Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Cómo Escalar y Crecer tu Negocio en Línea Sistematizando

by
Read Time:9 minsLanguages:

Spanish (Español) translation by David Castrillón (you can also view the original English article)

Si estás ejecutando tu propio negocio en línea, no hay un día que pase que digas "No estoy tan ocupado hoy."

¡Siempre estamos ocupados!

Nunca hay escasez de cosas que hacer. Por cada tarea que tachamos de nuestra lista, hay cuatro más que añadimos en nuestro plato. Trabajamos largas horas, a menudo sacrificando cosas como un "fin de semana relajante" (¿Qué es eso?) y un happy hour en el bar con los amigos.

Pero cuando das un paso atrás y evalúas tu negocio, el panorama, ¿qué ves?

¿Está creciendo tu negocio? ¿Se está volviendo más eficiente? ¿Está aumentando mes a mes o permanece plano?

Para muchos propietarios de negocios online, especialmente los autónomos, se siente como si estuviera corriendo en un mismo lugar. Estás manteniendo tu operación a flote, pero te falta el tiempo y la energía para concentrarte en llevar las cosas al siguiente nivel.

Has dejado tu trabajo para crear tu propio negocio, pero te das cuenta que todo lo que has creado es un nuevo trabajo por sí mismo sin la libertad que inicialmente pretendías tener.

¿Suena familiar? Seguro que fue el caso para mí. Eso es lo que me llevó a comenzar a construir sistemas en mi negocio, los cuales me permiten concentrarme en el panorama: escalamiento, crecimiento y llevar las cosas al siguiente nivel.

Este artículo te ayudará a empezar a sistematizar tu negocio y a construir a una máquina que puede correr por sí misma, contigo al mando de la nave.

Una Visión de tu Futuro

Ahora que estás pensando en el juego largo, tómate un minuto para visualizar donde ves el rumbo del negocio en los próximos seis meses, al año, a los tres años...

Gracias a la sistematización, pude hacer la transición de trabajo para clientes a construir productos.

Si estás llevando una consultoría, tu visión podría incluir cosas como atraer a más clientes o atraer a más clientes con proyectos de mayor presupuesto. Eso podría llevarte a crecer tu personal más allá de sólo tú mismo y la transición de ser un solo freelance a ser una agencia pequeña.

O si eres como yo, podrías estar pensando sobre la transición del trabajo de consultoría a centrarse más en la venta de productos de consultoría. Gracias a la sistematización, pude hacer la transición de trabajo para clientes a construir productos. De hecho, uno de esos productos, SweetProcess, nació de mi necesidad de sistematizar. Más sobre esto más tarde...

La conclusión es esta: no puedes comenzar a mover tu negocio hacia adelante hasta que establezcas a qué dirección te diriges. Tómate tu tiempo — sí, prográmalo en tu calendario — para que hagas algunas reflexiones serias acerca de dónde estás hoy y a dónde quieres estar el año que viene.

Identificar los frutos maduros

¿Listo para iniciar el proceso de sistematizar tu negocio? Comienza por identificar los frutos maduros, o las tareas que surgen una y otra vez, consumiendo un tiempo precioso en tu rutina diaria o semanal. Estos son los principales objetivos de la sistematización.

Puede ser tentador pensar que cada día es diferente, cada proyecto es diferente, cada cliente es diferente. Se podría pensar que no hay nada que pueda ser "normalizado" en tu negocio. Todo lo que haces es único.

Pero una vez que lo piensas un poco, te sorprenderás cómo muchas de las tareas repetitivas salen a la superficie. Da un paso atrás y revisa en lo que trabajaste hoy. Mira lo que hiciste ayer. Mira la lista de cosas en las que trabajaste la semana pasada. Probablemente hay un montón de tareas que se pueden convertir en sistemas.

