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Überwältigende To-Do-Liste? Hier ist, wie es zu beheben ist

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This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Be Happy and Get More Done in 2021

German (Deutsch) translation by Wei Zhang (you can also view the original English article)

Nun, Menschen sind keine Maschinen, und keiner von uns kann perfekt produktiv sein. In der Tat ist das Streben nach Perfektion ein Rezept für Burn-out. Aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produktivität verbessern können. Um zu beginnen, müssen Sie in den Griff bekommen, was Sie überwältigt. Sobald Sie das getan haben, sind Sie bereit, Produktivitätssysteme in Ihr Leben zu integrieren.

Bereit, diesen Haufen schmutziger Wäsche anzugehen? Dann kommen wir dazu.

Schritt 1: Diagnostizieren Sie Ihr Produktivitätsproblem

Wir haben alle von Zeit zu Zeit zu viel zu tun. An manchen Tagen sind wir mehr beschäftigt als andere. Aber die meiste Zeit kommen wir gut zurecht.

Das Problem kommt, wenn zu viel zu tun überwältigend ist. Vielleicht steigen die Deadlines, und du hättest dir gewünscht, dass du die letzte Woche benutzt hättest, um dich zu quatschen und zu arbeiten, anstatt sicherzustellen, dass du das letzte Nerf Gun Skirmish im Büro gewonnen hast. Oder haben Sie vielleicht ein paar Monate im Cruise-Modus verbracht, dann tauchen plötzlich eine Menge lukrativer Möglichkeiten auf. Das Privatleben kann auch Produktivitätskrümmungen auslösen - ein neues Kind, das nach Hause zieht, eine Trauer, eine Scheidung -, die alle dazu führen, dass man sich fragt, wie man damit zurechtkommt.

Alternativ ist es auch möglich, dass Sie produktiver sein wollen, damit Sie ein lebenslanges Ziel erreichen können, das Sie auf der Strecke gelassen haben. Ob es darum geht, ein Unternehmen zu gründen, einen Roman zu schreiben, eine neue Sprache zu lernen oder sich selbst zu programmieren, du musst ein wenig Zeit für deine Woche aufwenden, um es umzusetzen. Dies ist besonders schwierig, wenn Sie einen Vollzeitjob und Kinder haben. Daher kann es sogar so überwältigend sein wie die großen Probleme des Lebens, wenn man darüber nachdenkt, diese Ziele zu erreichen.

Eine weitere Quelle für die Überwältigung von Produktivität kann einfach darin bestehen, dass Sie mehr über Produktivität lernen müssen und was Sie brauchen, um Sie zu motivieren. Sie könnten in dieser Situation sein, wenn:

  • Du weißt nicht, wo du anfangen sollst. Es gibt so viel zu tun, du bist nicht sicher, wie du anfangen sollst, also tust du nichts.
  • Sie finden sich selbst zaudernd oder selbstsabotierend. Vielleicht bist du jeden Tag zu spät zur Arbeit oder du verbringst die meiste Zeit damit, auf Facebook und Twitter zu surfen. Oder vielleicht hast du ein wichtiges Ziel, das du seit Jahren hältst, aber noch nie getan hast.
  • Sie vergessen wichtige Termine. Dies können Arbeitstreffen oder persönliche Termine sein, wie zB eine schulische Leistung, an der Ihr Kind teilnimmt. Oder vielleicht vergessen Sie wichtige Termine wie Ihren Jahrestag. Vergesslichkeit kann dich von Schuldgefühlen überwältigt fühlen lassen. Da es leicht behoben werden kann, ist es ein Zeichen, dass Sie ernsthafte Änderungen an Ihrer Produktivität vornehmen müssen.
  • Du erinnerst dich nicht daran, was du tun sollst. Wie bei vergessenen Terminen sollte dies nicht passieren. Aber wenn es ist, kann es eine Menge Stress und Spannung verursachen. Das Gefühl zu haben, dass du etwas vergessen hast, kann dich ängstlich machen und dich von deiner Arbeit ablenken.
  • Du bist immer beschäftigt und du bist immer hinter dir. Beschäftigt sein ist nicht dasselbe wie produktiv zu sein. Es ist möglich, hochproduktiv zu sein und dennoch viel Zeit für sich und Ihre Familie zu haben. Ständig unterwegs zu sein, ist ein Zeichen dafür, dass Sie Ihre Herangehensweise an die Produktivität verbessern können.
  • Du glaubst, du hast keine Zeit. Wahrscheinlichkeiten sind, konnten Sie Zeit haben, wenn Sie es wollten. Wir haben alle 24 Stunden an einem Tag und nicht genug Zeit zu haben ist eine Wahl.

