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8 cosas que deberías incluir en tu acuerdo de términos de servicio

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Spanish (Español) translation by Alejandra Guitron Arredondo (you can also view the original English article)

Si has sido un freelancer independiente durante un período significativo de tiempo, probablemente hayas aprendido a la mala que un proyecto de trabajo puede salir terriblemente mal. Estas resultan ser lecciones de vida a largo plazo, pero existen maneras de protegerte.

Trabajar con proyectos malos o malos clientes generalmente se debe a un desajuste en las expectativas y a una comunicación inadecuada. Tu mejor arma de seguridad es asegurarte de que tú y tu cliente están en la misma página antes de que se haya comenzado cualquier trabajo, usando un Acuerdo de Términos de Servicio, que esencialmente pone en un lenguaje claro y escrito lo que esperas de tu cliente y lo que deben esperar de ti.

Debes incluir ocho puntos importantes en tu acuerdo de términos de servicio. En este tutorial, explicamos cómo escribir un acuerdo de servicios freelance que incluya estos puntos críticos. Pero primero, aprende sobre este gran trato...

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Cómo hacer un acuerdo de términos de servicio freelance (8 cosas que incluir)

Al enviar con anticipación un acuerdo detallado de términos de servicio a tu cliente y hacer que te devuelva la confirmación donde acepta cumplir con tus términos, te ahorrarás (y a tu cliente también) muchos dolores de cabeza en el camino y evitarás el tipo de sorpresas que pueden hacer que un proyecto se descarrile.

Aquí hay ocho puntos importantes para incluir en tu acuerdo de términos de servicio freelance:

1. Estructura de facturación

¿Cuáles son tus tarifas? ¿Facturas por hora o por proyecto? Esto es importante porque suele ser una de las tres primeras preguntas que un nuevo cliente te hará. Define con el cliente lo que incluye tu cotización final y lo que sucederá si se te solicitan cambios más allá del alcance de los parámetros iniciales del proyecto.

2. Pago tardío

Determina el período de gracia dentro del cual un cliente puede enviar su pago después de la fecha de facturación. La práctica estándar es de 30 días, pero puedes determinar esto de acuerdo con tu empresa en particular. También detalla los cargos por demora y/o las tasas de interés para pagos atrasados. Esto dará incentivos a tus clientes para pagar sus facturas lo antes posible.

3. Límites de deuda provisionales

He conocido a demasiados freelancers que han facturado grandes proyectos que alcanzan los miles de dólares, sólo para ser engañados por clientes infelices que se van con su arduo trabajo. Si estás trabajando en un proyecto importante o estás haciendo varios proyectos más pequeños que suman cargos importantes para un mismo cliente, establece un límite en la cantidad de deuda pendiente que el cliente puede tener.

Yo personalmente pongo un tope de $500 a mis clientes para que cuando su factura total exceda esa cantidad, tengan que hacer un pago provisional para ponerlo debajo de esta cifra o enfrentar la suspensión del trabajo. Esto evitará que los clientes prometan muchos proyectos bien pagados sin cumplir su palabra. Esto es primordial cuando se trata de nuevos clientes, incluso aquellos referidos por personas en las que confías.

Puedes no utilizar este límite si tienes una relación de largo tiempo con un cliente de confianza que paga a tiempo y en su totalidad.

4. Programación

¿Puedes atender a tus clientes las veinticuatro horas del día? ¿Fines de semana? ¿Vacaciones? Necesitas tener una vida equilibrada, lo que significa que necesitas establecer horarios que vayan de acuerdo con tu estilo de vida. Establece las horas adecuadas en las que tus clientes pueden ponerse en contacto contigo y esperar que trabajes. Si no quieres que un cliente en pánico te despierte a la una de la mañana, diles específicamente a qué hora cierras tu tienda.

5. No aceptar trabajos especulativos

Este es un tema controversial entre muchos freelancers y clientes potenciales. El consenso para la mayoría es no aceptar el trabajo especulativo. El trabajo especulativo implica hacer un trabajo real con la esperanza de impresionar al cliente lo suficiente como para que te ofrezcan más oportunidades sin ninguna garantía de pago o que tú conservarás los derechos sobre el trabajo si no se paga. Es una mala práctica aceptar este tipo de trabajo con excepción de alguna oportunidad extremadamente rara única en la vida. Tu tiempo y talento son preciosos y no deben repartirse gratuitamente bajo ninguna circunstancia. Deletréalo en el acuerdo: no hay trabajo especulativo.

6. Terminación de los servicios por parte del cliente

Si eres escritor o diseñador u otro profesional creativo y estás enviando un primer borrador a un cliente y no están satisfechos y quieren terminar el proyecto en ese momento argumentando que tu trabajo no satisface sus necesidades, pueden estar buscando no pagarte por el tiempo que ya invertiste, o peor aún, intentando robar tus ideas de forma gratuita. Un cliente honesto pagará por tu tiempo y pasará a otro freelancer. De lo contrario, habrás hecho efectivamente un trabajo especulativo y recibido un rechazo. Establece una tarifa mínima para el trabajo realizado que se rechaza inmediatamente y donde el cliente no desea que continúes.

Debe estipularse que el trabajo rechazado por el cliente no puede ser utilizado en su totalidad o en parte. Esto puede o no ser respetado, pero puede ser procesable siempre y cuando el cliente haya aceptado este término y posteriormente lo haya violado.

7. Derechos de propiedad

Establece quién será el propietario de la obra después de que se haya completado y qué derechos tiene el propietario para utilizar o modificar el producto final. También puedes considerar la posibilidad de conservar los derechos para utilizar el trabajo en un repertorio o portafolio para futura publicidad, mientras que el cliente conserva todos los demás derechos de uso importantes.

8. Terminación imprevista o súbita de un proyecto

La mayoría de los freelancers trabajan por su cuenta, por lo que, si ocurre algún percance, enfermedad o accidente que le haga imposible continuar con un proyecto en curso, el cliente necesita saber qué protecciones tienen. Es posible que tengas que asociarte con otro freelancer que aceptará hacerse cargo del proyecto en dicho caso. De lo contrario, puedes estipular que los archivos o activos del proyecto se entreguen al cliente para que los continúe otra persona y facturarle solamente el trabajo realizado hasta ese momento.

Independientemente de lo que decidas, déjale saber al cliente que, por poco probable que sea, contratar a un solo freelancer tiene ciertos riesgos y que habrá algún tipo de compensación o prestación en caso de una interrupción en el proyecto.

La mayoría de los clientes actuarán de buena fe, así que mantén tu mente abierta y prepárate para negociar en casos donde haya desacuerdo. Pero al establecer explícitamente los términos por adelantado, se pueden evitar posibles disputas y tú puedes centrarte en lo más importante: hacer un gran trabajo.

Exención de responsabilidad

Siempre debes buscar asesoramiento financiero independiente y leer a fondo los términos y condiciones relacionados con cualquier seguro, impuesto, asunto legal o financiero, servicio o producto. Este artículo está pensado solo como una guía.

Nota: Unas cuantas veces al mes revisamos algunas de las publicaciones favoritas de nuestros lectores. Este artículo de Gary Horsman fue publicado por primera vez el 12 de junio de 2008, pero hoy en día es igual de relevante y lleno de información útil.

Foto por Ana_Cotta.

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