Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Google Apps

Una solución para configura tus cuentas de correo electrónico de tu hosting con Google Apps

by
Read Time:14 minsLanguages:
This post is part of a series called Online Business Setup (Without Coding).
How to Set Up Your Online Business Presence With Squarespace
Setting Up a Hosted Email Solution With Microsoft Office 365

Spanish (Español) translation by Esther (you can also view the original English article)

Cualquiera que usa Internet de manera regular, lo mas seguro es que tenga una cuenta de correo electrónico de algún tipo, y la mayoría de nosotros cuenta con el servicio de un correo electrónico gratuito como Google mail, Yahoo! mail, Microsoft Outlook o Apple iCloud 

Si bien, estos servicios son excelentes, no son los ideales para uso comercial. Es mejor que tu correo electrónico termine con tu propio dominio, como @gmail.com o @yahoo.com Si en la actualidad usas una dirección de correo electrónico como esta e incluso es la que tienes en tu tarjeta de presentación, lo más probable es que se vea muy poco profesional. 

Continuando con nuestra serie Configura tu negocio en línea sin codificación, te mostraré como establecer y configurar una solución verdaderamente personalizable para tu hosting de correo electrónico con Google Apps, proporcionándote toda la capacidad de Gmail pero con la flexibilidad de ejecutar tu propio servidor de correo. 

¿Qué es el email hosting? 

Si tu usas Gmail o Yahoo! Mail, entonces ya estás usando este tipo de servicio. El email hosting es simplemente el termino que usa cualquier proveedor para gestionar tus correos electrónicos.

Algunas de las compañías más grandes, prefieren manejar y administrar los correos electrónicos por sí mismos, y generalmente tendrán sus propios servidores internos de correo electrónico y sus sistemas redundantes, así mismo un departamento de IT (Tecnología de información, por sus siglas en ingles) que pueda mantenerlos y solucionar cualquier problema que pueda surgir.

Para freelancers y pequeños negocios, comprar un servidor y contratar personal de IT solo para el propósito de gestionar los correos electrónicos, sería demasiado costoso. Los servicios de email hosting, como Google Apps y Microsoft's Office 365, son soluciones que van más allá de sus ofertas gratuitas, como Gmail o Hotmail & Outlook, pues proveen una alternativa de pago que le da a las empresas una forma eficiente de externalizar toda su infraestructura de correo electrónico, evitando que tengas que lidiar con todo esto. Simplemente pagando mensualmente una cantidad basada en el número de usuarios, y a cambio, se te proveerá un servicio de correo electrónico confiable y  eficaz. 

¿Cómo trabaja Google Apps?

Google Apps inició operaciones en 2006 y se ha convertido  en una solución empresarial completa de hosting que proporciona muchos de los servicios de Google de los cuales tu puedes administrar tanto para ti como para tus empleados. Provee todas las características y beneficios de una cuenta estándar de Google, con accesos a servicios como Gmail o Google Calendar, pero todo vinculado al nombre de tu dominio. 

La característica principal por la que los freelancers y las empresas usan Google Apps es por el servicio personalizado que ofrece Gmail. Ya no tendrás una dirección @gmail.com, sino una que refleje apropiadamente el nombre de tu dominio. Funcionará con Gmail por lo que tendrás todos los beneficios incluidos, como su legendario filtro de spam. 

Google Apps for Business tiene un costo de $5 dólares por usuario al mes, sin un mínimo de usuarios o contrato. Si eres un pequeño negocio con 5 empleados y cada uno necesita una cuenta, estarías pagando $25 dólares al mes. Debido a su bajo costo y su popularidad, muchos optan por usar Google Apps, simplemente para el uso del servicio del correo electrónico y no necesariamente para el uso de otros servicios de Google.

¿Por qué usar un hosting?

Existen varias razones por las cuales es beneficioso pagar un correo electrónico con servicios, como Google Apps, especialmente si eres un freelancer o un pequeño negocio.

1. Branding

Se trata de tu marca y tener el nombre de otra compañía, no es precisamente lo que quieres, y más si es tu principal medio de comunicación, podría dar una mala impresión.

Con cualquiera de los servicios gratuitos que mencioné anteriormente, simplemente necesitarás elegir un nombre de usuario y se te dará una dirección de correo electrónico con el nombre del dominio del servicio, por ejemplo usuario@gmail.com. Para uso personal, este no es un problema, sin embargo, para un freelancer o un pequeño negocio el usar diseñadorwebfreelance@yahoo.com se puede ver poco profesional. 

