Warum schreiben die E-Mail eine Fertigkeit ist – und warum es zu lernen, Fragen.

Stellen Sie sich diese. Sie sind eingeladen, ein interview für einen job, der für Sie ideal. Sie nicht einen alarm einstellen, der in der Nacht zuvor. Sie spät aufstehen und aus dem Bett Rollen, die keine Zeit zu bereiten. Sie werfen Ihre schmutzige Kleidung, die Sie trug gestern, und schnappen Sie sich ein Stück kalte pizza zum Frühstück. Sie haben noch nicht einmal gebürstet Ihr Haar.

Unglaubwürdig, richtig?

Oder stellen Sie sich vor diese. Sie sind eingeladen, Ihrem Chef im Büro sprechen über ein wichtiges Projekt. Wenn dieses Projekt gut geht, Sie gefördert werden könnte. Statt die Aufmerksamkeit auf die Konversation, die Sie aus dem Fenster starren, Tippen Sie mit dem Fuß auf den Boden, und bieten nur eine Reihe von Grunzen als Antwort auf jede Anregung, Ihr Chef gibt.

Wenn Sie sich benommen, wie, würden Sie verdienen, die entlassen werden, nicht gefördert.

Sie würde nicht bis spät in die Nacht und ungepflegt für ein interview. Und es sei denn, du hast eine kamikaze-Ansatz für die office-Politik, Sie ignorieren Sie nicht Ihren Chef, wenn er mit dir spricht.

Wir verbringen Stunden üben interviewtechniken. Wir ärgern über das, was wir sagen können in einer Besprechung mit unserem Chef. Also, warum machen wir nicht das gleiche Niveau der Versorgung über E-Mails zu schreiben? Oder auch, wenn wir kümmern uns, warum nicht E-Mails haben die Wirkung, die wir denken, Sie sollten?

Ein Grund dafür ist, dass wir schwimmen in einem E-Mail-Flut. Laut Untersuchungen des McKinsey Global Institute, die Durchschnittliche Mitarbeiter verbringt zwei und eine Hälfte Stunden pro Tag Umgang mit E-Mail. Das entspricht 81 Arbeitstage pro Jahr—oder ein Viertel von Ihrer Arbeit Leben.

Inzwischen, Forschung-Technologie-Forschung-Beratung Der Radicati Group hat festgestellt, dass die durchschnittlichen Nutzer gesendet oder empfangen 108 E-Mails pro Tag im Jahr 2013. Das ist Anstieg um 116 E-Mails pro Tag bis zum Jahr 2017.

Wenig Wunder, dass es so viele schlampig geschriebene E-Mails schweben durch den cyberspace. Wer hat die Zeit zu verschwenden Komponieren eloquent Nachrichten, wenn es hier so viel zu schreiben?

Auf der anderen Seite, wenn die E-Mail ist zentral in unserem Leben, sollte es nicht eine Fertigkeit, die haben wir alle gemeistert? Wenn Sie gehen zu verbringen ein Viertel Ihres Arbeitslebens E-Mails schreiben, dann lernen um es effektiv zu tun, machen Sie effizienter und helfen Ihnen, weiterzukommen.

Denken Sie an es auf diese Weise. Wenn Sie verbrachte ein Viertel Ihres Arbeitslebens, Präsentationen, würden Sie nicht lernen, alles, was Sie darüber, wie Sie zu präsentieren? Oder wenn Sie verbrachte ein Viertel Ihres Arbeitslebens die Interaktion mit Kunden, würden Sie suchen, jede Ressource, die Sie finden konnte auf Kunden-service, richtig?

Also, was ist der Unterschied zu E-Mail?

Wäre es nicht toll, zu zeigen, dass Sie ein wahrer Profi in jeder E-Mail, die Sie senden? Und noch besser, wenn Sie schreiben E-Mails, dass die Menschen tatsächlich Lesen und handeln auf?

