Greek (ελληνικά) translation by Zeta Politi (you can also view the original English article)
Μόλις μάθατε οτι εγκρίθηκε η χρηματοδότηση για ένα νέο έργο. Και βιάζεστε να κάνετε μια συνάντηση ανταλλαγής ιδεών (brainstorm) με την ομάδα σας. Όμως μόνο δύο από τα μέλη της ομάδας βρίσκονται εδώ. Οι υπόλοιποι βρίσκονται είτε σε άλλη πόλη ή σε άλλη ήπειρο!
Θα μπορούσατε να τους κάνετε τα έξοδα για να έρθουν ή να βρείτε κάποιον άλλο τρόπο για να επικοινωνήσετε ως ομάδα. Καλωσήρθατε στο "Ιδεο-Δίκτυο", ή αλλιώς brainstorming μέσω Internet.
Η ανταλλαγή ιδεών online δεν είναι καινούρια ιδέα, αλλά με καινούριο λογισμικό και εργαλεία σήμερα γίνεται πιο αποτελεσματικά από ποτέ άλλοτε. Το Internet, ωστόσο, απέχει πολύ από το τέλειο. Χρειάζεται προσεκτικός σχεδιασμός και αρκετή ανθρώπινη διαίσθηση και διορατικότητα για να γίνει το Ιδεο-Δίκτυο μια αποτελεσματική τεχνική.
Μια Περίληψη Εργαλείων για Brainstorming και Τεχνικών για Brain-Netting (Ιδεο-Δίκτυωση)
Είναι εύκολο να συζητάμε για brainstorming "στο διαδίκτυο", στην πραγματικότητα όμως δεν είναι ξεκάθαρο για το τι σημαίνει ακριβώς. Είναι σα να λέμε για brainstorming "στην πραγματικότητα". Ο όρος ανάγεται στο ερώτημα "πού και πώς μπορείς να δουλέψεις ομαδικά στο διαδίκτυο;"
Υπάρχουν μια πληθώρα απαντήσεις στο ερώτημα αυτό, που ποικίλλουν από τις δωρεάν μέχρι τις πιο ακριβές, από τις απλές μέχρι τις πιο σύνθετες και από τις αποτελεσματικές μέχρι τις πιο άχρηστες. Ας δούμε αυτά τα online εργαλεία για brainstorming και ας ανακατασκευάσουμε αποτελεσματικές τεχνικές.
1. Εργαλεία Ιδεο-Δικτύωσης από το Απλό ως το Εξειδικευμένο
Ο πιο απλός τρόπος Ιδεο-Δικτύωσης - που μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο από απομακρυσμένες ομάδες όσο και από ομάδες με άτομα ντροπαλά ή λιγόλογα - είναι η ανταλλαγή απόψεων μέσω email, σ' έναν κοινό χώρο όπου όλοι έχουν πρόσβαση. Αν ξεφύγετε λίγο από αυτή την απλοϊκή προσέγγιση, υπάρχουν πολλές εναλλακτικές:
- Ομαδικά Τηλέφωνα - Παραδοσιακή ανταλλαγή ιδεών με τη χρήση ομαδικής σύνδεσης. Συγκεντρώνετε την ομάδα σας για μια συζήτηση μέσω φωνής, βίντεο ή ομαδικού chat. Υπάρχουν αρκετοί παροχείς για τέτοιες υπηρεσίες, που έχουν χαμηλό κόστος ή παρέχονται δωρεάν. Το ConferenceCalling.com (χρέωση ανά χρήση) και το FreeConferenceCall.com (δωρεάν) είναι δύο από τους δύο πιο γνωστούς παροχείς.
- Εφαρμογές Chat - Τα Slack, Yammer, Sribblar και πολλές άλλες εφαρμογές μας δίνουν τη δυνατότητα να μοιραζόμαστε emails βάσει της θεματολογίας ή του επιπέδου ασφαλείας κ.α. Μπορείτε να φτιάχνετε μικρά δωμάτια συζητήσεων (chat rooms) για λίγους συνεργάτες ή να μοιράζεστε πληροφορίες και ιδέες με μεγάλο αριθμό ατόμων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε λογισμικό για forum ή εφαρμογές για διαχείριση έργων όπως το Trello ή το Basecamp για ομαδικές συζητήσεις.
