La Guía Esencial de 12 Pasos del Trabajador Freelance para Evitar Problemas de Impuestos

Una de las cosas que pone nerviosas a las personas que quieren convertirse en trabajadores freelance para dejar sus trabajos diarios es toda la cuestión de pagar impuestos. Cuando somos empleados, nuestra empresa maneja la mayor parte de nuestra responsabilidad tributaria por nosotros, deduciendo las cantidades necesarias de tal manera que nunca perdamos el dinero.

Como trabajadores freelance, esta responsabilidad recae directamente sobre nuestros hombros. Pero la fobia fiscal no debería impedirle seguir con la vida independiente.

Hay algo de papeleo que usted tendrá que hacer, pero no es abrumador. Usted puedes hacerlo. Con una pequeña cantidad de previsión y planificación, puede reducir su carga impositiva y asegurares de obtener todos los incentivos fiscales permitidos para los trabajadores freelance.

Sólo una nota para empezar -- mi experiencia es con el pago de los impuestos de los EE.UU., y son los códigos de cuestiones fiscales en EE.UU. a los que estoy haciendo referencia a continuación. Si está en otro país, asegúrese de consultar con las autoridades fiscales locales.

1. Registre su Negocio

El primer paso para reclamar las deducciones fiscales de un autónomo es establecer oficialmente su negocio. Esto suele implicar registrar el nombre de su empresa con las autoridades locales -- dependiendo de dónde viva, esto podría significar su estado, ciudad, condado y/o provincia. (Más allá de las razones fiscales, esto le protegerá de otra persona tratando de iniciar un negocio local utilizando el mismo nombre.)

Consulte con su secretaria de estado o departamento de trabajo para obtener información sobre cómo inscribir su negocio. Los estados son bastante útiles con esto, y en su mayor parte debería ser capaz de hacer todo en línea.

Cuando usted está haciendo el registro, vale la pena tomarse el tiempo para pensar en la estructura de negocio que desea utilizar.

En los Estados Unidos, su estado le emitirá un número de Identificador Unificado de Negocio (UBI). Las autoridades locales de la ciudad o del condado también pueden requerir que se registre con ellos también. Los honorarios para esto son generalmente modestos.

Pague la pequeña tasa, obtenga una licencia de negocio y guarde su copia. A medida que su empresa crezca, usted puede deber impuestos estatales o locales que serán rastreados bajo esta licencia comercial.

Cuando se esté registrando, vale la pena tomarse el tiempo para pensar en la estructura de negocios que desea usar. La mayoría de las empresas unipersonales se registran como propietarios individuales, en parte porque es el tipo de negocio más fácil y económico para registrar. Pero sepa que como propietario único, sus activos personales son vulnerables si usted es demandado por un cliente o subcontratista en su negocio.

Este año, pasé por los gastos y molestias de volver a registrarme como LLC, o Corporación de Responsabilidad Limitada. Las reformas han hecho posible que las empresas unipersonales utilicen esta forma de incorporación, que protege sus activos personales de demandas comerciales.

2. Obtenga un EIN

Una vez que se haya ocupado de registrar su negocio localmente, pase a registrar su negocio a nivel federal.

En los Estados Unidos, los propietarios de nuevos negocios pueden registrarse y recibir un Número de Identificación Fiscal Federal o Número de Identificación del Empleador (EIN). No es necesario, pero se recomienda.

Una ventaja de tener un EIN es que cuando usted llena formularios de impuestos con los clientes, no tendrá que entregar su número de Seguro Social. Esto ayuda a prevenir el fraude y el robo de su Número de SS.

Además de ser útil para el seguimiento de impuestos, ese EIN puede ayudarle a construir su negocio. Hay tipos de contratos freelance, como el contrato de trabajo federal, en los que no será capaz de ofertar sin un EIN.

El hecho de que se tomó el tiempo para obtener un EIN ayuda a hacer su solicitud al Servicio Interno de Rentas que usted es un propietario de empresa serio, no un aficionado.

Esto es crítico porque si el IRS decide que usted tiene un pasatiempo y no un negocio, no permitirá todos los gastos de su negocio. Usted no quieres eso, ¿verdad? Así que obtenga un EIN.

