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Was sind die wichtigen HR-Anforderungen für kleine Unternehmen?

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
Small Business HR: How to Communicate With Employees Better
How to Handle Important Employees That Want to Quit

German (Deutsch) translation by Federicco Ancie (you can also view the original English article)

Bisher haben wir uns in dieser Reihe zum Theme HR für kleine Unternehmen mit wichtigen Personalfragen wie Einstellung, Schulung und Kommunikation befasst.

Es gibt aber auch einige grundlegende Anforderungen, die Sie als Unternehmer oder Personalreferent erfüllen müssen. Wenn Menschen für Sie arbeiten, liegt es in Ihrer Verantwortung, einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu schaffen, die einschlägigen Arbeitsgesetze in Ihrem Land einzuhalten, gute Aufzeichnungen zu führen und Gehälter und Leistungen unverzüglich und effektiv zu zahlen.

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Kennen Sie die HR-Anforderungen von Kleinunternehmen, um Ihre Mitarbeiter richtig zu betreuen? (Fotoquelle)

In diesem Tutorial werden wir uns mit diesen Themen beschäftigen und Ihnen zeigen, wie Sie diese wichtigen Personalanforderungen in Ihrem kleinen Unternehmen erfüllen können. Sie sind nicht die aufregendsten Dinge, die Sie in Ihrem kleinen Unternehmen tun werden, aber sie sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie glückliche, produktive Mitarbeiter haben möchten - und später organisatorische oder rechtliche Probleme vermeiden möchten.

Hinweis: Wenn Sie dieses Tutorial lesen, denken Sie daran, dass es sich an ein grosses Publikum richtet. Das Arbeitsrecht und andere Vorschriften variieren stark je nach dem Land, in dem Sie ansässig sind. Manchmal müssen lokale Vorschriften für Ihre Stadt, Ihr Bundesland, Ihre Provinz usw. beachtet werden. Obwohl wir hier einige allgemeine Beispiele durchgehen werden, die hauptsächlich auf US-amerikanischen Vorschriften basieren, sollten Sie Ihre lokale Situation überprüfen und sich im Idealfall von einem professionellen Rechtsberater beraten lassen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Gesetze in Ihrer Region einhalten.

1. Schützen Sie Menschen

Wenn Sie der Meinung sind, das Arbeitsschutzvorschriften nur störende Bürokratie der Regierung sind, ist dies eine schockierende Statistik für Sie: Nur in den USA starben 2015 4.836 Mitarbeiter an Verletzungen am Arbeitsplatz. (Fragen Sie sich über die Anzahl der nicht tödlichen Verletzungen? Etwa 2,9 Millionen.)

Vergessen Sie diese Zahlen für eine Weile.

Es muss klar sein, dass Ihre erste und wichtigste Verantwortung als Kleinunternehmer darin besteht, dass Sie Ihre Mitarbeiter schützen werden. In diesem ersten Abschnitt werden wir einige Grundprinzipien des Arbeitsschutzes erläutern.

Hinweis: Ich habe viele dieser Informationen auf die Empfehlungen des Small Business Handbook der USA Occupational Safety & Health Administration’s gemacht. Das Buch ist viel detaillierter und man kann es kostenlos online lesen oder als PDF herunterladen . Ich würde empfehlen, es sich anzusehen.

Bestimmen Sie die Risiken

Analysieren Sie zunächst Ihren Arbeitsplatz und die Prozesse, denen Ihre Mitarbeiter folgen müssen. Suchen Sie nach dem möglichen Gefahr und führen Sie eine umfassende Betandsaufnahme durch.

Einige Arbeitsplätze sind gefährlicher als andere - die Risiken an einem Produktionsstandort, an dem Arbeiter mit giftigen Chemikalien und schweren Maschinen umgehen, sind leichter zu erkennen als beispielsweise in einem Büro. Aber an jedem Arbeitsplatz können schlimme Dinge passieren.

In den USA sterben jedes Jahr etwa 27 Menschen und über 10.000 sind durch Aufzüge verletzt worden. Viele Menschen verletzen sich manchmal schwer, indem sie über lose Drähte, offene Schreibtischschubladen, Gegenstände in Durchgängen stolpern usw. Schlecht gestaltete Arbeitsplätze und Bürostühle können Mitarbeiter die Rückenschmerzen, verschiedene Verletzungen durch wiederholte Bewegungen und andere schwerwiegende Beschwerden machen. Ein altes oder schlecht gepflegtes Gebäude kann eine beliebige Anzahl von Gefahren beinhalten, von fehlerhafter Verkabelung bis hin zu losen Deckenplatten.

