Planes de Negocios para Consultantes Independientes

La frase "plan de negocios" probablemente te hace pensar en un documental formal y muy largo lleno de análisis y finos detalles. Al mismo tiempo, sugiere el proceso de pensamiento estructura que debería llevar a tal documento.

Desafortunadamente, es una manera muy fácil de poner mucho esfuerzo en crear lo primero a expensas de lo último.

Francamente, muchos consultantes empiezan con el documento y dejan manejar el planeamiento. Usan formatos disponibles comunes y "llenan los espacios", lo que es diferente de "responder preguntas claves."

La disponibilidad amplia de modelos de planes de negocios lleva a los consultantes a desperdiciar mucho esfuerzo, así que veamos al "problema de las plantillas" antes de que vayamos a los elementos núcleo de un buen plan de negocios.

Busca, Después Tira

Busca "planes de negocios" y rápidamente encontrarás largas páginas de "plantillas de planes de negocios". Si las plantillas gratis no son suficiente, puedes invertir en un software que te ayude a juntar un documente brillantemente visualizado.

Crear un plan de negocios es una práctica valiosa, que uno debería hacer al menos anualmente. Pero existen algunos problemas con la aproximación de lujo y exquisita de muchas plantillas:

• Podrías no necesitar un documento largo y detallado. Si nunca compartes tu plan de negocios con alguien más, no gastes horas en hacerlo bonito y responder preguntas que no apliquen a ti.
• Se enfocan realmente muy poco en los negocios de una persona, especialmente los de consultoría. ¿Realmente necesitas escribir tu Equipo de Gestión? ¿Gráfica de Organización? ¿Discutir Facilidades del Equipo, y Requerimientos Laborales?
• Usan un formateo y estructura excesiva  para crear la ilusión de grandes pensamientos. Por ejemplo, muchos requieren una Declaración de Visión, Declaración de Misión, y una Declaración de los Objetivos. Exceso.
• Simplemente son muy largos. No es usual para una plantilla, que es apenas títulos, con una oración diciéndote lo que rellenar en cada una, hacer 15 a 20 páginas. Rápidamente tendrás un documento de 40 páginas que pocas personas querrán revisar.
• Ciertamente no necesitas un documento enorme y formal para manejar bien tu negocio, y muchos consultores independientes tendrán poca inclinación a compartir un documento con cualquier otro.

Mi recomendación: ¡sácalo fuera de tu sistema! Busca planes de negocios en la web, busca entre muchas plantillas, y obtén una idea de los formatos estándar y temas comunes. (Dos de las fuentes más razonables para lo básico del planeamiento de negocios son la Administración de Negocios Pequeños y SCORE.)

Y después ponlos de lado hasta que absolutamente necesites ese nivel de formalidad... lo cual podría no pasar más nunca.

Los Tres Planes de Negocios

Considera tres posibles documentos:

1. El Plan Capturado: la documentación de tu proceso de planeamiento, las preguntas que te hiciste y las respuestas que pensaste.
2. El Plan Portátil: un resumen de una página de tu Plan Capturado. Este cabe en tu cabeza, así que lo puedes llevar contigo para que te guíe en tus decisiones diarias de negocios.
3. El Plan Presentable: lo que producen las plantillas, largas, detalladas (¡y aburridas!). No te preocupes en crear una de estas al menos que una necesidad externa surja.

Crea los planes en ese orden. Haz el proceso de pensar necesario para manejar un negocio de consultoría independiente exitoso primero, y después captura ese pensamiento en un documento.

En el caso del Plan Presentable, la necesidad más probable para ese tipo de documento es buscar financiamiento. Sea que vayas a un banco o a una unión de créditos o encuentres una infusión de efectivo de otras fuentes, los terceros podrían demandar un plan de negocios formal. Entonces buscas la plantilla y te pones a trabajar.

Pero relativamente pocos consultores independientes se encuentran yendo por esa ruta. Y compartiré un pequeño secreto: aunque muchos banqueros exigen un plan de negocios formal, y podrían incluso ver algunas secciones, lo hacen en su mayoría para cubrir sus propias espaldas.

He escuchado a más de un banquero de negocios decir que si el dueño del pequeño negocio no puede hablar fácilmente sobre los problemas claves a los que se enfrenta su negocio (el Plan Portátil) rápidamente y con confianza, ninguna cantidad de verbos en un documento bonito hará alguna diferencia.

