Wie können Sie den Cashflow effektiver verwalten

Die Steuerung des Cashflows ist wie ein perfekter Baseball-Schwung: Es geht ums Timing.

Täglich fließt Geld in Ihr Unternehmen hinein und wieder heraus, da Sie Zahlungen von Kunden erhalten und Rechnungen mit Lieferanten und Mitarbeitern abrechnen. Dann gibt es die Gemeinkosten und Steuern und tausend andere Zahlungen, die Sie verfolgen müssen.

Das Timing ist wichtig, denn selbst wenn Ihr Unternehmen profitabel ist, können Sie auf Probleme stoßen, wenn die Zahlungen von Kunden zu langsam eingehen und Sie zu viele Abflüsse haben, während Sie auf den Scheck warten, der Ihnen versprochen wurde mail.

Dies ist besonders kritisch für kleine Unternehmen, die oft über kleine Reserven an Bargeld und Krediten verfügen, auf die sie zurückgreifen können. Laut Dun & Bradstreet sind 90% der Ausfälle kleiner Unternehmen auf einen schlechten Cashflow zurückzuführen.

In diesem Lernprogramm werden wir den Cashflow detailliert untersuchen und Ihnen einige Tools zur Verfügung stellen, mit denen Sie Ihre Cashflows für die nächsten 90 Tage genau vorhersagen können. Anschließend geben wir einige praktische Tipps zur Verbesserung des Cashflows Ihres Unternehmens, indem Sie entweder die Zuflüsse beschleunigen oder die Abflüsse verlangsamen.

Am Ende dieses Tutorials werden Sie verstehen, warum das Timing von Cashflows für ein Unternehmen so wichtig ist. Sie können den Cashflow effektiv verwalten und prognostizieren und wissen, welche Schritte zu ergreifen sind, wenn das Bargeld knapp wird.

1. Was ist der Cashflow?

Lassen Sie uns zunächst klarstellen, was der Cashflow ist.

Cashflow bezieht sich lediglich auf die Art und Weise, wie ein Unternehmen Geld erhält und ausbezahlt. Während sich der Gewinn auf den Zeitpunkt bezieht, zu dem ein Verkauf getätigt wurde oder eine Ausgabe entstanden ist, bezieht sich der Cashflow darauf, wann das Unternehmen das Geld tatsächlich erhalten oder ausgezahlt hat. Die beiden können sehr unterschiedlich sein, wie wir später sehen werden.

In einem vorherigen Tutorial haben wir uns die Kapitalflussrechnung angesehen und festgestellt, dass dies eine Zusammenfassung aller Geldflüsse im Laufe eines Jahres war.

Aber ein Jahr ist eine lange Zeit im Geschäft. Selbst wenn ein Unternehmen im Laufe des Jahres über einen positiven Cashflow verfügt, könnte es den Geschäftsbereichen entsprechen, in denen der Kühlschrank ausgetauscht werden muss, die Hypothek fällig ist und der Gehaltsscheck verspätet ist. In diesem Tutorial werden wir uns also genauer mit der Ebbe und Flut von Bargeld über kürzere Zeiträume beschäftigen.

2. Wie man Cashflows prognostiziert

Wenn Sie etwas verstehen und effektiv verwalten möchten, müssen Sie es zunächst messen. In der Cashflow-Welt bedeutet dies, dass Sie Ihr aktuelles Barguthaben im Auge behalten und all das Geld prognostizieren, das Sie erwarten, und alles, was Sie in den nächsten Wochen und Monaten auszahlen müssen.

Laut dieser Bank of America-Zeitung haben Unternehmen, die eine monatliche Cashflow-Planung durchführen, eine Überlebensrate von 80%, verglichen mit 36% für diejenigen, die nur einmal im Jahr planen. Keine regelmäßig aktualisierte Cashflow-Prognose ist das Geschäftsäquivalent des Blindens.

Glücklicherweise ist es nicht schwierig, den Überblick über Ihre Cashflows zu behalten. Es ist ziemlich ähnlich dem, was Sie mit Ihren persönlichen Finanzen jeden Monat tun. Sie bestimmen, wann Ihr Gehalt eingeht und wann die Kreditkartenzahlung fällig ist, und sorgen dafür, dass Sie jederzeit über genügend Geld verfügen. Geschäftskonten sind in der Regel komplizierter und Cashflows können unvorhersehbarer sein, das Grundprinzip ist jedoch dasselbe.

Es gibt auch Tools, die Ihnen helfen. Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen wie QuickBooks verfügt über integrierte Cashflow-Prognosen, oder Sie können spezielle Cashflow-Management-Anwendungen wie Pulse, Float oder PlanGuru verwenden.

