Colaboración Independiente: Cómo Trabajar Bien Cuando Estás Lejos

Los trabajadores remotos son una parte creciente de la vista de los negocios de hoy. Las posibilidades de ser asignado a un equipo remoto son increíbles. Por eso es que necesitas saber cómo manejar los retos de trabajar en o manejar un equipo virtual.

Brie Reynolds de FlexJobs lo puso de esta manera:

Mientras el trabajo remoto continúa creciendo, las compañías inteligentes absolutamente buscarán personas que tengan conocimientos sobre los equipos remotos.

El número exacto de teletrabajadores es desconocido, pero muchos estudios están de acuerdo con que el número de trabajadores en casa está creciendo en los Estados Unidos y en Europa. De acuerdo a las figuras de la Oficina de Censo de Estados Unidos en el 2010, 13.4 millones de personas en los Estados Unidos pasaron al menos un día a la semana trabajando desde casa. En otros países, el número de teletrabajadores es incluso más alto.

A las compañías les gustan los trabajadores remotos porque ahorran dinero cuando los usan. Los costos de los gastos generales son más bajos para los trabajadores remotos, y los trabajadores remotos tienden a ser más productivos. Usar un equipo virtual también le da a las compañías acceso a una piscina de talento más grande. Solo tiene sentido que muchos trabajadores en casa sean parte de equipos remotos que requieran colaboración.

Trabajar en o gestionar un equipo de independientes que requiera que colabores con otros puede ser un reto si estás acostumbrado a trabajar solo. Incluso puede ser mucho más retador cuando tus compañeros de equipo están localizados alrededor del globo terráqueo.

En este artículo identifico los retos que encontrarás cuando trabajes o gestiones un equipo remoto. También explico cómo puedes enfrentarte y superar cada reto.

Enfrentándote a los Retos de un Equipo Remoto

El trabajo en equipo y la colaboración son difíciles incluso cuando los miembros del equipo trabajen en el mismo edificio o vivan en la misma ciudad. Cuando los miembros de equipos que nunca se han conocido trabajan juntos, los retos son incluso más grandes.

Los retos comunes enfrentados por equipos de diversos lugares geográficos incluyen:

• alcance
• personal
• finanzas
• geografía
• comunicación

Sharon Hurley Hall entiende los problemas de gestionar un equipo remoto. Ella gestionó 12 escritores remotos para una agencia de redacción de textos publicitarios. Ella explica el mayor reto al que se enfrentó:

No todos en el equipo tenían los mismos estándares en términos de escribir y enviar el trabajo. En ocasiones, me encontraba despierta hasta medianoche para completar trabajo que no había sido entregado por el escritor asignado o que SI HABÍA sido enviado, pero fue tan tarde y poco congruente con el tema que no lo pude ingresar.

Marla Markman también gestiona equipos remotos, tanto para proyectos de IT y para proyectos auto publicados. Su equipo remoto promedio siete miembros de equipo.

Marla describe sus mayores problemas gestionando un equipo remoto:

En el reino de IT, mi mayor problema era la comunicación. También, a veces diferentes zonas horarias y diferencias de lenguaje añaden a los problemas de comunicación. Y las diferencias de personalidades juegan un rol. He tenido algunos trabajadores con los que no podía comunicarme de una manera tradicional.

Puedes superar los retos de la colaboración remota con el correcto conocimiento y planeamiento.

El esfuerzo extra de superar los retos vale la pena. De acuerdo a Brie Reynolds:

Un gerente que entienda cómo manejar y liderar a las personas en un ambiente remoto, y cómo eso difiere de una gestión en la oficina tradicional, es un gran activo para una compañía. Liderar a trabajadores remotos requiere a alguien que sea un comunicador proactivo, el cuál le llegue a su equipo regularmente para ofrecer ayuda o directrices, que entienda las metas de la organización y pueda explicar cómo cada persona en el equipo está haciendo un impacto.

Reto 1: Alcance

Cuando se trabaja en un proyecto remoto, asegúrate que sepas lo que se necesita hacer. Un malentendido podría costar miles de dólares si se deja sin corregir.

Sharon Hurley Hall describe cómo superó los retos basados en alcance de su equipo:

Aprendí a manejarlo (el problema con los estándares) al alentar a los escritores a hacer más preguntas si no estaban seguros y al establecer fechas límite un par de días antes para que lo pudiera reasignar si fuese necesario. Con el paso del tiempo, sin embargo, ese problema casi desapareció al parar de trabajar con miembros de equipo poco confiables.

