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El Arte de Escribir un Correo Electrónico y Cómo puede Mejorar o Empeorar tu Negocio

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Spanish (Español) translation by Cristian Marroquin (you can also view the original English article)

Los correos electrónicos están por doquier. Aproximadamente 183 billones de correo electrónicos son enviados cada día, que se traduce en millones cada segundo. Para aquellos haciendo seguimiento en casa, eso es oficialmente un bote cargado de correos electrónicos. ¿O, me atrevo a decir, un cargo de crucero?

No sorprendentemente, un porcentaje largo de estos correos electrónicos son relacionados a los negocios. Solicitaciones, confirmaciones, seguimientos, agradecimientos, proposiciones adulteradas (a menudo seguida de notas legales), la lista va hacia el infinito. Sin embargo, años de experiencia como empresario y discerniendo los corres que son enviados y recibidos han mostrado que la mayoría de correos electrónico, incluso aquellos que son relacionados a los negocios, no son—lo repito, no—efectivamente escritos.

Las desventajas varían, pero las consecuencias son siempre las mismas: un correo mal escrito deja un impresión mala. Y como trabajador independiente, cuando tu fuente de ingresos depende enteramente de las relaciones con tus clientes, a veces fundados en tu correspondencia, no puedes absolutamente permitirte ser menos que estelar.

Desafortunadamente, mucha personas no pueden identificar un buen estilo de escritura aun si las golpean con un tractor o una excavadora. (¡Wow! Eso si que dolería). Pero incluso si estas personas no pueden identificarlo, una buena habilidad para escribir inevitablemente dejará una impresión positiva al pasar del tiempo y producir resultados significantes para tu negocio.

El arte de escribir un correo electrónico es raramente discutido, pero si lo dominas, eres afortunado. Abajo hay unos cuantos consejos que te guiarán al éxito, dividido en tres categorías: contenido, estilo, y forma/técnica.

Cotenido

Haz tu propósito claro: El propósito de tu correo electrónico debe ser identificable. Nadie quiere ir a través de un laberinto de oraciones que están indirectamente relacionadas o no contribuyen a la función específica. Guarda tus introducciones,  antecedentes, y cumplidos perspicaces para tu madre, o si tu madre está ocupada, quizás a tu pez o perico. Ambigüedad, como un hombre peludo que viste un traje de baño en la playa, debe ser apuntado a muerte inmediatamente.

Marca un Asunto Significante: Las personas deciden ya sea abrir, enviar, archivar, o borrar un correo electrónico basado en el asunto. No gastes el tiempo de tus lectores: tu asunto debe ser claro y conciso y describir el contenido del correo. Adicionalmente, si estás tratando de utilizar algunos trucos o astucia innecesaria en el asunto, tu correo podría pasar por correo no deseado e irse a la bandeja de reciclaje, al lado de esas ofertas de iPod, productos, y suscripciones de la revista "Aphibian Lover".

Ve al grano: No asumas que tu lector posee el tiempo o el deseo de leer todo el correo (Lo siento por darte malas noticias. Aun eres una persona sorprendente, OK?). Los correos más efectivos toman información prioritaria en el comienzo, idealmente en el primer párrafo. Una introducción rápida debería guiar directamente a todo lo que el lector debe saber. Tiempo es dinero. Y a las personas les gusta ahorrar dinero.

Presta atención al tono: En cuanto establecer relaciones con individuos a través de un correo electrónico se refiere, es importante comunicarse con el tono adecuado. Algunas personas insisten en sin formalidades. Otros prefieren ser casuales. De cualquier manera, si no usas un tono resonante con la otra persona, tu relación se sentirá incomoda, lo cual significa el riesgo de perder esa asociación.

Estilo

Atrae a las personas con tus oraciones: No escribas oraciones que son indirectas u obtusas. Pon sustantivos y verbos fuertes hacia el frente que guíen al punto definido. En vez de "se ha decidido...", considera, por ejemplo, "nuestra compañía decidió...". El epítome de la escritura deslucida es en tiempo pasivo. Haz que tus oraciones tengan color. Y hay otro consejo sabio: ¡No termines oraciones con preposiciones! En vez de "Quiero alguien con quien comer enchiladas juntos" considera, por ejemplo, "Quiero alguien para comer enchiladas conmigo".

Varía el tamaño de las oraciones: Mantén a tu lector con una variedad de tamaño de oraciones. Oraciones cortas son mejores que largas. Nada confundirá e irritará a un lector más que oraciones sin puntuaciones que necesiten ser leídas multiples veces para descifrarlas.

No seas un tonto presumido: Si crees que puedes impresionar un lector con un vocabulario de erudito, adivina de nuevo. (¿Ves? No estás impresionado por la palabra "erudito", ahora ¿lo estás?) Un vocabulario extensivo es ciertamente una habilidad, pero no puede ser compensado por un contenido directo de calidad. Si necesitas el diccionario para verificar el significado de una palabra, hay una gran posibilidad de que incluso si usas la palabra correctamente, puede sonar poco natural.

Forma/Técnica

Brevedad es la clave: Nadie quiere leer correos largos. Si agotas al lector con un correo de proporciones bíblicas, está garantizado que lo borrarán sin incluso leer la primera oración. (OK, quizás es exagerado. Pero las personas tienen un pequeña capacidad de atención, y estás pateando tu propio trasero si lo haces.). Trata de adecuar el texto en la pantalla de manera que el lector no tenga que desplazarse. Después de todo, hay una buena razón por la cual la publicidad que está ubicada arriba cuesta mucho más que la que está hacia abajo, ya que la mitad de la pantalla tienes muchas posibilidades de ser vista.

CC con moderación: Utiliza copia de carbón (cc) solo para las partes que están directamente envueltas con el contenido de tu correo. Orgías de cc no solo guían a atascos en bandejas de entradas de otras personas, pero crea un sentido de impersonalidad entre ti mismo y el destinatario principal.  Cuando en duda, utiliza la magia de la copia de carbón oculta (CCO) para encubrir los contactos de destinatarios subsidiarios.

Tira tu John Hancock: Una firma al final de tu correo, conteniendo y contacto y otra información relevante, provee un gran toque de profesionalismo. Puedes estar trabajando independiente en sótano de tus padres, pero una firma informativa con un logo puede ayudar a tus lectores a considerarte en las grandes ligas. Es también un manera terrorífica de hacer enfoque en productos y servicios que ofreces.

Se que he dado mucha información a tu manera, pero confía en mí: es esencial para dominar el arte de escribir un correo electrónico. Si quieres tener ventaja sobre el resto de la competición de trabajadores independientes, guarda estos consejos en tus corazón y comienza a implementarlos inmediatamente.

No puedo decirte cuantas veces -- incluyendo todos los trabajadores independientes a los Capitalistas de Riesgos - que la calidad de un correo ha influenciado a la calidad de las relaciones. Para todos los trabajadores independientes, o cualquiera aspirando al éxito en este mundo electrónico, escribir un correo electrónico debe recibir mayor atención.

Si tienes una pregunta que quieres que sea respondida personalmente, siéntete libre de enviar un correo. Pero se cuidadoso: te estaré juzgando.

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