Machen Sie zunächst eine Liste potenzieller Gefahren. Möglicherweise kann ein erfahrener Gesundheits- und Sicherheitsexperte Ihren Arbeitsplatz besuchen und im Rahmen eines subventionierten Regierungsprogramms eine kostenlose Umfrage durchführen. Oder Sie könnten dafür einen privaten Berater bezahlen.

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sie über alles informieren, was sie in ihren Jobs möglicherweise als unsicher gelten können. Sie sind die beste Ressource, um das erste Sicherheitsinventar zu erstellen und es dann zu updaten.

Setzen Sie Kontrollen ein

Wenn Sie die Risiken bewertet haben, versuchen Sie, so viele Gefahren wie möglich zu beseitigen. Wenn Sie sie nicht beseitigen können, versuchen Sie zumindest, sie zu kontrollieren und ihre Wahrscheinlichkeit zu verringern.

In der Regel müssen bestimmte Verfahren festgelegt werden, die jeder Mitarbeiter befolgen sollte (z.B. wenn Sie eine Maschine bedienen, müssen Sie einen Augenschutz tragen und überprüfen, ob der Sicherung ordnungsgemäß funktioniert). Stellen Sie dann sicher, dass jeder davon weiss, dass alles ordnungsgemäß dokumentiert ist, die Schilder oder Poster vorhanden sind, um die Menschen daran zu erinnern.

Hier sind einige andere wichtige Schritte:

  • Erstellen Sie einen Plan für die regelmäßige Wartung des Gebäudes und aller Geräte, die von den Mitarbeitern verwendeten
  • Sie sollen einen Plan für medizinische Notfälle haben und Notrufnummern prominent veröffentlichen .
  • Trainieren Sie einige Mitarbeiter in Erste-Hilfe-Verfahren und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wer sie sind und wie sie sie erreichen können.
  • Machen Sie eine Meldung über Verletzungen und stellen Sie sicher, dass die Leute es wissen.
  • Organisieren Sie eine Schulung aller Mitarbeiter in Gesundheits- und Sicherheitsverfahren, um sicherzustellen, dass sie wissen, was sie tun machen müssen
  • Erstellen Sie einen Notfallplan und führen Sie häufige Übungen durch.

Das folgende Tutorial kann hilfreich sein:

Zeigen Sie Ihr Engagement

Das Erkennen der Risiken und die Ablage von Kontrollen ist super. Aber was ist, wenn Ihre Mitarbeiter immer noch nicht richtigen verfahren? Es ist wichtig, dass jeder die Sicherheit am Arbeitsplatz ernst nimmt, und Sie können diesen Ton durch Ihre eigenen Handlungen festlegen.

Wenn Sie Ihr Engagement für die Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zeigen, ermutigt das Ihre Mitarbeiter dieses Thema ernst zu nehmen und das kann helfen, Unfälle zu vermeiden. Das zeigt auch, dass Sie sie und ihr körperliches Gesundheit schätzen, und bemühen sich, ihr allgemeines Wohlbefinden und ihre Arbeitszufriedenheit verbessern.

Erstellen Sie daher eine klare Richtlinie zu Arbeitzschutz am Arbeitsplatz und hängen Sie sichtbar im Büro und auf der Intranet- oder Unternehmenswebsite. Veranstalten Sie Besprechungen, um die Richtlinie persönlich zu kommunizieren, und machen Sie Manager und Mitarbeiter für die Einhaltung dieser Richtlinie verantwortlich.

Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien und Verfahren regelmäßig und ermutigen Sie die Mitarbeiter zu Beiträgen und Vorschlägen. Wenn Sie von den Mitarbeitern zusätzliche Arbeit brauchen, um sicherzustellen, dass die Verfahren eingehalten werden, stellen Sie sicher, dass sie die Zeit und die Ressourcen haben, um das effektiv zu machen.

Wenn Sie allen Schritten folgen, schützt das Sie nicht vor allen Unfällen, verringert aber die Wahrscheinlichkeit und schafft ein sichereres Arbeitsumfeld für alle.

2. Kennen Sie das Gesetz

Das Arbeitsrecht ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalbedarfs von Kleinunternehmen und kann sehr komplex sein. Diese Gesetze regulieren auch kleine Unternehmen. Sie müssen also auf dem neuesten Stand sein und sicherstellen, dass Sie alle Vorschriften einhalten. Auch hier werden wir uns einige allgemeine Beispiele ansehen, die auf US-Gesetzen basieren. Überprüfen Sie jedoch unbedingt die Situation für Ihr eigenes Unternehmen und lassen Sie sich nach Möglichkeit individuell beraten.