Aquí hay algunos ejemplos que se aplican a casi cualquier sector empresarial:

  • Preparar y enviar facturas a clientes
  • contabilización y organización de tus registros
  • atención al cliente y responder a las preguntas más comunes
  • preparación y envío de boletines electrónicos
  • preparación de propuestas de proyectos

Aquí hay algunas que podrían aplicarse si eres un desarrollador web:

  • prueba de navegadores web
  • validación del código
  • preparación de un sitio de ensayo para que el cliente revise
  • reportes y organización de bugs

Aquí hay algunas ideas para diseñadores, ilustradores o fotógrafos:

  • limpieza de capas sin usar en Photoshop
  • preparación de trabajo final para la entrega
  • ordenar y enviar impresiones
  • preparar el el área de revisión web para el cliente

Y algunas ideas si eres un escritor o blogger:

  • corrección de textos
  • formato y programación de artículos en WordPress
  • investigación de fondo y enlaces
  • compartir contenidos en redes sociales

La lista continuará en tu negocio en particular y en la forma como haces las cosas. La idea es empezar identificando las tareas que pueden ser sistematizadas — y en última instancia delegadas — a otra persona para que las maneje mientras que tu te enfocas en cosas más importantes.

Empezar a documentar los procedimientos

Ahora que has identificado algunas tareas que pueden ser sistematizadas, es momento de comenzar a documentar los procedimientos paso a paso.

Estos procedimientos se convertirán en la columna vertebral de tu negocio. Sirven como el manual de operaciones para mantener tu negocio en moviemiento. Tus procedimientos se convertirán en un activo clave para tu negocio, ya que los futuros empleados dependerán de ellos para ejecutar sus trabajos. También hará que el proceso de contratación y formación de nuevos empleados sea totalmente transparente, evitando los contratiempos habituales que vienen con la rotación de los empleados.

Al documentar los procedimientos, la clave es ser tan detallista como sea posible. Ningún detalle es demasiado obvia o se explica por si mismo.

Incluso si todavía eres una operación de una sola persona, es importante empezar a documentar tus procedimientos más temprano que tarde. Esto te ayudará a sentar las bases mientras te preparas para contratar a tu primer empleado. De hecho, cuando estaba haciendo todo por mí mismo, encontré que este ejercicio de documentar mis procedimientos me hizo comprender cuánto de mi trabajo puede y debe ser externalizado. Me hizo progresar a esa siguiente etapa mucho más rápido de lo que había previsto.

Al documentar los procedimientos, la clave es ser tan detallista como sea posible. Ningún detalle es demasiado obvio o se explica por sí mismo. Incluye cada paso, sub-paso y la explicación a medida que documentes el procedimiento.

Me gusta empezar por proporcionar una "Descripción" del procedimiento, para darle a la persona algún contexto en cuanto a por qué es importante este procedimiento y cuál es el resultado deseado. Entonces comienzo desde el principio e incluyo todos los pasos para llegar allí.

Como un ejemplo del tipo de detalle que incluyo, aquí hay un procedimiento público que hice hace unas semanas sobre cómo configurar y lanzar un nuevo podcast.

Haz tus procedimientos Visuales con Pantallazos y Videos

Es muy importante que tus procedimientos no sean sólo un documento de texto largo sin ninguna imagen. Los largos bloques de texto son increíblemente difíciles de seguir y hacen demasiado fácil para la persona que por error omita un detalle importante.

Por eso siempre recomiendo que incluyas imágenes (screenshots) y/o videos para agregarle claridad a cada paso. Si tu equipo funciona de forma remota y más empresas en línea lo hacen en estos días, entonces sabes lo importante que es transmitir tu punto visualmente, ya que no tienes el lujo de sentarte junto a la persona y demostrar cómo se hace.

Trato de incluir al menos una captura de pantalla con cada paso. En el Mac, tomo un rápido pantallazo y lo arrastro a SweetProcess, mi herramienta para la creación de procedimientos. También me gusta añadir anotaciones a las imágenes, como cajas y flechas. Para esto, utilizo las herramientas de notación incorporadas en SweetProcess, o a veces utilizo herramientas externas como Clarify.

Cuando realmente necesito asegurarme de que logro mi punto en todo, grabo un vídeo de pantalla e incrusto este vídeo en un paso en particular en el procedimiento. Hay varias herramientas que hacen fácil grabar vídeos de pantalla. Para las grabaciones cortas (menos de 5 minutos), me gusta Screenr porque es basada en el navegador y es fácil de iniciar rápidamente. Para grabaciones más largas, uso ScreenFlow en el Mac. Camtasia es una buena alternativa para los que tienen Windows.

