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¿Estás cometiendo estos errores en el correo electrónico?

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This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
How to Write Emails That People Read and Take Action On
How to Email Important People

Spanish (Español) translation by Carlos (you can also view the original English article)

Para la mayor parte de las personas que trabajan, el correo electrónico es su herramienta de comunicación favorita.

Pasamos una cuarta parte de nuestras vidas laborales en nuestras bandejas de entrada de correo electrónico. No es de extrañar que en ocasiones funcionemos en piloto automático cuando escribimos un correo electrónico y no tengamos el cuidado y la atención adecuados.

No obstante, los errores en los correos electrónicos pueden ser costosos. Los pequeños errores afectan tu productividad, incrementando tu carga de trabajo cuando ya tienes demasiado que hacer. Los errores más grandes pueden causarte una vergüenza personal o profesional. Peor aún, pueden costarte un valioso cliente o incluso tu trabajo.

Así que aprende lo que no se debe hacer con el correo electrónico, para que cuando estés a punto de cometer un error, puedas retroceder y corregir el rumbo.

Empecemos con uno de los errores más comunes en el correo electrónico:

Presionar el botón de respuesta (o de reenvío) equivocado

Un correo electrónico que se envía a la persona equivocada no solamente es vergonzoso, sino que además puede dañar económicamente.

Una gerente de relaciones públicas estaba tan frustrada con un cliente que envió un correo electrónico a un empleado. «No cuentes con [el cliente] si quieres hacer algo», decía el correo electrónico.

Desafortunadamente, el gerente cometió el error de incluir al cliente en el correo electrónico. La firma perdió una cuenta de $5 millones de dólares.

Le puede suceder a cualquiera de nosotros. Stephen Dubner, de Freakonomics, se quejó una vez con su coguionista Steven Levitt de que un equipo de investigación al que intentaba entrevistar eran un «montón de mentirosos». Pues bien, él pensó que se estaba quejando con Levitt. En lugar de eso, escribió el mensaje al equipo de investigación que estaba difamando.

En algunos casos puedes recuperar un correo electrónico que enviaste por accidente. Pero en la mayoría de las ocasiones no existe una manera fácil de recuperar un correo electrónico que ha sido enviado a la persona equivocada.

Todo lo que puedes hacer cuando cometes este error es admitir que te equivocaste y enviar una sincera disculpa.

¿La mejor solución? Cuando respondas, comprueba y vuelve a comprobar el campo «Para». Esto es especialmente importante si tu mensaje está destinado solamente a una persona.

Con frecuencia, responder a la persona o personas equivocadas es el resultado del siguiente error:

Enviar un correo electrónico cuando estás enojado

Todos necesitamos desahogarnos de vez en cuando. Compartir nuestras frustraciones nos ayuda a desestresarnos.

No obstante, el correo electrónico es una herramienta terrible para desahogarse, ya sea que le estés reclamando a alguien que te ha molestado o que estés compartiendo tu frustración a sus espaldas. Eso es porque:

  • El correo electrónico crea un registro permanente. Una vez que hayas pulsado el botón de enviar, no hay forma de retractarte de tus palabras poco amables. Y nunca sabes dónde pueda terminar el correo electrónico.
  • Es muy fácil decir algo de lo que luego te puedas arrepentir. Si estás irritado mientras escribes un correo electrónico, no lo envíes. Cuando tu cabeza esté despejada, puedes reescribirlo o borrarlo.
  • Cuando estás en un estado de elevada emoción, eres más propenso a cometer errores. Así que existe la posibilidad de que envíes tu sobresalto por correo electrónico a la persona equivocada.

Si necesitas desahogarte de algo, es mejor hacerlo cara a cara. De esa forma, se mantiene en privado, y es menos probable que conduzca a malentendidos.

Tratar de ser gracioso

El correo electrónico es una herramienta terrible para bromear o para decir algo irónico. Es muy fácil de malinterpretar.

En un estudio de la Universidad de Chicago, los investigadores transcribieron mensajes grabados de voz en correos electrónicos. Los mensajes originales eran serios o con tono sarcástico.

Se pidió a los participantes en el estudio que calificaran el tono de los correos electrónicos transcritos: ¿serios o sarcásticos? Solo el 56% de las veces tuvieron razón.

Deja tu sarcasmo fuera del correo electrónico, pues lo más probable es que se pierda en el destinatario.

