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10 besten HR-Softwarelösungen für Ihr kleines Unternehmen (2018)

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
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German (Deutsch) translation by Tatsiana Bochkareva (you can also view the original English article)

Wenn die „HR-Lösung“ Ihres kleinen Unternehmens aus einigen Tabellenkalkulationen und einigen Unterlagen besteht, die in einem Aktenschrank aufbewahrt werden, fehlt Ihnen vielleicht ein Trick.

Obwohl der informelle Ansatz möglicherweise in den frühen Tagen funktioniert, wird er mit dem Wachstum Ihres Unternehmens schnell zu einem Albtraum und kostet wertvolle Zeit mit geringwertigen Verwaltungsaufgaben.

Eine OfficeMax-Umfrage aus dem Jahr 2013 hat gezeigt, dass Kleinunternehmer insgesamt mehr als vier Milliarden Stunden pro Jahr für Administratoren verschwenden. 41% von ihnen gaben an, dass dies ihre Leidenschaft und Energie für die Führung ihrer Unternehmen beeinträchtigt hat.

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Wenn Sie keine HR-Software für kleine Unternehmen verwenden, fehlt Ihnen vielleicht ein Trick. (Bildquelle)

Ein Ausweg aus diesem Chaos besteht darin, in eine gute HR-Softwarelösung zu investieren, mit der Sie organisiert bleiben und allgemeine HR-Aufgaben wie Aufzeichnungen, Gehaltsabrechnung und Leistungsmanagement für Mitarbeiter erledigen können. Mit Preisen, die bei nur wenigen Dollar pro Monat beginnen und in der Regel je nach Anzahl Ihrer Mitarbeiter steigen, ist dies eine Investition, die sich schnell auszahlt, wenn Sie nur ein paar Stunden Ihrer wertvollen Zeit sparen.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Funktionen der HR-Software für kleine Unternehmen sowie die Auswahl der richtigen Lösung für Sie behandelt. Anschließend werden einige der beliebtesten heute verfügbaren Lösungen mit einem kurzen Überblick vorgestellt ihrer Hauptmerkmale und Vorteile. Am Ende haben Sie eine klare Vorstellung davon, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie ein Paket auswählen können, mit dem Sie die Personalabteilung effizienter verwalten können.

Wichtige Funktionen, nach denen in HR-Software für kleine Unternehmen gesucht werden muss

In diesem Abschnitt werden einige der Optionen vorgestellt, die Ihnen bei der Suche nach HR-Software für kleine Unternehmen zur Verfügung stehen.

Arten von Business HR-Software

Es gibt zwei Haupttypen von Business HR-Softwarepaketen: Core HR und Strategic HR.

  • Kern-HR bezieht sich auf die traditionellen „administrativen“ HR-Funktionen wie Leistungsverwaltung, Anwesenheitsverfolgung, Verarbeitung der Gehaltsabrechnung usw.
  • Strategische HR-Pakete hingegen helfen Ihnen bei vorausschauenderen strategischen Aufgaben wie der Einstellung und Bindung der besten Mitarbeiter und der Verfolgung ihrer langfristigen Entwicklung.

Dieses Diagramm von HRdirect zeigt den Unterschied:

Core HR vs Strategic HRCore HR vs Strategic HRCore HR vs Strategic HR

Nicht alle Software-Suiten konzentrieren sich auf den einen oder anderen Bereich - es gibt oft viele Überkreuzungen, und einige Pakete decken alles ab, während andere eher Nischen sind. Es ist jedoch eine nützliche Unterscheidung, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie entscheiden, wonach Sie suchen.