Delegar tareas

Al principio, es siempre una buena idea para ejecutar los procedimientos, así como lo que has estado haciendo. Ahora, haz un punto de siguiente a lo largo de los procedimientos que has creado para confirmar que no te has saltado algún detalle. Cada vez que hago esto, me encuentro por lo menos una cosa que he olvidado incluir.

¿Contrataste tu primer empleado o un asistente virtual? ¿Incluiste un contratista? ¡Ahora es el momento para darles algo que hacer!

Lo bueno es que ya tienes unos procedimientos documentados. Envíales un procedimiento y diles que lo sigan cada vez ejecutan esta tarea.

Monitorear Eficiencia, Obtener Retroalimentación, Mejorar y Repetir.

Ahora que ya has comenzado a delegar estos procedimientos, debes comenzar a sentir una sensación de alivio. Las cosas se están haciendo, pero tomando menos de tu tiempo, el cual te ha liberado para que te enfoques en actividades más importantes.

¡Pero tu trabajo está lejos de estar completo! Debes continuamente monitorear tus sistemas y procesos, modificarlos y mejorarlos para hacerlos más eficientes.

Hay varias formas de hacer esto:

1. Monitorea la eficiencia, especialmente al principio

¿Existen pasos que hacen tropezar a tu equipo? ¿Se realizaron incorrectamente ciertos aspectos? Estos revelan áreas inmediatas donde puedes solucionar tus procedimientos. Busca maneras de añadir más claridad o dirección a los malentendidos más comunes.

Debes continuamente monitorear tus sistemas y procesos, modificarlos y mejorarlos para hacerlos más eficientes.

2. Anima a tu equipo a proponer mejoras en los procedimientos

Conforme pasa el tiempo, te separarás de los matices de cómo funcionan las cosas "en la tierra". Eso está bien. Significa que te estás enfocando en un panorama de cosas, que es lo que se supone que debes hacer.

Por suerte, tienes a alguien que tiene un conocimiento íntimo de los matices de tus procedimientos: ¡los empleados que los están ejecutando! Empodéralos para que den sus sugerencias sobre cómo mejorar los procedimientos cuando se encuentran una mejor manera de hacerlos. Pídeles dejar comentarios sobre el procedimiento en sí mismo, o simplemente enviarte sus sugerencias directamente.

3. Estés pendiente de las nuevas tecnologías y técnicas para agilizar los procedimientos

En el mundo online, todo va rápido. Nuevas herramientas se están volviendo constantemente disponibles lo que hace infinitamente más fácil lo que una vez fueron nuestros trabajos. Tus procedimientos pueden beneficiarse de nuevas herramientas a medida que lleguen al mercado.

Siempre estés pendiente de estas y pídele a tus empleados que le echen un vistazo también. En el transcurso de un año, tal vez encuentres una nueva herramienta o técnica que pueda cortar varios pasos de tus procedimientos, haciendo más eficiente tu negocio.

Tu negocio está sistematizado. ¿Y ahora qué?

Con una biblioteca de procedimientos operativos estándar alimentando tu negocio, has construido una máquina que corre por sí misma. Has establecido el escenario para una emocionante fase de escalabilidad y crecimiento.

¿Así que hacia dónde vas a partir de aquí?

Como dueño del negocio puedes dejar de estar atado trabajando en tu negocio. Ahora puedes empezar a trabajar en tu negocio.

Con tu nueva libertad, puedes pasar más tiempo enfocado en cosas como:

  • hacer la transición de la operación de una sola persona a la contratación de un equipo
  • hacer la transición de trabajos para clientes a productos
  • mejorar tus productos o crear nuevos
  • atraer y concretar más y mejores clientes
  • disfrutar de tiempo libre y recuperar tu equilibrio trabajo/vida

¿Tienes preguntas o sugerencias sobre cómo podemos sistematizar nuestros negocios en línea? Hablemos en los comentarios!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.