Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Jak vytvořit emailovou šablonu v Gmail : S předem připravenou odpovědí

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Send an Email Later With Boomerang for Gmail (At the Best Time)
How to Email Large Files as Gmail Attachments

Czech (Čeština) translation by Jan Stastny (you can also view the original English article)

Už zase. Otevřeli jste email s neznámou zprávou a otázkou na kterou už jste tucet-krát odpovídali.

Pokud jste unaveni odpovídáním na ty samé otázky, které se pořád opakují, Gmail předpřipravená odpověd může pomoct.

Použijte předpřipravené odpovědi v Gmail k vytvoření šablony, kterou lze znovu použít s několika modifikacemil

Samozřejmě, ne na každý email, který pošlete by měla být automatická odpověd. Některé emaily, vyžadují více příznačnou odpověd. Ale jsou tu tady co je nevyžadují, byli byste překvapeni kolik času ušetříte, když začnete používat emailovou šablonu. 

Můžete dokonce použít filtry k automatizaci předpřipravené odpovědi tak, aby odpovídala jen na určité zprávy.

Zde je několik scénářů, kde byste mohli využít Gmail předpřipravené odpovědil (celou fíčuru)

  • Help Desk - pokud pracujete v zákaznické podpoře, použijte předpřipravenou odpověď na otázky na které se zákazníci často ptají.
  • Požadavky na produkt či službu která se neposkytuje - Jako majitel malého obchodu, můžete někdy dostávat požadavky na věci, které neposkytujete a jsou mimo váš obchodní rámec.  Pošlete předpřipravenou odpověd, kde vysvětlujete co nabízíte.
  • Pozdní oznámení - vytvořte emailovou šablonu, která se stará o pozdní platby či pozdní dodávky.
  • Dostupnost - Pokud někdo chce naplánovat poradu či se jen stavit, použijte předpřipravenou odpověď k vysvětlení úředních hodin.
  • Sledujte poznámky - Použijte šablonu jako model pro tento druh emailů.

Možná vás napadají další scénáře, kde byste mohli šablonu použít, atak by vám mohla pomoct při vašem obchodování. Naučení se jak šablony používat, může svýšit vaší produktivitu. V tomto tutoriálu se naučíme jak používat tuto užitečnou fíčuru -  nastavit jí pro práci s emailovou šablonou.

Jak vytvořit předpřipravenou odpověď v Gmail

Mluvili jsme o použití emailové šablony. Je na čase si vysvětlit jak si vytvořit vlastní Gmal šablony použitím předpřipravené odpovědi.

Shlédněte tento rychlý Screencat a naučte se základy toho jak vytvořit předpřipravenou odpověd v Gmail

Nebo si pročtěte detailní kroky níže s více informacemi jak jí vytvořit.

Krok 1. Jak dostat přístup k Google labs a povolit předpřipravené odpovědi.

Předpřipravené odpovědi fungují jako fíčura google labs, aby jste ji mohli používat potřebujete přístup do Gmail Labs:

1. Přístup do Gmail Labs.

Začněte z hlavního okna doručených zpráv. V pravém horním rohu klikněte na Settings  (ozubené kolo). Z kontextové nabídky klikněte na možnost Settings. (nastavení)

Gmail Settings Option
Klikněte na Settings možnost

Objeví se Settings obrazovka (nastavení). Klikněte na Labs možnost z horní části obrazovky a zapněte Gmail Labs. Použijte rolovací lištu z pravé části a srolujte dolů na předpřipravené odpovědi

Gmail Canned Responses Lab
Srolujte na Canned Respones (předpřipravené odpovědi) v Gmail nastavení.

2. Povolte Gmail předpřipravené odpovědi

Defaultní nastavení je pro Canned Responses (předpřipravené odpovědi) zakázáno. Klikněte tedy na Enable (povolit) fíčuru

Enable Canned Responses
klikněte na Enable tlačítko

Sjeďte dolů na tlačítko na Save Changes a klikněte. Předpřipravené odpovědi byly nyní povoleny. 

Krok 2. Ja vytvořit Gmail šablonu

Nyní máte "Canned Responses " aktivovány a jste připraveni vytvářet emailové šablony. Klikněte na Compose tlačítko v levém horním tohu.  Objeví se nová zpráva - New Message

Gmail New Message form
Napište Gmail zprávu.