Hauptmerkmale

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die Business HR-Software bieten kann:

  1. Aufzeichnungen von Mitarbeitern. Bewahren Sie Kopien wichtiger Aufzeichnungen für Ihre Mitarbeiter auf, wie in unserem Tutorial zu den wichtigsten HR-Anforderungen für kleine Unternehmen beschrieben.
  2. Self-Service-Optionen. Lassen Sie Mitarbeiter sich anmelden und beispielsweise ihre Daten aktualisieren, eine Freistellung beantragen usw.
  3. Leistungsverwaltung. Helfen Sie Mitarbeitern, sich für Leistungen anzumelden, und verwalten Sie ihre Optionen über die Software.
  4. Rekrutierung. Verwenden Sie die Software, um Bewerber im Auge zu behalten und den Einstellungsprozess zu verwalten.
  5. Onboarding. Helfen Sie neuen Mitarbeitern, sich schnell auf den neuesten Stand zu bringen, indem Sie die erforderlichen Schulungen und Ressourcen bereitstellen.
  6. Nachfolgeplanung. Planen Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf und verringern Sie Ihre Abhängigkeit von wichtigen Mitarbeitern, indem Sie einen Nachfolgeplan für wichtige Rollen erstellen.
  7. Ausbildung. Mit einigen Paketen können Sie den Schulungs- und Entwicklungsbedarf Ihrer Mitarbeiter planen, und manchmal können Sie sogar Schulungen in die App selbst integrieren.
  8. Leistungsbeurteilungen. Behalten Sie die Leistung der Mitarbeiter Jahr für Jahr im Auge, setzen Sie neue Ziele und Vorgaben und haben Sie Zugriff auf ihre gesamte Entwicklungshistorie innerhalb der Software.
  9. Berichterstattung. Analysieren Sie Ihre Mitarbeiterdaten und erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte zu Themen wie Anwesenheit, Umsatz, Mitarbeiterzufriedenheit usw.
  10. Zeit und Anwesenheit. Verwalten Sie die Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter mit einem Zeitplan, um sicherzustellen, dass Sie ausreichend abgesichert sind. Einige Software bietet auch eine detailliertere Zeiterfassung für Schichtarbeiter.
  11. Kommunikation. Geben Sie wichtige Unternehmensnachrichten an Ihre Mitarbeiter weiter und ermöglichen Sie ihnen, über Blogs, Foren, Message Boards usw. miteinander zu kommunizieren.
  12. Mobiler Zugang. Lassen Sie Mitarbeiter über eine Smartphone-App auf das System zugreifen, damit sie unterwegs Informationen einchecken und hochladen können.

Wie man die richtige HR-Software für kleine Unternehmen auswählt

Wie Sie gesehen haben, stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung. Aber die umfassenderen Lösungen sind natürlich oft mit einem höheren Preis verbunden. Sie müssen also die Liste durchgehen und entscheiden, welche davon Sie wirklich benötigen.

Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: „Wie viel Zeit verbringe ich gerade mit dieser Aufgabe?“

Wenn Sie jeden Monat Stunden damit verbringen, Lebensläufe von potenziellen Mitarbeitern auszudrucken und dann zu versuchen, sie zu finden und sich daran zu erinnern, welche Personen Sie kontaktiert haben und welche nicht, dann spart Ihnen das Rekrutierungsmodul wahrscheinlich viel Zeit und hilft dem Software, um sich selbst zu bezahlen.

Andere Funktionen, wie die KommunikationsWerkzeugs, zahlen sich nicht direkt aus, können aber dennoch wertvoll sein. Weitere Informationen zur Bedeutung einer guten Kommunikation finden Sie im folgenden Tutorial:

Denken Sie auch darüber nach, wie Sie arbeiten und wie Ihre Mitarbeiter arbeiten, und entscheiden Sie, welche Funktionen Sie benötigen und auf welche Sie verzichten können. Einige Pakete bieten beispielsweise eine mobile App, die Mitarbeiter auf ihren Smartphones verwenden können. Wenn Sie über eine sehr mobile Belegschaft verfügen, ist dies eine nützliche Funktion. Wenn Ihr Team jedoch im Büro arbeitet, ist dies möglicherweise nicht erforderlich.