Nicht zu lernen, wie man produktiv sein kann, ist teuer. Unternehmen verdienen am meisten, wenn sie effizient und gut geführt sind. Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen besitzen oder nicht, erhöhen Sie Ihr Karrierepotenzial - und Ihr persönliches Potenzial -, wenn Sie lernen, Ihr Leben effizient zu gestalten.

Jeder kann es, und der Weg nach vorn ist, ein Produktivitätssystem zu bauen, das zu Ihnen passt. Aber bevor du ein solches System aufbauen kannst, musst du einen Ausweg aus dem Chaos finden, in dem du dich befindest. Schauen wir uns an, wie das geht.

Schritt 2: Schreiben Sie es auf

Es ist Zeit, Krieg zu führen mit der überwältigenden Menge an Dingen, die du tun musst. Was macht ein General, bevor er seine Armee in die Schlacht führt? Er findet so viel wie möglich über den Feind heraus. Er bekommt das Maß seiner Feinde, also weiß er, womit er konfrontiert wird.

Als Menschen sind unsere Gehirne dazu bestimmt, sich an das Negative zu binden. Dies diente der menschlichen Spezies in der Vergangenheit gut, ist aber in der modernen Welt oft nicht hilfreich. Eine Konsequenz dieser Negativitätsverzerrung ist, dass wir uns vorstellen, dass unsere Probleme größer sind, als sie wirklich sind. Als Probleme oder Dinge, die wir drehen müssen, beginnen sie größer und gruseliger auszusehen.

Es ist Zeit, deine Angst fallen zu lassen und ein Maß für das Tier zu bekommen, dem du gegenüberstehst. Lass uns dieses Biest in die Augen schauen.

Nimm einen Stift und Papier und schreibe alles auf, was durch dein Gehirn läuft, von dem du glaubst, dass es getan werden muss. Gönnen Sie sich 20 Minuten, um alles aus Ihrem System zu holen.

Tipp: Sobald Sie dies das erste Mal getan haben, ist es eine gute Idee, einen Stift und einen Notizblock überall hin mitzunehmen. Dann, wenn ein Gegenstand für Ihre To-Do-Liste in den Sinn kommt, können Sie es sofort notieren, damit es Ihre geistigen Ätherwellen nicht verstopft.

Indem du die Aufgaben aufschreibst, die du angehen musst, bringst du dich auf den richtigen Weg, um etwas gegen sie zu unternehmen. Sie treffen eine Entscheidung. Sie löschen auch Ihre Gedanken, die Ihnen die zusätzliche Energie geben, die Sie brauchen, um Maßnahmen auf Ihrer To-Do-Liste zu ergreifen. Wie Dale Carnegie schreibt, wie man sich nicht mehr kümmert und anfängt zu leben:

Die Erfahrung hat mir immer wieder gezeigt, wie wichtig es ist, zu einer Entscheidung zu kommen. Es ist das Versäumnis, zu einem festen Zweck zu gelangen, die Unfähigkeit, in irrsinnigen Kreisen aufzuhören und herumzurennen, die Männer zu Nervenzusammenbrüchen und lebenden Höllen treibt. Ich finde, dass fünfzig Prozent meiner Sorgen verschwinden, sobald ich zu einer klaren, endgültigen Entscheidung komme; und weitere 40% verschwinden gewöhnlich, sobald ich anfange, diese Entscheidung zu treffen.

Wie kommt Carnegie zu einer Entscheidung? Sein erster Schritt ist, aufzuschreiben, worüber er sich Sorgen macht.

Also los und nimm jetzt den Stift und das Papier. Dann sind Sie bereit für Schritt 3.

Schritt 3: Bewerten Sie Ihre neue Aufgabenliste

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Liste durchzugehen und sie auf das Wesentliche zu reduzieren und zu organisieren. Ziele, zwei Dinge mit den Gegenständen auf deiner Liste zu machen:

  1. Geh nuklear! Beseitigen Sie alle Aufgaben, die nicht vorhanden sein müssen.
  2. Priorisieren Sie die verbleibenden Aufgaben.

