Mixers o ponentes: Elegir un formato para tu evento de networking

Ser anfitrión de tu propio evento de networking puede establecer su presencia en una industria o área geográfica en particular. Tendrás la oportunidad de asegurarte de que la gente te conozca, personalmente, y asocie tu nombre con un evento útil. Pero debes crear un evento exitoso antes de que puedas aprovechar el aumento de tus conexiones.

Una de las mayores interrogantes que debes responder cuando planeas un evento es en qué formato quieres enfocarte. Los mixers, donde los asistentes solo pasan el rato y se conocen entre sí, son obviamente populares para los eventos en los que el establecimiento de contactos es el objetivo principal. Pero traer a un orador para una parte del evento u organizar una experiencia de aprendizaje para los asistentes también tiene sus beneficios.

Haz una simple combinación

El valor de un mixer es que es fácil de organizar. Si reúnes a un grupo de personas en una habitación, ya creaste un mixer. Por supuesto, que querrás organizar un evento que sea algo más atractivo que juntar gente en una habitación al azar en algún lugar, pero aun así puedes planear algo relativamente rápido y práctico.

Te enfrentas a una difícil decisión cuando planeas una fiesta: cómo manejar las bebidas. Se ha convertido en algo bastante común el llevar a cabo los mixers en lugares donde la gente pueda comprar sus propias bebidas.

Dependiendo de quién patrocine el evento y de los objetivos generales del mismo, no es raro que un evento ofrezca un cierta parte del coffee break (como bebidas y aperitivos). Una comida puede incluso ser un evento de networking en sí mismo. Si se elige cuidadosamente el lugar del evento, la organización de los refrigerios puede ser sencilla: muchos restaurantes, bares y cafeterías pueden ofrecer un precio fijo por la preparación de bebidas y alimentos para los asistentes a un evento.

Dales un tema de conversación

Considera cuáles son los temas de actualidad para los tipos de personas que quieres reunir o si hay algún gran patrocinador que estará dispuesto a ayudarte con tu evento de networking.

Para algunas personas, el networking es una segunda naturaleza: es fácil acercarse a cualquiera e iniciar una conversación. Para otros, el proceso es un poco más difícil. Necesitan una idea clara de qué decir antes de lanzarse a una nueva introducción. La creación de una experiencia compartida acelera el proceso de networking porque todos los asistentes pueden empezar discutiendo la ponencia que acaban de escuchar. Es un truco para darles un tema de conversación a tus asistentes, más allá de las preguntas básicas de "¿cómo te llamas?" y "¿a qué te dedicas?"

Un ponente no es el único inicio de conversación que puedes proporcionar. Proyectar un cortometraje (especialmente un documental) o centrar el evento en torno a una exposición puede funcionar con la misma facilidad. La clave es provocar conversaciones entre los asistentes. Considera cuáles son los temas de actualidad para los tipos de personas que deseas reunir o si hay algún gran patrocinador que esté dispuesto a ayudarte en tu evento de networking. La creación de una experiencia de aprendizaje que pueda generar conexiones puede tomar cualquier forma que se te ocurra.

Empieza con un lugar

Debido a que el espacio en el que se realiza el evento de networking a menudo puede dictar los detalles del mismo, decidir primero el lugar puede ser un buen punto de partida. La mayoría de las comunidades tienen numerosos espacios que puedes usar gratis, como una sala privada en una biblioteca. Otras no requerirán ningún tipo de pago por adelantado, pero esperarán algún tipo de recompensa financiera: un restaurante puede ofrecerte una sala privada para tu evento, con la condición de que todos los asistentes compren el almuerzo. Pon atención a los detalles como si un espacio puede ofrecerte diferentes configuraciones, como asientos para un ponente.

Dado que el lugar a menudo puede establecer el tono de tu evento, un restaurante caro implica que los asistentes son de alto nivel y tienen buen gusto, asegúrate de visitar el espacio antes de tomar tu decisión. También es importante tener en cuenta a tu público: un lugar, combinado con una etiqueta de precio esperado para el evento, puede mantener alejados a algunos posibles asistentes. Es importante encontrar un equilibrio que atraiga a la gente que quieres que asista.

