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Projektaufbau: Wie läuft Ihr Kunde-Auftragseingang ab?

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Read Time: 7 min

German (Deutsch) translation by Rahmat Hidayat (you can also view the original English article)

Was passiert als Nächstes, wenn ein neuer Kunde Ihnen ein Projekt gibt, an dem Sie arbeiten sollten? Haben Sie einen festgelegten Prozess, dem Sie folgen? Wenn ja, ist es irgendwo aufgeschrieben? Oder gehen Sie einfach mit, was Sie im Allgemeinen wissen, um zu beginnen?

Welchen Weg Sie verfolgen, das ist Ihr Kunde-Auftragseingang. Das klingt wie ein schwammigen Begriff -, was eher danach eine große Agentur als ein einzelner Freiberufler verwenden würde -, aber wenn man bedenkt, wie Sie die ersten Schritte Ihrer Arbeit mit einem neuen Kunden behandeln, kann dies bestimmen, wie schnell Sie ein Projekt abschließen können und wie glücklich, dass Ihr Kunde bei Ihnen ist, kann ein Kunde-Auftragseingang sehr wichtig sein.

Heute erfahren Sie, wie Sie Ihr Kunde-Auftragseingang verbessern können. Aber zuerst haben wir ein spezielles Angebot für Sie...

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Was gehört zu dem Kunde-Auftragseingang?

Das Auftragseingangsprozess ist Ihre Gelegenheit, alles zu erhalten, was Sie benötigen, um ein Projekt tatsächlich abzuschließen. In einer idealen Welt müssen nicht Sie nach dem Auftragseingang mit den Kunden kontaktieren bis das Projekt abgescholssen und einsatzbereit ist. Es ist natürlich selten, dass ein Projekt so reibungslos verläuft. Sie sollten Ihren Kund-Auftragseingang als die beste Chance betrachten, Ihren Kunden Fragen zu stellen.

Es gibt verschiedene Formen, die Ihr Kund-Auftragseingang annehmen kann. Eine beliebte Wahl ist, ein langer Anruf (vorzugsweise aufgezeichnet), bei dem Sie eine Menge Fragen stellen und sich Notizen zu den Antworten machen. Für diesen Ansatz ist eine Checkliste mit Fragen erforderlich, die Sie durcharbeiten können, sowie einige Nachbereitungen, um die benötigten Dateien oder Ressourcen abzurufen.

Persönlich habe ich festgestellt, dass es sinnvoll war, einen Schritt weiter zu gehen und sie in einen Fragebogen umzuwandeln, den ich sofort per E-Mail an einen neuen Kunden senden kann, da ich ohnehin eine ganze Reihe von Fragen erstellen. Es macht auch die Aktualisierung meiner Informationen viel einfacher, wenn ein Kunde noch ein neues Projekt abgeschlossen wird zu brauchen.

Zum effektiven Arbeiten mit einem Kunde zu ermöglichen, sollten Sie einige Antworten haben, unabhängig davon, welche Art von Freiberufler Sie sind:

  • Alle Kontaktinformationen Ihren Kunden (nicht nur ihre bevorzugte Kommunikationsmethode, da dies bei verspäteter Rechnung nicht viel bringt).
  • Die Stakeholder im Projekt und wer Entscheidungen treffen darf.
  • Rechnungsstellungsprozesse und -verfahren, z. B. wenn eine Bestellung auf jeder Rechnung enthalten sein muss.
  • Eine Beschreibung des Projekts, wie es der Kunde sieht.
  • Die spezifischen Endergebnisse, nach denen der Kunde mit diesem Projekt sucht.
  • Beispiele für ähnliche Projekte, die dem Kunden gefallen (eine der schnellsten Möglichkeiten, mich auf Stile und Ansätze zu konzentrieren, die Ihr Kunde wahrscheinlich genehmigen).
  • Zugriff auf Logos und andere Standarddateien, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit erledigen zu können.
  • Passwörter und Berechtigungen für Websites oder andere sichere Systeme, auf die Sie zugreifen können.
  • Zeit- und Budgetbeschränkungen.