Se trata de tu marca y tener el nombre de otra compañía, no es precisamente lo que quieres, y más si es tu principal medio de comunicación, podría dar una mala impresión. Puede parecer extremadamente trivial, pero cuando se trata de promocionarte a ti o a tu negocio, ponte en el lugar de tu cliente. Si estuvieras buscando un diseñador web en Londres y su correo electrónico fuera superincreiblediseñadorweb1@yahoo.com, ¿lo contratarías?

Usando los servicios de email hosting, puedes usar el nombre de tu dominio para dar direcciones de correo electrónico con una apariencia mucho más profesional, especialmente cuando se trata con varios empleados, y tan simple como cambiar el nombre, por ejemplo: jack@superincreiblediseñadorweb.co.uk o jill@superincreiblediseñadorweb.com.uk

2. Fiabilidad 

Los proveedores de servicios de correo electrónico alojados, como Google, disponen de servidores en múltiples centros de datos de todo el mundo, lo que proporciona una sólida fiabilidad. Si un solo servidor, o incluso un centro de datos, se queda sin energía o sufre algún otro tipo de interrupción, no hay (normalmente) ninguna pérdida de servicio, ya que todos los demás servidores y ubicaciones seguirán funcionando y procesando tu correo electrónico. Esto también es beneficioso para la empresa que aloja el correo electrónico, ya que puede realizar actualizaciones y sustituciones del servidor sin que ello afecte al servicio.

Los proveedores de servicios de correo electrónico alojados, como Google, disponen de racks de servidores en múltiples centros de datos de todo el mundo, lo que proporciona una sólida fiabilidad.

Compara esto con tener tu propio servidor de correo en tu oficina. Aunque podrías pensar que es una solución mejor porque tienes el control total y el coste del servidor es único, no haría falta mucho para tumbar tu correo y cualquier problema tendrías que arreglarlo tú.

Puedes sufrir un corte de luz, la pérdida de la conexión a Internet o, lo que es peor, que el servidor sufra una avería. En cada uno de estos casos, tus correos electrónicos dejarían de funcionar inmediatamente.

3. Facilidad de uso

No solo es fácil configurar un servicio de correo electrónico alojado (como verás en breve), sino que su gestión es un juego de niños. No hay ningún servidor de correo que tengas que actualizar o mantener, lo que significa que no hay costes inesperados, simplemente pagas por los usuarios que tienes y el resto lo gestiona el proveedor de servicios.

Con todas las cuentas de Google Apps, dispones de un panel de control que te permite gestionar muchos aspectos del funcionamiento de tu servicio de correo electrónico, lo que te da mucho más control que una cuenta gratuita.

Configuración de Google Apps

Ahora que hemos explicado cómo funciona un servicio de correo electrónico alojado con un poco más de detalle, es el momento de configurar uno.

Para utilizar un servicio como Google Apps, necesitarás tener lo siguiente:

  • un nombre de dominio
  • acceso a la configuración de tu nombre de dominio (conocido como registros DNS)
  • unos 20 minutos de tiempo libre

Existe una prueba gratuita de Google Apps, que es lo que vamos a configurar hoy. De esta manera, puedes probar el servicio para ver si se adapta a tus necesidades sin tener que pagar nada.

Paso 1. Regístrate en Google Apps

Visita la página de Google Apps for Business y haz clic en Iniciar prueba gratuita.

Te pedirán algunos datos básicos, como tu nombre, tu dirección de correo electrónico actual y un poco de información sobre ti o tu empresa.

Una vez que hayas introducido algunos datos básicos, Google te preguntará si deseas utilizar tu propio nombre de dominio o, temporalmente, utilizar una dirección mygbiz.com. Vamos a decirle a Google que queremos utilizar nuestro propio nombre de dominio, así que selecciona esa opción e introduce tu nombre de dominio.

A continuación, se nos pide que creemos nuestra primera cuenta. La primera cuenta en Google Apps es siempre la del superadministrador, el usuario que puede hacer más cambios. Los superadministradores pueden realizar cambios en el servicio de Google Apps, así como restablecer las contraseñas. Introduce el nombre de usuario que desees, que también será tu dirección de correo electrónico, y una contraseña sólida, preferiblemente una mezcla de letras, mayúsculas, números y símbolos.

Una vez creada tu cuenta, podrás iniciar sesión con las credenciales que acabas de crear.

Para futuras referencias, el acceso al panel de control de Google Apps se puede encontrar en http://google.com/a/yourdomain.com.

Paso 2. Verificación de tu dominio

¡Enhorabuena, acabas de configurar Google Apps! Queda un poco de trabajo por hacer, pero estamos avanzando mucho.

El siguiente paso es verificar que realmente eres el propietario del nombre de dominio que has pedido utilizar. Hay varias formas de hacerlo, pero como de todos modos vamos a tener que hacer algunos cambios en el nombre de dominio, te mostraré el método más popular.

