Cómo conseguir más clientes más rápido usando plantillas

No importa cuán bien lo planees, habrá épocas en las que necesitarás más clientes. En tu ciclo de abudancia y escasez, lo mejor que puedes hacer es acortar al máximo los períodos de "hambruna".

Para hacer esto, necesitas un sistema para contactar posibles clientes, evaluarlos y hacer que se conviertan en clientes que te paguen lo más rápido posible. Los mensajes en plantilla pueden ayudarte a lograrlo.

Estos mensajes en plantilla se envían por correo electrónico, así que puedes copiarlos, pegarlos y modificarlos rápidamente para contactar nuevos posibles clientes. Usar estas plantillas es útil por las siguientes razones:

• El proceso será más rápido: Puedes investigar y contactar nuevos clientes en serie. Esto quiere decir que puedes enviar correos electrónicos a 10 clientes potenciales de una sola vez y entrevistar a todos los interesados dentro de la semana.

• Eliminarás excusas: Debo admitir que me aterra entrar en contacto con extraños, aún si es probable que me paguen por mi trabajo. Si te ocurre algo parecido, esto puede afectar tu capacidad para entablar contacto con nuevos clientes.

  Sin embargo, si los investigas y contactas a varios a la vez, solamente estarás copiando y pegando plantillas previamente personalizadas. La parte de enviar los mensajes solo toma unos segundos, así que no tendrás oportunidad de dudar antes de hacer clic en el botón de "Enviar".

• Identificarás debilidades. Las plantillas te ofrecen un proceso sistematizado y repetitivo para contactar con clientes potenciales. Con ellas puedes averiguar cuántos de tus posibles clientes están interesados en tus servicios y cuántos de ellos pueden convertirse en clientes que te paguen. Esto puede ayudarte a econtrar los puntos débiles en tu proceso de ventas.

Dados estos beneficios, ¿qué plantillas necesitas?

El mensaje "en frío" o de primer contacto

Se trata de un "mensaje en frío" cuando contactas por correo electrónico a un posible cliente que no conoces para ver si está interesado en tus servicios. A diferencia de una recomendación, en la que ya sabes que la otra parte sí está interesada, los mensajes "en frío" son más intimidantes y representan un reto. Por eso es importante usar plantillas para este tipo de mensaje. Son menos intimidantes cuando son más fáciles de hacer. He aquí cómo hacerlos bien:

• No trates de vender: Tu primer mensaje electrónico es solo un tanteo para averiguar el interés de la otra parte. Es demasiado pronto para empezar a hablar de tus tarifas y de los servicios que provees.

  Vender demasiado pronto podría impedir que averigües si pueden pagar más de lo que pides o si ya tienen un personal interno que ya trabaja en lo que tú estás ofreciendo.

• El texto debe ser corto: Nuevamente, solamente estás midiendo el interés, no pidiendo trabajo. Que el texto sea lo más corto posible y que incluya una invitación para hablar de los detalles más adelante.
• Debe ser único: Estás usando una plantilla, pero cada mensaje que envíes debe estar ajustado a las necesidades específicas de cada destinatario. Si no, estás enviando correo basura. Se trata de hacer el proceso más eficiente, no de automatizarlo. Igualmente, asegúrate de que el lenguaje y el estilo de tus plantillas sean adecuados para el tipo de clientes a los que estás apuntando.

• Personaliza en serie: Cuando escribes este mensaje electrónico para establecer un primer contacto es fácil sentirse intimidado antes de enviarlo. Para superar esto, escribe y revisa los mensajes en grupos de 5 o 10.

  Esto quiere decir que cuando estés listo, solo pegarás los textos terminados y los enviarás. Así tendrás menos conexión personal con los mensajes. No te preocupes. No todos te responderán, así que no es que vayas a conseguir diez nuevos clientes por cada diez mensajes que envíes.

A continuación hay un ejemplo de un mensaje de presentación que enviaría un escritor independiente de libros electrónicos. Puedes usarlo como inspiración para elaborar una plantilla que sea adecuada para tu especialidad.

Estimado [Nombre del posible cliente]:

Mi nombre es [tu nombre] y [¿Cómo te enteraste de ellos?]. [Elogio sincero sobre su sitio web actual y contenido].

He notado [¿Cuáles son sus necesidades y cómo las identificaste?]. Si usted desea, yo podría [¿Cómo puedes ayudarles?].

¿Estaría interesado en mi propuesta? De ser así, por favor responda este mensaje para conversar sobre los detalles.

Gracias,

[Tu Nombre]

Una plantilla lista puede quedar así:

Estimado Aaron:

Soy Jane Doe y he estado leyendo su blog por años. Su serie sobre "Vender productos de información" Me ayudó a publicar mi propio libro electrónico y tuve éxito. Sus consejos lo hicieron posible. ¡Gracias!

He notado que recientemente mencionó en su blog que quiere desarrollar otro producto de información pero no tiene el tiempo ni la energía. Si desea, yo podría ayudarle a desarrollarlo.

¿Estaría interesado en mi propuesta? De ser así, por favor responda este mensaje para conversar sobre los detalles.

