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Small Business HR: Wie muss man besser mit den Mitarbeitern kommunizieren

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Make a Great Employee Training Plan (For Small Business)
What Are the Important HR Requirements for Small Business?

German (Deutsch) translation by Alex Grigorovich (you can also view the original English article)

In der Geschäftswelt ist Kommunikation ein häufiges Problem. In einer Umfrage des Trainingsunternehmens Fierce Inc. gaben 86% der Befragten an, dass mangelnde Zusammenarbeit oder ineffiziente Kommunikation für Arbeitsausfälle verantwortlich sind.

Das Kommunikationsproblem wird größer, wenn ein Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter aufnimmt, aber selbst kleine Unternehmen können Probleme haben. Wenn Sie nur ein oder zwei Mitarbeiter haben, können Sie die Dinge wahrscheinlich einfach und informell halten, aber wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen und das Unternehmen in Gruppen mit einer Managementstruktur organisieren, müssen Sie ernsthaft darauf achten, wie Sie es tun kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern - und wie sie mit Ihnen und miteinander kommunizieren.

In diesem Tutorial untersuchen wir, wie wir effektiv mit Mitarbeitern kommunizieren können. Wir behandeln Strategien, um alle auf dem Laufenden zu halten, Wege, die Schlüsselwerte des Unternehmens zu vermitteln, und Methoden, um Rückmeldungen zu suchen und Konflikte zu lösen.

Wir schauen uns auch einige Beispiele aus der Praxis an, um wichtige Punkte zu veranschaulichen. Am Ende des Tutorials haben Sie einige gute Hinweise, wie Sie die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter in Ihrem kleinen Unternehmen verbessern können.

Are you communicating well with your small business employees
Kommunizierst du gut mit deinen kleinen Angestellten? (Fotoquelle)

Dies ist Teil unserer Serie über kleine Unternehmen HR. Folgen Sie uns, um Ratschläge zu erhalten, wie Sie die besten Talente einstellen und halten, wettbewerbsfähige Vergütungen und Vorteile anbieten, eine vielfältige und integrative Unternehmenskultur aufbauen und vieles mehr.

1. Halten Sie alle informiert

Wenn Sie gerade erst anfangen, ist es einfach, alle auf der gleichen Seite zu halten. Aber sobald Sie anfangen zu wachsen und zahlreiche Teams haben, vielleicht an verschiedenen Standorten, wird es eine echte Herausforderung, alle Mitarbeiter darüber zu informieren, was in anderen Bereichen des Geschäfts passiert.

Selbst in kleinen Unternehmen können sich Abteilungen zu "Silos" verfestigen, mit wenig Kommunikation untereinander. Dieser Abschnitt befasst sich mit einigen Möglichkeiten, die Barrieren abzubauen und den Informationsfluss im Unternehmen zu gewährleisten.

Der gute alte Mitarbeiter-Newsletter

Der einfachste Weg, um alle auf dem Laufenden zu halten, ist das Versenden von E-Mail-Updates. Es ist ein beliebtes Tool - eine Ragan-Umfrage ergab, dass 60% der Unternehmen mindestens einmal pro Woche E-Mail-Newsletter versenden und 14% sogar täglich E-Mails senden.

Der Vorteil ist, dass es eine einfache und zuverlässige Möglichkeit ist, alle innerhalb des Unternehmens zu erreichen, und es ist auch einfach, E-Mail-Listen für bestimmte Gruppen von Mitarbeitern zu erstellen, wenn Sie Dinge segmentieren möchten.Menschen checken ständig ihre E-Mails, daher werden Ihre Nachrichten wahrscheinlich gelesen, und Sie können problemlos Software verwenden, um den Grad des Engagements zu verfolgen (Öffnungsraten, Klickraten usw.).