Wenn Sie nicht in dedizierte Software investieren möchten, erledigt dies auch eine Excel-Tabelle. Microsoft Excel hat in allen Versionen ab 2007 eine Vorlage für die Cashflow-Prognose hinzugefügt. Andere Vorlagen sind online verfügbar, z. B. diese Excel-Vorlage aus dem gemeinnützigen Business Education-Programm SCORE.

Hier ist eine Cashflow-Prognose für ein fiktives Unternehmen, CoolGadget Corp., angepasst an die Vorlage, die im Lieferumfang von Excel enthalten ist. Sie können dieses Beispiel auch als Tabellenkalkulation herunterladen.

Wie Sie sehen, plant CoolGadget, den Monat Februar mit 5.000 $ auf seinem Konto zu beginnen, wird aber am Monatsende ein knappes positives Guthaben von nur 1.000 $ haben. Wenn wir in die Details hineinlesen, können wir sehen, warum. Das Unternehmen erwartet, im Laufe des Monats 15.000 US-Dollar zu erhalten, bezahlt aber 19.000 US-Dollar.

Wir nehmen dann das 1.000-Dollar-Guthaben und sehen, was im März und dann im April mit ihm geschehen wird. Im März sind die Bareinnahmen etwas höher als die ausbezahlten Beträge, so dass sich das Barguthaben auf bis zu 1.250 USD beläuft. Im April fällt das Unternehmen jedoch in die roten Zahlen. Der Umsatz steigt, aber geplante Werbeausgaben von 5.000 $ sind mehr, als sich das Unternehmen derzeit leisten kann.

Deshalb ist Cashflow-Prognose wichtig. Unternehmen können auch bei steigenden Umsätzen in Schwierigkeiten geraten, weil sie sich die Investitionen nicht leisten können. CoolGadget muss einen Teil dieser Ausgaben aufschieben oder versuchen, das Geld schneller einzulösen.

Es kann auch erforderlich sein, dass das Unternehmen wöchentlich oder sogar täglich Prognosen einsetzt, da es selbst im Februar und März sehr windnah ist. Der Monat endet mit einem geringen positiven Saldo. Wenn der Zeitpunkt der Zahlungen jedoch nicht günstig ist, könnte er im Laufe des Monats in die roten Zahlen geraten.

Wenn Sie häufiger Prognosen benötigen, können Sie dieselbe Basisvorlage verwenden und einfach die Überschriften oben von Monaten zu Wochen ändern. Die Vorlage, die wir verwendet haben, ermöglicht eine monatliche Planung für die nächsten 12 Monate. Sie können dies jedoch leicht in eine Wochenplanung für die nächsten 12 Wochen ändern. Sie können auch die Kategorien auf der Seite ändern, die für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Je prekärer Ihre Cash-Position ist, desto detaillierter sollten Ihre Prognosen sein. Es ist das Gleiche wie bei den persönlichen Finanzen: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, über die Runden zu kommen, müssen Sie für jede Fahrt in den Supermarkt ein Budget einplanen. Wenn Sie jedoch ein gesünderes Bankkonto haben, können Sie es sich leisten, etwas mehr Geld auszugeben.

3. Tipps zur Verbesserung des Cashflows

Was können Sie also tun, wenn Sie wie CoolGadget diesen gefürchteten Spritzer roter Tinte in der Cashflow-Prognose sehen?

Denken Sie daran, es geht um das Timing. Wenn ein Unternehmen gesunde Umsätze und Gewinne erzielt, aber einen schwachen Cashflow hat, liegt dies in der Regel daran, dass das Timing abgelaufen ist und das Geld schneller ausfällt, als es hereinkommt. Um den Cashflow zu verbessern, müssen entweder Zahlungen schneller eingehen oder müssen verzögert werden Geld auszahlen.

Schauen wir uns einige praktische Möglichkeiten an.

Beschleunigen Sie die Zuflüsse

Unternehmen machen Verkäufe auf unterschiedliche Weise. Wie Sie damit umgehen, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Ein Verbrauchergeschäft wie ein Restaurant oder ein Café nimmt die Zahlung sofort von den Kunden an. Um das Geld schneller einnehmen zu können, muss es den Umsatz steigern. Möglicherweise bietet es eine spezielle Beförderung mit begrenzter Zeit an.

Viele Unternehmen erhalten jedoch keine sofortige Zahlung von ihren Kunden. Das gilt insbesondere für Geschäfte zwischen Unternehmen. CoolGadget zum Beispiel verkauft nicht direkt an Verbraucher. Stattdessen sendet es eine Kiste mit Gadgets an einen Elektronikgroßhändler, und das Unternehmen sendet die Zahlung innerhalb einer vereinbarten Zeitspanne, beispielsweise 30 Tagen.