- Συνομιλία μέσω βίντεο - Το επόμενο βήμα είναι η συνεργασία μέσω βίντεο όπου θα μπορούμε να μοιραζόμαστε, εκτός από το πρόσωπό μας, και την οθόνη του υπολογιστή μας. Είναι πολύ χρήσιμο να μπορείς να δείξεις σε κάποιον την ιστοσελίδα ή το πρόγραμμα που έχεις αναλάβει να του φτιάξεις, ενώ παράλληλα του εξηγείς τις λεπτομέρειες και κουβεντιάζετε ζωντανά. Οι κορυφαίες επιλογές γι' αυτού του τύπου την επικοινωνία είναι τα Skype, GoToMeeting και UberConference. Άλλη μια επιλογή είναι το Google Hangout, αν και δεν ενδείκνυται για επαγγελματική χρήση.
Δείτε πώς να δουλέψετε με την ομάδα σας στο Slack:
Αν όμως θέλετε να εργαστείτε ταυτόχρονα σε κάποια έγγραφα, ή πίνακες ιδεών? Κι εδώ έχετε μια μεγάλη γκάμα επιλογών με ποικίλες χρεώσεις.
- Έγγραφα Συνεργασίας - Στο τέλος της λίστας βρίσκουμε τα sites με δωρεάν υπηρεσίες κοινής επεξεργασίας εγγράφων, όπως το Google Docs. Με τα εργαλεία αυτά τα μέλη μιας ομάδας μπορούν να γράφουν, να διορθώνουν, να προσθέτουν σχόλια και σημειώσεις σε έγγραφα και φύλλα εργασίας. Το Google Docs όμως δεν είναι ολοκληρωμένη λύση: αν θέλετε να μιλάτε καθώς επεξεργάζεστε ένα έγγραφο, πρέπει να χρησιμοποιείτε ταυτόχρονα το Skype ή ένα αντίστοιχο πρόγραμμα συνομιλίας.
- Ολοκληρωμένες λύσεις - Αμέσως μετά, βρίσκουμε μερικές ολοκληρωμένες λύσεις που σας επιτρέπουν να μιλάτε, να μοιράζεστε οθόνη, να ζωγραφίζετε σε κοινό χώρο, να κάνετε βιντεο-συνεδριάσεις, και πολλά άλλα μαζί. Μερικά από αυτά δίνονται δωρεάν στην αρχή και μετά μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον υπηρεσίες επί πληρωμή. Οι επιλογές περιλαμβάνουν τα join.me, WebEx, Skype for Business - και όλα αυτά προσφέρουν συνεργασία ενώ βλέπετε και μιλάτε!
Δείτε πώς μπορείτε να μοιράζεστε και να επεξεργάζεστε έγγραφα στο Google Docs:
Όμως αυτά, είναι μόνο η αρχή. Υπάρχει μια ολόκληρη νέα γενιά εργαλείων για ομάδες που θέλουν να μοιράζονται ιδέες εξ' αποστάσεων, μ' έναν πιο λεπτομερή κι εκλεπτυσμένο τρόπο. Με ονόματα όπως το MindMeister, Concept Board, StormBoard και RealtimeBoard, προσφέρουν ολόκληρα πακέτα εργαλείων για την ανάπτυξη ιδεοχαρτών (mindmaps), τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων, σχολιασμού αναφορών κ.α. Δεν είναι ούτε δωρεάν ούτε κοστίζουν φθηνά, αλλά ίσως είναι η καλύτερη λύση για να μη σας ξεφύγει καμιά ιδέα ή γνώση, μ' έναν διαχειρίσιμο τρόπο.