Um diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie die Eisenhower-Matrix verwenden. Diese Matrix stammt aus einem Zitat von US-Präsident Dwight D. Eisenhower:

Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.

Wenn Sie dieses Zitat in ein Diagramm umwandeln, erhalten Sie das folgende Werkzeug zur Entscheidungsfindung:

Eisenhower soll dieses Werkzeug für seine eigenen Entscheidungen benutzt haben.

Zeichnen Sie das Diagramm auf ein Stück Papier, oder laden Sie die Eisenhower Matrix from Businesstuts+  herunter und drucken Sie eine Kopie aus. Als nächstes fügen Sie jeden Punkt in die To-Do-Liste in einen der vier Abschnitte des Diagramms ein:

  • Dringend und wichtig
  • Dringend, aber nicht wichtig
  • Wichtig, aber nicht dringend
  • Weder dringend noch wichtig

Was ist der Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben?

Dringende Aufgaben haben eine bestimmte Frist, die in der Nähe ist. Diese Frist wird normalerweise von jemand anderem oder von Umständen auferlegt. Beispiele für dringende Aufgaben sind das Einkaufen (bevor die Vorratskammer leer ist) oder das Beantworten der E-Mail Ihres Chefs.

Wichtige Aufgaben haben keine bestimmte Frist, aber sie sind immer noch wichtig für Sie. Sie sind oft mit Ihren persönlichen Zielen verbunden. Beispiele für wichtige Aufgaben sind Übung, Schreiben in Ihrem Tagebuch, Erlernen einer neuen Sprache und Unterstützung Ihrer Kinder bei ihren Hausaufgaben.

Dringende und wichtige Aufgaben sind Ihnen wichtig und haben eine bestimmte Frist. Beispiele hierfür sind das Schreiben eines Papiers für einen Hochschulkurs oder die Bewerbung für einen neuen Job.

Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, sollten nicht wirklich auf Ihrer To-Do-Liste stehen, zumindest nicht, wenn Sie überwältigt sind. Wenn Sie sie notieren möchten, erstellen Sie eine neue Liste namens aspirations.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, zu entscheiden, wo Sie bestimmte Aufgaben auf der Matrix platzieren sollen, können Sie ihnen eine Bewertung geben. Bewerten Sie jede Aufgabe zwischen -5 und +5 für die Wichtigkeit (wobei +5 am wichtigsten ist) und zwischen -5 und +5 für die Dringlichkeit. Sobald Sie diese Bewertung erhalten haben, wissen Sie, wo Sie die Aufgabe in Ihrem Diagramm platzieren müssen.

Jeder neue Tag bringt neue Aufgaben, die Sie Ihrer To-Do-Liste hinzufügen können. Vor allem dringende Aufgaben tauchen in letzter Minute auf. Mit jeder neuen Aufgabe, die kommt, weisen Sie ihr eine Bewertung in Ihrem Diagramm zu. Wenn Sie dies üben, werden Sie es fast instinktiv tun.

Sobald Sie anfangen, ehrlich zu sein, was getan werden muss und was Sie fallen lassen können, werden Sie sich besser fühlen. Was wie eine unüberwindbare Klippe zum Klettern schien, ist jetzt nur ein paar kleine Schritte weiter. Sie wissen jetzt genau, welche Schritte zu unternehmen sind und in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden sollen. Apropos Schritte, werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Ihre Liste löschen sollten.

Schritt 4: Löschen Sie Ihr Backlog

Bevor wir diesen Abschnitt beginnen, wollen wir eines klarstellen: Eine To-Do-Liste ist selten leer. Sobald Sie Ihren Teller abgeräumt haben, werden schnell neue Aufgaben erledigt.

Die Natur verabscheut ein Vakuum und die menschliche Seele. Wir haben gerne etwas zu tun. Das Gute an Ihrer Aufgabenliste ist, dass es Ihnen zeigt, was Sie als nächstes tun müssen. Sie werden konzentriert sein, anstatt willkürlich von einer Aufgabe zur nächsten zu springen.

Hier ist, wie Sie sich an jede Art von Aufgabe auf Ihrer Liste annähern sollten.

