Už zase. Otevřeli jste email s neznámou zprávou a otázkou na kterou už jste tucet-krát odpovídali.

Pokud jste unaveni odpovídáním na ty samé otázky, které se pořád opakují, Gmail předpřipravená odpověd může pomoct.

Použijte předpřipravené odpovědi v Gmail k vytvoření šablony, kterou lze znovu použít s několika modifikacemil

Samozřejmě, ne na každý email, který pošlete by měla být automatická odpověd. Některé emaily, vyžadují více příznačnou odpověd. Ale jsou tu tady co je nevyžadují, byli byste překvapeni kolik času ušetříte, když začnete používat emailovou šablonu. 

Můžete dokonce použít filtry k automatizaci předpřipravené odpovědi tak, aby odpovídala jen na určité zprávy.

Zde je několik scénářů, kde byste mohli využít Gmail předpřipravené odpovědil (celou fíčuru)

• Help Desk - pokud pracujete v zákaznické podpoře, použijte předpřipravenou odpověď na otázky na které se zákazníci často ptají.
• Požadavky na produkt či službu která se neposkytuje - Jako majitel malého obchodu, můžete někdy dostávat požadavky na věci, které neposkytujete a jsou mimo váš obchodní rámec.  Pošlete předpřipravenou odpověd, kde vysvětlujete co nabízíte.
• Pozdní oznámení - vytvořte emailovou šablonu, která se stará o pozdní platby či pozdní dodávky.
• Dostupnost - Pokud někdo chce naplánovat poradu či se jen stavit, použijte předpřipravenou odpověď k vysvětlení úředních hodin.
• Sledujte poznámky - Použijte šablonu jako model pro tento druh emailů.

Možná vás napadají další scénáře, kde byste mohli šablonu použít, atak by vám mohla pomoct při vašem obchodování. Naučení se jak šablony používat, může svýšit vaší produktivitu. V tomto tutoriálu se naučíme jak používat tuto užitečnou fíčuru -  nastavit jí pro práci s emailovou šablonou.

Jak vytvořit předpřipravenou odpověď v Gmail

Mluvili jsme o použití emailové šablony. Je na čase si vysvětlit jak si vytvořit vlastní Gmal šablony použitím předpřipravené odpovědi.

Shlédněte tento rychlý Screencat a naučte se základy toho jak vytvořit předpřipravenou odpověd v Gmail

Nebo si pročtěte detailní kroky níže s více informacemi jak jí vytvořit.

Krok 1. Jak dostat přístup k Google labs a povolit předpřipravené odpovědi.

Předpřipravené odpovědi fungují jako fíčura google labs, aby jste ji mohli používat potřebujete přístup do Gmail Labs:

1. Přístup do Gmail Labs.

Začněte z hlavního okna doručených zpráv. V pravém horním rohu klikněte na Settings  (ozubené kolo). Z kontextové nabídky klikněte na možnost Settings. (nastavení)

Objeví se Settings obrazovka (nastavení). Klikněte na Labs možnost z horní části obrazovky a zapněte Gmail Labs. Použijte rolovací lištu z pravé části a srolujte dolů na předpřipravené odpovědi

2. Povolte Gmail předpřipravené odpovědi

Defaultní nastavení je pro Canned Responses (předpřipravené odpovědi) zakázáno. Klikněte tedy na Enable (povolit) fíčuru

Sjeďte dolů na tlačítko na Save Changes a klikněte. Předpřipravené odpovědi byly nyní povoleny. 

Krok 2. Ja vytvořit Gmail šablonu

Nyní máte "Canned Responses " aktivovány a jste připraveni vytvářet emailové šablony. Klikněte na Compose tlačítko v levém horním tohu.  Objeví se nová zpráva - New Message

Napište zprávu kterou chcete jako šablonu. Dejte pozor co píšete v předmětu v "Subject" Nyní není nutné vyplňovat adresáty "recipients".