2. Περιορισμοί στην Ανταλλαγή Ιδεών Online με την Ιδεο-Δικτύωση
Όταν ξεκινάτε να σκέφτεστε για συνεργασία μιας ομάδας, σε διαφορετικό χρόνο και χώρο, έρχεστε αντιμέτωποι με μερικά βασικά ζητήματα. Για παράδειγμα:
- Εάν ένας από την ομάδα είναι στην Κορέα, κι ο άλλος στο Ντιτρόιτ, αντιμετωπίζετε σοβαρά προβλήματα προγραμματισμού.
- Αν κάποια από τα μέλη της ομάδας είναι υπάλληλοι πλήρους απασχόλησης, και κάποια άλλα μέλη είναι συνεργάτες εξωτερικοί ή ορισμένου χρόνου, θα έχετε προβλήματα με το λογισμικό που πρέπει να χρησιμοποιήσετε από κοινού. Είστε σίγουροι οτι θέλετε ν' αγοράσετε ακριβό λογισμικό για ένα μέλος της ομάδας που θα φύγει (μαζί με το λογισμικό του) σε 6 μήνες;
- Εάν κάποιοι από την ομάδα είναι εξοικειωμένοι με τον υπολογιστή, ενώ κάποιοι άλλοι δε μπορούν ούτε να τον ανοίξουν μ' ευκολία, θα δείτε οτι θα υπάρξουν άτομα που δε θα θελήσουν να εμπλακούν σ' αυτή τη διαδικασία γιατί δε θα καθίσουν να μάθουν νέους τρόπους επικοινωνίας.
- Αν κάποιοι από την ομάδα χρησιμοποιούν Mac και άλλοι PC, θα αντιμετωπίσετε προβλήματα συμβατότητας.
- Το εξειδικευμένο λογισμικό παίρνει κάποιο χρόνο για να το μάθει κανείς - που σημαίνει οτι σας είναι χρήσιμο όταν σκοπεύετε να το χρησιμοποιείτε πολλές φορές με την ίδια ομάδα ατόμων.
Είναι σημαντικό επίσης να θυμάστε οτι, ανεξάρτητα από το πόσο εξελιγμένο είναι το πρόγραμμα ή τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε, η ανταλλαγή ιδεών βασίζεται στην αποτελεσματική συνεργασία μιας ομάδας ανθρώπων. Μ' άλλα λόγια, η επιτυχία της Ιδεο-Δικτύωσης (Brain-Netting) - όπως και κάθε είδους ανταλλαγή ιδεών είτε online είτε δια ζώσης - απαιτεί τη βοήθεια ενός ειδικού που αντιλαμβάνεται τη διαδικασία, τους ανθρώπους και τους στόχους.
3. Ο Ασυγχρονισμός στο Online Brainstorming
Πολλές ομάδες που επικοινωνούν από απόσταση, βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Η μια ομάδα κοιμάται ενώ η άλλη ξυπνά, η μία τρώει πρωϊνό ενώ η άλλη οδεύει προς το μπαράκι μετά τη δουλειά. Πώς θα γίνει να δουλέψουν όλοι αυτοί μαζί; Η απάντηση είναι ο ασυγχρονισμός.
Η ασύγχρονη συνεργασία είναι απλή ως ιδέα: κάποιοι εργάζονται ενώ άλλοι κοιμούνται, και μετά οι δύο ομάδες αλλάζουν ρόλους. Είναι ωραία ιδέα, και λειτουργεί καλά εάν αυτό που θέλετε είναι να συλλέξετε ιδέες, να διορθώσετε κείμενα ή αλλιώς να μοιραστείτε γνώμες για ένα έργο ή προϊόν.
Οι δυσκολίες με τον ασυγχρονισμό δημιουργούνται σε περιπτώσεις όπως:
- Ο υπάλληλος Α κοιμάται και δεν μπορεί να υπερασπιστεί τις ιδέες του, οπότε ο υπάλληλος Β αλλάζει εντελώς τη δουλειά του υπαλλήλου Α. Υπάλληλος Α ξυπνά και βρίσκεται αμέσως σε θέση άμυνας.