Gracias,

Jane Doe

El guión para analizar necesidades

FreelanceSwitch ya tiene algunos artículos excelentes sobre lo que debes preguntar a tus posibles clientes. Si no tienes tu propia lista todavía, puedes empezar una a partir de esos ejemplos.

Aparte de estas preguntas estándar, también es útil tener un formato fijo para tomar notas, de manera que resulte más fácil concluir una reunión. Por ejemplo:

La plantilla para tomar notas puede ayudarte a terminar la reunión con algo como "Su negocio es sobre [X] y su meta es [Y]. Pero [Z] impide que lo logre. ¿Entendí bien?".

Es una buena manera de cerrar las primeras reuniones con los clientes sin hacerte un lío con tus notas.

Proponer un microproyecto

¿Alguna vez pasaste horas trabajando en una propuesta para un proyecto grande y finalmente la rechazaron? A menos que una propuesta así sea absolutamente necesaria, es mejor empezar con un proyecto pequeño.

Los microproyectos les permitirán a ti y a tu cliente evaluar su compatibilidad. Puedes usar una plantilla con una lista ya hecha que incluya de 2 a 5 de estos microproyectos. Este es un ejemplo de mensaje electrónico en el que un diseñador web le propone un microproyecto a un cliente potencial:

"[...] Antes de que nos comprometamos a trabajar en un proyecto más grande y de mayor duración, sería una buena idea probar primero con un proyecto más pequeño que se podría completar solo en unas cuantas semanas. Esto contribuirá a reducir el riesgo dándole tiempo para probar si nuestros flujos de trabajo son compatibles y si mi estilo de diseño es adecuado para su negocio. A continuación propongo algunos pequeños proyectos con los que podemos empezar:

A) Renovación del diseño de la página de inicio

Descripción: [1 o 2 oraciones que describan el microproyecto]

Duración: [Inserta la duración del proyecto]

Meta: [Indica por qué el proyecto es relevante para las metas que identificaste durante el análisis de necesidades de tu cliente]

B) Renovación del diseño de la página de ventas del producto X

Descripción:

Duración:

Meta:

[... y repite para cada microproyecto].

Entre estas opciones, recomiendo empezar con [elige unas de las opciones anteriores] porque [razón relevante para la meta u obstáculo por superar]. ¿Estaría usted de acuerdo?

Con una plantilla así, puedes enviar algo rápido en el lapso de un día o dos después del análisis de necesidades. Asimismo, podrás determinar fácilmente si el cliente realmente piensa pagar por tus servicios o si solo está tratando de conseguir gratis una descripción larga y detallada de tus ideas.

La propuesta

Ahora la artillería pesada. Si el microproyecto funciona, o si te piden una propuesta, es hora de crear una propuesta personalizada. Los profesionales independientes con experiencia normalmente ya tienen plantillas de propuesta que usan para estas situaciones.

Un formato estándar por lo general facilita las cosas, especialmente si realizas tareas repetitivas para varios clientes. Para cada tarea incluida en la propuesta añade espacio para poder incluir lo siguiente:

• Una explicación sin leguaje técnico sobre en qué consiste la tarea
• Por qué la tarea es relevante para las metas de tu cliente
• Cómo la tarea supera o rompe las barreras u obstáculos para lograr las metas
• Una pequeña lista de las entregas que pueden recibir por la tarea

Todo lo que tienes que hacer para cada propuesta es copiar y pegar los elementos relevantes y completar los espacios en blanco según las necesidades individuales de cada cliente.

Cómo mejorar tu índice de éxito

Como ya lo mecioné, uno de los beneficios de trabajar con plantillas es identificar las debilidades en tu sistema y corregirlas. Estas son algunas de las cosas que puedes monitorear:

• Clientes contactados: A cuánta gente les envías mensajes para un primer contacto.
• Clientes confirmados: Cuántos de los que contactaste llegan a la etapa de análisis de necesidades.
• Clientes que te pagan: Cuántos de los clientes que pasaron por el análisis aprueban tu propuestas de microproyectos.
• Clientes a largo plazo: Cuántos de los clientes que te pagan se comprometen a proyectos de mayor duración (vía propuestas).

Una vez que has logrado suficientes ventas, podrás averiguar cuál es la mayor "falla" en tu sistema. ¿Recibes respuestas positivas al 50% de los mensajes que envías para un primer contacto, pero solo el 1% de ellos se convierte en clientes que te pagan?

¿Ninguno de los clientes que te paga se convierte en cliente a largo plazo? Al ser más específico sobre cuándo pierdes a tus posibles clientes puedes averiguar qué parte de tu procedimiento de venta necesitas mejorar.

Asimismo, una vez que has hecho las cuentas, un sistema como este te permitirá saber si es factible delegar o subcontratar algunas partes de tu proceso de ventas, como personalizar las plantillas o hacer una lista de las personas o empresas a las que has contactado.

Elaborar estas plantillas suena difícil al principio, pero su efecto a largo plazo bien vale la pena. Implementar sistemas como este son solo un paso más para ver tu práctica de profesional independiente como un verdadero negocio en lugar de un esfuerzo individual.

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