Auf der anderen Seite ist Massen-E-Mail eine Top-Down-Methode der Kommunikation, die wahrscheinlich keine interessanten Unterhaltungen hervorruft, wie es bei anderen Tools der Fall ist.  Die Leute können nur einzeln auf Sie antworten - oder sie können das gefürchtete "Reply All" treffen, was schnell zu unhandlichen, Inbox-Clogging-Threads führen kann, wenn die Leute es zu weit bringen. Das führt zu einem weiteren Problem mit der E-Mail - die gleiche Ragan-Umfrage ergab, dass 80% der Menschen über E-Mail-Überlastung klagten. Die Verwendung von E-Mail fügt nur das Problem hinzu, und es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeiter die Nachrichten einfach abstimmen.

 Um E-Mails effektiv zu nutzen, sollten Sie versuchen, sie ansprechender und unterhaltsamer zu gestalten, wobei die Leute, die sie lesen, eine deutliche Belohnung erhalten - vielleicht ein Freebie, eine nützliche Ressource oder Informationen, die sie wirklich in ihren Jobs verwenden können. Halten Sie es auch visuell - überlegen Sie sich, eine professionell gestaltete E-Mail Newsletter Vorlage zu verwenden:

Intranet-Tools

Firmen-Intranets gibt es schon seit Jahren, und leider werden viele von ihnen zu selten besuchten Friedhöfen veralteter Richtliniendokumente und ungelesener Unternehmensblogs.

ber so muss es nicht sein. Wenn Sie es richtig gestalten und es ansprechend genug gestalten, kann ein Intranet eine gute Möglichkeit sein, Gespräche zu entfachen.  Der Schlüssel ist es, es den Leuten leicht zu machen, ihre eigenen Kommentare und Artikel zu veröffentlichen und die Verwendung zunächst zu ermutigen, so dass sie eine kritische Masse aufbauen.  Wenn Leute interessante Gespräche sehen, werden sie es zu einem Ort machen, den sie jeden Tag besuchen. Wenn sie abgestandenen Inhalt von oben nach unten sehen, werden sie als Lesezeichen verwendet und kehren nur selten zurück.

Die Softwarefirma Dex Media z.B. hat ein Intranetname The Buzz, auf dem man leicht Kommentare und Fragen stellen kann. Ihr Vizepräsident für Unternehmenskommunikation sagte Interact Intranet:

"Jetzt haben Mitarbeiter im gesamten Unternehmen eine Stimme und einen Ort, an dem sie ihre Ideen und Meinungen austauschen können. Die Leute richten Team- und Projektwebsites ein, kommentieren Beiträge und stellen Fragen, und wir entwickeln eine zeitgemäßere, unternehmerischere, zukunftsorientierte Business-Kultur als Ergebnis. "

Cloud-Software und Chat-Technologie

Wenn Sie nicht in den Aufbau eines Intranets investieren möchten, können Sie mit Cloud-Software und Chat-Technologie einen ähnlichen Effekt erzielen.

Hier bei Envato Tuts zum Beispiel haben wir ein Team auf der ganzen Welt, von Florida bis Thailand. Wir verwenden Slack für informelle Unterhaltungen, gruppiert nach Themen und Interessen, und webbasierte Anwendungen wie Trello und Basecamp für formellere Projekte und Zusammenarbeit.  Außerdem nutzen Nutzer Google Docs und andere Cloud-basierte Angebote, um Informationen einfach auszutauschen.

Es gibt natürlich noch viele andere Möglichkeiten, also ist es nur eine Frage des Findens, was für Ihr Geschäft funktioniert und fördert Kommunikation. Sieh dir diese kuratierte Zusammenfassung für mehr Möglichkeiten an:

Dokumentation und Training

Face-to-Face-Meetings und Schulungen können auch dazu beitragen, dass Menschen auf dem Laufenden bleiben. Sie können Schulungssitzungen für einen Mitarbeiter aus einem Bereich planen, um diese in einem anderen Bereich zu unterrichten. Zum Beispiel kann ein Verkäufer eine Schulungssitzung für diejenigen in einer Produktmanagement-Rolle abhalten und ihnen von den Rückmeldungen, die sie von potenziellen Kunden erhalten, und den Trends, die sie in der Branche sehen, berichten. Diese Perspektive könnte für diejenigen mit weniger direktem Kundenkontakt wertvoll sein und könnte zu einer erfolgreicheren Produktentwicklung beitragen.