- Χρησιμοποιούμε κάποιον ειδικό για τη διευκόλυνση της εξ αποστάσεως συνεργασίας. Ο ειδικός, που ζει στη ζώνη ώρας 1, επιστρέφει στο σπίτι του την ώρα που οι συνεργάτες της ζώνης 2 πάνε στη δουλειά. Έτσι, η ομάδα που εργάζεται φτιάχνει νέους κανόνες, κάνοντας αδύνατη τη δουλειά του ειδικού την επόμενη μέρα.
- Το μέλος μιας ομάδας ανταλλαγής ιδεών έχει ξαφνικά μια ερώτηση. Ποστάρει την ερώτηση - αλλά πρέπει να περιμένει 6 ώρες μέχρι να πάρει απάντηση, καθώς αυτός που πρέπει να απαντήσει είτε έχει φύγει απ' τη δουλειά, είτε έχει όλη μέρα ραντεβού.
Η δημιουργία ασυγχρονισμού σε μια διαδικασία brainstorming απαιτεί αρκετή εμπιστοσύνη, αλλά έχει και τα καλά της. Φυσικά και μπορεί να γίνουν συζητήσεις ή αλλαγές σε κάτι, ενώ εσύ κοιμάσαι, ειδικά σε φλέγοντα ζητήματα. Όμως έτσι έχεις τη δυνατότητα να σκεφτείς καλύτερα πριν αρχίσεις να στέλνεις το πρώτο πράγμα που σου έρχεται στο μυαλό. Κι επειδή μεσολαβεί χρόνος μεταξύ της επικοινωνίας, τα μέλη της ομάδας μπορούν να σχολιάζουν τις ιδέες τους σ' αυτό το διάστημα.
Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πιο ουσιαστικό brainstorming - με αρκετά από τα οφέλη και του brainwriting (γραπτή ανταλλαγή ιδεών):
4.Πότε Χρειάζεται το Brain-Netting (Ιδεο-Δικτύωση);
Πότε πρέπει να προχωρήσετε παραπάνω από το "στείλε μου email" με μια ομάδα εργασίας; Ορίστε μερικοι βασικοί κανόνες:
- Βάλτε κάτω τους στόχους σας, την ομάδα, το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό σας. Αν έχετε ένα σύνθετο πρότζεκτ με μια εξειδικευμένη ομάδα σχεδιαστών που έχουν άπλετο χρόνο, χρήμα και ομαδικό πνεύμα, θα πάτε στην αγορά ενός ακριβού λογισμικού συνεργασίας. Αν όμως απλά βιάζεστε να συλλέξετε ιδέες από μια ασύνδετη ομάδα, γιατί να το κάνετε αυτό;
- Μερικές ομάδες λειτουργούν καλύτερα από άλλες στην Ιδεο-Δικτύωση. Αν η δουλειά σας βασίζεται στην εξ αποστάσεως ομαδική συνεργασία, όλοι ξέρουν τους βασικούς κανόνες. Μόλις καθορίσετε τα βασικά, γίνεται πλέον εύκολη η συνεργασία από απόσταση κάθε φορά που χρειάζεται.
- Συνήθως η καλύτερη προσέγγιση είναι η πιο απλή. Αν μπορείτε να έχετε όλη την ομάδα στο GoToMeeting ή το WebEx και ν' ανταλλάσσετε τις ιδέες σας, γιατί να πάτε πιο μακριά;
- Τα δωρεάν κατανοητά εργαλεία είναι συνήθως μια καλή επιλογή. Αν μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Google Docs για μια διαδικασία ανταλλαγής ιδεών, γιατί να επενδύσετε σε ακριβό λογισμικό και εκπαίδευση;
- Χρησιμοποιείστε εργαλεία που δίνουν κίνητρο στην ομάδα σας. Αν δουλεύετε με μια ομάδα σχεδιαστών, τα οπτικά εργαλεία είναι μια καλή επιλογή. Αν δουλεύετε με οικονομικούς αναλυτές, θα είστε καλύτερα αν μοιράζεστε φύλλα εργασίας, διαγράμματα και γραφήματα.