Asegúrate de hacer un contrato con el lugar de celebración de tu evento de networking antes de seguir adelante con la planificación. Para promocionar tu evento, necesitas poder decirle a la gente cuándo y dónde será. Necesitas confirmación de que podrás realizar tu evento. Además, a menos que tu grupo de trabajo sea muy pequeño, tres o cuatro personas, tu lugar preferido deberá ser advertido con anticipación a tus planes. Después de todo, no querrás compartir el espacio con un montón de otros eventos de networking al mismo tiempo.

Presta atención al tiempo

Dependiendo de la hora del día en que ocurra el evento, puede que necesites limitar el formato de lo que ofreces. Más tarde en la noche puede ser un momento difícil para un orador, especialmente en términos de mantener la atención de la audiencia. Si quieres comprometer las habilidades de pensamiento crítico de los asistentes, debes elegir un momento del día en el que estén más frescos: el almuerzo o el comienzo de la noche podrían ser propicios. Incluso hay eventos exitosos para establecer contactos que ocurren temprano en la mañana, aunque algunos posibles asistentes pueden estar menos entusiasmados en tratar de hacer tiempo para un evento antes de ir a la oficina.

Considera a los patrocinadores

Si quieres ofrecer refrescos o necesitas fondos para pagar a un orador, puedes buscar un patrocinador. Hacerlo puede afectar el tipo de evento que planeas tener: un patrocinador puede querer la oportunidad de hablar al grupo de personas que has reunido, como recompensa por ayudar a financiar el evento.

Encontrar tales patrocinadores puede ser tan simple como elegir una empresa con intereses que se superpongan a los tuyos, que querrá llegar a la audiencia que estás reuniendo. Prepara un presupuesto y llévaselo a ellos. Si pides una cantidad fija que es relativamente pequeña, muchas compañías al menos considerarán tu oferta.

No es obligatorio que tengas un patrocinador, por supuesto. Incluso si hay gastos para organizar un evento de networking, puedes cubrirlos tú mismo: tu empresa puede ser el patrocinador y puedes deducir ciertos gastos relacionados de tus impuestos.

Considera tus otros recursos

Al decidir el formato de tu evento de networking, vale la pena que consideres qué recursos tienes disponibles. Si tienes un amigo que no solo sería interesante para la audiencia que estás tratando de atraer, sino que estaría dispuesto a hablar gratis, podrías tener un formato obvio para tu primer evento.

Traer un orador le da a tu evento un atractivo adicional. Es una estrategia de marketing útil y crea un valor agregado.

Particularmente para el primer evento de networking que organices, es importante elegir un enfoque que sea atractivo. Incluso si has conocido a la mayoría de las personas que esperas que asistan, debes crear algún atractivo que les convenza de que necesitan volver a tu evento de networking.

Traer a un orador le da a tu evento un atractivo adicional. Es una estrategia de marketing útil y crea un valor agregado. Probablemente no tendrás al mismo orador más de una vez, por lo que hay una capa de urgencia añadida: cualquier futuro evento de networking que organices no será el mismo que el anterior, por lo que los asistentes solo tendrán una oportunidad de ver este evento en particular.

Tu red personal también puede proporcionarte otros contenidos interesantes para un evento de networking, como un panel sobre un tema de actualidad. Incluso es posible que tu red pueda conectarte con un patrocinador o un espacio para ayudarte a acelerar el proceso de planificación de tu evento de networking.

Un primer evento cómodo

Cuando se crea el primer evento para establecer contactos, es crucial que se planifique algo con lo que se sienta comodidad, incluso si eso significa empezar con algo un poco más sencillo de lo que preferirías. Considera tus propias preferencias para un evento de networking: probablemente has estado en bastantes a lo largo de los años, así que tiene sentido centrarse en hacer algo que te guste, aunque solo sea para querer hacerlo de nuevo.

Lo bueno de los eventos de networking es que puedes celebrarlos tan frecuentemente como quieras, siempre que tengas múltiples grupos de personas con las que te gustaría conectar. Aumenta tus habilidades en varios eventos para que puedas impresionar a la gente que necesitas.