকটি অপশন হচ্ছে, Harvest, QuickBooks অথবা FreshBooks এর মত সার্ভিসের সাহায্যে নিজের ইনভয়েস টেমপ্লেট নিজেই তৈরি করে নেয়া।

পরিশেষ

এই টিউটোরিয়ালে আমরা দেখলাম ইনভয়েস কি, এটা কি কাজে আসে আর ইনভয়েস কিভাবে তৈরি করতে হয়।

কিভাবে ইনভয়েস দিয়ে পেমেন্ট দেয়া ও নেয়া ম্যানেজ করতে হয় জানতে চাইলে পড়ুন আমাদের Getting paid on time গাইডটি। ভবিষ্যতে একটি আর্টিকেলে আমরা পেমেন্ট টার্মস নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করব।

রিসোর্স

Graphic Credit: Invoice icon designed by Alex Auda Samora from the Noun Project.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Advertisement
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.