Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel
Business

Η Χρήση της Διαμόρφωσης υπό Όρους (Conditional Formatting) στο Microsoft Excel

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Greek (ελληνικά) translation by Zeta Politi (you can also view the original English article)

Τα φύλλα εργασίας έχουν την κακή φήμη οτι είναι δύσκολα στο διάβασμα. Μπορούμε να κάνουμε τα φύλλα εργασίας πιο φιλικά στο χρήστη με τη χρήση λίγης διαμόρφωσης (formatting)  - με βασικά βήματα όπως η προσθήκη τίτλου στις κολώνες, ο καθορισμός φοράς του κειμένου και η σωστή χρήση χρωμάτων στα φύλλα εργασίας σας.

Η διαμόρφωση είναι απαραίτητη, όμως η διαμόρφωση υπό όρους (conditional formatting) είναι ακόμα πιο δυνατό εργαλείο. Η διαμόρφωση υπό όρους αλλάζει το πώς φαίνεται ένα κελί, βάσει των δεδομένων του κελιού.

Conditional Formating Excel
Η βασική διαμόρφωση υπό όρους μπορεί ν' αλλάξει το χρώμα φόντου του κελιού ανάλογα με την τιμή του.

Στην παραπάνω οθόνη, βλέπετε τη δύναμη της διαμόρφωσης υπό όρους. Έχω φτιάξει έναν πολύ βασικό κανόνα που δίνει στα κελιά με θετική τιμή πράσινο χρώμα, και σ' αυτά με αρνητική τιμή κόκκινο. Το μόνο πράγμα που αλλάζει είναι το χρώμα φόντου του κελιού, βάσει της τιμής του.

Άλλα παραδείγματα διαμόρφωσης υπό όρους περιλαμβάνουν:

  • Την κατηγοριοποίηση όλων των αρνητικών αριθμών σε μια λίστα δεδομένων με κόκκινο χρώμα.
  • Τη δημιουργία μπάρας δεδομένων για οπτική απεικόνιση των μεγαλύτερων και των μικρότερων αριθμών στο σετ δεδομένων σας.
  • Τη χρήση εικονιδίων που μαρκάρουν τις μεγαλύτερες και τις χαμηλότερες τιμές σε μια λίστα δεδομένων.
Sales Team Review conditional formatting in Excel
Αυτά τα ευδιάκριτα σημαιάκια βοηθούν στο μαρκάρισμα των υψηλότερων τιμών με πράσινο, των μεσαίων τιμών με κίτρινο και των χαμηλότερων με κόκκινο.

Όταν κάνετε διαμόρφωση υπό όρους, αυτή προσαρμόζεται στα δεδομένα του κελιού. Σ' αυτό το σεμινάριο θα δείτε πόσο εύκολη είναι η χρήση της διαμόρφωσης υπό όρους στο Excel.

Πώς να Εφαρμόσετε Διαμόρφωση Υπό Όρους στο Excel (Βλέπω & Μαθαίνω)

Σ' αυτό το βίντεο, θα σας δείξω βήμα-βήμα μερικούς από τους πιο απλούς τρόπους εφαρμογής της διαμόρφωσης υπό όρους. Θα δείτε γρήγορα πώς χρησιμοποιώ τη διαμόρφωση υπό όρους του Excel για να τονίσω σημαντικά δεδομένα.

Το υπόλοιπο σεμινάριο θα εστιάσει στην προσθήκη διαμόρφωσης υπό όρους στα φύλλα εργασίας σας. Διαβάστε παρακάτω για να δείτε πώς να τη χρησιμοποιήσετε στα δικά σας φύλλα εργασίας.

1. Χρήση της Έτοιμης Διαμόρφωσης Υπό Όρους

Αυτό το μάθημα περιλαμβάνει ένα παραδειγματικό φύλλο εργασίας που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν και να το χρησιμοποιήσετε για τα παρακάτω βήματα.

Τα φύλλα εργασίας μερικές φορές γίνονται πολύπλοκα. Το καλό είναι οτι η διαμόρφωση υπό όρους του Excel είναι εύκολη χάρη στα έτοιμα στιλ που υπάρχουν.