Napište zprávu kterou chcete jako šablonu. Dejte pozor co píšete v předmětu v "Subject" Nyní není nutné vyplňovat adresáty "recipients".

K zahrnutí vašeho podpisu do Předpřipravené odpovědi, použijte obrázek či napište podpis dle svého uvážení.

Když máte novou zprávu, klikněte na šipečku v dolním pravém rohu zprávy. Objeví se kontextová nabídka.

New Canned response option
Klikněte na možnost New canned response.

Nyní klikněte na Canned respones > New canned response. Budete vyzváni k pojmenování předpřipravené odpovědi, pole předmětu je defaultní

Naming your Gmail Canned Response
Canned Response bude pojmenovaná  Naše úřední hodiny.

Poukud chcete změnit jméno odpovědi, můžete tak provést nyní. Ujistěte se však, že jméno je odpovídající, abyste byli schopni říct k čemu předpřipravená odpověd je.

Kliněte na OK tlačítko, pokud jste spokojeni se jménem nové předpřipravené odpovědi. Není potřeba odesílat zprávu k vytvoření předpřipravné odpovědi.

Poznáma: Canned Responses jsou ukládané do Drafts (konceptů) Když ji omylem vymežete z (konceptů) Drafts už nadále nebude fungovat. i když se bude objevovat jako jedna z možností po Cannes Responses ( předpřipravených odpovědí)

Krok 3 Jak použít Gmail šablonu pro odpověď

Nyní jste vytvořili Gmail šablonu, a jste připravení jí použít. Můžete jí použít pro novou předpřipravenou odpověd pro novou zprávu, nebo jako odpověd pro příchozí zprávy. Můžete také vytvořit filtr k automatickému zasílání odpovědi na email který dorazí.

V tomto kroku, vysvětlím jak udělat obojí.

1. Manuální použití šablony

Pro použití Canned Response, můžete jak začít psát novou zprávu, nebo kliknnout na Reply a odpovědět na přicházející zprávu.

Když už jednou otevřete novou zprávu  New Message  nebo na kliknete na (odpovědět) Reply, klikněte na šipečku v pravém dolním rohu (vedle ikonky koše), aby jste viděli Canned responses, které jsou k dispozici.

Available Gmail Canned Responses
Vyberte jednu Gmail Canned Response.

Klikněte na Canned Response, kterou si přejete a vložte jí do zprávy pomocí možnosti Insert

Hned jak kliknete na Canned Response dle vašich preferencí,  šablona odpovědi je nakopírována do vaší emailové zprávy.

Pokud potřebujete šablonu opatřit jménem, udělejte tak nyní. Také pokud vaše odpověd obsahuje pospis, vymaže jiné automatické podpisy, jinak by email mohl obsahovat dva podpisy.

Klikněte na Send tlačítko dole na levé straně a odešlete zprávu

2. Použijte Filtr ka automatickému posílání předpřipravené odpovědi

Můžete také navrhnout Gmail filtr k automatickému posílání předpřipravené odpovědi.

Začněte s otevřením Settings. Klikněte na Filtrers and Blocked Addresses možnost.

Creating a Gmail filter
Klikněte na odkaz Create a new filter.

Klikněte na odkaz Create a new filter. Objeví se Advanced Gmail search 

Advanced Gmail Search Box
Napište parametry filru

Napište parametry pro ty emaily, které chcete, aby dostaly předpřipravenou odpověď.  Můžete vytvořit filtr založený na jakékoliv kombinaci z :

  • z adresy
  • z předmětu
  • slov v emailu
  • jestli email má nějakou přílohu
  • jestli email je v diskuzi
  • velikost emailu

Vypište informace do příslušných polí

Po vybrání vašich parametrů, klikněte na Create Filter with this search odkaz. Objeví se pole Create Filter:

Create Filter box
Vyberte Gmail předpřipravenou odpověď, kterou chcete použít

Protože předpřipravené odpovědi jsou nyní povoleny, máme tu box Send canned response odfajfkujte box v Create filter

Odfajfkujte box a a použijte šipečky nahoru a dolu k vybrání "Canned Respone to use" s tímto filtrem

Klikněte na tlačítko Create Filter, uvidíte hlášku ve které bude napsáno  " Your filter was created"

Zpráva, kterou dostanete a bude obsahovat parametry filtru bude automaticky odeslána vybraná předpřipravená odpověď

