Cómo Estructurar una Agencia Creativa

Una de las decisiones clave para establecer una agencia creativa es cómo estructurarla. Cuando trabajas por tu cuenta, la estructura no importa mucho. Dividir tu carga de trabajo, incluso entre el trabajo administrativo y el trabajo del cliente, no parece importar demasiado cuando tú eres la persona que tendrá que hacerlo todo, no importan las divisiones que se te ocurran. Pero cuando terminas con varias personas trabajando en proyectos de clientes y quizás un asistente en el lado administrativo de las cosas, necesitas tener muy claro quién es responsable y de qué.

El peligro de no establecer claramente la estructura es que puedes terminar fácilmente en situaciones donde debas pagarle a alguien por el tiempo en el que no trabajó o hizo el mismo trabajo que otra persona ya había completado. Colocar una estructura sólida y un flujo claro de trabajo que muestre cómo las distintas tareas pasan por los procesos de tu negocio, son necesarios para que una agencia crezca.

¿Quién Tiene la Autoridad?

Parece una pregunta fácil: es tu agencia, así que tú estás a cargo. Pero hay algunos matices que necesitas resolver, incluso asumiendo que siempre estarás en la cima de la pila. Por cierto, vale la pena considerar que no siempre puedes ser el gran kahuna.

Puedes reservarte el derecho de revisar cada pequeña decisión tú mismo, pero ese tipo de microgestión raramente funciona para bien.

Muchas agencias exitosas son el resultado de una asociación: dos o más trabajadores independientes experimentados se unen para asumir proyectos más grandes es un punto de partida relativamente común para las agencias. En tales casos, necesitas definir tus áreas de responsabilidad lo antes posible. Si una persona está a cargo de traer el trabajo del cliente, dirigir proyectos o manejar los libros, necesita tener la autoridad para tomar decisiones en su área de experiencia sin problemas con otros socios. Pero esos socios también necesitan garantías de que una persona no puede dominar la agencia.

Para aquellas personas que llegaron después de la fundación de la agencia, la estructura será más una cuestión de responsabilidad que de autoridad. La persona a cargo, después de todo, siempre está a cargo. Pero necesitas dejar en claro cuánta autoridad tiene cada persona en su área de experiencia. Puedes reservarte el derecho de revisar cada pequeña decisión tú mismo, pero ese tipo de microgestión raramente funciona para bien. Las agencias exitosas delegan universalmente ciertos tipos de decisiones y que el jefe se libere para concentrarse en las tareas que solo él puede manejar.

Si hasta ahora no te sientes cómodo delegando decisiones (o incluso asignaciones completas), es una habilidad que vale la pena practicar. Puede que aún estés en las primeras etapas de considerar cómo se podría dirigir tu agencia, pero haz hincapié en identificar tareas que no tengas que hacer tú mismo o las decisiones que alguien más pueda hacer.

Tan pronto como tengas a alguien más trabajando para ti, aún si estás empezando a subcontratar una pequeña parte de un proyecto más grande, comienza a practicar la entrega de autoridad limitada para esa pequeña pieza. Delegar es una habilidad y es algo que todo propietario de una agencia necesita tener.

Tus Opciones Estructurales

Hay varias compañías creativas que han anunciado que emplean una jerarquía plana: que no hay jefes. Es una opción atractiva, pero particularmente difícil de implementar. Necesitas un equipo completo de personas que puedan manejar el trabajo bajo su propia dirección y si todos pudieran hacer eso, todos serían trabajadores independientes (freelancers).

Para la mayoría de las agencias, la estructura y jerarquía es importante. Necesitas personalizar tu estructura a tus propias preferencias y las habilidades de las personas con las que trabajarás, pero hay algunas preguntas clave que necesitarás resolver.

• Proyecto contra fragmentos: la cuestión de cómo dividir el trabajo es, primero, cuestión de si entregarás un proyecto completo a una persona de tu equipo o si dividirás ciertas partes a diferentes personas.

  Parte de esta decisión dependerá de los tipos de proyectos que planees tomar y qué fáciles sean de dividir. En muchos casos, separar tareas significa eficacia, porque una persona puede repetir el mismo tipo de trabajo una y otra vez rápidamente. Pero también está la cuestión de garantizar que nadie en tu agencia esté sin hacer nada, esperando el trabajo de alguien más.