Dringende und wichtige Aufgaben. Aus offensichtlichen Gründen sind dies die, die zuerst geklärt werden müssen. Nehmen Sie Ihren Kalender heraus (oder kaufen Sie einen Kalender, wenn Sie keinen haben) und planen Sie die Zeit an Ihrem Tag ein, um diese zu erledigen. Sie haben Zeit, sie zu tun. Wenn du keine Zeit findest, sind sie wahrscheinlich nicht wichtig oder dringend, und du musst sie in der Eisenhower-Matrix neu einstufen.

Dringende (aber nicht wichtige) Aufgaben. Fragen Sie sich: Was macht diese Aufgaben dringend? Müssen Sie sie wirklich tun? Wenn sie getan werden müssen, könnten Sie sie an jemand anderen delegieren? Wenn Sie diese Aufgaben ausführen müssen und eine Delegierung nicht möglich ist, fügen Sie sie Ihrem Kalender hinzu - aber erst, nachdem Sie die dringenden und wichtigen Aufgaben erledigt haben.

Tipp: Eine große Quelle für so genannte "dringende" Aufgaben ist E-Mail. Versuchen Sie, die Anzahl der täglichen E-Mail-Überprüfungen zu reduzieren. Dadurch wird mehr Zeit für wichtige Aufgaben frei.

Wichtige (aber nicht dringende) Aufgaben. Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Pass auf, dass du dich nicht überdehnst. Wenn eine Ihrer wichtigsten Aufgaben darin besteht, Sport zu treiben, aber Sie monatelang keine Übungen gemacht haben, dann wird Sie das Training einer Stunde pro Tag zur Übung überwältigen. Planen Sie stattdessen zehn Minuten Übung ein oder passen Sie Ihren Tag an, um Bewegung zu integrieren. Könnten Sie zum Beispiel mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, anstatt das Auto zu nehmen?

Nicht-dringende, nicht-wichtige Aufgaben. Was machen diese noch auf deiner Liste? Schlage sie ab!

Du denkst vielleicht "Das ist alles sehr gut, aber mein Problem ist es, die Motivation zu finden, Dinge zu erledigen."

Wenn Sie dies denken und Sie die Schritte 2 und 3 noch nicht ausgeführt haben, gehen Sie zurück und machen Sie sie. Motivation ist oft eine Konsequenz des Handelns. Wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre To-Do-Liste zu vergrößern, werden Sie motiviert, weitere Maßnahmen zu ergreifen.

Motivation und Konzentration sind jedoch wichtige Komponenten der Produktivität. In zukünftigen Artikeln dieser Serie werden wir uns Tools ansehen, die Ihnen helfen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, und Techniken, um Sie motiviert zu halten.

Wenn der Rückstand Ihrer Aufgaben behoben ist, sind Sie bereit für den nächsten Schritt.

Schritt 5: Erstellen Sie ein Produktivitätssystem

Die Eisenhower-Matrix ist ein Beispiel für ein Produktivitätssystem. Es ist nicht das einzige System, aber es ist leicht zu lernen, was es zu einem guten Startpunkt macht. Viele weitere Produktivitätssysteme wurden entwickelt, darunter "Getting Things Done" (GTD), die Pomodoro-Technik und "Brich die Kette nicht". Wir werden diese Systeme in einer Reihe von Artikeln zur Produktivität bei Businesstuts + abdecken.

Indem Sie diese Systeme ausprobieren, entwickeln Sie ein Produktivitäts-Toolkit. Wenn Sie diesen Artikel lesen und lernen, die Eisenhower-Matrix zu verwenden, haben Sie Ihr Toolkit bereits mit Ihrem ersten System eingesetzt. Jetzt können Sie mit anderen Produktivitätssystemen experimentieren.

Sobald Sie verschiedene Systeme ausprobiert haben, werden Sie lernen, was für Ihre Denkweise und Ihren Lebensstil funktioniert. Sie können dann Aspekte aus den verschiedenen Systemen nehmen, um Ihr eigenes System zu hacken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses maßgeschneiderte Produktivitätssystem für Ihre Anforderungen entwickeln können.

Also bleib bei uns und du wirst zu einem produktiven Ninja.

Ressourcen

Grafik Kredit: Panik Entworfen von Cédric Villain aus dem Noun-Projekt.

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