Pro více detailů o tom co můžete ještě dělat s Gmail filtrem, koukněte na následující tutoriál:

Krok 4 Jak modifikovat, nebo smazat Gmail emalovou šablonu

Někdy už nadále nepotřebujete předpřipravené odpovědi. Možná odpověd bud třeba kompletně přepsat, nebo možná situace si zažádá,  že předpřipravená odpověd už nemusí nadále existovat. Například, jstte byli zodpovědní za zákaznický servis a povýšili vás a už nemusíte řešit zákazníky. Můžete upravit či vymazat šablonu podle potřeby. Zde je jak:

Úprava předpřipravené odpovědi

K vymazání předpřipravené šablony emailových odpovědí, otevřete New Message nebo Reply.  klikněte na šipečku změřující dolů v dolním pravém rohu, a otevřete  nabídku Canned Responses

Gmail Canned Responses menu
Vyberte předpřipravenou odpověd, kterou chcete upravovat.

Klikněte na Canned responses. Poté klikněte na [Name of the Canned Response]  pod možností Insert. Předpřipravená odpověď, kterou jste vybrali se zabydlí ve zprávě.

Gmail Canned Response
Gmail předpřipravená šablona odpovědi ve zprávě.

udělejte úpravy a změny ve zprávě dle vašich záměrů. Když máte hotovo, klikněte na šipečku dolů v pravém dolním rohu obrazovky. klikněte na možnost Canned responses. Poté klikněte  [Name of the Canned Response] pod možností Save. Je také potřeba potvrdit:viz obr.

Overwrite Canned Response prompt
klikněte na OK pro  přepsání předpřipravené odpovědi

Klikněte na tlačítko OK  pro uložení upravené verze vaší předpřipravené odpovědi.

Poznámka: Při upravování předpřipravené odpovědi, mějte na paměti, že musíte smazat originální  předpřipravenou odpověď z konceptů. Pokud náhodou uložíte dvě předpřipravené odpovědi se stejným jménem nemusí fungovat.

2. Vymazání předpřipravené odpovědi.

Můžete také vymazat předpřipravenou odpověď, kterou už nepotřebujete z drop-down nabídky. Začněte s New Message fomulářem.

Klikněte na šipečku dolů v dolním pravém rohu formuáře New Message. Klikněte na možnost Canned responses.  Objeví se nabídka Canned Responses 

Canned Responses Menu
Vyberte jméno předpřipravené odpovědi, která má být smazána.

Klikněte na jméno předpřipravené odpovědi, kterou chcete smazat. Systém ukáže nápovědu.

Delete Canned Response prompt
klikněte na OK k vymazání předpřipravené odpovědi.

K vymazání Předpřipravené odpovědi klikněte na tlačítko OK.

Poznámka: Mezitím co se zpráva vymazává z nástroje "předpřipravené odpovědi", nesmí být používána, text v předpřipravených zprávách zůstavá v konceptech (Drafts) dokud je nevymažete.

Krok 5. Jak zakázat předpřipravené odpovědi

Když se rozhodnete už nepoužívat předpřivavené odpovědi v Gmail, můžete je použít funkci zakázat.

K zakázání  předpřipravených odpovědí, přistupte do Gmail Labs skrze Settings (nastavení) Použijte rolovací lištičku  na pravé straně a rolujte dolů k Canned Responses gmail lab. (V enabled labs sekci na horní straně obrazovky)

Disable Gmail Canned Response
Klikněte a Disable tlačítko.

Klikněte na Disable tlačítko. Poté, klikněte na Save Changes tlačítko dole na obrazovce. Canned responses možnost už tu není dostupná.

Poznámka: Zprávy s předpřipravenými odpověďmi, které jste vytvořili zůstávají v Drafts (Konceptech) dokud je nevymažete.

Závěr

Přestaňte přepisovat stále stejné zprávy. Použijte Gmail šablony, které vytvoříte jednou a použijete kdykoli je potřebujete s Předpřipravenými odpověďmi Gmail lab. Ušetříte čas a budete více produktivní. Gmail předpřipravené odpovědi to je fíčura, která je jednoduchá na použití, když víte jak jí použít.

Konečný průvodce pro začátečníky k práci s Gmail, aby jste se dozvěděli ještě víc o Gmail filtrech, Gmail rychlejší způsoby práce a více v Killer  Gmail Features.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.