Si estás manejando un equipo remoto, usa estos pasos para asegurarte que todos en tu equipo entiendan sus responsabilidades:

1. Haz que cada miembro del equipo firme sus responsabilidades. Obtener un acuerdo escrito de los miembros de equipo es tan importante como obtener un acuerdo escrito con tu cliente. Si tu cliente no necesita que los miembros de equipo firmen su alcance del proyecto, crea un documento de alcance y haz que cada miembro lo firme.
2. Definir las responsabilidades claramente. Si los miembros del equipo no saben lo que deberían estar haciendo, el resultado puede ser confusión. Incluso peor, podrías terminar trabajando en la misma tarea que otro miembro de equipo mientras que otras tareas permanecen deshechas.
3. Crea o adopta una guía de estándares. Sea que un equipo incluya escritores, descifradores, u otros profesionales, una guía simple mantiene a todos en la misma página. Cuando sea posible, provee ejemplos. O, adoptar directrices ya publicadas tal como el The Chicago Manual of Style para escribir proyectos. Los desarrolladores de WordPress pueden usar las mejores prácticas de WordPress encontradas en este tutorial. Los instructores de Tuts+ pueden usar nuestra guía de estilo para escribir tutoriales.

Si estás trabajando en un equipo remoto, no dudes en hacer preguntas. Es mejor hacer una pregunta ahora que hacerlo mal.

Reto 2: Empleados

Si contratas miembros de un equipo remoto, sabrás que encontrar trabajadores calificados es un reto. Los miembros de equipo incorrectos podrían hundir tu proyecto. Si alguna vez has trabajado con un miembro de equipo malo, sabrás a lo que me refiero.

Aquí hay algunos consejos para asegurarte que encuentres a las personas correctas.

• Conoce cuáles habilidades y experiencia estás buscando. Por ejemplo, no busques un desarrollador web (una descripción que se ajusta a muchas personas). En vez de esto, busca un desarrollador web con experiencia Drupal (una descripción más específica).
• Revisa el perfil y sitio web profesional de LinkedIn del candidato. Presta atención a las recomendaciones y endosos que han recibido.
• Muchos profesionales creativos mantienen un portafolio profesional de su trabajo pasado. Si tu candidato tiene un portafolio, asegúrate de echarle un vistazo.
• Paga justo. El candidato menos costoso muchas veces no es un buen negocio. Existen bastantes historias de horror de gerentes que han contratado independientes no profesionales. Lo que esas historias no incluyen es que muchas veces esos empleados han recibido mucho menos que el precio actual por sus servicios.
• Contrata desde una fuente confiable. El Envato Studio es un buen recurso para encontrar miembros calificados para tu equipo remoto.

Como trabajador remoto, revisa la lista y asegúrate de que tus perfiles incluyan todo lo que necesitaría saber un gerente de equipos remotos. Resalta cualquier proyecto de equipo en el que ya hayas trabajado anteriormente.

Reto 3: Finanzas

Para equipos internacionales, las tasas de cambio y diferentes divisas pueden hacer una verdadera diferencia.

Si la tasa de conversión entre tus divisas y la divisa con la que eres pagado fluctúa durante el proyecto, podrías ganar mucho menos de lo esperado.

Aquí está cómo dirigirte a los retos causados por divisas diferidas:

1. Si es posible, especifica la divisa con la que se te pagará. Por ejemplo, mis acuerdos de trabajo muchas veces especifican USD (Dólares Americanos) porque vivo en los Estados Unidos.
2. Chequea la tasa de divisa y échale un vistazo a la tendencia de los pasados par de meses. ¿Tu divisa está convirtiéndose favorablemente? Chequea este convertidor de divisas para averiguarlo.
3. Si contratas a miembros de equipo, evita los malentendidos al preguntar con cuál divisa quiere ser pagado cada miembro.
4. Describe el método de pago y línea de tiempo en el acuerdo del trabajo o en otro documento escrito.

Maneja los datos financieros tempranamente en el proyecto para evitar problemas más adelante.

Reto 4: Geografía

Mientras que muchos problemas de equipo son más difíciles para equipos remotos, existen tres problemas a los que se enfrentan los equipos remotos que otros equipos usualmente no tienen.

Diferencias de Zonas Horarias

Como miembro de un equipo remoto, probablemente enfrentarás diferencias de zonas horarias. A veces estas diferencias son leves - una hora o dos. En otros momentos, una diferencia de zona horaria significa que algunos trabajadores trabajan mientras otros duermen.

Sharon Hurley Hall lidió con este problema. Aquí está su consejo para miembros de equipos remotos tratando de volver a establecer reuniones:

La cosa clave a hacer - y aprendí esto de la agencia - es establecer en cuál zona horaria estás trabajando. Puedes establecer un plazo de tiempo para la entrega al final del día, pero los miembros del equipo necesitarán saber que el final del día es la zona horaria del Este, por ejemplo. Poner en el calendario llamadas puede ser un reto, pero es manejable en Europa, Estados Unidos y el Reino Unido - En Australia y en lugares con una diferencia de zona horaria de dobles dígitos podría ser un reto. Yo utilizo EveryTimeZone para chequear horas y tener varias zonas horarias en mi Calendario de Google.

Diferencias del Lenguaje

Si los miembros de tu equipo hablan diferentes idiomas, será más difícil comunicarse. Al menos que tú, o tus miembros del equipo, sean bilingues (y fluentes), es una buena idea incluir a un traductor en el equipo.