E-Mail Fragen. Wie Sie schreiben, Ihre E-Mails wichtig für die Menschen empfangen Ihre E-Mails. Noch wichtiger ist, Ihre Fähigkeit zum schreiben von E-Mails haben einen großen Einfluss auf Ihre Karriere. Aber nehmen Sie nicht mein Wort für es. Lassen Sie uns nehmen einen Blick an, was die Experten sagen.

Warum das Schreiben von E-Mails ist Entscheidend für Ihre Karriere

Planen Sie, um vorwärts zu kommen bei der Arbeit? Wenn Sie haben Ambitionen, dann müssen Sie lernen, wie Sie E-Mails schreiben, Ergebnisse zu erzielen.

Als die Fähigkeiten, die Sie Brauchen, Webseite, erklärt:

Lage, effektiv zu kommunizieren ist die wichtigste aller Fertigkeiten des Lebens... Bewerben Sie sich für jobs oder auf der Suche für eine Beförderung bei Ihrem jetzigen Arbeitgeber, werden Sie fast sicher brauchen, um zu zeigen, gute kommunikative Fähigkeiten... Wie Ihre Karriere fortschreitet, werden die Bedeutung der Kommunikation Fähigkeiten erhöht.

E-Mail ist, wie wir verbringen einen Großteil unserer Zeit mit der Kommunikation, so ist es Ihre größte Chance. Es gibt Sie jeden Tag zwei Stunden, um zu demonstrieren, Ihre Kommunikation Fähigkeiten, um Ihre aktuellen Arbeitgeber.

Benötigen Sie mehr überzeugen? Maggie Lohnt sich, Communications Director an der University of West Georgia, schreibt:

Mitarbeiter, die haben gezeigt, die Fähigkeit, sich selbst zu vertreten und das Unternehmen in eine klare, ansprechende und professionelle Art und Weise sind eher gewählt werden, die für weiterführende Positionen.

Dr. Stephanie Heald-Fischer, Vorsitzende des Graduiertenkollegs an der Globus-Universität, fruther erklärt, wie E-Mail ist besonders wichtig für Gewinn Aktionen:

In der heutigen Geschäftswelt, unabhängig von der Branche, effektiv kommunizieren bedeutet in der Regel eine starke Nutzung von E-Mail und verwenden von E-Mail bedeutet, in der Lage zu schreiben... Die E-Mail ist oft der erste Eindruck, den der Empfänger erhält der sender. Eine schlecht geschriebene E-Mail-Ergebnisse in einer schlechten ersten Eindruck.

Immer gefördert ist auch belastet durch das schreiben von Fähigkeiten. Gute schriftliche Fähigkeiten, zu kommunizieren, Intelligenz, Professionalität und Kompetenz. Schlechten schreiben-Sachkenntnisse zu kommunizieren einen Mangel an Intelligenz, Professionalität und Kompetenz. Noch einmal, Ihr professionelles image ist belastet durch Ihre schreiben Fähigkeiten. Je besser Ihre Fähigkeiten sind, desto besser das Bild und desto besser sind Ihre Chancen für die Förderung.

In anderen Worten, wenn Sie lernen, klar zu schreiben, professionelle, intelligente E-Mails, Ihre Kollegen und Ihr Chef davon aus, dass Sie incompetant. Sie werden für immer stecken am unteren Ende der Karriereleiter.

Und verfassen von guten E-Mail bedeutet nicht nur, Sie wissen, wie man einen Satz zu schreiben.

Hat nicht Jeder Wissen, Wie man E-Mails Schreiben?

Nicht E-Mail schreiben etwas, das jeder weiß, wie zu tun? Nachdem alle, in der heutigen Welt, die meisten von uns wissen, wie Lesen und schreiben. Wir wissen, dass unsere Rechtschreibung und Grammatik. Ist das nicht genug?

Es ist sicherlich wahr, dass jemand mit rudimentären computer-Kenntnisse erstellen und senden Sie eine E-Mail. Und kann jeder mit grundlegenden sozialen Fähigkeiten werden wissen, wie Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail ist nicht offen beleidigend.

Auf der anderen Seite, denken Sie an all die schlecht geschriebene E-Mails, die Sie erhalten haben, in Ihrem Leben. Sie haben vielleicht schon grammatikalisch korrekt. Aber Sie hat nicht eine ganze Menge Sinn.