Elementos a Capturar

Ver elementos comunes encontrados en planes de negocios efectivos, recomiendo examinar cuidadosamente los siguientes problemas:

• ¿Qué estás vendiendo?
• ¿A quién le estás vendiendo?
• ¿Cómo irás a pararte frente ese mercado?
• ¿Cómo irás a manejar tu negocio?
• Problemas del Presupuesto o Financieros
• Proyecciones
• Riesgos, Obstáculos y Respuestas

¿Qué estás vendiendo?

¿Por cuáles servicios o productos te pagarán los clientes?

El problema más común aquí es hablar en generalidades ("proveer entrenamiento ejecutivo"). Ve más hondo para listar las acciones específicas o productos por los cuales puedas cobrar.

¿Ofrecerás seminarios en la página? ¿Sesiones de entrenamiento uno a uno? ¿E-books? ¿Webinarios? ¿Herramientas de Diagnóstico? ¿Evaluaciones de seguridad? ¿Pasarás tiempo haciendo investigación y generando reportes y recomendaciones? ¿Propondrás estrategias de mercadeo, legales u operacionales?

Se tan específico como sea posible. No te escondas tras la excusa de que "cada proyecto es único". Identifica los elementos comunes en tu trabajo, o lista proyectos típicos.

¿A quién le estás vendiendo?

Estos son los que tienes más valor, los más rechazados, elementos de planes de negocios, es decir, tu cliente ideal, tu mercado ideal.

¿Cuáles necesidades, cuáles problemas, llevarán a los clientes a que vayan a ti por ayuda?

Tener necesidades escondidas identificadas, describir clientes ideales en detalle. ¿Cuáles industrias, o cuáles tipos de individuos, tienen esas necesidades? ¿Si estás hablando de compañías, cuán grandes son, cuántas hay, dónde están?

Ve por las definiciones ajustadas. Si consultas a negocios, no delires en pensar que cada negocio es un cliente potencial. Es improbable que tus servicios sean igualmente de atractivos para corporaciones gigantes y negocios locales pequeños.

Si consultas individuos, de nuevo, ve más allá de pensar "todos me necesitan." Ve los grupos de edades, niveles de ingresos, formas de vida, locación, y cualquier otro factor que te pueda ayudar a enfocarte en las personas que tengan más probabilidades de necesitar lo que ofreces.

¿Cómo irás a pararte frente a ese mercado?

Piensa sobre este tema como una extensión de tu mercado ideal.

¿Dónde se reúnen? ¿Leen cierto tipo de diarios, periódicos o blogs? ¿Tu mercado ideal tiene más probabilidades de intercambiar ideas en LinkedIn que en Facebook? ¿Viven en las redes sociales, o piensan que eso está bien para actividades personales y divertidas, pero no para negocios serios?

¿Cuáles fuentes ven y escuchan? ¿Dónde llamarían su atención los artículos? ¿Publicidades? ¿Asisten a conferencias o convenciones?

Si no puedes pensar en algún lugar que tus clientes ideales intersectan, sea físico o virtual, ¡quizás la necesidad en la que estás trabajando no sea tan urgente como para apoyar un negocio!

Si no puedes pensar en ningún lugar en el que tus clientes ideales intersectan, sea físico o virtual, ¡quizás la necesidad en la que estás trabajando no sea lo suficientemente urgente como para apoyar un negocio!

Ve cómo otros están tratando de alcanzar este mercado. Si nadie más está siriviendo a tu mercado ideal, podrías enfrentarte a retor significativos (y costos) en obtener su atención. Si hay montones de rivales proporcionando servicios como el tuyo, deberás trabajar más fuerte para distinguirte del paquete.

El camino más fácil va a través de un mercado donde algunos canales de comunicación, algunos "huecos de agua", ya están en lugar. Pero no está tan lleno con proveedores que el bajo precio es el único factor decisivo para los clientes potenciales.

Un buen entendimiento de tu mercado ideal y su "comportamiento de recolección" es el punto de comienzo para estrategias específicas de mercadeo, sea que eso sea publicar artículos, una presencia fuerte en línea, publicitar u otros métodos. Muchas veces las estrategias de mercadeo son débiles precisamente porque el consultante ha evitado la investigación a veces difícil en donde vive su mercado ideal, piensa y actúa.

¿Cómo irás a manejar tu negocio?