Eine solide Dokumentation der Unternehmensrichtlinien ist ein weiteres wichtiges Kommunikationsinstrument - es kann Mitarbeitern helfen, Dinge zu erledigen, ohne Zeit damit verbringen zu müssen, herumzufragen.  Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein großartiges Werkzeug dafür. Wir haben Tutorials zum Thema Training und Mitarbeiterhandbücher in dieser Reihe:

2. Kommunikation der Werte des Unternehmens

Jedes erfolgreiche Unternehmen hat seine eigenen Werte und Ziele. Ob Sie sie klar formuliert haben oder nicht, sie existieren - Ihre Firma existiert für einen bestimmten Zweck (über das reine Geldverdienen hinaus!), Und Sie haben eine bestimmte Art, Geschäfte zu machen, die sich von anderen unterscheidet.

Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter auf der gleichen Seite bezüglich der Werte und der Mission des Unternehmens stehen, aber dies kann leicht im Arbeitsalltag verloren gehen - besonders, wenn Sie anfangen zu wachsen.

Wenn Sie Ihre Werte effektiv und authentisch kommunizieren möchten, müssen Sie sich natürlich zuerst klar darüber sein. Wenn Sie dazu Hilfe benötigen, lesen Sie die folgenden Anleitungen:

Dann beginnt der Prozess von dem, was dieser ausgezeichnete Harvard Business Review Artikel als "Verkauf der Marke innerhalb" bezeichnet.

Was ich an dieser Formulierung mag, ist, dass es Unternehmer dazu ermutigt, die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern auf die gleiche Weise anzusprechen, wie sie sich dem externen Marketing nähern. Die Ziele sind bei Mitarbeitern und Kunden ähnlich: eine positive Sicht auf die Unternehmensmarke zu fördern und ein höheres Maß an Engagement und Loyalität zu erreichen.

Unternehmer nehmen solche Engagement und Loyalität oft mit ihren Angestellten als selbstverständlich hin, oder vielleicht glauben sie, dass es automatisch für die Bereitstellung eines Gehaltsschecks kommen sollte, aber das ist einfach nicht der Fall. Umfrage nach Umfrage zeigt, dass große Teile der Belegschaft von ihren Arbeitsplätzen getrennt sind und planen, zu gehen. Mit Mitarbeitern müssen ebenso wie mit Kunden Engagement und Loyalität verdient werden.

Der HBR-Artikel enthält einige großartige Beispiele dafür, wie Unternehmen dies getan haben. Sie basieren hauptsächlich auf großen Unternehmen, aber kleine Unternehmen könnten ähnliche Dinge tun, also würde ich empfehlen, es zu lesen, um ein paar Ideen zu bekommen.

So erhielten einige Führungskräfte bei Nike den Titel "Corporate Storyteller" und wurden ermutigt, Geschichten zu erzählen, die den Schlüsselwert von Just Do It verdeutlichen:

"Der Mitbegründer von Nike, Bill Bowerman, bemühte sich darum, ein besseres Schuhwerk für sein Team zu bauen. Er goss Gummi in das Waffeleisen der Familie und ließ den Prototyp der berühmten Nike Waffle Sole entstehen. Mit solchen innovativen Ideen will das Unternehmen den Innovationsgeist, der seine Werbekampagnen auszeichnet, am Leben erhalten. "

Natürlich ist es der beste Weg, Unternehmenswerte zu stärken, nicht über sie zu reden, sondern sie zu leben. Der Artikel zitiert auch die in Minnesota ansässigen Quality Bicycle Products, die sich zum Schutz der Umwelt verpflichtet haben. Mitarbeiter, die innerhalb von zehn Meilen von der Firma wohnen, erhalten täglich ein Guthaben von $ 2 für das Radfahren, Fahrgemeinschaften oder die Fahrt mit dem Bus zur Arbeit. Das sind Werte in Aktion.

