German (Deutsch) translation by Ahmet Öztürk (you can also view the original English article)
Ist Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer effektiven Lösung, um mit Mitarbeitern an entfernten Standorten in Kontakt zu treten? Online-Videogespräche sind eine wichtige Möglichkeit für dezentrale Teams, in Kontakt zu bleiben. Aber einige Arbeitnehmer und Unternehmen sind immer noch nicht damit vertraut, wie man eine effektive Videokonferenz abhält
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Selbst wenn Ihr Unternehmen heute noch nicht auf Remote-Teams angewiesen ist, stehen die Chancen gut, dass dies in naher Zukunft der Fall sein wird. Fernarbeit ist ein wichtiger Teil der Art und Weise, wie die meisten Unternehmen geführt werden. Remote-Mitarbeiter können einem Unternehmen Geld sparen, da sie in der Regel weniger Gemeinkosten haben. Die Einstellung von Fernarbeitern verschafft einem Unternehmen außerdem Zugang zu einer breiteren und vielfältigeren Belegschaft.
Zahlen des United States Census Bureau's American Community Survey zeigen, dass 13,4 Millionen Menschen in den USA von zu Hause aus arbeiten. In Großbritannien gaben die jüngsten Daten des Office for National Statistics an, dass über 4,2 Millionen Menschen zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten. Diese Zahlen sind natürlich in den letzten Jahren aufgrund der Covid-19-Pandemie noch weiter angestiegen.
Gute Kommunikation ist für jedes erfolgreiche Unternehmen unerlässlich. Eine Studie hat jedoch herausgefunden, dass sich Fernmitarbeiter oft abgehängt fühlen (Harvard Business Review). Online-Videogespräche können helfen, Kommunikationsprobleme zu lösen und das Gefühl der Kontaktlosigkeit zu lindern. Online-Videokonferenzen können auch ein Mittel für Remote-Teams sein, um in Kontakt zu bleiben und sicherzustellen, dass das Team auf dem richtigen Weg ist, um Ziele und Termine einzuhalten.
In diesem Tutorial erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um mit Online-Videogesprächen für Geschäftskonferenzen zu beginnen. Wir beginnen mit den Tools, die Sie für die Teilnahme an einer Videokonferenz benötigen. Dann besprechen wir, wie Sie sich auf eine Videokonferenz vorbereiten und was Sie während der Teilnahme an einer Live-Konferenz tun sollten. Zum Schluss gehen wir darauf ein, was Sie tun sollten, wenn Ihre Videokonferenz beendet ist.
Wie Sie die richtigen Tools für Ihre Videokonferenz auswählen
Die Tools, die Sie für Ihre Online-Videokonferenz benötigen, sind unterschiedlich, aber höchstwahrscheinlich werden Sie mit einer Web-Videokonferenzsoftware beginnen. In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über einige der besten verfügbaren Videokonferenzsoftware-Optionen:
Die meisten Videokonferenzsoftwares sind auf das Internet angewiesen, stellen Sie also sicher, dass Sie eine Verbindung zur Verfügung haben. Außerdem benötigen Sie einige Hardware-Tools für Ihre Videokonferenz, darunter eine:
- Kamera. Einige Videokonferenzsoftware ermöglicht es Ihnen zwar, ohne Kamera teilzunehmen, aber Sie brauchen eine gute Webcam, wenn Sie ein persönliches Gespräch führen möchten. Für die meisten Menschen wird dies eine Webcam sein, obwohl Sie vielleicht auch mit der Kamera Ihres Smartphones oder Tablets auskommen können. Die beste Bildqualität erhalten Sie mit einer Webcam mit höherer Auflösung. Außerdem verhindert eine höhere Bildrate, dass das Bild zeitweise einfriert.
- Mikrofon. Einige Webkonferenzsoftware ermöglicht es Ihnen, mit einem intelligenten Gerät teilzunehmen, aber wenn Sie die Online-Videokonferenz veranstalten, brauchen Sie ein besseres Mikrofon, damit die Konferenzteilnehmer Sie deutlich hören können.
Werfen Sie einen Blick auf die Hardwareempfehlungen für die von Ihnen gewählte Videokonferenzsoftware. Einige Richtlinien für die Auswahl guter Hardware finden Sie auch in diesem Artikel über die Einrichtung eines professionellen Webinars:
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Wenn Sie die richtigen Werkzeuge und Geräte ausgewählt haben, ist es an der Zeit, sich auf Ihren Online-Anruf vorzubereiten.
Wie Sie sich auf den Videoanruf vorbereiten
Wenn Sie wollen, dass Ihre Facetime-Telefonkonferenz oder ein anderer Live-Videoanruf erfolgreich ist, müssen Sie vorbereitet sein. In diesem Abschnitt gehen wir auf vier Bereiche ein, auf die Sie achten sollten:
- Erscheinungsbild
- Umgebung
- Planung
- Verwendung einer Präsentation
Lassen Sie uns jeden Bereich einzeln betrachten.