Hoffentlich erwarten Sie von Ihren Kunden, dass sie einen Vertrag unterzeichnen und eine Teilzahlung im Voraus leisten. Diese Artikel müssen auch Teil Ihrem Kunde-Auftragseingangs sein - Sie sollten nicht ohne einen Vertrag und vorzugsweise ein wenig Geld auf der Bank vorankommen. Sie können ein schönes professionelles Paket zusammenstellen, das einen Fragebogen, eine Rechnung und einen Vertrag enthält, wobei für jeden neuen Kunden geringfügige Änderungen vorgenommen werden.

Erhalten Sie das Buy-In Ihres Kunden für den Projekteingang

Sie würden niemals einen Kunden, potenziell oder bestätigt, durch ein weniger-als-professionelles Portfolio zu schauen, bitten. Sie wissen, wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen sich als Profi zu präsentieren, ist es viel schwieriger, Job zu bekommen.

Wenn ein Kunde der Meinung ist, dass Sie ein Projekt nicht ausreichend bearbeitet haben, wird er Ihnen in Zukunft keine Arbeit bringen.

Aber das gesamte Projekt, an dem Sie mit einem Kunden arbeiten, ist eine Chance nach der anderen, Ihre Professionalität zu beweisen. Wenn ein Kunde der Meinung ist, dass Sie ein Projekt nicht ausreichend bearbeitet haben, wird er Ihnen in Zukunft keine Arbeit mehr bringen. Wenn Sie nicht professionell beim gesamten Prozess sind, wird sie sich nicht wohl fühlen, Ihnen ein Zeugnis zu geben oder Sie ihren Kollegen zu empfehlen.

Ein professioneller Ansatz, um die benötigten Informationen zu erhalten, ist eine der einfachsten Möglichkeiten, sich von anderen abzusetzen, anstatt nach Details zu fragen. Es ist ein Zeichen für echte Professionalität, ihnen einen leicht verständlichen Prozess zu präsentieren, der klarstellt, dass Sie sie ohne großen Stress von der Idee bis zum fertigen Projekt bringen werden.

Wenn Sie so etwas wie ein vorläufiges Arbeitsblatt und einige grundlegende Unterlagen vorlegen, die standardisiert und gut gestaltet aussehen, werden Ihre Kunden diese im Allgemeinen selbstverständlich ausfüllen. Sie werden sich durch den Prozess ebenfalls nur ein wenig erleichtert fühlen.

Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein Kunde das Gefühl hat, zu beschäftigt zu sein, um diese Art von Vorlagen zu erledigen. Möglicherweise müssen Sie sich etwas Zeit nehmen, um zu erklären, dass Sie diese Informationen benötigen, um das Projekt zu beginnen (einschließlich aller benötigten vorläufigen Zahlung).

Abhängig von der Art Ihrer Arbeit werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass Sie ein Folgetreffen planen müssen, sobald Sie alle Details vor sich haben. Es wird um Ihr Arbeitslauf gehen, aber Sie können auf die ersten Informationen mit einem formellen Vorschlag antworten - oder der Auftragseingang kann durch die Zustimmung eines Kunden zu Ihrem Vorschlag ausgelöst werden. Die genaue Reihenfolge der Ereignisse hängt davon ab, wie Sie arbeiten möchten und welche Informationen Sie bei jedem Schritt auf dem Weg benötigen.

Verwenden Ihrer Informationen zur Arbeitsaufnahme

Es macht keinen Sinn, Informationen zu sammeln, wenn Sie sie nicht verwenden. Sie benötigen eine Möglichkeit, die Antworten eines einzelnen Kunden schnell in ein System sich zu verschieben, in dem Sie den vollen Nutzen daraus ziehen können.

Sie benötigen eine Möglichkeit, die Antworten eines einzelnen Kunden schnell in ein System sich zu verschieben, in dem Sie den vollen Nutzen daraus ziehen können.