Incluso sin un equipo de gestión y un gráfico organizativo existen decisiones prácticas que se pueden hacer sobre manejar tu negocio. Muchas veces son hechas a trochemoche.

¿Contratarás a ayudantes, subcontratistas como ayuda administrativa, diseñadores web, escritores y apoyo técnico?

¿Cuáles servicios de apoyo son esenciales a tu negocio? ¿Cuál nivel de equipo o tecnología necesitas? ¿Viajarás frecuentemente? ¿Verás a los clientes en tu lugar, o en el de ellos, o en un ambiente virtual? ¿Necesitas una oficina, un cuarto de conferencias, o al menos un acceso ocasional a ellos?

Problemas Financieros/de Presupuesto

Ah, el dinero. Las plantillas de planes de negocios te pedirán una Declaración de Ingresos y una Hoja de Balance, difícilmente práctica para la mayoría de los negocios de consultoría de una persona.

Todavía, los independientes que nunca hacen un presupuesto formal muchas veces se encuentran con sorpresas feas cuando los clientes son pocos (y también pierden oportunidades para las cuales no se han preparado).

Ventas netas estimadas (antes de gastos e impuestos) para el año venidero. Sé realista: no se trata de metas, se trata de lo que puedes depender. Sé conservador.

Muchos consultantes experimentan ciclos de estaciones. Rompe tus ventas anticipadas anuales en dos figuras mensuales que reflejen esos patrones.

Todavía, los independientes que nunca hacen un presupuesto formal muchas veces se encuentran con sorpresas desagradables cuando los clientes son pocos (y también pierden oportunidades para las cuales no se han preparado).

Apunta tus costos fijados. Pagas por el Internet, los suplementos de la oficina, teléfonos y más. Podrías pagar por servicios en línea (reuniones en línea, encuestas y diagnósticos, manejo de listas de correos). Claramente declara lo que pagarás, mes tras mes, sea o no que ningún dinero esté entrando.

Asegúrate que tengas una regla de oro de estimado de tu tasa de impuestos.

Construye algunos costos a largo plazo para cosas como reemplazar equipo. ¿Cuántas veces planeas adquirir una nueva laptop? ¿Esperas traer ayudantes, o mejorar los servicios en línea, en el próximo año o dos? Ensambla desembolsos anticipados de efectivo para los próximos par de años.

Y no pases por alto el flujo de efectivo y sus demandas debido a la tardanza entre la facturación y el pago. Por ejemplo, muchos consultores viajan mucho. Podrías pagar por tu ticket de avión cuando lo reserves, y obtener un reembolso del cliente mucho después. ¿Cuánto dinero debes tener a mano para hacer pagos relacionados al proyecto mientras estás esperando por el pago?

Pon todo esto junto en un presupuesto mensual para el año venidero. Entonces prepárate para los presupuestos anuales para los siguientes par de años.

Finalmente, ve a tus recursos de emergencia. Si chocas contra un hechizo de sequía difícil, o tu computadora se daña y necesita ser reemplazada fuera de tu agenda, ¿dónde encontrarías el dinero para sobrevivir? ¿Ahorros? ¿Crédito? ¿Familia?

Revisa tu presupuesto para puntos de acción: ¿Necesitas subir los precios? ¿Cortar costos? ¿Ahorrar más? ¿Obtener más clientes?

Proyecciones

Aquí cómo puedes establecer tu futuro. ¿Cuál es tu crecimiento esperado en las ventas para cada uno de los siguientes par de años?

¿Por qué piensas que incrementarán las ventas? No solo tomes los números del año pasado y los incrementes con algún monto. Piensa sobre cuántos nuevos clientes necesitarás, cuáles nuevos productos o servicios podrías ofrecer. Describe los cambios en tu mercad ideal que puedas promediar en crecimiento (ejemplo, cambios de nueva legislación, tal como cambios en: reglas de privacidad, requerimientos de seguridad, o reportar requerimientos que sean importantes para tus clientes).

También describe los planes que afectarán los costos. Quizás te muevas a una oficina externa en los próximos par de años. Haz de eso un factor dentro de tus gastos proyectados para que puedas ver cuál tipo de crecimiento de ventas es necesitada para apoyar el movimiento. Recuerda que aprovechar oportunidades puedo incurrir en gastos e impactar tu beneficio final.

