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10 de las Mejores Soluciones de Recursos Humanos para tu Negocio Pequeño (2018)

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This post is part of a series called The Complete Small Business Human Resources (HR) Guide.
How to Hire Workers With Disabilities (+5 Business Benefits)

Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Si la "Solución de Recursos Humanos" de tu negocio consiste de unas hojas cálculos y alguna papelería escondida en un gabinete, puedes ser que te falte algo.

Aunque un enfoque informal puede funcionar en los primeros días, rápidamente se vuelve una pesadilla a medida que tu negocio crece, consumiendo tiempo valioso con tareas administrativas de poco valor.

De hecho, una encuesta de OfficeMax de 2013 encontró que los propietarios de negocios pequeños gastaban más de cuatro billones de horas cada año en tareas administrativas, y un 41% de ellos dijo que esto agotaba la pasión y energía de seguir administrando la compañía.

hr software for small business
Si no estás usando un software de Recursos Humanos, puede ser que te falte algo (fuente de imagen).

Una manera de salir de este caos es invertir en un buen software de Recursos Humanos, que puede ayudarte a permanecer organizado y lidiar con tareas de Recursos Humanos comunes, como registro de datos, cheques, y evaluación de rendimiento de los empleados. Con precios que comienzan de algunos pocos dólares al mes y típicamente incrementando basado en el número de empleados que tengas, esto es una inversión que puede ser beneficiosa, incluso si solo ahorras algunas horas de tu tiempo valioso.

En este artículo, cubriremos algunas de las características claves en las cuales buscar en estos paquetes de software, y cómo escoger la solución correcta para ti; y luego veremos a algunas de las soluciones más populares que están disponibles, con una reseña breve de sus características y beneficios principales. Para el final, tendrás una clara idea de las opciones disponibles para ti y cómo escoger un paquete que te ayude a administrar los Recursos Humanos más eficientemente.

Las Características Claves que Hay Que Buscar en Software de Recursos Humanos para Negocios Pequeños

En esta sección, veremos a algunas de las opciones disponibles para ti cuando buscas software para negocios pequeños.

Tipos de Software para Recursos Humanos

Hay dos tipos principales de paquetes de software para recursos humanos: RRHH Central y RRHH Estratégico.

  • RRHH Central se refiere a las funciones tradicionales y "administrativas" como beneficios de administrador, rastreo de asistencia, procesamiento de pago, etc.
  • Los paquetes estratégicos, por otro lado, te ayudan con las tareas estratégicas, como contratar y retener al mejor personal, y hacer seguimiento de su desarrollo a largo plazo.

Este diagrama de HRdirect ilustra la diferencia:

Core HR vs Strategic HR

No todas las suites se enfocan en un área u otra—a veces hay una mezcla, y algunos paquetes cubren todo, mientras otros son más enfocados a un área de trabajo. Pero es una distinción que hay que mantener en mente, a medida que decides lo que estás buscando.

Características Claves

Aquí hay algunas de las características claves que los softwares de negocios de Recursos Humanos pueden ofrecer:

  1. Mantienen el Registro del Empleado: Mantén copias de registros importantes de tus empelados, como se detallan en nuestro tutorial de requisitos claves para Recursos Humanos.
  2. Opciones de Auto-Servicio: Deja que los empleados se registren y actualicen sus datos, solicitar permisos, etc.
  3. Beneficios de Administración: Ayuda a los empleados a que se unan a los beneficios y administren sus opciones desde dentro del software.
  4. Contratación: Usa el software para hacer seguimiento de las aplicaciones de trabajo y administra el proceso de contratación.
  5. Incorporación: Ayuda a los nuevos empleados a que se adapten rápidamente, proveyendo entrenamiento y recursos que necesiten.
  6. Planificación de Serie: Planifica las necesidades futuras de tu staff y reduce tu dependencia en miembros claves, teniendo una planificación de serie en lugar para roles importantes.
  7. Entrenamiento: Algunos paquetes te dejan planificar el entrenamiento de tus empleados y necesidades de desarrollo, y a veces puedes incluso integrar entrenamiento dentro de la aplicación.
  8. Evaluación de Rendimiento: Haz seguimiento del desarrollo de tus empleados año por año, ponte nuevas metas y objetivos, y ten acceso a su historia de desarrollo dentro del software.
  9. Reporte: Analiza los datos de tus empleados y crea reportes personalizados en cosas como asistencia, ganancias, satisfacción del empleado, etc.
  10. Tiempo y Asistencia: Administra las solicitudes de vacación de tus empleados con un horario para asegurarte de que lo cubrirás adecuadamente. Algunos softwares también ofrecen un seguimiento de tiempo más detallado para trabajadores con turnos.
  11. Comunicación: Haz saber las noticias de la compañía a tus empleados, y permíteles comunicarse con cada uno a través de blog, foros, mensajes, etc.
  12. Acceso Móvil: Deja que lo empleados tengan acceso al sistema a través de una aplicación de Smartphone para que puedan revisar y subir información en el momento.

¿Cómo Escoger el Software Correcto?