Und hier kommt das Problem für viele Unternehmen. Eine Umfrage im 2012 von der National Federation of Independent Business ergab, dass 64% der kleinen Unternehmen Rechnungen hatten, die seit mindestens 60 Tagen nicht bezahlt wurden. Diese Verzögerungen können den Cashflow eines Unternehmens wirklich beeinträchtigen.

In diesem Fall besteht der effektivste Weg zur Verbesserung des Cashflows darin, dass Geld schneller gesammelt wird. Sie können dies auf verschiedene Arten tun:

A. Bessere Rechnungsstellung

Viele kleine Unternehmen betrachten die Rechnungsstellung als langwierige Verwaltungsaufgabe, aber die richtige Einstellung ist ein Schlüsselelement für den Erfolg. Sie müssen sofort nach Erhalt der Ware eine Rechnung ausstellen und alle erforderlichen Informationen angeben, insbesondere Zahlungsbedingungen, z. B. die von Ihnen zu zahlenden Verzugsgebühren und Zinsen sowie ein prominentes Fälligkeitsdatum.

Eine Umfrage ergab, dass 25% der Kleinunternehmen einen Umsatz von mindestens 5.000 USD pro Monat aufgrund von Rechnungsfehlern hatten. Das ist wirklich niedrig hängende Frucht. Das Versenden genauer Rechnungen so früh wie möglich ist ein einfacher Weg, um den Cashflow eines Unternehmens zu verbessern. QuickBooks, die zuvor erwähnte Buchhaltungssoftware, enthält eine Rechnungsfunktion, oder Sie können einen Onlinedienst wie FreshBooks oder Invoiceable ausprobieren.

B. Später zahlende Kunden kontaktieren

Dies kann schwierig sein, weil Sie gute Beziehungen zu Ihren Kunden haben möchten. Wenn eine Zahlung fällig ist, rät die Small Business Administration, höflich, aber fest zu sein. Senden Sie eine neue Rechnung mit verspäteten Gebühren und Zinsen. Rufen Sie an und prüfen Sie, ob die Rechnung eingegangen ist, und fragen Sie, ob etwas unklar ist. Halten Sie einen freundlichen Ton, aber legen Sie nicht auf, bis Sie einen vereinbarten Zahlungstermin erhalten, den Sie dann per E-Mail oder schriftlich bestätigen können.

C. Zahlungsbedingungen neu aushandeln

Idealerweise möchten Sie mit Ihren Kunden Zahlungsbedingungen aushandeln, die mindestens gleich und vorzugsweise kürzer sind als die, die Sie mit Ihren Lieferanten haben. Wenn Sie beispielsweise Ihre Rechnungen innerhalb von 30 Tagen begleichen müssen, möchten Sie, dass Ihre Kunden auch innerhalb von 30 Tagen zahlen oder sogar weniger. Sie möchten sicherlich nicht innerhalb von 30 Tagen Zahlungen leisten und diese in 45 Tagen erhalten.

Dies kann für kleine Unternehmen schwierig sein, insbesondere wenn es sich um größere Unternehmen handelt, die eine stärkere Verhandlungsposition haben. Sie können jedoch damit anfangen, dass Sie sich über Ihre Bedingungen im Klaren sind und den Wortlaut der Verträge und Rechnungen beachten. In diesem britischen Informationsblatt finden Sie hilfreiche Ratschläge zu Zahlungsbedingungen.

Verlangsamen Sie die Abflüsse

Um Zahlungen schneller zu tätigen, können Sie Ihren Cashflow maximieren, indem Sie die Abflüsse verlangsamen. Hier sind einige Optionen:

A. Investitionen verzögern

Wenn es Ihrem Unternehmen gut geht, ist es verführerisch, in neue Ausrüstung oder Marketing zu investieren, um das Wachstum noch weiter zu steigern. Aber manchmal kann eine Investition, die langfristig rentabel ist, ein Unternehmen auf kurze Sicht lähmen.

Bei unserem CoolGadget-Beispiel war es eine Werbezahlung in Höhe von 5.000 US-Dollar, die das Unternehmen in die roten Zahlen brachte. Obwohl diese Werbung wahrscheinlich mehr Umsatz bringen und für die langfristige Gesundheit des Unternehmens gut sein würde, muss sie um ein oder zwei Monate verzögert werden, bis das Unternehmen über ausreichend Bargeld zur Deckung der Ausgaben verfügt.