Incluso cuando los miembros del equipo usan tu lenguaje, podrían usarlo de forma diferente. Los dialectos, jergas, y usos regionales pueden afectar el significado de las palabras.

Si no estás seguro de a lo que se refiere tu miembro del equipo, pide una clarificación.

Diferencias Culturales

Mientras los equipos geográficamente diversos son más comunes, las probabilidades son buenas de que tengas la oportunidad de trabajar con alguien de una cultura diferente. Aquí está lo que necesitas saber.

La diversidad cultural puede ser una gran ventaja para tu equipo, ya que los miembros con diferentes historiales se aproximan a problemas desde diferentes ángulos. Las diferencias culturales también podrían presentar un reto, especialmente si causan malentendidos.

La cultura de un miembro del equipo hace una diferencia para el equipo. Prácticas de negocios aceptadas y comportamientos difieren dentro de las culturas. Como un trabajador remoto, necesitas estar preparado para las diferencias entre los miembros de equipo.

Sea que gestiones un equipo diverso culturalmente o simplemente estés trabajando dentro de uno, aprende todo lo que puedas sobre las diferentes culturas de tus miembros del equipo. No importa qué pase, sé paciente y ten modales.

Un artículo de Harvard Business Review, Gestionando Equipos Muli culturales, proporciona incluso consejos más específicos para trabajar con equipos culturalmente diversos.

Reto 5: Comunicación

Los problemas de comunicación añaden a los problemas enfrentados por equipos remotos. Mientras que todos los equipos se enfrentan a problemas de comunicación, la distancia y tendencia a usar el correo hacen que estos problemas sean peores para un equipo virtual.

Las diferentes personalidades en un equipo remoto pueden hacer una buena comunicación un rato, especialmente ya que los miembros del equipo no pueden simplemente caminar a lo largo de la oficina o manejar por la ciudad para hacer que funcionen las cosas.

Marla Markman explica cómo ella maneja los problemas de comunicación en los equipos virtuales que ella maneja:

Mi trabajo es asegurarme que todos hagan lo que el cliente querría. También soy el enlace del cliente y tengo que comunicarle lo que los trabajadores están diciendo y explicarle eso al cliente. He aprendido que tengo que entender cómo cada persona se comunica mejor y usar ese método de comunicación con esa persona.

Marla también ha estado en algunos equipos que usaban maneras innovadoras y únicas para mantenerse en contacto. Por ejemplo:

Varios años atrás, el dueño de una compañía de redes sociales para el que yo trabajaba tenía miembros de equipo que se reunían en Second Life (un juego de un mundo virtual). Teníamos personajes y nuestras reuniones eran allí.

Mientras que la historia de Marla es algo poco convencional, ella hizo ver que existen otras herramientas de comunicación tales como Skype y GoToMeeting.

Usa estos consejos para manejar problemas de comunicación.

• Conoce a tus miembros de equipo como individuos. Todos trabajan de forma diferente. Saber y entender cómo funcionan tus miembros del equipo de mejor manera fortalece al equipo entero.
• Pide (o proporciona) reportes de estado regulares. Los reportes de estado te ayudan a identificar problemas potenciales temprano. El tutorial de Tuts+ de reportes de estado puede ayudar a tu equipo con este paso.
• Está disponible para responder preguntas. Si gestionas el equipo, dile a los miembros de equipo que te hagan preguntas cuando necesiten ayuda. Responde preguntas rápida y completamente. Es mejor pasar tiempo temprano en el proyecto limpiando malentendidos que pasar tiempo teniendo que volver a retomar el trabajo del proyecto.
• Motiva la discusión y el compartimiento de ideas. Proporciona un lugar para que los trabajadores remotos discutan el proyecto. Las herramientas populares de gestión de proyectos como Basecamp y Asana incluyen comunicación dentro de la herramienta. Para una alternativa más simple y menos costosa, establece un foro privado seguro para discusión en el sitio web de tu compañía.
• Mantén las discusiones de tu proyecto privadas. Asegúrate que las versiones gratis de herramientas como Trello y Google Drive sean seguras al limitar el acceso de documentos solamente a tus miembros de equipo.

Conclusión

Trabajar con un equipo geográficamente diverso no tiene que ser difícil. Con un correcto planeamiento, colaborando con otros profesionales remotos como parte de un equipo virtual puede ser una parte beneficiosa de tu carrera.

Marla Markman explica por qué los gerentes de equipos remotos no deberían tener miedo. Ella asegura, "Las mismas habilidades que te hacen un buen gerente de un equipo interno se traducen a equipos virtuales."

Así que, asegúrate de los retos a los que se enfrentan los equipos remotos y ten fe en tus habilidades. No esperes para trabajar en o gestionar un equipo remoto.

Recursos

Crédito Gráfico: El icono de la Red diseñado por Matthew Hawdon del Proyecto Noun.