• Opciones de comunicación: los diferentes requisitos de comunicación de una agencia dependen de si todos están en la misma oficina, en la misma zona horaria; o simplemente en el mismo planeta. Qué tan fácil sea la comunicación para dos personas en tu organización impondrá requisitos sobre si puedes tener una jerarquía suave, donde todos puedan ponerse en contacto con todos los demás o si la comunicación debe pasar mediante canales.
• Responsabilidad: como la persona a cargo, puede que tengas que resposabilizar a alguien más por una mala decisión. Es difícil de hacer, pero presentar expectativas claras en términos de responsabilidad y autoridad con frecuencia reduce tales problemas. Puede que no necesites especificar las consecuencias de un error específico, pero sí debes reducir las posibilidades  que todos en la agencia sufran de dicha situación.
• Acceso al cliente: si quieres ser el único rostro de tu compañía, tienes que hacer que todas las comunicaciones con el cliente pasen por ti. Esa puede ser una proposición difícil. La alternativa es disponer cuándo y dónde tu equipo puede contactar a los clientes. A su vez, eso puede significar que necesitas capacitar a tu equipo para que se comuniquen con los clientes de la forma que lo harías tú .
• Evolución: tus requisitos estructurales cuando hay solo otra persona y tú trabajando en tu agencia, serán muy diferentes de lo que son cuando hay cinco miembros del equipo, o diez o veinte. Necesitas asegurarte de que haya un mecanismo para la evolución construido en tu estructura.

Pon Todo por Escrito

Mientras elaboras la estructura con la que funcionará tu agencia, toma muchas notas. Si bien es conveniente asumir que no solo no recordarás decir a todos que trabajas en cada detalle, sino que además ellos lo tengan presente, es raro que cada persona en una agencia tenga un recuerdo perfecto. Dependiendo de dónde se sitúe tu agencia, también puedes tener la obligación legal de poner ciertas cosas por escrito.

• Contrato: con cada persona que trabaja con tu agencia, necesitas escribir un contrato específico. Para cualquier empleado, necesitas un contrato de trabajo que exponga sus responsabilidades y sus beneficios.

  Para trabajadores independientes y contratistas, necesitas un contrato que disponga algo similar. Es una ocasión en la que hallarás benéfico recurrir a un abogado para redactar los contratos, aún si solo obtienes una plantilla que puedas usar una y otra vez.

• Un manual para el empleado: Escribir un manual para los empleados (y posiblemente uno para los contratistas también) te ahorrará mucho trabajo a largo plazo. Y lo más importante, te evita tener que recitar toda la información incluida en ella a los nuevos empleados. Pero un manual también puede protegerte legalmente al asegurarse de que todos los que trabajan para tu agencia tengan acceso a las políticas bajo las cuales tomas decisiones. Eso puede realmente resolver muchos problemas legales, como las acusaciones de despido injustificado.
• Tus propios documentos de referencia: vas a estar demasiado ocupado cuando conduzcas una agencia en plenitud. No te pongas en una posición donde tengas que recordar todos estos detalles, más bien, crea algunos materiales de referencia que puedas seguir. Te ahorrará tiempo y estrés a largo plazo. Desde un flujo de trabajo escrito hasta un manual del dueño para tu agencia, no tengas miedo de escribir tus propios materiales de referencia.

Registra en tu Estructura de Manera Periódica

Aún después de que tu agencia esté completamente establecida y las cosas parezcan estar avanzando perfectamente, es importante verificar cómo va todo. Puede haber pequeños ajustes en tu sistema que necesites realizar, y siempre es mejor detectar cosas pequeñas lo antes posible.

Además puedes encontrar señales prematuras de advertencia de que necesitarás traer a otra persona: si la estructura es sólida, pero unas cosas no se han atendido, puede significar que todos están demasiado ocupados. Desafortunadamente, también puede significar que hay una manzana mala en el barril. En cualquier caso, examinar dónde están los problemas puede decirte si necesitas comenzar a contratar (y si primero debes dejar ir a alguien).

Unas cuantas veces al año, a menudo, son suficientes para revisar cómo funciona tu agencia, al menos en términos de estructura. Las discusiones trimestrales con cada persona que trabaja contigo, más una mirada de qué tan eficiente la agencia está completando los proyectos suele ser suficiente para sacar a la luz cualquier problema potencial.