Escribir correos electrónicos únicamente cuando necesitas algo

Para la mayoría de nosotros, cada correo electrónico en nuestra bandeja de entrada es otro elemento de nuestra lista de tareas. La gente nos envía correos electrónicos porque necesitan algo de nosotros.

Por otra parte, a todos nos encanta recibir correos electrónicos que nos hagan sentir bien y que puedan ser archivados o respondidos rápidamente después de que los hayamos leído.

¿Cuál es la lección aquí? Empieza a enviar correos electrónicos cuando no necesites algo. Simplemente escribe para agradecer a un compañero por un trabajo bien hecho, o para felicitar a un amigo por un reciente ascenso.

¿Qué pasa si no tienes nada que agradecer? Entonces,  comparte algo interesante. Incluso puedes mantener un archivo de artículos, enlaces y videos únicamente para este propósito.

Cuando utilizas el correo electrónico para fomentar las relaciones, la gente estará ansiosa por saber de ti. Es más, te será más fácil hacer una solicitud cuando lo necesites.

Naturalmente, en la mayoría de los correos electrónicos que envíes, necesitarás algo del destinatario. Así que no cometas el siguiente error:

No pedir lo que necesitas

Cuando escribas un correo electrónico, no esperes que el destinatario sepa lo que estás pensando.

Si necesitas pedirle ayuda a alguien, pero no estás seguro de lo que necesitas, entonces no estás listo para enviar un correo electrónico. Tómate unos minutos para pensar en lo que necesitas. Como alternativa, llámalos o reúnete con ellos en persona.

Los correos electrónicos funcionan mejor cuando haces peticiones claras y sin ambigüedades.

Mientras seas cortés, decir claramente lo que necesitas no significa que seas exigente. Únicamente significa que eres bueno escribiendo correos electrónicos efectivos.

Estar constantemente disponible

Leer y responder a los correos electrónicos en el momento en que llegan a tu bandeja de entrada casi siempre es un error.

A menos que en tu empleo se requiera ofrecer respuestas inmediatas mediante el correo electrónico, como un servicio de atención al cliente por correo electrónico; es mejor limitar la cantidad de veces que revises tu correo electrónico.

Esto se debe a que las interrupciones constantes, como el correo electrónico, dañan tu productividad. Las investigaciones muestran que toma un promedio de 25 minutos en regresar a una tarea después de una sola interrupción.

Apaga las alertas de correo electrónico en tu computadora y verás que puedes hacer mucho más.

Enviar correos electrónicos durante tu tiempo libre

Por muy tentador que sea el uso del correo electrónico durante las noches y el fin de semana, es un gran error. Y es uno que la mayoría de nosotros comete.

De acuerdo con una investigación de GFI Software, cuatro de cada cinco estadounidenses en edad laboral revisan su correo electrónico de trabajo fuera del horario laboral.

Sí, muchos de nosotros tenemos una gran carga de trabajo. Pero la frecuencia con la que revisamos nuestro correo electrónico probablemente tenga una fuerte relación con el hecho de que el correo electrónico es altamente adictivo. Es muy difícil dejar de hacerlo. Nos engañamos pensando que estamos siendo productivos, lo cual es un error.

Estar conectado día y noche en realidad te hace menos productivo. Como escribe Tony Schwartz de The Energy Project:

Un nuevo y creciente grupo de investigación multidisciplinaria muestra que la renovación estratégica, –que incluye ejercicios diurnos, siestas cortas por la tarde, más horas de sueño, más tiempo fuera de la oficina y vacaciones más largas y frecuentes– incrementa la productividad, el rendimiento laboral y, por supuesto, la salud.

Solamente desconectándote de tu correo electrónico podrás tener tiempo para una verdadera relajación y renovación.

Existe otra desventaja en responder a los correos electrónicos cuando deberías estar relajándote. Es una señal para tus compañeros y tu jefe de que estás disponible en cualquier momento. Si no respetas tu propio equilibrio entre tu trabajo y tu vida, otras personas tampoco lo harán.

Por supuesto, habrá momentos en los que tengas una sobrecarga de trabajo. Si realmente necesitas escribir correos electrónicos a altas horas de la noche, utiliza un servicio de programación como Boomerang para que se envíen a la mañana siguiente. Te verás más profesional y al menos mostrarás algo de respeto por los límites de tu vida laboral.

Escribir demasiado

Escribir correos electrónicos largos es una gran pérdida de tiempo. Pierdes tu tiempo al escribirlos, y el de tus destinatarios en idear cómo responderlos.