Letztendlich ist der beste Weg, um eine endgültige Entscheidung zu treffen, Ihre Auswahl auf zwei oder drei zu beschränken und sie für eine Probefahrt zu nehmen. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an, und selbst für diejenigen, die dies nicht tun, sind die Kosten für einen einzelnen Monat nicht unerschwinglich.

Es lohnt sich also, ein Testkonto auf zwei oder drei verschiedenen Systemen einzurichten. Stöbern Sie in den Dashboards und Einstellungen und entscheiden Sie, welche Funktionen Ihnen gefallen, welche Schnittstellen am einfachsten zu verwenden sind usw. Normalerweise bekommen Sie ein Gefühl für einen, den Sie mehr mögen als die anderen. Anschließend können Sie die Mitstreiter abbrechen und sich darauf konzentrieren, mit dem von Ihnen ausgewählten Anbieter auf dem neuesten Stand zu sein.

HR-Softwarelösungen für Ihr kleines Unternehmen

Nachdem Sie nun wissen, wonach Sie suchen und wie Sie auswählen müssen, finden Sie hier eine Liste der wichtigsten HR-Softwarelösungen für kleine Unternehmen.

1. BambooHR

BambooHR websiteBambooHR websiteBambooHR website

BambooHR verfügt über eine starke Komponente zur Aufzeichnung, einschließlich der Unterstützung elektronischer Signaturen, sodass Sie die mühsame Aufgabe vermeiden können, Papierkram zu unterschreiben und Papierkopien aufzubewahren.

Darüber hinaus können Sie unter anderem Bewerber verfolgen, Freistellungsanfragen genehmigen, Leistungsüberprüfungen durchführen und „benutzerdefinierte Workflows“ erstellen, um Genehmigungsprozesse in Ihrem Unternehmen zu verwalten.

Obwohl BambooHR sich direkt an kleine Unternehmen richtet, bietet es eine Reihe von Kunden mit Unternehmen, von denen Sie wahrscheinlich schon gehört haben, wie Disqus, Asana, Quora, Vimeo, SoundCloud usw.

2. Zoho People

Zoho People websiteZoho People websiteZoho People website

Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, werden Sie Zoho People lieben, weil es für bis zu fünf Mitarbeiter kostenlos ist. Danach steigen die monatlichen Preise wie die meisten anderen mit der Anzahl der Mitarbeiter.

Wie Sie auf dem Bild oben sehen können, stehen zahlreiche Funktionen zur Auswahl. Die Self-Service-Funktion ist beeindruckend - sie ermöglicht Ihren Mitarbeitern:

  • persönliche Informationen ändern
  • Anwesenheitsberichte anzeigen
  • Jobs hinzufügen und Zeit protokollieren
  • medizinische Erstattungen beantragen
  • Vorteile anzeigen
  • über Feeds zusammenarbeiten
  • personenbezogene Daten exportieren
  • Urlaubsberichte und Salden anzeigen
  • Reiseanfragen stellen
  • Alle Genehmigungen und Berechtigungen anzeigen
  • Zugriff auf Ankündigungen

3. Namely

Namely business HR websiteNamely business HR websiteNamely business HR website

Es richtet sich nämlich an mittelständische Unternehmen, die zwischen 15 und einigen Tausend Mitarbeitern definiert werden. Es ist vielleicht nicht ideal für ein echtes Kleinstunternehmen, aber es ist eine großartige Option, wenn Sie ehrgeizige Wachstumspläne haben und eine Lösung suchen, die sehr skalierbar ist.

Laut 75% der Kunden geben die Software das Engagement der Mitarbeiter an, und 72% geben an, die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert zu haben. Dies liegt zum Teil daran, dass es so aussieht und sich so anfühlt wie die sozialen Netzwerke, die bereits genutzt werden. Daher können Mitarbeiter das System problemlos nutzen und mit Kollegen zusammenarbeiten.