Para permitir que Google verifique la propiedad de tu dominio, podemos añadir una pequeña información a tu nombre de dominio llamada registro TXT. Google generará automáticamente una cadena de caracteres aleatoria que puedes añadir como este registro y, una vez actualizados los cambios, Google comprobará tu nombre de dominio para ver si lo que has añadido es lo mismo que te pidió que añadieras. Si es así, ¡has verificado tu nombre de dominio!

Como ya hemos iniciado la sesión en el panel de control de Google, haz clic en Iniciar configuración.

Se te pedirá que verifiques tu dominio para poder activar Google Apps. Haz clic en Verificar dominio y, a continuación, selecciona Iniciar verificación.

El método recomendado por Google, que consiste en añadir un registro TXT, es muy sencillo, sobre todo porque Google enumera un gran número de registradores de dominios para los que proporciona instrucciones paso a paso. Algunos registradores, como GoDaddy, ofrecen un método automático para hacerlo por ti, simplemente introduciendo tus datos de acceso. Si quieres hacerlo manualmente o si tu registrador no aparece en la lista, selecciona Otros en la parte inferior de la lista.

Copia el texto que aparece en el recuadro blanco y luego abre una nueva pestaña, accediendo a tu registrador de dominios. En este caso, voy a hacer una demostración con Godaddy.

Dentro de tu registrador de dominios, selecciona tu nombre de dominio y luego accede a la parte de su sitio que te permitirá editar sus registros DNS.

Una vez que hayas encontrado eso, vas a querer añadir un nuevo registro, del tipo TXT.

Añade un nuevo registro e introduce "@" como nombre (si es necesario) y pega el texto largo que hemos copiado de la caja blanca como valor. Todo lo demás puede dejarse sin tocar, y luego guardar los cambios. Los cambios en los registros DNS pueden llevar un poco de tiempo, pero normalmente podrás verificar los cambios en unos 20 minutos. A veces puede tardar hasta 24 horas, pero normalmente es bastante instantáneo.

Vuelve a Google Apps y, tras unos 15-20 minutos, haz clic en Verificar dominio. Si funciona, recibirás el siguiente mensaje.

Si no es así, tendrás que esperar un poco más.

Paso 3. Usuarios

Si vas a necesitar usuarios adicionales, especialmente si te mudas desde un servicio de correo electrónico existente, podemos hacerlo utilizando el panel de Usuarios. Para acceder a él, selecciona Usuarios en el grupo principal de iconos.

Dentro de Usuarios, verás una lista de todos los usuarios actuales, probablemente solo será el tuyo por ahora. Para añadir otro usuario, simplemente selecciona el botón Añadir usuarios en la parte superior derecha para iniciar el proceso.

Hay tres maneras diferentes de añadir nuevos usuarios, dependiendo del método que prefieras...

  • Invita a los usuarios enviando un correo electrónico a su dirección de correo actual y haz que completen el proceso.
  • Añade un usuario manualmente y asígnale un nombre de usuario y una contraseña específicos.
  • Para añadir un gran número de usuarios, puedes añadir una lista CSV, formateada con todos los nombres de usuario y contraseñas que quieras utilizar.

Yo prefiero añadir usuarios manualmente para poder aplicar una convención de nombres específica, como first.last@yourdomain.com. Si seleccionas esta opción, podrás añadir su nombre completo, su nombre de usuario y una contraseña temporal o una específica que tú introduzcas.

Si no quieres o necesitas añadir otros usuarios, no tienes que hacerlo y puedes añadir nuevos usuarios en cualquier momento.

Paso 4. Configurar el enrutamiento del correo

Una vez verificado tu dominio, podemos empezar a configurar el uso de Google Apps como proveedor de correo. Vamos a necesitar acceso a tus registros DNS de nuevo, así que asegúrate de que has iniciado sesión en el registrador de tu dominio en otra pestaña.

Esta próxima etapa va a cambiar la forma en que se enruta el correo electrónico en Internet. Cada nombre de dominio tiene algo que se llama Registro MX. Estos registros son básicamente un nombre de dominio o una dirección IP de un servidor de correo particular. Así, cuando se envía un correo electrónico a yourname@yourdomain.com, el servidor de correo que envía el correo mira el nombre de dominio yourdomain.com para ver cuáles son los datos del servidor de correo. Una vez que los tienes, el mensaje pasa a la bandeja de entrada del usuario. Sin estos registros, el correo electrónico no funciona.

Vuelve al panel de control principal de Google Apps haciendo clic en el botón Volver al panel.