K zahrnutí vašeho podpisu do Předpřipravené odpovědi, použijte obrázek či napište podpis dle svého uvážení.

Když máte novou zprávu, klikněte na šipečku v dolním pravém rohu zprávy. Objeví se kontextová nabídka.

Nyní klikněte na Canned respones > New canned response. Budete vyzváni k pojmenování předpřipravené odpovědi, pole předmětu je defaultní

Poukud chcete změnit jméno odpovědi, můžete tak provést nyní. Ujistěte se však, že jméno je odpovídající, abyste byli schopni říct k čemu předpřipravená odpověd je.

Kliněte na OK tlačítko, pokud jste spokojeni se jménem nové předpřipravené odpovědi. Není potřeba odesílat zprávu k vytvoření předpřipravné odpovědi.

Poznáma: Canned Responses jsou ukládané do Drafts (konceptů) Když ji omylem vymežete z (konceptů) Drafts už nadále nebude fungovat. i když se bude objevovat jako jedna z možností po Cannes Responses ( předpřipravených odpovědí)

Krok 3 Jak použít Gmail šablonu pro odpověď

Nyní jste vytvořili Gmail šablonu, a jste připravení jí použít. Můžete jí použít pro novou předpřipravenou odpověd pro novou zprávu, nebo jako odpověd pro příchozí zprávy. Můžete také vytvořit filtr k automatickému zasílání odpovědi na email který dorazí.

V tomto kroku, vysvětlím jak udělat obojí.

1. Manuální použití šablony

Pro použití Canned Response, můžete jak začít psát novou zprávu, nebo kliknnout na Reply a odpovědět na přicházející zprávu.

Když už jednou otevřete novou zprávu  New Message  nebo na kliknete na (odpovědět) Reply, klikněte na šipečku v pravém dolním rohu (vedle ikonky koše), aby jste viděli Canned responses, které jsou k dispozici.

Klikněte na Canned Response, kterou si přejete a vložte jí do zprávy pomocí možnosti Insert

Hned jak kliknete na Canned Response dle vašich preferencí,  šablona odpovědi je nakopírována do vaší emailové zprávy.

Pokud potřebujete šablonu opatřit jménem, udělejte tak nyní. Také pokud vaše odpověd obsahuje pospis, vymaže jiné automatické podpisy, jinak by email mohl obsahovat dva podpisy.

Klikněte na Send tlačítko dole na levé straně a odešlete zprávu

2. Použijte Filtr ka automatickému posílání předpřipravené odpovědi

Můžete také navrhnout Gmail filtr k automatickému posílání předpřipravené odpovědi.

Začněte s otevřením Settings. Klikněte na Filtrers and Blocked Addresses možnost.

Klikněte na odkaz Create a new filter. Objeví se Advanced Gmail search 

Napište parametry pro ty emaily, které chcete, aby dostaly předpřipravenou odpověď.  Můžete vytvořit filtr založený na jakékoliv kombinaci z :

• z adresy
• z předmětu
• slov v emailu
• jestli email má nějakou přílohu
• jestli email je v diskuzi
• velikost emailu

Vypište informace do příslušných polí

Po vybrání vašich parametrů, klikněte na Create Filter with this search odkaz. Objeví se pole Create Filter:

Protože předpřipravené odpovědi jsou nyní povoleny, máme tu box Send canned response odfajfkujte box v Create filter

Odfajfkujte box a a použijte šipečky nahoru a dolu k vybrání "Canned Respone to use" s tímto filtrem

Klikněte na tlačítko Create Filter, uvidíte hlášku ve které bude napsáno  " Your filter was created"

Zpráva, kterou dostanete a bude obsahovat parametry filtru bude automaticky odeslána vybraná předpřipravená odpověď

Pro více detailů o tom co můžete ještě dělat s Gmail filtrem, koukněte na následující tutoriál:

• 

  Jak na filtr & blokování nechtěnýchu emailů (spamu) v Gmail.

