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So strukturieren Sie eine Kreativagentur

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This post is part of a series called Evolve From Freelancer to Agency.
How to Evolve from Freelancer to Agency
How to Find Enough Work to Keep an Entire Agency Busy

German (Deutsch) translation by Rana Salsabiela (you can also view the original English article)

Eine der wichtigsten Entscheidungen beim Aufbau einer Kreativagentur ist die Strukturierung. Wenn Sie alleine arbeiten, spielt die Struktur keine große Rolle. Die Aufteilung Ihrer Arbeitsbelastung, sogar nur zwischen Verwaltungsarbeit und Kundenarbeit, scheint nicht besonders wichtig zu sein, wenn Sie die Person sind, die alles erledigen muss, unabhängig davon, welche Abteilungen Sie sich einfallen lassen. Wenn Sie jedoch mit mehreren Personen zusammenarbeiten, die an Kundenprojekten arbeiten und vielleicht sogar mit einem Assistenten auf der administrativen Seite, müssen Sie sich ganz klar darüber sein, wer für was verantwortlich ist.

Die Gefahr einer nicht eindeutigen Strukturierung besteht darin, dass Sie leicht in Situationen aufgeben können, in denen Sie jemanden für die Zeit bezahlen müssen, in der er keine Arbeit geleistet hat oder die gleiche Arbeit geleistet hat, die eine andere Person bereits erledigt hat. Eine solide Struktur und ein klarer Arbeitsablauf, die zeigen, wie unterschiedliche Aufgaben Ihre Geschäftsprozesse durchlaufen, sind erforderlich, damit eine Agentur wachsen kann.

Wer hat die Behörde?

Dies scheint eine einfache Frage zu sein: Es ist Ihre Agentur, also sind Sie verantwortlich. Es gibt jedoch einige Nuancen, die Sie lösen müssen, selbst wenn Sie immer ganz oben auf dem Stapel stehen. Es lohnt sich übrigens zu bedenken, dass Sie möglicherweise nicht immer der große Kahuna sind.

Sie können sich das Recht vorbehalten, jede einzelne kleine Entscheidung selbst zu treffen, aber diese Art von Mikromanagement funktioniert selten am besten.

Viele erfolgreiche Agenturen sind das Ergebnis einer Partnerschaft — zwei oder mehr erfahrene Freiberufler, die sich zu größeren Projekten zusammenschließen, sind ein relativ häufiger Ausgangspunkt für Agenturen. In solchen Fällen müssen Sie Ihre Verantwortungsbereiche sofort definieren. Wenn eine Person dafür verantwortlich ist, Kundenarbeit einzubringen, Projekte zu leiten oder die Bücher zu bearbeiten, muss sie befugt sein, Entscheidungen in ihrem Fachgebiet ohne Probleme von anderen Partnern zu treffen. Diese Partner benötigen jedoch auch die Zusicherung, dass eine Person die Agentur nicht dominieren kann.

Für diejenigen, die nach der Gründung der Agentur eingestellt wurden, wird die Struktur eher eine Frage der Verantwortung als der Autorität sein. Die verantwortliche Person ist schließlich immer verantwortlich. Sie müssen jedoch klarstellen, wie viel Autorität jede Person in ihrem Fachgebiet hat. Sie können sich das Recht vorbehalten, jede einzelne kleine Entscheidung selbst zu treffen, aber diese Art von Mikromanagement funktioniert selten am besten. Erfolgreiche Agenturen übertragen allgemein bestimmte Arten von Entscheidungen, sodass der Chef sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, die nur er bewältigen kann.

Wenn Sie mit dem Delegieren von Entscheidungen (oder sogar ganzen Aufgaben) noch nicht vertraut sind, lohnt es sich, diese Fähigkeit zu üben. Identifizieren Sie jedoch Aufgaben, die Sie nicht selbst erledigen müssen oder Entscheidungen, die jemand anderes treffen kann, sogar wenn Sie sich möglicherweise noch in einem frühen Stadium der Überlegung befinden, wie Ihre Agentur funktionieren könnte.