Haz clic en Siguiente Paso y en la siguiente página, selecciona Configurar Gmail. Verás un mensaje confirmando que debes añadir a todos los usuarios que vayan a utilizar tu servicio de correo electrónico. Una vez que estés satisfecho con los usuarios que has añadido previamente (o si solo eres tú mismo), haz clic en ¡Si, hagámoslo!

Se te pedirá que selecciones si deseas utilizar los servidores de Google o algún otro servidor. Mantén la selección por defecto del servidor de Google y selecciona Siguiente.

Google realizará una comprobación rápida para ver cuáles son tus registros MX actuales, si es que hay alguno. Como puedes ver, mi nombre de dominio no tiene ninguno, así que por el momento no tengo funcionalidad de correo electrónico.

Al igual que con la verificación de nuestro nombre de dominio, podemos seleccionar entre una larga lista de registradores de dominios con instrucciones paso a paso. Además, los registradores como GoDaddy también tienen una configuración automática de esto si sigues las instrucciones. De nuevo, al igual que antes, vamos a hacer esto manualmente y seleccionar Otros.

Verás 5 registros MX diferentes, cada uno con un número denominado Prioridad. Así es como se enrutará el correo electrónico y cuando se comprueba el nombre de dominio para ver dónde debe ir el correo electrónico, se intentan primero los de mayor prioridad. Si por alguna razón ese servidor no funciona, probará con el siguiente de la lista, y así sucesivamente. Tenemos que añadir todo esto para completar nuestra configuración.

Si no has utilizado tu nombre de dominio para ningún tipo de correo electrónico, solo tienes que eliminar los registros MX predeterminados y añadir los de Google en su lugar, recordando mantener los números de prioridad correctos. Si te pide un host, como hace GoDaddy, puedes introducir simplemente "@", tal y como hicimos nosotros al verificar el dominio con Google.

Si has estado utilizando tu nombre de dominio para el correo electrónico anteriormente, debes tener en cuenta que, en cuanto se realicen y actualicen los cambios, los correos electrónicos empezarán a pasar por los servidores de Google. En ese momento, tendrás que actualizar la configuración del correo electrónico para utilizar los nuevos servidores de Google.

Y eso es todo, ya has configurado correctamente Gmail para tu dominio.

Paso 5: Configurar tu nueva cuenta

Así que ahora que hemos configurado los servicios de Google Apps y Gmail para nuestro dominio, es el momento de configurar tu aplicación de correo electrónico preferida para aprovecharla. Una de las ventajas de Google Apps es que utiliza exactamente la misma configuración que Gmail, la única diferencia es simplemente el nombre de usuario y la contraseña.

Cuando añadimos una nueva cuenta en OS X Mountain Lion, por ejemplo, simplemente seleccionamos el tipo de cuenta Gmail y luego introducimos nuestra dirección de correo electrónico completa y la contraseña.

Si alguna vez quieres iniciar sesión en la interfaz web, tampoco tienes que hacer nada especial. Solo tienes que visitar Gmail e iniciar sesión con tu dirección de correo electrónico completa y tu contraseña.

¡Ya tienes un nuevo correo!

Enhorabuena, has configurado completamente Google Apps como tu proveedor de correo. Todo el correo entrante y saliente está ahora completamente gestionado por Google, pero no hay ninguna dirección @gmail.com a la vista. Prueba a enviarte un correo electrónico de prueba a una dirección de correo electrónico alternativa y responde cuando lo recibas, para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Una vez realizada esta configuración, no tendrás que volver a hacerlo a menos que cambies de proveedor de correo. Cualquier nuevo usuario que añadas y que obtenga una dirección de correo electrónico puede simplemente iniciar sesión en la aplicación de correo de su elección e introducir la configuración estándar de Gmail, o seleccionar Gmail cuando corresponda.

Más allá del correo electrónico

Google Apps proporciona una funcionalidad que va mucho más allá del alcance de este tutorial, pero una lista completa de las características que ofrece Google Apps, consulta la página de beneficios de Google Apps.

Es probable que algunas de las funciones adicionales, como Google Calendar, Google Contacts y Google Drive, te resulten extremadamente útiles si tienes varios compañeros de trabajo, y te animo a que eches un vistazo a muchos de los otros servicios que obtienes por tu dinero.

Conclusión

Google Apps ofrece una completa solución de correo alojado que combina todas las ventajas y el sólido rendimiento y la fiabilidad de Gmail con la profesionalidad de utilizar tu propio nombre de dominio y la posibilidad de gestionar tu dominio con más opciones de las que estarían disponibles de otro modo.

Ahora que ya tienes tu prueba gratuita y tu nombre de dominio funciona con Gmail, ¿por qué no echas un vistazo al resto del panel de control y ves qué más ofrece Google Apps?

Más lecturas

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.