B. Neuaushandeln der Bedingungen

So wie Sie mit Ihren Kunden neu verhandelt haben, können Sie es auch bei Lieferanten versuchen. Sehen Sie, wenn Sie sie dazu bringen können, einem längeren Zahlungsfenster zuzustimmen, sagen Sie 45 statt 30 Tage. Dies könnte nur der Geldpolster sein, das Ihr Unternehmen benötigt.

Selbst wenn Sie keine Erweiterung erhalten können, können Sie sicherstellen, dass Sie so lange wie möglich bezahlen. Sie müssen hier vorsichtig sein, da Sie keine Fristen einhalten möchten, die Sie mit Lieferanten vereinbart haben. Dadurch geraten sie in Cashflow-Schwierigkeiten und schaden Ihrem Ruf. Und Sie möchten sicher sein, dass Sie Ihre Mitarbeiter immer pünktlich bezahlen.

Wenn Sie jedoch 30 Tage Zeit haben, um Waren zu bezahlen, nehmen Sie die gesamten 30 Tage in Anspruch. Lassen Sie das Geld so lange wie möglich auf Ihrem Konto und geben Sie mehr Sicherheitsnetz für den Fall, dass Sie andere unerwartete Ausgaben haben.

C. Bestandsminimierung

Mit unserem fiktiven Unternehmen CoolGadget haben wir aus seiner Bilanz herausgefunden, dass es Lagerbestände von 100.000 US-Dollar hatte. Das sind nicht verkaufte Gadgets im Wert von 100.000 $, die nur in ihrem Lagerhaus sitzen.

Eine effizientere Verwaltung des Cashflows besteht darin, den Bestand auf ein Minimum zu beschränken. Sie wollen genug, um die Nachfrage zu befriedigen, aber nicht mehr. Wenn CoolGadget ein vernünftigeres Inventar von 20.000 US-Dollar aufgebaut hätte, wären zusätzliche 80.000 US-Dollar übrig geblieben, um die anderen Kosten zu decken, und der Cashflow wäre gesünder.

D. Leihen

Unternehmen mit Cashflow-Schwierigkeiten haben möglicherweise Schwierigkeiten, Geld zu leihen, aber es lohnt sich, alle Möglichkeiten zu erkunden. Selbst wenn Sie keine Kredite mehr aufnehmen können, ist es möglicherweise möglich, vorhandene Schulden mit niedrigeren Zahlungen zu längeren Laufzeiten zu refinanzieren.

Wenn Sie eine Kreditlinie oder sogar eine Überziehung mit angemessenen Zinssätzen aushandeln können, kann dies in den Monaten, in denen unerwartete Kosten anfallen oder Ihr Hauptkunde die Zahlung verzögert, zusätzliche Flexibilität bieten.

4. Das richtige Gleichgewicht finden

Bei all diesen Cashflow-Management-Techniken ist es wichtig, die kurzfristigen und langfristigen Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.

Um kurzfristige Gesundheit zu gewährleisten, wäre der beste Trick, ein riesiges Guthaben auf Ihrem Konto zu haben, zusammen mit Darlehen und Kreditlinien für alle Fälle.

Dies könnte sich jedoch langfristig auf das Wachstum Ihres Unternehmens auswirken. Das überschüssige Bargeld kann häufig besser eingesetzt werden, beispielsweise durch Investitionen in neue Ausrüstungen für Ihr Unternehmen, durch Ausgaben für Werbung und Marketing oder durch das Zahlen von Schulden.

Wenn Sie lernen, Cashflows genau zu prognostizieren und effizient zu verwalten, können Sie jederzeit die richtige Menge an Bargeld behalten. Mit den Prognosetools, die Sie in diesem Lernprogramm kennen gelernt haben, können Sie sehen, wann Sie es sich leisten können, in Ihr Unternehmen zu investieren und wann Sie vorsichtiger sein müssen. Sie können mit den Annahmen spielen und sehen, was in einem "Worst-Case" -Szenario passieren würde. Noch wichtiger ist, Sie können Schritte einleiten, um ein mögliches Cashflow-Problem zu vermeiden, bevor es zu einer Krise wird, die die Zukunft Ihres Unternehmens bedroht.

Durch ein effizientes Cashflow-Management können Sie die richtige Balance zwischen Kurz- und Langfristigkeit finden. Sie können sicher sein, dass Sie in der Zukunft Geld investieren, weil Sie wissen, dass Sie auch genügend Bargeld zur Verfügung haben, um kurzfristige Auf- und Abwärtsbewegungen zu bewältigen.

Verweise

Grafik Credit: Outfall von Luis Prado aus dem Noun-Projekt entworfen.