Als Autor/-in finde ich, dass die erste Option für mich viel besser funktioniert: Ich erstelle für jeden Kunden eigene Autorenrichtlinien, ähnlich wie Sie auf einer Website, die freiberufliche Arbeit akzeptiert, finden würden. Bei anderen Arbeitsformen kann der aufgabenspezifische Ansatz geeignet sein.

In einem Webdesign-Projekt ist es beispielsweise nur dann wichtig zu wissen, wo bestimmte Bilder gespeichert sind, wenn Sie an einer bestimmten Aufgabe arbeiten, für die Sie dieses Bild verwenden müssen. Ihre Herangehensweise an das Projektmanagement kann eine Option oder andere die klare Wahl für Sie treffen. Andernfalls müssen Sie möglicherweise jede Option ausprobieren und sehen, wie sie zu Ihren Arbeitslauf passt.

Haben Sie keine Angst, Ihr Auftragseingang-System zu optimieren, da Sie mehr Kunden führen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie weitere Fragen stellen müssen (schließlich hat kein Freiberufler jemals einen Fehler gemacht, indem er nach weiteren Informationen gefragt hat). Aber genau wie bei jedem Geschäftsprozess finden Sie möglicherweise Möglichkeiten, Aufgaben im Laufe der Zeit effizienter und effektiver zu erledigen. Dies kann normalerweise in zwei Formen geschehen: Erstens können Sie ein Referenzdokument erstellen, in dem es Ihnen ermöglicht, zurückzugehen und während der Arbeit verschiedene Details überzuprüfen. Zweitens können Sie diese Details aufbrechen und sie den Aufgaben zuordnen, aus denen das gesamte Projekt besteht, an dem Sie arbeiten.

Die Leistung eines Kunde-Auftragseingang-Systems

Einer der größten Vorteile eines wirklichen guten Auftragseingangsprozesses zeigt sich, wenn Sie den Punkt erreichen, an dem Sie zu viel Arbeit haben, um alleine fertig zu werden. Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit an Untervertrag vergeben oder einen Assistenten mitbringen möchten, benötigen Sie ein System zur Handhabung jedes Projektschritts. Alles, was nicht rein kreativ ist, muss ausgeschrieben werden, wenn Sie an jemanden übergeben möchten.

Das Auftragseingangsprozess kann leicht zu übergeben sein. Sie haben alle Schritte klar dargelegt, sodass ein Assistent einfach mitmachen kann. Dies ist einer der Fälle, ist vorteilhaft, in denen einen Fragebogen für Ihre Kunden auszufüllen, anstatt einen Ansatz auf mehr Interaktion vertraut, zu wählen: Ihre Kunden möchten mit Ihnen interagieren, nicht mit einem Assistenten, aber niemand hat nichts dagegen, wenn sie Ihnen lediglich einen Fragebogen an eine E-Mail-Adresse, die nicht zu Ihnen persönlich nicht gehört, schicken müssen.

Ein Assistent, insbesondere ein virtueller Assistent, kann ein ausgefülltes Aufnahmeformular ausfüllen und alle Ihre Dateien und Notizen einrichten, bevor Sie überhaupt mit der Arbeit am Projekt beginnen. Sie könnte Vorlagen einrichten, basierend auf den Informationen in diesem Fragebogen und den Richtlinien, die Sie bereitstellen können, alle Folgegespräche planen, die mit dem Kunden stattfinden müssen und sogar Ihren Ansprechpartner für das Versenden von Dateien belästigen. Wenn Sie alles in Ihrer freiberuflichen Arbeit systematisiert haben, kann sie möglicherweise sogar Ihre Rechnungen vorbereiten und sie dafür sorgen sowie nach Abschluss des Projekts versenden.

Ein gutes Auftragseingangsprozess kann jeden anderen Teil eines freiberuflichen Projekts reibungslos laufen lassen.

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