Sobald Sie ein anderes, das für Sie arbeitet, finden, selbst wenn Sie gerade damit beginnen, einen kleinen Teil eines größeren Projekts als Unterauftragnehmer zu vergeben, üben Sie, eine begrenzte Autorität für dieses kleine Stück zu übergeben. Delegieren ist eine Fähigkeit, die jeder Agenturinhaber haben muss.

Ihre strukturellen Optionen

Es gibt mehrere Kreativunternehmen, die angekündigt haben, eine flache Hierarchie zu verwenden — dass es keine Chefs gibt. Dies ist eine ansprechende Option, die jedoch besonders schwer umzusetzen ist. Sie brauchen ein ganzes Team von Leuten, die unter ihrer eigenen Leitung arbeiten können und wenn jeder das könnte, wären sie alle Freiberufler.

Für die meisten Agenturen sind Struktur und Hierarchie wichtig. Sie müssen Ihre Struktur an Ihre eigenen Vorlieben und die Fähigkeiten der Personen, mit denen Sie arbeiten werden, anpassen. Es gibt jedoch einige wichtige Fragen, die Sie lösen müssen.

  • Projekt versus Stück für Stück: Die Frage, wie die Arbeit aufgeteilt werden soll, ist zunächst die Frage, ob Sie ein gesamtes Projekt an eine Person in Ihrem Team übergeben oder ob Sie bestimmte Teile an verschiedene Personen aufteilen.

    Ein Teil dieser Entscheidung hängt von der Art der Projekte ab, die Sie übernehmen möchten und davon, wie leicht sie sich aufteilen lassen. In vielen Fällen bedeutet das Aufteilen von Aufgaben Effizienz, da eine Person dieselbe Art von Arbeit immer wieder schnell wiederholen kann. Es stellt sich aber auch die Frage, ob niemand in Ihrer Agentur herumsteht und auf die Arbeit eines anderen wartet.

  • Kommunikationsoptionen: Die unterschiedlichen Kommunikationsanforderungen einer Agentur hängen davon ab, ob sich alle im selben Büro, in derselben Zeitzone oder nur auf demselben Planeten, befinden. Wie einfach die Kommunikation für zwei Personen in Ihrem Unternehmen ist, wird Anforderungen stellen, ob Sie eine weiche Hierarchie haben können, in der jeder mit allen anderen in Kontakt treten kann oder ob die Kommunikation über Kanäle erfolgen muss.
  • Rechenschaftspflicht: Als verantwortliche Person müssen Sie möglicherweise eine andere Person für eine schlechte Entscheidung zur Rechenschaft ziehen. Es ist schwer zu tun, aber klare Erwartungen in Bezug auf Verantwortung und Autorität zu setzen, reduziert solche Probleme oft. Möglicherweise müssen Sie die Konsequenzen eines Versagens nicht speziell spezifizieren, aber Sie müssen die Wahrscheinlichkeit verringern, dass jeder in der Agentur unter einer solchen Situation leiden wird.
  • Kundenzugriff: Wenn Sie das einzige Gesicht Ihres Unternehmens sein möchten, dann müssen Sie alle Kommunikation mit dem Kunden über Sie durchführen. Das kann eine schwierige Aufgabe sein. Die Alternative besteht darin, festzulegen, wann und wo Ihr Team Kunden kontaktieren kann. Das kann wiederum bedeuten, dass Sie Ihr Team trainieren müssen, um mit Kunden so zu kommunizieren, wie Sie es möchten.
  • Evolution: Ihre strukturellen Anforderungen, wenn nur Sie und eine andere Person für Ihre Agentur arbeiten, werden sich sehr stark von denen unterscheiden, wenn fünf oder zehn oder zwanzig Teammitglieder vorhanden sind. Sie müssen sicherstellen, dass in Ihre Struktur ein Mechanismus für die Evolution eingebaut ist.