Gleichstellungsgesetze

Eine der häufigsten Formen des Arbeitsrechts befasst sich mit der Frage der Chancengleichheit. Grundsätzlich sollten Ihre Einstellungspraktiken nicht aufgrund von Geschlecht, Rasse, Religion, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung usw. diskriminieren. Und Sie sollten klare Richtlinien haben, um sich vor Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz zu schützen. Möglicherweise müssen Sie auch am Arbeitsplatz Mitteilungen anbringen, um die Mitarbeiter über ihre Rechte und Ihre Einhaltung der einschlägigen Gesetze zu informieren.

Einige Beispiele für die Gesetze, die diesen Bereich in den USA betreffen:

  • Bürgerrechtsgesetz
  • Vorschriften der Equal Opportunity Employment Commission (EEOC)
  • Gesetz über Arbeits- und Wiederbeschäftigungsrechte für uniformierte Dienste
  • Gesetz über gleiches Entgelt
  • Americans with Disabilities Act

Arbeiterrechte

Arbeitnehmer in vielen Ländern haben das Recht, sich zu organisieren und gemeinsam zu verhandeln oder einer Gewerkschaft beizutreten. Sie haben oft das Recht, Überstunden bezahlt zu bekommen, wenn sie zusätzliche Stunden arbeiten, und eine bestimmte Anzahl von Arbeitspausen während des Tages zu haben.

Möglicherweise gibt es Regeln dafür, wie viel Urlaubszeit oder andere Leistungen Sie erbringen müssen. Wenn Sie bezahlten Urlaub anbieten und die Mitarbeiter ihn nicht nutzen, müssen Sie ihnen möglicherweise das Geldäquivalent zahlen. Und es gibt viel mehr Rechte, sowohl große als auch kleine, für die die Arbeitnehmer im Laufe der Jahre gekämpft und gesetzlich kodifiziert haben.

Manchmal gibt es Ausnahmen - zum Beispiel sind in den USA Angestellte im Allgemeinen von den Gesetzen für Überstunden und Arbeitspausen ausgenommen, und unabhängige Auftragnehmer sind von vielen Regeln ausgenommen, die für festangestellte Mitarbeiter gelten. Aber Sie müssen vorsichtig sein, wie Sie Menschen klassifizieren, denn es gibt auch Regeln dafür, und es ist leicht, sie zu missachten.

Vergessen Sie auch nicht Dinge wie Elternurlaub und medizinischen Urlaub. Sie müssen den Mitarbeitern erlauben, sich gemäß den Gesetzen in Ihrem Land frei zu nehmen, und sicherstellen, dass ihre Arbeit bei ihrer Rückkehr noch für sie verfügbar ist.

Sicherheit am Arbeitsplatz

Im letzten Abschnitt haben wir die Grundsätze der Arbeitssicherheit behandelt. Möglicherweise müssen Sie jedoch auch bestimmte Gesetze und Vorschriften einhalten und Poster am Arbeitsplatz anbringen. Stellen Sie daher neben der Arbeit, die Sie zur Gewährleistung eines sicheren Arbeitsplatzes leisten, sicher, dass Sie auch alle relevanten Regeln einhalten.

3. Führen Sie gute Aufzeichnungen

Das Einreichen ist nicht die aufregendste Aufgabe, die Sie jemals erledigen werden, aber es ist wichtig. Die gute Nachricht ist, dass die Anforderungen recht einfach sind: Sie müssen lediglich eine Datei (oder Dateien, wie wir gleich sehen werden) für jeden Mitarbeiter aufbewahren, die wichtige Informationen zu seiner Beschäftigung enthält. Und vor allem müssen Sie diese Dateien sehr sicher aufbewahren, da sie vertrauliche Informationen enthalten.

Im Idealfall verfügen Sie über zwei separate Dateien für jeden Mitarbeiter: eine für allgemeine Beschäftigungsinformationen und eine für medizinische Informationen. (In einigen Ländern müssen Sie möglicherweise auch Aufzeichnungen über die Einwanderung führen.) Folgendes sollte in jedem Land enthalten sein:

Allgemeine Mitarbeiterdatei

In dieser Datei werden alle Informationen zu einem bestimmten Mitarbeiter an einem Ort gesammelt. Sie können sie starten, wenn Sie sie einstellen, indem Sie ihren Lebenslauf und alle von ihnen unterschriebenen Einstellungsdokumente oder Formulare einfügen.

Anschließend können Sie im Laufe der Zeit Dokumente hinzufügen, z.B.