- Διαλέξτε εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συλλέξετε, να διορθώσετε και να συνθέσετε αποτελέσματα. Τα χαρτάκια και οι χάρτες συνεργασίας μπορεί να φαίνονται ωραία, αλλά αν το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε δε σας επιτρέπει να φτιάξετε μια αναφορά ή μια λίστα εργασιών, μάλλον είναι άχρηστο.
5. Αποτελεσματική Χρήση των Εργαλείων Brainstorming
Ανεξάρτητα από τα εργαλεία για Brain-Netting που χρησιμοποιείτε, ισχύουν οι βασικοί κανόνες του brainstorming. Κι αυτό γιατί καμιά τεχνολογία δε μπορεί να αντικαταστήσει έναν εξειδικευμένο ειδικό, να εμπνεύσει συμμετοχή ή να ξέρει πότε πρέπει να κάνουμε διάλλειμα, να ανακεφαλαιώσουμε ή να σκεφτούμε κάτι άλλο που θα μας κάνει πιο παραγωγικούς.
Οπότε, δείτε τους βασικούς κανόνες για μια αποτελεσματική συνεδρία Ιδεο-Δικτύωσης:
- Να ξέρετε το λογισμικό σας, τις επιλογές και τους περιορισμούς του
- Να εκπαιδεύσετε την ομάδα σας να το χρησιμοποιεί αποτελεσματικά
- Να εξηγείτε τους στόχους και τη διαδικασία που θα χρησιμοποιήσετε για να τους πετύχετε
- Εξηγείστε το πλάνο. Δώστε όλες τις πληροφορίες για το χρόνο απάντησης και πόσο θα κρατήσει η συνεργασία, είτε πρόκειται για λίγες ώρες, μέρες ή περισσότερο.
- Διευκολύνετε τη διαδικασία. Αν υπάρχει άμεση επικοινωνία, θα το κάνετε όπως και αν ήσασταν όλοι κοντά, αν όμως είναι ασύγχρονη, θα χρειαστεί να παρεμβαίνετε σε τακτά χρονικά διαστήματα για να διευθετείτε διαφωνίες, να καλείτε μέλη που δεν ανταποκρίνονται, να ανακεφαλαιώνετε τα συμπεράσματα ή να ζωντανεύετε το κλίμα.
- Να ξέρετε πώς θα τελειώσει η συνεργασία, πώς θα παρουσιάσετε τα συμπεράσματα και πώς θα κάνετε την ομάδα να τα αξιοποιήσει.
- Να εξηγείτε πώς θα χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα επικοινωνίας σε μελλοντικές συζητήσεις, ομαδικές εργασίες κλπ.
- Να είστε από πάνω!
Καλύτερο Brainstorming Online
Η Ιδεο-Δικτύωση (Brain-Netting) είναι μια πολύ καλή λύση για τη σωστή ομάδα στο σωστό χρόνο.
Αν έχετε μια διασκορπισμένη ομάδα με τις τεχνικές και προσωπικές δεξιότητες για online brainstorming, διαλέξτε το εργαλείο που εξυπηρετεί τις ανάγκες σας.
Αν όμως, η ομάδα σας δεν είναι και τόσο εξοικειωμένη με τη διαδικτυακή, ασύγχρονη συνεργασία, σκεφτείτε και την απλή δυνατότητα να βρεθείτε μαζί στον ίδιο χώρο, την ίδια ώρα.
Δείτε περισσότερες τεχνικές brainstorming:
Η δείτε τον κορυφαίο μας, πολυ-επίπεδο οδηγό με τεχνικές για καλύτερο brainstorming, για πιο βαθιά γνώση του brainstorming και των μεθόδων παραγωγής πολλών και καλών ιδεών.