Como has visto, hay un gran rango de características disponibles para ti. Pero aquellas con más soluciones comprensivas, por supuesto, vienen con un precio más alto, así que necesitarás ir a través de la lista y decidir cuál de ellos realmente necesitas.

La pregunta clave es preguntarte a ti mismo: "¿Cuánto tiempo estoy dedicando en esta tarea ahora?

Si estás dedicando horas cada mes en imprimir currículos de empelados prospectivos y luego tratando de encontrarlos y recordar qué personas has contactado y cuáles no, entonces el módulo de contratación probablemente te ahorrará mucho tiempo y el software en verdad sea útil.

Otras características, como las herramientas de comunicación, pueden no tener un beneficio directo, pero podrían ser valiosas. Mira el siguiente tutorial para más en la importancia de buena comunicación:

También piensa en cómo trabajas y cómo tus empleados trabajan, y decídete en las características que necesitas y las que puedes hacer sin ellas. Por ejemplo, algunos paquetes ofrecen una aplicación móvil que los empleados pueden usar en sus SmartPhones. Si tienes una fuerza de trabajo móvil, esto puede ser una característica útil, pero si tu equipo está basado en la oficina, puede no ser necesario.

Por último, la mejor manera de tomar una decisión final es reducir tus elecciones a dos o tres, y tomarlas para una prueba. Muchos proveedores ofrecen un período de prueba gratis, e incluso para aquellos que no, el costo de un mes no es tan alto.

Así que, vale la pena hacer una prueba en dos o tres sistemas diferentes. Experimenta con la mesa trabajo y las configuraciones, decidiéndote en las características que te gustan, qué interfaz es la más fácil de usar, entre otros. Usualmente tendrás la sensación que uno te gusta más que otros, y puedes cancelar la nulidad y enfocarte en eso y acelerar las cosas.

Soluciones de Software de RRHH para tu Negocio Pequeño

Ahora que sabes qué buscar y cómo escoger, aquí hay una lista de soluciones para el área de RRHH en negocios pequeños que puedes considerar.

1. BambooHR

BambooHR website

BambooHR tiene un componente fuerte que guarda registros, incluyendo soporte para firmas electrónicas para que puedas evitar la tarea tediosa de hacer que la papelería sea firmada y mantener la copia de papel.

También te deja hacer seguimiento de los candidatos de trabajo, aprobar solicitudes de permisos, conducir entrevistas de desempeño dentro de tu compañía, entre otras cosas.

Aunque BambooHR está dirigido a los negocios pequeños, posee una característica de lista de clientes que incluye compañías de las cuales probablemente has escuchado, como Disqus, Asana, Quora, Vimeo, SoundCloud, etc.

2. Zoho People

Zoho People website

Si solo tienes pocos empleados, una cosa que amararías acerca de este software es que es gratis para usar hasta para cinco empleados. Luego de eso, el precio mensual escala de acuerdo al número de empleados, como muchos de los otros.

Como puedes ver en la imagen de arriba, hay muchas características entre las cuales escoge. La característica de auto-servicio es un poco impresionante—deja que tus empleados:

  • modificar información personal
  • ver reportes de asistencia
  • añade trabajos y más tiempo
  • pedir reembolsos médicos
  • ver los beneficios
  • colaborar a través de mecanismos
  • exportar datos personales
  • ver reportes de permisos y balances
  • pedir la solicitud de viaje
  • ver todas las aprobaciones y permisos
  • acceder a los anuncios

3. Namely

Namely business HR website

Namely está hecho para compañías medias, que se definen desde 15 empleados a algunos miles. Así que, puede no ser ideal para una micro-empresa, pero es una gran opción si tienes ambiciones de crecer y quieres una solución que sea un poco escalable.

De acuerdo a Namely, 75% de sus clientes dicen que el software ha incrementado el compromiso con los empleados, y el 72% dice que ha hecho a los empleados más productivos. Eso es en parte porque está diseñado para parecer y sentirse como una red social que usan las personas, así que es fácil para los empleados comenzar a usar el sistema y colaborar con colegas.

Otra característica potente es la habilidad de integrar el software con un gran número de otras compañías y soluciones que puedes estar usando para cualquier otra cosa, desde las hojas de horas trabajadas y reconocimiento del empleado.

4. Gusto

Gusto website

Con Gusto, puedes convertir todo tu proceso de reclutamiento en un proceso más eficiente y sin papelería. Puedes enviar cartas de oferta a nuevos empleados, ayudarlos a incorporarse, hacer que unan a los beneficios y al pago, y más—todo en línea.

Puedes hacer cosas como administrar las solicitudes de permiso, conducir encuestas a los empleados, crear organigramas y más. Y Gusto también ofrece pagos y beneficia a los módulos administrativos, así como la integración de software de contabilidad popular, aplicaciones de seguimiento de tiempo, y más.

5. Zenefits

Zenefits website

El módulo de RRHH de la plataforma de Zenefits cubre cosas como la contratación y la incorporación, registro de empleados, reportes, etc. Esas características son un poco potentes, pero eso es solo una parte de lo mucho que ofrece; también incluye cosas como seguimiento de tiempo, cumplimiento de normas, procesos de pagos y beneficios administrativos.