Θα δούμε τα έτοιμα στιλ διαμόρφωσης υπό όρους που υπάρχουν στο Excel. Μπορείτε να εφαρμόσετε καθένα απ' αυτά επιλέγοντας τη λίστα δεδομένων που θέλετε να διαμορφώσετε και βρίσκοντας το κουμπί Διαμόρφωση Υπό Όρους στην Αρχική καρτέλα στη μπάρα εργαλείων.

Conditional Formatting menu
Εφαρμόστε την διαμόρφωση υπό όρους επιλέγοντας τη λίστα δεδομένων και μετά το Διαμόρφωση Υπό Όρους στην Αρχική μπάρα εργασιών του Excel.

Ανοίγοντας το μενού της διαμόρφωσης υπό όρους, διαλέξτε μια από τις επιλογές για να εφαρμόσετε τη διαμόρφωση υπό όρους.

Τονίστε τα Κελιά

Η επιλογή τονισμού κελιών σας επιτρέπει να διαμορφώσετε υπό όρους βάσει μια πληθώρας παραγόντων. Κάντε κλικ στο Διαμόρφωση Υπό Όρους και επιλέξτε μια από τις επιλογές του μενού στο Κανόνες Τονισμού Κελιών για να ξεκινήσετε τη διαμόρφωση υπό όρους.

Highlight cells
Τονίστε τα κελιά για να εφαρμοστούν τα πρότυπα.

Σκεφτείτε αυτές τις επιλογές σαν πρότυπα για διαμόρφωση υπό όρους. Δείτε πως δουλεύει το καθένα:

  • Μεγαλύτερο Από - Διαμορφώνει τα κελιά με μεγαλύτερη τιμή από αυτήν που ορίζετε.
  • Μικρότερο Από - Διαμορφώνει τα κελιά με μικρότερη τιμή από αυτήν που ορίζετε.
  • Ανάμεσα - Διαμορφώνει μια σειρά τιμών, και τονίζει τα κελιά ανάμεσα σ' αυτές τις τιμές.
  • Ίσο Με - Διαμορφώνει ένα κελί όταν είναι ίσο με την τιμή που έχετε ορίσει.
  • Κείμενο που Περιέχει - Διαμορφώνει κελιά που περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο.
  • Ημερομηνία - Διαμόρφωση υπό όρους, βάσει της ημερομηνίας ενός κελιού.
  • Ίδιες Τιμές - Γρήγορη διαμόρφωση για μια λίστα δεδομένων με διπλότυπα.

Ας δούμε ένα παράδειγμα. Θα επιλέξω το Μεγαλύτερο Από για το παράδειγμα. Μετά, θα θέσω μια τιμή στο παράθυρο που ανοίγει. Στην οθόνη από κάτω, θα βάλω την τιμή στα $22.000 και θα χρησιμοποιήσω το Πράσινο γέμισμα ("Green fill...").

Format Cells greater than
Διαμόρφωση κελιών Μεγαλύτερο Από στο Excel.

Όπως βλέπετε, το Excel εφαρμόζει την διαμόρφωση υπό όρους στην προεπισκόπηση και όλες οι τιμές μεγαλύτερες από $22.000 έχουν γίνει πράσινες.

Αυτό το μενού είναι καλός τρόπος για να φτιάξετε τους κανόνες της διαμόρφωσης υπό όρους. Μπορείτε εύκολα να βάλετε κανόνες για τη διαμόρφωση των κελιών ξεκινώντας με την επιλογή "Τόνισμα Κελιών" (Highlight Cells).

Εφαρμογή Άνω/Κάτω Κανόνων

Άλλος ένας ωραίος τρόπος για διαμόρφωση υπό όρους στο Excel είναι η επιλογή Κανόνων Άνω/Κάτω. Μπορείτε να τονίσετε τα 10 ανώτερα ή κατώτερα μεγέθη σε μια λίστα, ή κάποια άλλη επιλογή.

Πατήστε την επιλογή Διαμόρφωση υπό Όρους, επιλέξτε το πάνελ Κανόνες Άνω/Κάτω και επιλέξτε μια από τις συνθήκες διαμόρφωσης που βλέπετε.