3. Aparte Dinero

Como mencioné arriba, cuando usted era un empleado, su empleador manejaba las retenciones por usted. El dinero de impuestos que usted debía desapareció de sus cheques de pago antes de que los obtuviera, y era bastante fácil predecir lo que tenía que pagar.

Todo eso cambia cuando usted trabajador freelance — su ingreso es menos predecible, y también tiene gastos variables que puede deducir de los ingresos brutos para reducir sus impuestos.

Todo eso cambia cuando usted trabajador freelance — su ingreso es menos predecible, y también tiene gastos variables que puede deducir de los ingresos brutos para reducir sus impuestos. Lo más importante, depende de usted apartar dinero y remitir los impuestos que debe.

El primer año que como trabajador freelance, será difícil predecir lo que usted debe. Normalmente no pagará impuestos hasta el final del primer año. Si usted no tiene nada ahorrado hasta abril, usted puede estar en problemas (más de eso abajo).

Para evitar ser incapaz de pagar sus impuestos, haga una estimación aproximada de su tasa impositiva y ponga dinero aparte con cada cheque de pago. Mire la declaración de impuestos del año anterior y encuentre la tarifa que pagó anteriormente. Use eso como una guía aproximada hasta que sepa más sobre lo que pagará.

Para un típico estadounidense de clase media, eso significará dejar a un lado entre el 15 y el 25 por ciento de lo que hace. En caso de duda, equivóquese por el lado de ahorrar más.

4. Conozca sus Deducciones

Los gastos permitidos cambian un poco cada año, pero hay algunas deducciones básicas que los trabajadores freelancer deben asegurarse de seguir:

• Gastos de viaje
• Vehículos y kilometraje
• Suministros de oficina
• Compra de equipos
• Primas de atención médica
• Costos de cuidado infantil
• Estacionamiento y peajes
• Ayuda profesional (abogado, contador, etc.)
• Entretenimiento y comidas
• Organizaciones profesionales y suscripciones
• Servicios necesarios (telecomunicaciones, Internet, servicio de empleada doméstica, electricidad, etc.)
• Pagos de alquiler o hipoteca

La mayoría de los trabajadores freelance no almacenan productos físicos, pero si usted lo hace, el costo de ese inventario es un gasto para su negocio también.

Una deducción que ha sido controvertida para los propietarios de negocios en casa es la deducción de la oficina en casa. Reclamar esta deducción se ha dicho durante mucho tiempo que es un boleto seguro para disparar una auditoría fiscal del IRS. Pero eso es un mito.

He estado tomando la deducción de la oficina en casa durante seis años, y nunca se ha planteado como un problema. Si usted no tiene ningún otro lugar de trabajo y usted trabaja desde una oficina en el hogar, reclámelo.

Al IRS le gusta ver una habitación dedicada en su casa para la oficina en lugar de una computadora escondida en la esquina de su dormitorio, me han dicho.

Sepa que si usted es dueño de su casa, deberá un impuesto sobre la valoración de su porción de oficina si vende su casa. Pero eso todavía difiere un pedazo de impuesto que se va a deber en el futuro.

5. Haga Seguimiento de sus Gastos

Como propietario de una empresa, hay gastos que puede deducir de su ingreso bruto. Menos ingreso bruto significa que paga menos impuestos.

¡Es clave para rastrear y reclamar todos los gastos a los que tiene derecho! No pague un centavo más de lo que tiene que hacer porque no se molestó en guardar recibos.

Las agencias de recaudación de impuestos quieren documentación de que usted realmente hizo estos gastos. Ya sea que guarde los recibos en una carpeta de archivos o en una caja de zapatos, utilice herramientas en línea como Shoeboxed o una suite de contabilidad completa como Freshbooks, desarrolle un sistema para guardar esta información.

Si alguna vez es auditado, los gastos sin recibos o registros no serán permitidos. Peor aún, los gastos que no rastrea pueden quedar olvidados y no tomarse en el momento del impuesto.