La compañía proclama una "mentalidad móvil" y ofrece aplicaciones para sistemas iOS y Android para todo, desde chequear los detalles del seguro a marcar el tiempo de entrada y salida, así que es una buena opción si tienes empleados que dedican mucho tiempo en el camino.

6. CakeHR

CakeHR website

Cake comenzó como una empresa pequeña en Letón, en el 2011, y se ha expandido para servir clientes en más de 1,000 ciudades, incluyendo nombres como el comercio en línea de Paperless Post.

Es una solución en línea simples que ofrece un rango de servicios, tales como seguimiento de días de vacación, un calendario compartido, reporte, aplicaciones móviles, e integración de aplicaciones populares como Slack y Google Apps. Un módulo de registro de desempeño basado en una retroalimentación de 360 grados está siendo preparada.

7. Cezanne

Cezanne HR Software website

Si quieres algo más complejo y lleno de características, prueba Cezanne. Está dirigido a compañías de tamaño medio, así que puede ser muy complejo para un negocio pequeño. Pero para las compañías que van creciendo, da acceso a una suite de software potente que puede lidiar con muchas de las tareas de Recurso Humanos que puedes pensar.

Con las personas de módulo, por ejemplo, puedes hacer todo, desde administrar horarios de trabajo a llevar registros de salud e incidentes de seguridad, registrar y hacer seguimiento de procesos disciplinarios, y mucho más. Mientras tanto, el módulo de Profesiones y Sucesiones te deja llevar a cabo planes estratégicos para las necesidades futuras de tu staff, mapear roles claves y sucesores potenciales, etc.

Esos son solo unos pocos ejemplos—esta realmente es una solución comprensible para cualquier negocio con el tamaño y el presupuesto que lo justifica.

8. WebHR

WebHR website

Like Zoho, WebHR ofrece un plan gratis para hasta cinco empleados, con tazas mensuales basadas en el número de empleados que tienes luego de eso.

El eslogan "Desde el Contrato al Retiro" es muy oportuno—lo que ofrece es muy comprensivo, cubre cada etapa de la vida del empleado en tu compañía, desde el contrato y lo que sigue. Hay características parecidas a las redes sociales para mejorar la comunicación de tus empleados a través de mensajería, foros, actualizaciones de estados, etc. Y los empleados puedes hacer muchas cosas a través del sistema, tales como aplicar para un permiso o autorización de viaje, enviar una solicitud de reembolso e incluso licitar la resignación en línea.

9. BreatheHR

BreatheHR website

Basado en el Reino Unido, BreatheHR te deja traer muchos datos en una mesa de trabajo fácil de usar para ti y para tus empleados.

Por ejemplo, un empleado podría ver una mesa de trabajo que muestra el número de días que han reservado y el número que les hace falta, su registro de días que han estado enfermos, y el entrenamiento que han completado o solicitado, sus objetivos claves y lo que se les ha entregado, y además las reuniones uno a uno que se han programado con su gerente. Y en la misma página, pueden dar clic en el botón para tomar acción en cada una de estas áreas: solicitar entrenamiento, solicitar una reunión uno a uno, etc.

También tiene muchas otras características como registro de datos y reportes, y ofrece 14 días de prueba gratis.

10. JazzHR

JazzHR website

Muchas de las soluciones que hemos visto han sido un poco amplias. Pero a veces no necesitas todo—solo necesitas productos especializados para un área en particular.

JazzHR es un ejemplo de una oferta más especializada. Se enfoca en el aspecto de la contratación de RRHH, provee muchas características en esa área. Puedes crear anuncios para trabajos y automáticamente postearlas en muchas redes de trabajo, por ejemplo, y luego hacer seguimiento de las aplicaciones y escoger cuáles escoger o rechazar. Luego puedes usar el software para llevar registro de las entrevistas y comparar candidatos de una manera sistemática, antes de investigar compensaciones, hacer ofertas, y mucho más, todo dentro del software.

Si necesitas un rango amplio de soluciones de RRHH, entonces una de las otras soluciones será mejor para t; pero si solo necesitas hacer tu contratación de manera correcta, entonces JazzHR es lo idea.

Conclusión

En este tutorial, tienes una vista amplia de los mejores softwares para negocios pequeños, y has visto qué características buscar y cómo escoger la correcta para tu compañía.

Toma tu tiempo y explora las diferentes opciones, y reduce tus opciones a dos o tres contendientes. Luego pruébalas, y mira cuál funciona mejor para ti, y luego toma tu decisión final. Comenzarás a ver los beneficios pronto.

Si decides que necesitas más asistencia manual, podrías investigar un poco de contrataciones externas. En vez de confiar en un software, puedes tener acceso a un staff de Recursos Humanos en una compañía externa que administre las cosas para ti. Típicamente es más caro que las soluciones de software que hemos visto, pero puede darte acceso a experiencia valorizada en relación a Recursos Humanos. Para aprender más acerca de cómo la contratación externa funciona, mira el siguiente tutorial:

Y si encuentra este artículo útil, ¿por qué no chequear algunos de los otros artículos en nuestra serie de RRHH para negocios pequeños?

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