TopBottom Rules
Κανόνες Άνω/Κάτω του Excel.

Στην περίπτωσή μας, θα επιλέξω το Πάνω από το Μέσο Όρο για να τονίσω όλα τα ποσά πωλήσεων πάνω από τον μέσο όρων της λίστας δεδομένων.

Το παράθυρο που ανοίγει είναι παρόμοιο με εκείνο από το προηγούμενο παράδειγμα και θα επιλέξουμε Πράσινο Γέμισμα... από την αναδιπλούμενη λίστα.

Above Average highlight in Excel
Επέλεξα Πράσινο Γέμισμα για να τονίσω με πράσινο όσα κελιά είναι πάνω από τον μέσο όρο τιμών της λίστας.

Προσέξτε στην οθόνη παραπάνω οτι το Excel τονίζει αυτόματα με πράσινο όλα τα πράσινα κελιά.

2. Η Χρήση των Έτοιμων Στιλ στο Excel

Οι επιλογές που είδαμε μέχρι τώρα απαιτούν να δώσουμε κάποιους κανόνες. Αν θέλετε πιο γρήγορο τρόπο εφαρμογής της διαμόρφωσης υπό όρους, δοκιμάστε κάποιες από τις παρακάτω επιλογές.

Εργαστείτε με Μπάρες Δεδομένων

Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους να δώσετε νόημα στο φύλλο εργασίας σας είναι η επιλογή των μπαρών δεδομένων. Οι μπάρες δεδομένων θα βάλουν μπάρες μέσα στα κελιά τονίζοντας το "μέγεθος" της τιμής στη λίστα δεδομένων σας.

Data bars option in Excel
Επιλέξτε γέμισμα ντεγκραντέ ή σταθερό χρώμα για γέμισμα στις μπάρες δεδομένων.

Για να εφαρμόσετε μπάρες δεδομένων ως διαμόρφωση υπό όρους, πρώτα πρέπει να επιλέξετε την περιοχή των δεδομένων σας. Μετά, βρείτε την επιλογή Μπάρες Δεδομένων και επιλέξτε το είδος γεμίσματος, ντεγκραντέ ή σταθερό χρώμα.

Η οθόνη παρακάτω σας δείχνει τη δύναμη της μπάρας δεδομένων στη διαμόρφωση των δεδομένων. Στη στήλη January 2017, το πράσινο ντεγκραντέ αντιστοιχεί στο μέγεθος της τιμής. Τα χαμηλότερα ποσά έχουν μικρότερες μπάρες, ενώ τα μεγαλύτερα μακρύτερες.

Data bar example in Excel
Η μπάρα δεδομένων στη διαμόρφωση υπό όρους πραγματικά εικονογραφεί τα δεδομένα σας, μέσα από το κάθε κελί.

Οι μπάρες δεδομένων είναι μια καλή απεικόνιση της δύναμης της διαμόρφωσης υπό όρους στο Excel. Προσέξτε πόσο πιο εύκολο είναι να δει κανείς τα μεγαλύτερα ποσά σε σχέση με τη στήλη February, απλά παρατηρώντας το μήκος κάθε μπάρας.

Εφαρμόστε Χρωματικές Κλίμακες

Οι χρωματικές κλίμακες τραβούν την προσοχή στις ανώτερες και κατώτερες τιμές μιας σειράς δεδομένων. Αφού επιλέξετε την περιοχή τιμών σας, πηγαίνετε στην επιλογή Διαμόρφωση Υπό Όρους και επιλέξτε μια από τις συνθήκες στο μενού Χρωματικές Κλίμακες (Color Scales).

Color Scales conditional formatting
Διαμόρφωση υπό όρους με Χρωματικές Κλίμακες στο Excel.

Οι χρωματικές κλίμακες στις μικρογραφίες δείχνουν τα χρώματα θα εφαρμοστούν στα δεδομένα σας. Θα επιλέξω το πρώτο εικονίδιο της λίστας και δείτε τα αποτελέσματα παρακάτω:

Color Conditional formatting in Excel
Η χρωματική διαμόρφωση υπό όρους τονίζει το φόντο των κελιών βάσει της τιμής που έχει το καθένα.