Eine weitere leistungsstarke Funktion ist die Möglichkeit, die Software in eine große Anzahl anderer Unternehmen und Lösungen zu integrieren, die Sie möglicherweise für Arbeitszeittabellen bis hin zur Mitarbeitererkennung verwenden.

4. Gusto

Gusto websiteGusto websiteGusto website

Mit Gusto können Sie Ihren gesamten Rekrutierungsprozess in einen effizienteren, papierlosen Prozess umwandeln. Sie können neuen Mitarbeitern Angebotsschreiben senden, sie an Bord holen, sie für Leistungen und Gehaltsabrechnungen anmelden lassen und vieles mehr - alles online.

Dann können Sie beispielsweise Freizeitanfragen verwalten, Mitarbeiterbefragungen durchführen, Organigramme erstellen usw. Darüber hinaus bietet Gusto Verwaltungsmodule für Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen sowie die Integration in gängige Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungs-Apps und mehr.

5. Zenefits

Zenefits websiteZenefits websiteZenefits website

Das HR-Modul der Zenefits-Plattform umfasst Dinge wie Einstellungen und Onboarding, Mitarbeiteraufzeichnungen, Berichterstellung usw. Diese Funktionen sind recht leistungsfähig, aber es ist nur ein Teil eines umfassenderen Angebots, das Dinge wie Zeiterfassung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst und Vorteile admin.

Das Unternehmen proklamiert eine "Mobile-First-Denkweise" und bietet iOS- und Android-Apps für alles, von der Überprüfung der Versicherungsdetails bis zum Ein- und Ausstempeln. Dies ist eine gute Option, wenn Sie Mitarbeiter haben, die viel Zeit unterwegs sind.

6. CakeHR

CakeHR websiteCakeHR websiteCakeHR website

Cake begann 2011 als kleines lettisches Startup und wurde erweitert, um Kunden in mehr als 1.000 Städten zu bedienen, darunter bekannte Namen wie das E-Commerce-Unternehmen Paperless Post.

Es handelt sich um eine einfache Online-Lösung, die eine Reihe von Diensten wie Urlaubsverfolgung, einen gemeinsam genutzten Unternehmenskalender, Berichterstellung, mobile Apps und die Integration in beliebte Apps wie Slack und Google Apps bietet. Ein Leistungsüberprüfungsmodul basierend auf 360-Grad-Feedback ist in Kürze verfügbar.

7. Cezanne

Cezanne HR Software websiteCezanne HR Software websiteCezanne HR Software website

Wenn Sie etwas komplexeres und umfassenderes wünschen, probieren Sie Cezanne. Es richtet sich eher an mittelständische Unternehmen als an kleine Unternehmen, daher ist es für sehr kleine Unternehmen möglicherweise zu komplex. Für wachsende Unternehmen bietet es jedoch Zugriff auf eine leistungsstarke Software-Suite, die die meisten denkbaren HR-Aufgaben erledigt.

Mit dem People-Modul können Sie beispielsweise alles tun, von der Verwaltung von Arbeitsschichten über die Protokollierung von Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen bis hin zur Aufzeichnung und Verfolgung von Disziplinarprozessen und vielem mehr. In der Zwischenzeit können Sie mit dem Modul Karriere & Nachfolge strategische Pläne für Ihren zukünftigen Personalbedarf zusammenstellen, Schlüsselrollen und potenzielle Nachfolger abbilden usw.

Dies sind nur einige Beispiele - dies ist wirklich eine umfassende Lösung für jedes Unternehmen, dessen Größe und Budget dies rechtfertigen.

8. WebHR

WebHR websiteWebHR websiteWebHR website

Wie Zoho bietet WebHR einen kostenlosen Plan für bis zu fünf Mitarbeiter an. Die monatlichen Raten richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter, die Sie danach haben.