Además, los correos electrónicos largos crean bloques de productividad. En vez de ayudar a avanzar en los proyectos, los correos electrónicos largos son más propensos a retenerlos. Eso se debe a que un correo electrónico largo indica a la persona que lo recibe: «Archiva esto y ocúpate de ello posteriormente».

Eso no significa que debas ser brusco. Tómate tu tiempo para la etiqueta básica en todos tus correos electrónicos. Pero por lo demás, sé tan breve como puedas. ¿Por qué no intentas limitarte a cinco frases?

Ser perezoso con tus archivos adjuntos

Los archivos adjuntos son una necesidad desafortunada. Desafortunada porque hacen que el correo electrónico sea más complicado. Pero necesarios porque a menudo los requerimos para hacer nuestro trabajo.

Los errores comunes incluyen:

  • Olvidar el archivo adjunto. Esto es tan común que por lo general se perdona con poco revuelo. Gmail incluso ofrece un útil recordatorio.
  • Adjuntar demasiado y dejar que el receptor averigüe lo que es relevante. A menos que sea el trabajo del destinatario el de hacer la clasificación por ti, organiza tus archivos adjuntos antes de enviarlos, y únicamente envía lo que necesiten.
  • Adjuntar lo que debería estar en el cuerpo del correo electrónico. Si estás utilizando un archivo adjunto para compartir un mensaje, entonces el mensaje debe estar en el correo electrónico.

Enviar correos electrónicos personales desde tu cuenta de trabajo

Utilizar el correo electrónico de tu trabajo para enviar mensajes personales es innecesario y poco profesional.

Muchos lugares de trabajo desaprueban el uso de los recursos laborales para motivos personales. Y el correo electrónico es un recurso laboral.

No cometas el error de creer que el correo electrónico de tu trabajo es privado. Lo más probable es que tu empleador rastree cada correo electrónico que envíes. Y si un correo electrónico que envías emite una señal de alerta, terminará en la bandeja de entrada de tu jefe. Podrías enfrentar una reprimenda o incluso perder tu trabajo.

En otras palabras, si no quieres que tu jefe lo lea, no lo escribas y, desde luego, no lo envíes.

Omitir la línea de asunto

Quieres que la gente lea tus correos electrónicos, ¿verdad? Entonces siempre debes incluir una línea de asunto relevante.

Además de animar al destinatario a abrir el correo electrónico, una línea de asunto adecuada te permite rastrear las distintas conversaciones que tienen lugar en tu bandeja de entrada.

Utilizar abreviaturas

Deseas enviar los correos electrónicos rápidamente, así que utilizas abreviaturas, como: FYI (Para tu información), BTW (Por cierto), PFA (Por favor busca el archivo adjunto), FWIW (Por si sirve de algo), o IMHO (En mi humilde opinión). 

Quizá te ayuden a acelerar un correo electrónico en el teclado, pero es poco probable que ayuden a tus lectores. No todo el mundo conoce las abreviaturas de los correos electrónicos.

Si te cuesta trabajo mecanografiar rápidamente y esto realmente te ahorra tiempo para escribir en forma breve, entonces considera la posibilidad de utilizar el software de autocompletado, que expandirá automáticamente las abreviaturas.

No revisar

Los errores en tu correo electrónico muestran una falta de respeto por el destinatario. Un error afirma: «No vales mi tiempo para hacer esto bien».

Revisa y vuelve a revisar la ortografía y la gramática. En la actualidad la revisión ortográfica está integrada en la mayoría de los clientes de correo electrónico, no hay excusa para cometer errores básicos de escritura.

No usar una firma

La firma de un correo electrónico te ahorra unos segundos cada vez que escribes uno. Puede que no parezca mucho, pero si envías más de 100 correos electrónicos al día, una firma podría ayudarte a rescatar 30 minutos de tiempo perdido cada semana.

Además, si trabajas para ti mismo, una firma es una excelente herramienta de promoción. Asegúrate de incluir un enlace a tu página web y tu feed de Twitter.

¿Qué errores de correo electrónico te frustran?

¿Qué errores de correo electrónico te parecen más frustrantes? ¿Hay alguno al que seas particularmente propenso? Háznoslo saber en la sección de comentarios.

Recursos

Crédito del gráfico: Eraser diseñado por Terrence Kevin Oleary de Noun Project.

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