  Zajímali jste se někdy jak někoho zablokovat v Gmail - filtrovat rušivé zprávy nebo zastavit spam? Tento tutoriál ukazuje jak filtrovat a blokovat nechtěné ...

Krok 4 Jak modifikovat, nebo smazat Gmail emalovou šablonu

Někdy už nadále nepotřebujete předpřipravené odpovědi. Možná odpověd bud třeba kompletně přepsat, nebo možná situace si zažádá,  že předpřipravená odpověd už nemusí nadále existovat. Například, jstte byli zodpovědní za zákaznický servis a povýšili vás a už nemusíte řešit zákazníky. Můžete upravit či vymazat šablonu podle potřeby. Zde je jak:

Úprava předpřipravené odpovědi

K vymazání předpřipravené šablony emailových odpovědí, otevřete New Message nebo Reply.  klikněte na šipečku změřující dolů v dolním pravém rohu, a otevřete  nabídku Canned Responses

Klikněte na Canned responses. Poté klikněte na [Name of the Canned Response]  pod možností Insert. Předpřipravená odpověď, kterou jste vybrali se zabydlí ve zprávě.

udělejte úpravy a změny ve zprávě dle vašich záměrů. Když máte hotovo, klikněte na šipečku dolů v pravém dolním rohu obrazovky. klikněte na možnost Canned responses. Poté klikněte  [Name of the Canned Response] pod možností Save. Je také potřeba potvrdit:viz obr.

Klikněte na tlačítko OK  pro uložení upravené verze vaší předpřipravené odpovědi.

Poznámka: Při upravování předpřipravené odpovědi, mějte na paměti, že musíte smazat originální  předpřipravenou odpověď z konceptů. Pokud náhodou uložíte dvě předpřipravené odpovědi se stejným jménem nemusí fungovat.

2. Vymazání předpřipravené odpovědi.

Můžete také vymazat předpřipravenou odpověď, kterou už nepotřebujete z drop-down nabídky. Začněte s New Message fomulářem.

Klikněte na šipečku dolů v dolním pravém rohu formuáře New Message. Klikněte na možnost Canned responses.  Objeví se nabídka Canned Responses 

Klikněte na jméno předpřipravené odpovědi, kterou chcete smazat. Systém ukáže nápovědu.

K vymazání Předpřipravené odpovědi klikněte na tlačítko OK.

Poznámka: Mezitím co se zpráva vymazává z nástroje "předpřipravené odpovědi", nesmí být používána, text v předpřipravených zprávách zůstavá v konceptech (Drafts) dokud je nevymažete.

Krok 5. Jak zakázat předpřipravené odpovědi

Když se rozhodnete už nepoužívat předpřivavené odpovědi v Gmail, můžete je použít funkci zakázat.

K zakázání  předpřipravených odpovědí, přistupte do Gmail Labs skrze Settings (nastavení) Použijte rolovací lištičku  na pravé straně a rolujte dolů k Canned Responses gmail lab. (V enabled labs sekci na horní straně obrazovky)

Klikněte na Disable tlačítko. Poté, klikněte na Save Changes tlačítko dole na obrazovce. Canned responses možnost už tu není dostupná.

Poznámka: Zprávy s předpřipravenými odpověďmi, které jste vytvořili zůstávají v Drafts (Konceptech) dokud je nevymažete.

Závěr

Přestaňte přepisovat stále stejné zprávy. Použijte Gmail šablony, které vytvoříte jednou a použijete kdykoli je potřebujete s Předpřipravenými odpověďmi Gmail lab. Ušetříte čas a budete více produktivní. Gmail předpřipravené odpovědi to je fíčura, která je jednoduchá na použití, když víte jak jí použít.

Konečný průvodce pro začátečníky k práci s Gmail, aby jste se dozvěděli ještě víc o Gmail filtrech, Gmail rychlejší způsoby práce a více v Killer  Gmail Features.