6. Dame Protección

Aparte de los gastos de negocios, hay una otra manera de reducir sus impuestos -- contribuir a las cuentas que protegen sus ingresos de impuestos.

El ejemplo más conocido son las Cuentas de Jubilación Individuales o IRAs, que guardan su dinero para la jubilación. Contribuya con su IRA, y ese dinero se deducirá de su ingreso bruto.

Actualmente, el monto estándar que puede depositar en su IRA es de $5,000 por año si usted es menor de 50 años.

Actualmente, el monto estándar que puede depositar en su IRA es de $5,000 por año si usted es menor de 50 años. Si está pagando un impuesto del 25 por ciento, es un impuesto federal de $1,250 menos que pagará.

Otro tipo es la Cuenta de Ahorros de Salud o HSA. Este tipo de cuenta médica le permite depositar miles libres de impuestos para pagar los gastos médicos de bolsillo durante todo el año. El año pasado, protegí más de $5,000 depositándolos en mi HSA, por ejemplo.

También esté en busca de créditos fiscales que podría tomar para reducir su impuesto total. Por ejemplo, las empresas que emplean veteranos o compran vehículos eficientes en combustible han sido capaces de reclamar créditos fiscales sustanciales en los últimos años. Los créditos fiscales son geniales porque reducen directamente su impuesto adeudado -- un crédito de $ 1,000 de impuesto deduce esa cantidad directamente de su factura de impuestos.

7. Muestre una Ganancia

Al momento del pago de impuestos, le dirá al IRS y a las agencias locales cuánto hizo y cuánto le gustaría deducir en gastos. Idealmente, debe haber una ganacia restante al final de este cálculo.

Si usted no tiene una ganancia, usted podría considerar no presentar todos sus gastos, con el fin de poner su negocio freelance en saldo positivo.

¿Porque es esto importante?

Al IRS le gusta ver que las empresas ganen dinero. Es un requisito que usted demuestre una ganancia en por lo menos dos de cada cinco años.

Cuanto menos rentable sea su trabajo independiente, má tenue será la visión que el IRS tenga acerca de si usted realmente está en el negocio. Si el IRS decide que tiene un pasatiempo, puede desautorizar varios años de gastos de negocios que ha tomado, y evaluar la penalidad y los cargos por retraso encima de la misma.

¡No deje que esto suceda! Tenga cuidado de mostrar una ganancia para el IRS, incluso si esto significa renunciar a algunas de sus deducciones.

8. Realice Pagos de Impuestos Estimados

Después de su primer año, el IRS esperará que usted haga pagos de impuestos trimestrales estimados en lugar de esperar a pagar todo al final del año. (Su estado o las autoridades locales pueden requerir que usted haga registros trimestrales a medida que su negocio crezca.)

Un profesional de impuestos puede ayudarle a averiguar qué debe pagar cada trimestre, basado en su ingreso proyectado para el año venidero y el nivel de impuestos del año anterior. Si espera ingresos fijos, puede dividir su total del primer año por cuatro y estimar sus pagos.

9. Pago a Contratistas y Empleados

Si usted termina contratando empleados o empleando subcontratistas para trabajar en sus proyectos, usted tiene otro conjunto de responsabilidades tributarias.

Así como usted llena los formularios de impuestos y suministra sus números de identificación de impuestos a los clientes con los que trabaja freelance, si usted contrata trabajadores, usted tiene esa misma responsabilidad. Proporcione a los contratistas formularios de impuestos y asegúrese de capturar sus números de identificación tributaria  para que pueda informar estos gastos al IRS.

Si usted está contratando a un empleado, usted retendrá y remitirá a las agencias estatales y federales su deuda por el impuesto sobre el empleo.

Vuélvase descuidado con este papeleo y usted puede perder miles de dólares en deducciones.

Si usted está contratando a un empleado, usted retendrá y remitirá a las agencias estatales y federales su deuda por el impuesto sobre el empleo. Hay un papeleo y una carga impositiva serios aquí, pero en el lado positivo usted puede ser que tenga derecho a algunas reducciones de impuestos por contratar trabajadores.