Der Slogan „Von der Einstellung zur Pensionierung“ ist durchaus zutreffend: Das WebHR-Angebot ist ziemlich umfassend und deckt alle Phasen des Lebens der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ab der Einstellung ab. Es gibt eine nette Funktion im Social-Media-Stil, mit der die Kommunikation der Mitarbeiter durch Nachrichten, Foren, Statusaktualisierungen usw. verbessert werden kann. Und Mitarbeiter können viele Dinge über das System erledigen, z. B. Urlaub beantragen oder eine Reisegenehmigung beantragen, einen Erstattungsantrag stellen und sogar online ihren Rücktritt einreichen.

9. BreatheHR

BreatheHR websiteBreatheHR websiteBreatheHR website

Mit BreatheHR in Großbritannien können Sie viele unterschiedliche Daten in benutzerfreundlichen Dashboards für Sie und Ihre Mitarbeiter zusammenführen.

Ein Mitarbeiter kann beispielsweise ein Dashboard anzeigen, in dem die Anzahl der von ihm gebuchten freien Tage und die Anzahl der verbleibenden Tage, seine Krankenakte, die von ihm abgeschlossenen oder angeforderten Schulungen, seine wichtigsten Ziele und Leistungen sowie alle Einzelaufgaben angezeigt werden -eine Besprechungen, die sie mit ihrem Manager geplant haben. Auf derselben Seite können sie auf eine Schaltfläche klicken, um in jedem dieser Bereiche Maßnahmen zu ergreifen: Schulung anfordern, Einzelgespräch anfordern usw.

Es verfügt auch über viele andere gemeinsame Funktionen wie Aufzeichnungen und Berichterstellung und bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion.

10. JazzHR

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Die meisten der von uns untersuchten Lösungen waren sehr breit gefächert. Aber manchmal brauchen Sie nicht alles - Sie brauchen nur ein spezielles Produkt für einen bestimmten Bereich.

JazzHR ist ein Beispiel für ein spezialisierteres Angebot. Es konzentriert sich voll und ganz auf den Rekrutierungsaspekt der Personalabteilung und bietet eine echte Tiefe an Funktionen in diesem Nischenbereich. Sie können Stellenausschreibungen erstellen und diese beispielsweise automatisch in mehreren Jobbörsen veröffentlichen. Anschließend können Sie die Bewerbungen verfolgen und auswählen, welche vor- oder abgelehnt werden sollen. Anschließend können Sie die Software verwenden, um die Interviews aufzuzeichnen und Kandidaten systematisch zu vergleichen, bevor Sie die Vergütung recherchieren, Angebote machen und vieles mehr, alles innerhalb der Software.

Wenn Sie eine breite Palette von HR-Lösungen benötigen, ist eine der anderen Lösungen besser für Sie. Wenn Sie jedoch nur Ihre Einstellungen richtig einstellen müssen, ist JazzHR ideal.

Abschluss

In diesem Tutorial erhalten Sie einen Überblick über die beste HR-Software für kleine Unternehmen und haben gesehen, nach welchen Funktionen Sie suchen und wie Sie die richtige für Ihr Unternehmen auswählen.

Nehmen Sie sich Zeit, erkunden Sie einige verschiedene Optionen und erstellen Sie eine Auswahlliste mit zwei oder drei Kandidaten. Testen Sie sie dann, finden Sie heraus, welches für Sie am besten geeignet ist, und legen Sie Ihre endgültige Wahl fest. Sie werden die Vorteile in kürzester Zeit sehen.

Wenn Sie mehr praktische Unterstützung benötigen, können Sie das HR-Outsourcing untersuchen. Anstatt sich auf Software zu verlassen, können Sie auf die tatsächlichen HR-Mitarbeiter eines externen Unternehmens zugreifen, das die Dinge für Sie verwaltet. Es ist in der Regel teurer als die von uns untersuchten Softwarelösungen, bietet Ihnen jedoch Zugriff auf wertvolles HR-Fachwissen. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Outsourcing finden Sie im folgenden Tutorial:

Und wenn Sie diesen Artikel nützlich fanden, lesen Sie doch einige der anderen Artikel in unserer Reihe über HR für kleine Unternehmen.

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