Στο παραπάνω παράδειγμα, οι καλύτερες πωλήσεις εμφανίζονται με σκούρο πράσινο φόντο, ενώ οι χαμηλότερες με κόκκινο. Όλες οι άλλες τιμές έχουν διαβαθμίσεις κίτρινου και πράσινου, και εκπροσωπούν την απόδοση του πωλητή.

Οι χρωματικές κλίμακες έχουν μια ευρεία γκάμα κανόνων. Δοκιμάστε περισσότερα εικονίδια για να εφαρμόσετε κι άλλα χρώματα στα δεδομένα σας.

Προσθήκη Εικονιδίων

Τα σετ εικονιδίων είναι άλλος ένας καλός τρόπος να δώσετε στυλ στο φύλλο εργασίας σας. Στο παράδειγμά μου, θα τονίσω τα δεδομένα μου επιλέγοντας μερικά βελάκια από τις επιλογές της διαμόρφωσης υπό όρους.

Το σετ εικονιδίων περιλαμβάνει βελάκια που δείχνουν αλλαγές στα δεδομένα ή άλλα που είναι σαν σημαιάκια ή μπάρες που τονίζουν τα δεδομένα μέσα σε κάθε κελί.

Icon Set conditional formatting in Excel
Διαμόρφωση υπό όρους με εικονίδια στο Excel.

Στα παρακάτω δεδομένα, έχω μια στήλη ποσοστιαίας αλλαγής για να δείξω πώς απέδωσε ο πωλητής σε σχέση με τον προηγούμενο μήνα. Αυτός είναι ένα καλός τρόπος να εικονογραφήσετε τα δεδομένα σας.

Icon to show change in Excel
Τα εικονίδια ποσοστιαίας αλλαγής σας βοηθούν να αξιολογείτε γρήγορα τα δεδομένα σας και προσαρμόζεται αυτόματα στις αλλαγές τους.

Καθένα από αυτά τα έτοιμα στυλ είναι σχεδιασμένο για να σας βοηθά να βγάζετε συμπεράσματα από τα δεδομένα σας με μια ματιά.

Όλα τα είδη διαμόρφωσης υπό όρους προσαρμόζονται στις αλλαγές των δεδομένων. Αν αλλάξουν τα νούμερα των πωλήσεων, το Excel αλλάζει και τα εικονίδια όπου χρειάζεται.

Συνήθως, ξεκινώ με κάποιο από τα έτοιμα στυλ και το προσαρμόζω στις ανάγκες μου. Είναι πιο εύκολο για χρησιμοποιήσετε μια έτοιμη επιλογή διαμόρφωσης υπό όρους και να την "πειράξετε" παρά να την φτιάξετε μόνοι σας από την αρχή.

Ανακεφαλαιώνουμε και Συνεχίζουμε

Το σεμινάριο αυτό κάλυψε την διαμόρφωση υπό όρους του Excel. Μάθατε πώς να προσθέτετε στυλ στα κελιά σας, τα οποία αλλάζουν δυναμικά ανάλογα με τα δεδομένα κάθε κελιού.

Ακούστε κι αυτό: με τη διαμόρφωση τα φύλλα εργασίας σας είναι πιο εύκολα στην ανάγνωση. Με τη διαμόρφωση υπό όρους όμως, μπορείτε να προσθέτετε συμπεράσματα απ' ευθείας στα κελιά σας. Σας επιτρέπει να καταλαβαίνετε αυτό που βλέπετε με μια ματιά.

Εδώ θα βρείτε περισσότερα πολύ καλά μαθήματα που θα σας βοηθήσουν να εξελίξετε τις γνώσεις σας στο Excel:

Με ποιό τρόπο χρησιμοποιείτε τη διαμόρφωση υπό όρους; Ποιό είναι το αγαπημένο σας στυλ και πώς το εφαρμόζετε σ' ένα κελί; Πείτε μας στο χώρο σχολίων παρακάτω.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.