Schreiben Sie alles

Machen Sie sich beim Ausarbeiten der Struktur, auf der Ihre Agentur laufen wird, viele Notizen. Es ist zwar verlockend anzunehmen, dass Sie sich nicht nur daran erinnern, jedem zu sagen, dass Sie mit jedem Detail arbeiten, sondern dass er sich auch an alles erinnert, aber es kommt selten vor, dass sich jede Person in einer Agentur eine perfekte Erinnerung hat. Je nachdem, wo sich Ihre Agentur befindet, sind Sie möglicherweise auch gesetzlich verpflichtet, bestimmte Dinge schriftlich niederzulegen.

  • Vertrag: Mit jeder Person, die mit Ihrer Agentur zusammenarbeitet, müssen Sie einen bestimmten Vertrag ausschreiben. Für alle Mitarbeiter benötigen Sie einen Arbeitsvertrag, in dem sowohl ihre Verantwortlichkeiten als auch ihre Leistungen festgelegt sind.

    Für Freiberufler und Auftragnehmer benötigen Sie einen Vertrag, der etwas Ähnliches vorsieht. Dies ist ein Mal, dass Sie es vorteilhaft finden, sich an einen Anwalt zu wenden, um die Verträge zu erstellen, selbst wenn Sie nur eine Vorlage erhalten, die Sie immer wieder verwenden können.

  • Ein Mitarbeiterhandbuch: Das Verfassen eines Handbuchs für Mitarbeiter (und möglicherweise auch für Auftragnehmer) spart Ihnen auf lange Sicht viel Arbeit. Am wichtigsten ist, dass Sie nicht alle darin enthaltenen Informationen an neue Mitarbeiter weitergeben müssen. Ein Handbuch kann Sie jedoch auch rechtlich schützen, indem sichergestellt wird, dass jeder, der für Ihre Agentur arbeitet, Zugriff auf die Richtlinien hat, unter denen Sie Entscheidungen treffen. Das kann tatsächlich viele rechtliche Probleme lösen, wie zum Beispiel Vorwürfe einer ungerechten Entlassung.
  • Ihre eigenen Referenzdokumente: Wenn Sie eine vollwertige Agentur führen, werden Sie viel auf Ihrem Teller haben. Versetzen Sie sich nicht in eine Position, in der Sie sich an alle Details erinnern müssen — sondern erstellen Sie einige Referenzmaterialien, denen Sie folgen können. Sie sparen langfristig Zeit und Stress. Haben Sie keine Angst, Ihre eigenen Referenzmaterialien zu schreiben, von einem schriftlichen Arbeitsablauf bis hin zur Betriebsanleitung für Ihre Agentur.

Überprüfen Sie regelmäßig auf Ihre Struktur

Auch wenn Ihre Agentur vollständig hergestellt ist und die Dinge scheinen, entlang perfekt zu gehen, ist es wichtig zu überprüfen, wie die Dinge vorgehen. Möglicherweise müssen Sie kleine Änderungen an Ihrem System vornehmen — und es ist immer am besten, kleinen Ding so schnell wie möglich zu erfassen.

Möglicherweise finden Sie auch frühzeitig Warnzeichen dafür, dass Sie eine andere Person mitbringen müssen: Wenn die Struktur solide ist, aber die Dinge durch die Risse gerutscht sind, kann es bedeuten, dass jeder einfach zu viel auf seinem Teller hat. Leider kann es auch bedeuten, dass sich ein schlechter Apfel im Fass befindet. In beiden Fällen können Sie anhand der Probleme feststellen, ob Sie mit der Einstellung beginnen müssen (und ob Sie zuerst jemanden gehen lassen müssen).

Ein paar Mal im Jahr reicht oft aus, um die Funktionsweise Ihrer Agentur zu überprüfen, zumindest in Bezug auf die Struktur. Vierteljährliche Gespräche mit jeder Person, die mit Ihnen zusammenarbeitet, sowie ein Blick darauf, wie effizient die Agentur Projekte abschließt, reichen normalerweise aus, um potenzielle Probleme ans Licht zu bringen.

Haftungsausschluss

Sie sollten sich immer von einem unabhängigen Finanzberater beraten lassen und die Geschäftsbedingungen in Bezug auf Versicherungen, Steuern, rechtliche oder finanzielle Probleme, Dienstleistungen oder Produkte sorgfältig lesen. Dieser Artikel ist nur als Leitfaden gedacht.

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