  • Trainingsaufzeichnungen
  • Leistungsbeurteilungen
  • jede Disziplinarmaßnahme
  • Steuerformulare
  • Angaben zur Gehaltsabrechnung
  • Bestätigung des Empfangs des Mitarbeiterhandbuchs
  • andere Verträge oder Vereinbarungen, die der Mitarbeiter unterzeichnet hat

Krankenakte des Mitarbeiters

Wenn ein Mitarbeiter an einer Krankheit oder Behinderung leidet, die sich auf seine Arbeit auswirkt, müssen Sie möglicherweise medizinische Unterlagen aufbewahren. Sie sollten diese jedoch immer in einer separaten Datei an einem sehr sicheren Ort aufbewahren.

Dies liegt daran, dass medizinische Informationen sehr persönlich sind und jemand, der möglicherweise auf die allgemeine Akte des Mitarbeiters zugreifen muss, seine medizinischen Unterlagen nicht sehen sollte. Bewahren Sie diese Informationen in einer separaten Datei auf und legen Sie genau fest, wer auf diese Datei zugreifen kann und warum.

Einwanderungsprotokolle

In einigen Ländern müssen Sie möglicherweise den Nachweis erbringen, dass ein Arbeitnehmer zur Arbeit im Land berechtigt ist. In den USA wird dies beispielsweise als Form I-9 bezeichnet. Da Einwanderungsbeamte darum bitten können, diese Formulare zu überprüfen, sollten Sie sie von den anderen Informationen des Mitarbeiters trennen, damit Sie sie nur der Regierung zur Verfügung stellen können, ohne Zugriff auf alle persönlichen Daten des Mitarbeiters zu gewähren.

4. Bieten Sie Bezahlung und Vergünstigungen

Eine weitere grundlegende HR-Anforderung für jedes kleine Unternehmen besteht darin, die Mitarbeiter pünktlich zu bezahlen und alle relevanten Leistungen zu erbringen. Wir haben bereits zu Beginn dieser Serie untersucht, wie Sie die Bezahlung und die Vergünstigungen festlegen können. Sobald Sie dies getan haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Mechanismen ordnungsgemäß ausführen.

Erstens bedeutet das, die Leute pünktlich zu bezahlen, egal was passiert. Wie wir in meinem Cashflow-Tutorial festgestellt haben, haben kleine Unternehmen häufig Probleme mit einem ausreichenden Cashflow. Wenn Sie diesen jedoch sorgfältig verwalten und genaue Prognosen erstellen, können Sie sicherstellen, dass Sie immer genug zur Hand haben. Und wenn Sie Zahlungen verzögern müssen, müssen Sie sich nicht mit den Gehältern der Mitarbeiter herumschlagen. Wenn Sie jemanden zu spät bezahlen, wird ihm mitgeteilt, dass er nicht respektiert wird und/oder dass das Unternehmen in ernsthaften Schwierigkeiten steckt. In jedem Fall ist dies ein sicherer Weg, um ihren Lebenslauf zu aktualisieren und nach einem neuen Job zu suchen.

Darüber hinaus müssen Sie jedoch auch sicherstellen, dass Sie den richtigen Betrag berechnen, die richtigen Steuerabzüge vornehmen, die richtigen Aufzeichnungen führen und bereitstellen, die richtigen Formulare bei den Steuerbehörden einreichen und so weiter.

Sie müssen auch den Überblick über die Leistungen behalten - geben Sie den Mitarbeitern die richtigen Informationen und erleichtern Sie ihnen den Zugriff auf ihre Leistungen. Verfolgen Sie beispielsweise, wie viele Urlaubstage jede Person von ihrem Gesamtanspruch abgezogen hat. Wenn Leistungen von Dritten erbracht werden, z. B. von einer Krankenkasse, müssen Sie sicherstellen, dass alle eingeschrieben sind, die eingeschrieben werden sollen, dass alles reibungslos funktioniert und die Menschen auf die benötigte Hilfe zugreifen können.

Weitere Informationen zum effektiven Ausführen der Gehaltsabrechnung finden Sie im folgenden Tutorial:

Schlussfolgerung

In diesem Tutorial haben Sie gesehen, wie Sie einige wichtige Personalanforderungen für Ihr kleines Unternehmen erfüllen können. Sie haben gelernt, wie Sie Ihre Mitarbeiter schützen, wie Sie sich über Arbeitsgesetze und -vorschriften erfahren können, wie Sie gute Registrierung führen können und wie Sie Löhne und Leistungen effizient bereitstellen.

Im nächsten Tutorial in dieser Reihe zum Theme HR für Kleinunternehmen erfahren Sie, wie Sie mit diesem Dilemma umgehen können, mit dem sich kein Kleinunternehmer treffen möchte: Wenn ein wichtiger Mitarbeiter kündigen möchte. Bis bald!

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