Nur weil eine person reden kann, die nicht machen Ihnen ein guter Redner. Similiarly, nur weil eine person schreiben kann, bedeutet nicht, Sie können gut schreiben E-Mails.

Schreiben effektive E-Mails ist eine Fertigkeit, und es ist eine, die Sie lernen können. Sie müssen zu üben, aber Sie haben ein Viertel Ihres Arbeitslebens zu verbringen, das zu tun. Also, warum nicht verbringen einige Zeit bekommen, um sich der Auseinandersetzung mit der Theorie?

Wir Graben in das, was macht E-Mails effektiv im moment. Erste, lassen Sie uns einen Blick auf einige der größten E-Mail-Fehler.

Schreiben Sie Die Katastrophe-E-Mails Wie Diese?

Wie die meisten Menschen, ich bekomme eine Menge von E-Mails. Die meisten der E-Mails habe ich erhalten, sind wirksam. Sie machen mir ein gutes Gefühl, und lassen Sie mich wissen, die Aktion, die ich nehmen muss. Ich freue mich auf Antworten, und ich genieße zu tun.

Hin und wieder erhalte ich E-Mails, die mich doppelt nehmen. "Haben Sie das wirklich Fragen?" Ich Frage mich. Oder "Haben Sie das wirklich gesagt?"

Im moment erhalte ich eine überschaubare Ebene von E-Mails, und ich habe eine Politik der Beantwortung jeder einzelnen email, die ich erhalten. Aber es gibt Zeiten, da würde ich wirklich eher nicht reagieren. Das passiert oft, wenn ich erhalten Sie eine der folgenden:

• Eine E-Mail von jemandem ich weiß nicht, wer scheitert, um sich vorzustellen.
• Eine E-Mail, die mich auffordert für die Hilfe, ohne ein "bitte" oder "danke" (oder andere cues mit freundlicher Genehmigung).
• Eine E-Mail, wo der Absender ist nicht klar, was Sie von mir brauchen. (Sie wollen mir in den Sinn Lesen über cyberspace!)
• Eine E-Mail, die nur greift mein Fehler, ohne zu erwähnen, keine gute Arbeit, die ich getan habe.

Die schlimmsten E-Mails, die ich erhalten, sind mürrisch Einzeiler von jemandem, der nie Kontakt zu mir vor. Wenn du gehst, mir zu schreiben, haben wenigstens die Höflichkeit, meinen Namen benutzen, um sich selbst vorzustellen.

Es scheint, ich bin nicht allein in Empfang verwirrend unhöflich oder E-Mails. Eine aktuelle Umfrage von Sendmail gefunden, dass fast zwei Drittel (64%) gesendet oder empfangen einer E-Mail verursacht unbeabsichtigte Wut oder Verwirrung. In der Sendmail-Umfrage wurden die Menschen am meisten stören:

• Nicht den Empfang der Antworten, die Sie brauchten (51%).
• Unnötige "Antworten Alls" (25%);
• Verwirrend oder vage Meldungen (19%).

Schreiben unwirksam E-Mails ist nicht nur schädlich für Ihre Karriere-Aussichten. Es ist auch schlecht für die Arbeitgeber. Katharine Hansen, creative director von Quintessential Karriere, erklärt:

E-mail ist so stark und weltweit verwendet, um die Kommunikation am Arbeitsplatz... , unklar, verzerrt, schlecht geschriebene e-mails verschwenden Zeit, Geld und Produktivität.

Hoffentlich Ihre E-Mails sind nicht so schlimm wie die, die ich habe, die oben beschriebenen. Und hoffentlich Ihre E-Mails nicht machen die Empfänger verwirrt oder wütend ist.

Wenn Sie glauben, dass Ihre E-Mails arbeiten müssen, keine Panik! Können Sie die situation zu beheben. Lassen Sie uns beginnen, indem Sie einen Blick auf, warum es so einfach ist, E-Mails hinterlassen einen schlechten Eindruck.