3. Suche Feedback

Kommunikation ist eine Einbahnstraße. Neben der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern müssen Sie sie ermutigen, mit Ihnen zu kommunizieren, und zwar sowohl darüber, wie sie sich in ihrem Job fühlen, als auch über wichtige Informationen oder Geschäftsideen.

Die Verwendung einiger der erwähnten Strategien, wie z. B. kollaborative Software und Chat-Tools, wird zu einem gewissen Grad helfen. Aber selbst in kleinen Unternehmen können Menschen Angst haben, in sensiblen Themen in öffentlichen Foren oder vor dem Chef ihre Meinung zu äußern.

Führen Sie effektive Mitarbeiterumfragen durch

Daher sind regelmäßige Mitarbeiterbefragungen ein Muss. Es ist am besten, einen externen Berater für die Durchführung der Umfragen zu gewinnen, und zwar aus zwei Gründen:

  1. Damit die Daten aussagekräftig sind, müssen Sie die richtigen Fragen richtig stellen und die Ergebnisse richtig analysieren. Daher ist es hilfreich, Hilfe von jemandem zu erhalten, der Erfahrung in der Durchführung von Umfragen hat.
  2. Der springende Punkt ist, die ehrlichen, ungeschminkten Meinungen der Angestellten zu bekommen, deshalb ist es wichtig, Vertrauen zu schaffen, dass ihre Antworten anonym bleiben.

Bei einem kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern müssen Sie möglicherweise zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um sicherzustellen, dass Personen immer noch nicht identifiziert werden können.  Ein Berater kann dabei helfen. Erwägen Sie auch, die Ergebnisse an einen Benchmark zu binden, beispielsweise an eine externe Organisation wie Great Place to Work. Das kann Ihnen helfen zu sehen, wo Sie gut sind und wo Sie härter arbeiten müssen. Regelmäßige Vermessung und die Beibehaltung der Konsistenz in den gestellten Fragen können Ihnen helfen, Trends im Laufe der Zeit zu erkennen.

Informelle Treffen

Als Kleinunternehmer gibt es keine Entschuldigung dafür, sich nicht regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern zu treffen. Auch Facebook-Chef Mark Zuckerberg trifft sich regelmäßig mit Einsteigern in sogenannten "Zuck Reviews".

Noch besser als eine formelle Überprüfung ist jedoch ein informelles Treffen. Zuckerberg ist ein Fan von Walking-Meetings, zusammen mit anderen Tech-Größen wie Steve Jobs und Jack Dorsey. Menschen können sich oft lockern und fühlen sich frei, ihre Gedanken zu äußern, wenn sie im Freien spazieren gehen, anstatt über einen Schreibtisch oder um einen Konferenztisch zu sitzen.

Also, obwohl Sie beschäftigt sind, planen Sie so oft wie möglich einen Termin mit jedem Mitarbeiter ein. Obwohl wir über einige größere technische Lösungen gesprochen haben, ist ein einfacher persönlicher Chat oft die effektivste Form der Kommunikation.  Es mag zunächst etwas gestelzt erscheinen, aber wenn Sie es regelmäßig tun, werden Sie in der Lage sein, ein gewisses Maß an Vertrauen aufzubauen, das Ihre Mitarbeiter ermutigt, sich mit Ihnen zu öffnen und frei zu sprechen.

4. Konfliktlösung

In einem großen Unternehmen besteht eine wichtige Aufgabe der Personalabteilung darin, Konflikte zwischen Mitarbeitern zu lösen und mit Beschwerden umzugehen. Wenn sich ein Mitarbeiter unfair behandelt fühlt oder wenn zwei Mitarbeiter ihre Differenzen nicht lösen können, benötigen sie einen geeigneten Weg, um das Problem zu lösen.