¿Es su contratación un empleado o un contratista? Si espera que el trabajador aparezca en un lugar determinado durante un período determinado de tiempo para usar su computadora para hacer el trabajo, el IRS probablemente lo verá como un empleado.

Los contratistas tienen su propio número de EIN o UBI, sus propias tarjetas de negocios y envían facturas por sus honorarios. Ellos hacen su trabajo con sus propias herramientas y cuando y donde les gusta.

10. Evite Multas y Cuotas

Bien sea que usted contrate a un profesional para elaborar sus formularios de impuestos, compre TurboTax o software similar de impuestos para hacerlos usted mismo o elabora los formularios por su cuenta, registre sus impuestos a tiempo.

La falla en el registro a tiempo puede resultar en una fuerte penalización. Del mismo modo, clasificar erróneamente a un empleado como trabajador contractual puede resultar en multas y cargos también.

11. Cuando el Ingreso Desaparece

Según la ley actual de los Estados Unidos, los empleadores deben reportar contratistas a los que pagaron $600 o más en el transcurso de un año.

¿Qué significa eso para usted? Si usted hace un trabajo pequeño, de una sola vez de $300 o $400 para un cliente, ellos no notificarán al IRS o le enviarán su información de impuestos.

Si usted trabaja para clientes extranjeros, ellos no están obligados a cumplir con las reglas de declaración de impuestos de los Estados Unidos. Así que el IRS tampoco será notificado de ese ingreso.

En esos casos, usted está en su honor de informar los ingresos como un contribuyente estadounidense ético. ¿Lo hará? Si no, se unirá a otros tramposos de impuestos de pequeñas empresas de quienes según las estimaciones del IRS no registraron los ingresos por los que deberían haber pagado $122 mil millones en impuestos en 2006, informa el IRS.

Además, recuerde que los ingresos que usted no reporta no pueden ayudarle a mostrar un beneficio contra sus gastos. Yp se que usted hará lo correcto aquí.

12. Si Usted no Puede Pagar

Con la naturaleza fluctuante de los ingresos por trabajo freelance, no es raro que un freelance descubra a finales de año que debe una factura de impuestos inesperadamente grande -- y que no tiene el dinero en efectivo.

Si éste es usted, no entre en pánico. Comience por archivar a tiempo, incluso si usted no tiene su pago completo. Envíe incluso $10 a tiempo. Esto evitará multas de presentación tardía y mostrará su buena voluntad.

El IRS ofrece varias opciones para aquellos que no pueden pagar:

• Estado no recolectable. Si sus problemas de flujo de efectivo son temporales, puede hacer que su cuenta se ubique en estado de "actualmente no reolectable". Usted tendrá que demostrar que sus ingresos mensuales cubren sus gastos esenciales, y que cualquier activo como el patrimonio de vivienda es inaccesibles en este momento. Usted todavía deberá el impuesto más adelante, cuando sus finanzas mejoren.
• Pago a corto plazo. Si usted tiene el dinero que necesita en breve, puede mantener los costos bajos por medio de un acuerdo para pagar su deuda de impuestos en hasta cinco pagos mensuales.
• Plan de cuotas. Un Acuerdo de Pago le da hasta dos años para pagar la deuda en cuotas mensuales. Los intereses y los tasas se sumarán rápidamente, por lo que ahorrará pagando rápidamente. Puede aplicar en línea.
• Oferta de acuerdo. Si puede demostrar que probablemente nunca podrá pagar su deuda tributaria, puede solicitar una Oferta en Compromiso. La oferta propondrá la liquidación de la deuda mediante el pago de una cantidad menor que el total adeudado, repartido en cuotas mensuales.

Haga lo que haga, no corra ni se esconda. Preséntese como alguien que está ansioso y dispuesto a trabajar con el IRS para resolver su deuda tributaria y será más probable que ellos le ayuden.

NOTA: No soy una profesional de impuestos, aunque he informado sobre cuestiones de impuestos de negocios durante muchos años. Consulte a un profesional si tiene preguntas.

¿Está listo para el tiempo de impuestos? Deje un comentario y cuéntenos cómo realiza un seguimiento de sus gastos e ingresos.

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