1. Auf das Aussehen kommt es an
Der erste Bereich, auf den Sie achten sollten, ist Ihr Aussehen. Sie arbeiten vielleicht von zu Hause aus, aber wenn Sie an einem Live-Videogespräch teilnehmen, müssen Sie präsentabel aussehen. Das bedeutet, dass Sie für Ihre Videokonferenz dieselbe Kleidung tragen sollten, die Sie auch im Büro tragen würden (wenn Sie dort wären), aber wählen Sie eine bequeme Version, die der Temperatur entspricht. Hier ist ein kurzes Video, in dem es um das Auftreten vor der Kamera geht.
Einige dieser Richtlinien in diesem Tutorial gelten auch für Telefonkonferenzen:
Auch sollten Sie sich überlegen, was in dem Gespräch direkt hinter Ihnen erscheint. Ist es ein unordentliches Büro? Ein unordentliches Schwarzes Brett? Eine Wand voller Poster? All dies könnte sich auf Ihre Wahrnehmung auswirken. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um alle Teile des Büros auf Vordermann zu bringen, die für die Teilnehmer Ihres Online-Gesprächs sichtbar sein könnten.
2. Schaffen Sie die richtige Umgebung
Zu einer erfolgreichen Telefonkonferenz gehört allerdings mehr als nur die Wahl des richtigen Outfits. Sie müssen auch dafür sorgen, dass die Umgebung vor der Konferenz stimmt.
Stellen Sie sicher, dass der Raum, den Sie für die Telefonkonferenz nutzen werden, gut beleuchtet ist. Weiches, natürliches Licht ist das Beste. Vermeiden Sie aber Gegenlicht, das entstehen könnte, wenn Sie vor einem Fenster sitzen. Im Idealfall befindet sich die Lichtquelle hinter Ihrem Computerbildschirm.
Sie sollten auch dafür sorgen, dass Ihr Arbeitsplatz frei von Ablenkungen ist. Das kann bedeuten, dass Sie Ihren Familienmitgliedern mitteilen müssen, dass Sie gerade telefonieren (und nicht erreichbar sind), damit sie Sie nicht versehentlich unterbrechen. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Klingelton Ihres Telefons für die Dauer des Anrufs stumm geschaltet ist und schalten Sie alle Benachrichtigungen aus, die Sie auf Ihrem Computer oder Ihren intelligenten Geräten eingerichtet haben.
3. Einen Plan erstellen
Wenn Sie regelmäßige Telefonkonferenzen mit Ihrem Team geplant haben, können diese mehr oder weniger informell sein. Leider können ungeplante Gespräche manchmal ausufernd und zeitraubend werden, was sich auf Ihre Produktivität und die Ihres Teams auswirkt.
Sie können Zeit sparen, indem Sie im Voraus planen, was besprochen werden soll. Wenn Sie die Telefonkonferenz veranstalten, sollten Sie eine Tagesordnung verschicken. Aber auch wenn Sie die Besprechung nicht leiten, können Sie eine persönliche Liste mit Themen erstellen, die Sie mit den Teammitgliedern besprechen möchten. Mit einer solchen Liste können Sie das Meeting auf Kurs halten.
4. Erstellen Sie eine Präsentation
Eine Präsentation, wie z.B. eine PowerPoint-Präsentation, ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, den Teammitgliedern schnell und effizient Informationen zu präsentieren. Und viele Webkonferenz-Tools ermöglichen es Ihnen, eine Präsentation in Ihren Videoanruf zu integrieren. Ein zusätzlicher Bonus bei der Verwendung einer Präsentation ist, dass Sie diese auch an Teammitglieder senden können, die die Telefonkonferenz verpasst haben, sowie an die Teilnehmer nach dem Ende des Meetings.
Wenn Sie sich für eine Präsentation entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass sie professionell aussieht. Am schnellsten geht das mit einer vorgefertigten Präsentationsvorlage, wie sie z.B. bei Envato Elements oder GraphicRiver erhältlich ist.
Envato Elements ist ein All-you-can-download-Service, der Ihnen Zugang zu hochwertigen kreativen Assets wie Präsentationsvorlagen, WordPress-Themes, Stockfotos und mehr bietet. Bei GraphicRiver können Sie für jedes Asset bezahlen, wenn Sie es brauchen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie eine großartige Präsentation erstellen, laden Sie unser eBook über Präsentationen herunter:Der komplette Leitfaden für gute Präsentationen. Es ist kostenlos, wenn Sie sich für den Envato Tuts+ Business Newsletter anmelden.
Was während der Konferenz zu tun ist
Sobald Sie Ihre Ausrüstung besorgt und Ihre Webkonferenz geplant haben, ist es an der Zeit, den Anruf zu tätigen. Hier sind einige Richtlinien, die Sie am Tag der Konferenz befolgen sollten:
- Pünktlich sein. Niemand mag unnötige Wartezeiten. Wenn sich die Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen befinden, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie wissen, auf welche Zeitzone sich die Einladung zur Besprechung bezieht. Wenn Sie der Gastgeber des Meetings sind, stellen Sie die Konferenzleitung etwas früher bereit.
