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Como freelancer, gran parte de tu día a día se puede ir en el envío de facturas. Mientras puede que algunos de tus clientes te paguen tan pronto hayan recibido su producto finalizado, muchos esperarán a la recepción de tu factura: no hay factura, no hay dinero. Esto significa que facturar es una labor primordial. Es necesaria – pero es también un sistema que puedes mejorar. Echar un vistazo a algunas de las mejores prácticas en facturación te puede ayudar a pulir tu propio sistema. Puedes obtener el dinero que te deben sin que te reste demasiado tiempo de tu propio trabajo de producción, que es el que te dá los beneficios.
Estandariza Tus Facturas y Comunicaciones
Prácticamente cada paso del proceso de facturación se puede estandarizar, incluso si estás usando una aplicación básica de facturación. Está la factura misma, por supuesto, pero cualquier comunicación que envíes relativa a tu facturación estará probablemente relacionada con la cumplimentación de campos en blanco. Pero hay otras facetas en la práctica de la facturación que se pueden agilizar también aplicando estándares.
¿Hay variaciones en los términos de tus facturas que dependan de las necesidades de tus clientes? Muchos freelancers lo hacen, simplemente porque algunos clientes pueden dictar que ellos gestionan la facturación a 90 días vista ya que necesitan 90 días completos para conseguir que una factura sea aprobada y procesada. E igualmente, debes tener los términos habituales de tus facturas (fechas de pago, pagos pendientes y otros detalles) ajustados para cuando un cliente sea más acomodaticio o flexible. Este tipo de estandarizado puede ayudarte también a dilucidar hasta que punto puedes flexibilizar tus términos para atraer a un cliente en particular. Yo tengo un cliente que me pide 120 días para pagar una factura. Para la mayoría de los proyectos, puedo permitirme trabajar en base a 120 días vista. Trabajar para que me paguen a los cuatro meses puede significar que no podré pagar mis propias cuentas hasta pasados tres meses.
Presentar Facturas Profesionales
Muchos freelancers entenderán que un email que no incluya mas que una cantidad total y una fecha de vencimiento no constituye una factura legítima. Pero muchos de nosotros dependemos de aplicaciones de facturación que nos permiten importar información del cliente, nuestros servicios y tarifas – que no necesariamente coinciden con las expectativas que tiene una factura verdaderamente profesional. Desafortunadamente, los estándares de una factura pueden variar según la industria con la que estés trabajando.
Los retos más comunes son los referentes a las órdenes de pedidos y otros requisitos de información establecidos por clientes individuales. Es complicado predecir exactamente lo que el sistema de pago de cada cliente necesita para gestionar tu factura rápidamente – pero si no dispones de toda la información necesaria en tu factura inicial, algunos cliente pensarán que eres un freelance menos profesional. Esto implica solicitar por adelantado los números de orden de compra, números identificativos y otros detalles.
Para muchos freelancers, una factura profesional incluirá como mínimo lo siguiente:
- la fecha
- Un número de referencia único
- tú nombre e información de contacto
- el nombre del cliente y su información de contacto
- una descripción de los servicios o productos, normalmente desglosado en cargos específicos
- la fecha de entrega del proyecto
- la cantidad total a cargo
- la aceptación a los métodos de pago
- la fecha de vencimiento del pago e información sobre posteriores honorarios
Resolución Rápida de Disputas
Cuanto más se prolongue la disputa sobre una factura no resuelta, más probabilidades existen de que finalmente no recibas el pago. Haz que las respuestas a las preguntas o dudas sobre las facturas de tus clientes sean una prioridad, aunque sólo sea para recibir el dinero lo antes posible. Y si transcurre demasiado tiempo y una factura sigue sin ser cobrada debido a que el cliente está esperando tu respuesta, realiza una llamada: renuncia a los pagos que adeudan considerándolo tu responsabilidad. Puede que te extrangúle un poco económicamente, pero también te ayudará a que tu cliente vuelva a realizar negocios contigo. Después de todo, aunque un cliente te pague por cargos atrasados ye que considera que no ha sido por su responsabilidad, es probable que no vuelva a hacer negocios contigo.
Si simplemente no dispones de tiempo para atender las consultas sobre facturas y gestionar todos tus pagos, es el momento de buscar alternativas. Un asistente virtual o un gestor podría encargarse de todos estos asuntos de facturación y responder a las consultas de tus clientes. No siempre es una cuestión de si puedes asumir el coste de una pequeña ayuda, más bien: asumiendo que el sistema de tu facturación no es muy complejo, un asistente podría solucionarte en una o dos horas el trabajo de una semana facturando – dejándote libre para trabajar en tus proyectos.
La Facturación es Clave
Bien seas un diseñador freelance, escritor o creador de widgets, tu negocio sólo funciona si te pagan las facturas. Esto implica dedicar tiempo – o contratar a alguien – para mantener tus facturas al día. Permitirse cualquier retraso en la facturación, significa encontrarse a posteriori con problemas. Quizá no seas capaz de recoger cada factura que se emite, pero es mucho mejor intentar poner en ello todo el esfuerzo que sea posible.
Puedes usar Freshbooks para la facturación profesional y seguimiento de pagos.
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