Ve más allá de las ventas y los costos para incluir otros factores que sean importantes para ti. Por ejemplo, quizás estés más interesado en la eficiencia en vez del crecimiento. Quieres los mismos niveles de ventas, pero de menos clientes, o de más productos y menos de servicios personalmente entregados. Tu meta es maximizar el tiempo personal y reducir el estrés, no maximizar el ingreso.

Hacer un análisis SWOT (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas) puede ser de gran ayuda en este elemento y en el siguiente. Ve esta publicación para lo básico del análisis SWOT para consultores independientes.

Riesgos, Obstáculos y Respuestas

¿Qué está entre tu y ese futuro proyectado que has descrito? ¿Qué podría tumbarte del camino, incluso amenazar tu vida? (De nuevo, los análisis SWOT pueden ser de bastante ayuda.)

Los "obstáculos" son un término más largo, más retos crónicos para tu éxito, mientras que los "riesgos" se refieren a eventos o cambios individuales que dañan tu negocio. Toma la competencia como ejemplo.

Para cada obstáculo y riesgo que identifiques en tu plan de negocios, primero identifica los pasos para contrarrestar el impacto negativo en tu negocio.

Si consultas sobre desarrollar sitios web efectivos, tienes mucha competencia. Aparte de consultores de completo servicio como tú, existen diseñadores web básicos. Y no olvides las plataformas de "¡construye tu propio sitio web en minutos!" que ofrece casi cada alojamiento web. La plétora de opciones más simples y de menor costo es un obstáculo que reta tu habilidad de obtener la atención de los clientes ideales y convencerlos para escoger una aproximación de consultoría más completa.

En la otra mano, para un consultor de impuestos, ciertamente existen obstáculos crónicos en la forma de software de preparación de impuestos barato. ¿Pero qué hay del riesgo de una de las cadenas nacionales de preparación de impuestos abriendo su oficina justo al tu lado?

Recuerda, es difícil reaccionar rápidamente si no has pensado sobre tus respuestas en avance. Para cada obstáculo y riesgo que identifiques en tu plan de negocios, primero identifica los pasos para contrarrestar cualquier impacto negativo en tu negocio.

El Plan Portátil

Una vez que hayas completado - ¡y grabado! - tu plan de negocios detallado, destílalo en algo que puedas llevar a todas partes dentro de tu cabeza.

Fuertemente recomiendo que te limites a una página impresa para tu Plan Portátil. (Y si terminas creando un Plan de Presentación en algún punto para compartir con otra persona, tu Plan Portátil te proporcionará la mayoría del "Resumen Ejecutivo", esa plantilla típica puesta al principio del documento.)

• Describe tu negocio en un párrafo que capture lo que vendar, tu mercado ideal, y cualquier punto saliente sobre cómo planeas manejar tu negocio.
• Devota otra párrafo, o incluso dos, al mercadeo, a tus tus estrategias para pararte frente a tu mercado ideal.
• Resume el futuro como lo ves: ventas proyectadas, oportunidades, riesgos, obstáculos, y más.
• Resalta los problemas financieros claves que quieres derribar: flujo de caja, recursos de emergencia, fondos para invertir en oportunidades, entrenamiento, equipo, etc.

Si conoces esas cosas -- lo que vendes, cuál es tu cliente ideal, cómo los puedes alcanzar, qué esperas, y unas cuantas directrices prácticas para manejar y financiar tu negocio -- harás mejores decisiones cada mes, cada semana, y cada día.

La Prueba Final

Hazte una última pregunta importante: ¿Es este un plan para vivir?

¿O yacerá en un polvo de almacenamiento de archivos ( o e-polvo) entre las revisiones anuales?

Mientras mejor sea el trabajo que has hecho de construir un plan de negocios sólido, con más probabilidades serás de referirte a él de vez en cuando. Las condiciones cambiantes, nuevas oportunidades, riesgos percibidos recientes, te ayudarán a juntar tu plan y leer una sección en particular.

Incluso mejor, ya que ves que tu plan está funcionando durante el año, ve a tu archivo y actualiza las secciones relevantes. Usa el documento como una herramienta de pensamiento, no como parte de un registro fósil de pensamientos muertos.

Un plan de negocios viviente y que evolucione, con una estructura clara para asegurarte de que no pases por alto elementos claves, puede mostrarte el camino a más éxito con menos frustración y estrés. Aprende a crear y revisar tu plan de negocios diariamente, y estarás mucho más adelante que tu competencia.