- Zuhören. Nur weil Sie an einem anderen Ort sind (und möglicherweise bequem zu Hause sitzen), heißt das nicht, dass das Meeting nicht wichtig ist. Versuchen Sie nicht, Multitasking zu betreiben, indem Sie der Besprechung zuhören und gleichzeitig andere arbeitsbezogene oder nicht arbeitsbezogene Aufgaben erledigen. Schenken Sie der Besprechung Ihre volle Aufmerksamkeit.
- Notizen machen. Während Sie zuhören, notieren Sie sich die wichtigsten Punkte der Webkonferenz sowie alle Punkte, die Ihrerseits Maßnahmen erfordern. Wenn detaillierte Informationen wie Diagramme und Grafiken präsentiert werden, fragen Sie den Vortragenden, ob er Ihnen nach der Konferenz eine Kopie für Ihre eigenen Unterlagen mailen kann.
- Nehmen Sie die Telefonkonferenz auf. Viele Web-Videokonferenz-Tools ermöglichen die Aufzeichnung von Web-Konferenzen. Wenn Sie der Gastgeber sind und die Zustimmung der Teilnehmer bekommen haben, sollten Sie Ihr Software-Tool so einstellen, dass es die Online-Konferenz aufzeichnet. Sie können diese Aufzeichnung später für Teammitglieder zur Verfügung stellen, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten.
Was ist nach dem Videoanruf zu tun
Sie haben soeben erfahren, wie Sie die Software und die Hardware auswählen, die Sie für die Teilnahme an einem Live-Videoanruf oder als Gastgeber benötigen, und wie Sie den Anruf planen und an ihm teilnehmen können. Aber wenn der Anruf vorbei ist, sind Sie noch nicht fertig. Es gibt noch einige Folgeaufgaben, die Sie erledigen müssen. Hier sind ein paar davon:
1. Senden Sie eine Dankeschön-E-Mail
Wenn es sich bei Ihrem Treffen nicht um eine Routinebesprechung gehandelt hat, sollten Sie sich anschließend bedanken. Ein Dankschreiben ist besonders wichtig nach einem Vorstellungsgespräch - auch nach einem Webinterview. Laut einer Studie von Robert Half schickt weniger als ein Viertel aller Teilnehmer an einem Vorstellungsgespräch nach dem Gespräch ein Dankesschreiben. Dieselbe Studie ergab jedoch, dass mehr als die Hälfte der Personalverantwortlichen den Erhalt eines Dankesschreibens als hilfreich empfinden.
Aber auch wenn es sich bei Ihrem Videoanruf nicht um ein Vorstellungsgespräch gehandelt hat, kann eine Danksagung eine gute Möglichkeit sein, einen positiven Eindruck zu hinterlassen, wenn sich bei dem Anruf jemand besonders für Sie eingesetzt hat. Wie Sie eine gute Danksagung per E-Mail schreiben, erfahren Sie in diesem Tutorial:
2. Studieren Sie Ihre Gesprächsnotizen
Nach dem Ende Ihres Live-Videoanrufs sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihre Gesprächsnotizen genau zu studieren. Achten Sie auf alle Punkte, die Sie nicht verstanden haben, und auf alle Punkte, bei denen Sie etwas unternehmen müssen. Bei Punkten, die Sie nicht verstanden haben, sollten Sie sich so schnell wie möglich mit dem Moderator oder dem Organisator des Meetings in Verbindung setzen, um eine Klärung herbeizuführen. Nutzen Sie die Tipps in diesem Tutorial, um eine professionelle E-Mail zu schreiben:
3. Erledigen Sie Ihre Aufgaben
Bei allen Aufgaben, die Sie zum Handeln auffordern, sollten Sie die geforderten Handlungen auch durchziehen. Wenn Sie als Organisator eines Meetings feststellen, dass die Teilnehmer die ihnen zugewiesenen Aufgaben nicht erledigen, können Sie mit Hilfe der folgenden Anleitung eine Erinnerungs-E-Mail schreiben:
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Machen Sie weiter & Halten Sie Ihren Live-Videoanruf ab
Wir haben die Hardware und Software besprochen, die Sie für einen Live-Videoanruf benötigen. Wir haben auch besprochen, wie Sie sich auf eine Videokonferenz vorbereiten. Außerdem haben wir darüber gesprochen, was Sie während eines Webanrufs tun sollten und wie Sie ihn nachbereiten können.
Mit den Richtlinien, die Sie in diesem Tutorial gelernt haben, wissen Sie, wie man eine Videokonferenz einrichtet. Warum beginnen Sie nicht noch heute mit der Planung eines solchen Anrufs? (Und vergessen Sie nicht, eine Premium-Präsentationsvorlage von Envato Elements oder GraphicRiver herunterzuladen, um Zeit zu sparen.)
Anmerkung der Redaktion: Dieser Inhalt wurde ursprünglich im Jahr 2018 veröffentlicht. Wir stellen ihn erneut zur Verfügung, weil unsere Redakteure festgestellt haben, dass diese Informationen immer noch zutreffend und relevant sind.