Ihre E-Mails Leiden Unter Dieser—Wie Jeder Elses

Haben Sie jemals verschüttete Getränk selber ab, vor einem wichtigen business-meeting? Selbst nachdem Sie gereinigt wurden, waren Sie sicher, dass jeder bemerken würde. Aber niemand sagte ein Wort.

Das nennt man den spotlight-Effekt, und jeder, der darunter leidet. Psychologin Amie M. Gordon erklärt, wie es funktioniert:

Wir neigen dazu, zu überschätzen, wie sehr unsere Handlungen und unser Erscheinungsbild von anderen bemerkt... Wir sind verankert durch unsere eigenen Erfahrungen, und wir Schwierigkeiten haben, die Anpassung weit genug Weg von Ihnen, um genau zu schätzen, wie viel Aufmerksamkeit andere Menschen bezahlen uns.

In anderen Worten, wir sehen die Welt durch Getönte Gläser, und wir kämpfen, um die Welt aus der Sicht von anderen Menschen.

Wenn es um E-Mails zu schreiben, das ist ein problem. Wir können etwas schreiben, das macht total Sinn in unserem eigenen Geist. Aber nur weil es Sinn macht, für mich bedeutet nicht, es wird für Euch Sinn machen.

Dies ist besonders wahr, wenn es um die Injektion emotion in unserem schreiben.

Lea Winerman von der American Psychological Association, erklärt:

Der Grund für diese Kommunikation zu trennen... ist der Egozentrismus bei den etablierten sozial-psychologischen Phänomen, bei dem die Menschen eine schwierige Zeit trennen sich von Ihren eigenen Perspektiven und das Verständnis, wie andere Menschen Sie interpretieren.

Forschung zeigt, dass Menschen überschätzen Ihre Fähigkeit zu vermitteln, soll ein Ton in einer E-Mail-Nachricht—unabhängig davon, ob Ton sein, sarkastisch, lustig oder ernst. Die Leute überschätzen, wie gut Sie kommunizieren können, ein Ton der Stimme bei Nachrichten, die Sie senden.

Die Wahrheit ist, Entdeckung Ton der Stimme, in der E-Mail ist eine fast Unmögliche Aufgabe. Studien fanden eine 56% ige Erfolgsquote bei der Aufdeckung von Ton in E-Mails. Das klingt vielleicht okay, aber es ist tatsächlich nur unwesentlich besser ist, als chance.

Was kann getan werden? Die Antwort ist zu schreiben, effektive E-Mails.

Was Macht einen erfolgreichen E-Mail?

Wir haben uns angeschaut, warum es so wichtig ist, um gute E-Mails schreiben, und warum E-Mails so oft scheitern. Aber wie kann man gute E-Mails schreiben, die richtig interpretiert werden und die Ergebnisse erhalten?

In dieser Tuts+ Business-Serie, werfen wir einen Blick auf eine Reihe von Ansätze, die Sie ergreifen können, um das schreiben effektiver E-Mails. Sobald Sie durch die Serie, Sie beherrschen die Theorie der E-Mail. Und wenn Ihr Posteingang ist auch in der Nähe typisch, haben Sie viel Gelegenheit zum üben.

Zum Schluss dieses Artikels, werfen wir einen kurzen Blick auf, was macht eine E-Mail arbeiten. Effektive E-Mails:

• Konzentriert sich auf den Empfänger.
• Wecken Aufmerksamkeit, bis Sie geöffnet.
• Holen Sie geöffnet und gelesen werden.
• Sind freundlich und respektvoll.
• Geschrieben mit korrekter Rechtschreibung und Grammatik.
• Machen Sie dem Empfänger ein gutes Gefühl.
• Lassen wenig oder keinen Raum für interpretation (Sie sind nicht gedacht, um Literatur zu sein!).
• Sind so lang wie Sie sein müssen, und nicht mehr.
• Haben Sie eine klare call-to-action.

Sind Sie bereit, zu verbessern, Ihre E-Mail-schreiben Fähigkeiten? Dann bleiben Sie dran.

Ressourcen

Graphic Credit: Tastatur, entwickelt von Liesl Krüger von the Noun Project.