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens können diese Dinge letztendlich in Ihrer Verantwortung liegen. Hier finden Sie einige Best Practices:

Zuerst müssen Sie einen Plan haben. Von Zeit zu Zeit kommt es in jeder Organisation zu Konflikten, selbst wenn die Arbeitsplatzkultur im Allgemeinen gesund ist. Sie müssen also einen Umgang damit haben.  Wenn Ihr Unternehmen zu klein ist, um einen HR-Beauftragten zu haben, müssen Sie möglicherweise einspringen, sich aber auch im Unternehmen umsehen, um andere Personen zu finden, die möglicherweise die Fähigkeit haben, als effektive Mediatoren zu agieren.

Dann erstellen Sie einen Konfliktlösungsprozess. Die folgende Checkliste von der Personalabteilung der University of California, Berkeley, bietet einen ausgezeichneten Ausgangspunkt:

  1. Bestätigen Sie, dass eine schwierige Situation besteht.
  2. Lassen Sie Individuen ihre Gefühle ausdrücken.
  3. Definieren das Problem.
  4. Bestimmen Sie die zugrunde liegenden Bedürfnisse.
  5. Finden Sie gemeinsame Bereiche der Übereinstimmung, egal wie klein.
  6. Finden Sie Lösungen, um die Bedürfnisse zu erfüllen.
  7. Legen Sie fest, welche Folgemaßnahmen Sie ergreifen werden, um Aktionen zu überwachen.
  8. Bestimmen Sie, was Sie tun werden, wenn der Konflikt nicht gelöst wird.

Versuchen Sie, gesunde Kommunikationsmuster zu fördern, indem Sie Menschen dazu auffordern, Persönlichkeiten und Emotionen aus ihr herauszuhalten und versuchen, die Probleme und Konsequenzen objektiv zu beschreiben, ohne Vorwürfe zu machen.

Konflikte können schwierig sein, sowohl für die Beteiligten als auch für diejenigen, die vermitteln wollen. Aber wenn es nicht gelöst wird, kann es zu angesammelten Ressentiments und einer vergifteten Arbeitsumgebung führen.

Weitere Informationen finden Sie im Berkeley-Artikel sowie in diesem Beitrag zur Verwendung der seltsam benannten, aber mächtigen "Giraffensprache", um Konflikte zu entschärfen. Wenn die Dinge so schlecht werden, dass Sie das Gefühl haben, dass Sie damit nicht umgehen können, oder wenn die Situation ein Maß an Unparteilichkeit erfordert, das Sie nicht bieten können, ziehen Sie in Betracht, einen externen Mediator oder Schiedsrichter einzuladen.

Schlusswort

In diesem Lernprogramm haben Sie gelernt, wie Sie die Kommunikation Ihrer Mitarbeiter in Ihrem kleinen Unternehmen verbessern können. Sie haben einige Beispiele erfolgreicher Unternehmen gesehen und einige Techniken kennen gelernt, die Sie heute in Ihrem Unternehmen anwenden können.

Ganz gleich, ob Sie sich letztendlich auf Software-Tools, Umfragen, Newsletter, persönliche Treffen oder eine Kombination aus allen verlassen, Sie können Ihren eigenen Stempel aufdrücken und eigene Best Practices erstellen. Kommunikation ist am besten, wenn sie authentisch ist, also tun Sie, was sich für Sie authentisch anfühlt.

Als nächstes geht es in dieser Serie über kleine Unternehmen im Bereich HR um einige wichtige HR-Anforderungen für kleine Unternehmen. Dann werden wir uns anderen Themen wie den schlimmsten HR-Problemen und den besten HR-Softwarelösungen zuwenden. Also bleibt gespannt!

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